“哪種工具可以幫助我更好地管理不斷增長的業務？”一位名叫拉斐爾的讀者上個月寫信問我這個問題。他一直在閱讀一些最好的項目管理工具、工作管理軟件、通信程序以及所有其他旨在推動業務繁榮的生產力應用程序。但他不能完全弄清楚哪一個實際上最適合管理他的工作。
“我剛開始在一家小型房地產投資公司工作，”他寫道，“他們真的，真的需要幫助來自動化他們的流程。他們主要通過電子郵件管理東西（啊！）並且計劃擴大，這不是一個可擴展的結構“在這一點上。我正在考慮使用 Asana 或 Teamwork Projects 來簡化運營，並希望得到您的意見。為了給您一些觀點，該團隊是五名內部員工，他們與投資者一起買賣房產。”Rafael 進一步解釋說，他將每個資產視為一個“項目”，並希望能夠為每個任務創建一個任務列表，以便根據需要分配給員工。這些組織一次管理 150 到 200 個“項目”。有時，外部參與者需要深入了解該過程。
他還表示，靈活性和團隊協作至關重要，許多公司都是如此。但他似乎很願意使用 Asana 或 Teamwork Projects。這是我的回复：
紙牌對戰棋盤遊戲
將 Asana 視為一副紙牌，將 Teamwork Projects 視為棋盤遊戲。使用一副紙牌，您可以玩其他人創建的遊戲，也可以製作自己的遊戲。對於棋盤遊戲，遊戲帶有規則，您可以根據需要更改它們，但一般來說，棋盤遊戲旨在讓您遵守規則。
根據我的經驗，Asana 需要時間來實現正確，但最終，您可以隨心所欲地使用它。對於正在學習使用該系統的每個人來說，最初的幾天都會非常困惑。原因是您的團隊需要設置如何使用它的規則。使用體式沒有正確或錯誤的方式。
幾週後，希望這五名員工能夠加入，他們可能會在此時開始調整他們的規則。體式需要反複試驗。還需要可靠的團隊溝通來確保每個人都以相同的方式使用該工具。
現在讓我們談談團隊合作項目。您的團隊也需要一些時間來適應團隊合作項目，但原因不同。人們將第一次探索所有功能並輸入任務。您的團隊可能會創建一堆模板，他們可以在下次銷售或購買時再次重複使用這些模板。但是使用 Teamwork Projects，關鍵是您將把每個房地產購買或銷售作為一個項目來處理。
項目總是有結束日期，在你的情況下，它是結束日期。他們通常有里程碑，可能會簽訂合同或將錢存入託管。對於項目，這些截止日期和里程碑的日期很重要。我不知道截止日期對你的團隊是否重要。您的團隊是否會說“讓我們在 10 月 1 日之前買下這處房產”，或者只是在不知道需要多長時間的情況下說“讓我們買下這處房產”之類的話？如果您有固定的截止日期，Teamwork Projects 可能會更好。
項目管理工具（例如 Teamwork Projects）允許您在任務之間創建依賴關係，以便在所有相關任務都發生之前，一項任務不會發生。例如，如果您在檢查完成之前無法簽訂合同，則可以在團隊合作項目中進行設置。使用 Asana，您的團隊可以選擇按照該規則進行比賽，但它不會成為系統本身的一部分。您可以免費使用這兩種工具來了解它們的工作原理，然後升級到具有更多功能的付費帳戶。
選擇工具
幾週後，我與 Rafael 進行了聯繫，看看他是否做出了決定，以及該工具如何為他的團隊工作。他選擇嘗試團隊合作項目。他說，賣點是能夠在任務之間創建依賴關係。正如預期的那樣，設置需要一些時間，但 Rafael 也有一些好消息要分享：
“值得一提的一個啟示是，有一個 Teamwork Projects Startup 優惠（在新窗口中打開），他們免費為初創公司提供一年價值的軟件！這對採取行動非常有益，”拉斐爾寫道。
其他資源
有關相關建議，請參閱在團隊合作項目中簡化項目管理的 7 種方法和在業務中使用 Asana。
如需更多商業應用推薦，請參閱最佳在線商業協作軟件。
