專家喜歡說會議會扼殺生產力。他們當然可以，但他們不必這樣做。當您只安排必要的會議並輕鬆選擇時間和日期時，會議效率更高。當您提前準備議程並指定某人做筆記時，會議的內容將更加有針對性。如果您讓人們更容易加入和參與，會議會更有效率。然後，會議可以根據議程中的時間線進行，也許你甚至會提前結束。當這種情況發生時，人們會很感激，因為它傳達了一個信息，即他們的時間很寶貴。
雖然舉辦一場高效的會議在很大程度上依賴於人，但它也需要合適的應用程序和設備來促進它。此處列出的 14 個應用程序和工具均旨在使會議更順暢、更高效。
用於安排會議的應用程序
在召開會議之前，您必須安排它。即使您只與一個人會面，使用電子郵件和時間列表請求會議也是低效的。會議安排應用程序為您提供更好的工具，例如調查、在線安排表格和 Slack 機器人，以便受邀參加會議的每個人都可以共同選擇最佳時間。
任命.ly
Apppoint.ly（在新窗口中打開）是一種用於安排一對一會議的簡單會議預訂服務。您創建一個預訂頁面，與客戶或可能需要與您會面的任何其他人共享。您的預訂頁面為會議請求者提供了他們想要的會議類型的選項，例如 10 分鐘的介紹性電話或長達一小時的培訓課程。然後，根據您的空閒情況，他們會請求您可以批准、請求修改或拒絕的日期和時間。Apppoint.ly 是一個簡單直接的安排應用程序，專門用於一對一會議。
日曆
Calendly（在新窗口中打開）是一種幫助個人和團隊安排會議的工具。它包括適應不同會議類型和需求的選項。例如，您創建會議類型，例如 10 分鐘電話簡報和 30 分鐘媒體採訪。然後，當有人想與您會面時，他們可以選擇他們想要的會議類型並選擇可用的時間段。另一個例子：假設您有一家企業，某個部門的任何人都可以接受客戶要求的會議。Calendly 可以將會議請求自動分配給群組中的任何可用人員。該應用程序還支持單獨的日程安排網頁，人們可以根據您的空閒情況請求與您會面。這是一款功能強大的日程安排應用程序，旨在滿足各種需求。
塗鴉網
Doodle.com 是一個免費的網站和移動應用程序，具有高級選項，可幫助您以三種方式之一安排會議。首先，您可以創建一個包含會議日期和時間的在線投票；將其發送給所有會議參與者，Doodle 會在人們響應時突出顯示最佳選項。其次，Doodle 還提供個人會議安排功能，這意味著您可以使用它來創建一個網站，人們可以在該網站上看到您何時有空，並在其中一個空檔中請求與您會面。最後，還有一個適用於 Slack 的 Doodle 機器人（在新窗口中打開），它可以讓您在會議時間輪詢您的同事，而無需離開您的團隊消息傳遞應用程序。
外表
作為 Microsoft Office 的一部分出售的 Outlook，可能會讓人聯想到作為在商業環境中安排會議的事實上的辦公軟件。如果所有會議參與者都屬於同一個組織，並且他們都在使用 Microsoft Office，那麼 Outlook 就是用於安排日程的正確工具。您可以根據每個人在日曆中設置的可用性找到適合每個人的見面時間和日期。然後，您可以預訂會議室並將會議放在日曆上，一切都在 Outlook 中。但是，當您需要在並非所有 Outlook 用戶的人中組織會議時，它不一定是最佳會議安排程序。
拉力賽
Rallly（在新窗口中打開）是協作調度軟件，這意味著它是為團體使用而設計的。另一種描述它的方式是說它是一個投票應用程序，投票是關於每個人何時可以見面。雖然 Doodle.com 提供相同的服務，但 Rallly 的外觀略有不同，如果您只偶爾需要一次，使用起來會更快，因為您無需創建帳戶。但是，您確實需要輸入電子郵件地址。
閒忙
FreeBusy(Opens in a new window) 是一款面向企業的會議安排應用程序。與 Calendly 和 Doodle.com 類似，它做了所有事情，為您提供了自動化一對一會議安排的方法，並為一群人找到最佳會議時間。它還與視頻會議軟件集成，可在適用時自動填寫會議鏈接和 ID 等詳細信息。
編織
Woven（在新窗口中打開）是一個日程安排軟件，它是一個更大的日曆應用程序的一部分。與提到的其他一些應用程序類似，它包括為一組同事尋找最佳見面時間的民意調查。Woven 還有個人日程安排頁面，您可以與客戶和同事共享這些頁面，讓他們請求與您會面的時間。
視頻會議應用
現在有如此多的會議以虛擬方式進行，因此擁有一個首選的視頻會議應用程序是絕對必要的。最好的視頻會議服務是可靠的，這意味著即使某人的連接出現故障，您的通話也會保持不變，並且在您會面時擁有充足的協作工具。這些工具包括屏幕共享和白板、聊天框以及版主選項，例如能夠將控制權傳遞給另一個人或在一個人講話時將與會者靜音。
PCMag 在視頻會議軟件中擁有三個編輯選擇：ClickMeeting、Cisco Webex Meetings 和 Zoom。
點擊會議
ClickMeeting 是小型企業的絕佳視頻會議選項，尤其是那些舉辦大量小型網絡研討會的企業。但是，每個會議只能有四個活動視頻源。這個應用程序可以與微軟 Outlook 的日曆集成，並且有一個用於連接谷歌日曆的 Chrome 插件。
思科 Webex 會議
Cisco Webex Meetings 是一種易於使用的視頻會議服務，包括一些您在競爭對手中找不到的功能。例如，您可以設置一個讓您響鈴的電話，而不是強迫您撥入。付費計劃起價為每月 13.50 美元，這對小型企業來說是一個有吸引力的價格。如果您使用該應用程序的免費版本 Webex Meetings Free，您可以同時召開三個人的視頻會議。免費計劃還包括桌面和文檔共享、白板功能、標準質量視頻和 250MB 的雲存儲。
變焦會議
Zoom Meeting，有時也稱為 Zoom，是您能找到的最可靠的視頻會議服務之一。當公司開發該產品時，它首先關注的是確保您的通話保持清晰和連接。它支持高清視頻和音頻。您可以獲得錄製為視頻的通話記錄。此外，任何人都可以免費使用核心產品，小型企業可以購買價格合理的計劃，每台主機每月 14.99 美元起，可以增強功能。使用免費帳戶，您最多可以在通話中接待 100 人，並且您可以在畫廊風格的視圖中看到多達 49 人。免費用戶的群組通話時間限制為 40 分鐘，但一對一通話時間可以根據您的需要進行。雖然很難量化和比較視頻會議系統的性能，但穩定性是 Zoom 聲譽的基礎，這表明了這一點。
記筆記
許多會議受益於有人做筆記。當您有會議記錄時，您 1) 記錄了會議中發生的事情，2) 可以與無法參加的人分享，以及 3) 最終迫使自己清楚任何必須執行的後續任務做完了。對於某些類型的會議，例如記者採訪，一款出色的筆記應用程序也可以讓您錄製音頻，以便您稍後轉錄，並有一個完美的來源來檢查所說的內容。這裡有一些應用程序可以幫助您記錄有效的會議記錄。
印象筆記
Evernote 是一款強大的筆記應用。它具有內置的錄音功能，因此您可以記錄整個會議，同時在同一個文件中記下輸入的想法。它的相機功能可讓您從會議中拍攝白板的照片並將其上傳到應用程序，然後 Evernote 使用 OCR 使文本可搜索。如果您的團隊使用 Evernote 企業版，那麼您可以輕鬆地讓所有參與者都可以訪問會議筆記，以便他們可以添加到其中並在之後獲得副本。
雨果
Hugo.team(Opens in a new window) 是一個相對較新的應用程序，旨在幫助團隊做會議記錄，以及適當地分享和跟進。Hugo 推動您創建議程，記下會議中的重要想法和信息，並將行動項目轉化為任務。該應用程序與其他任務管理系統（例如 Asana、Trello 和 Jira）連接，讓您將這些待辦事項推送到您的團隊已經使用的應用程序中。它最多可免費供 30 人使用，專業版（每月 399 美元）增加了對更多團隊成員和功能的支持，例如詳細報告和日曆分析。
微軟 OneNote
Microsoft OneNote 與 Evernote 共享許多功能——錄音機、相機等——但它更適合使用其他 Office 產品的人，因為它與他們緊密集成。例如，如果您有 Microsoft 企業帳戶，則可以使用 OneNote 中的一項特殊功能，該功能會向您顯示 Outlook 中列出的即將召開的會議，以便您為他們編寫議程或為他們做其他筆記。另一個名為 Digital Ink 的功能可讓您在支持的設備上使用手寫筆繪製圖表和圖像。您還可以輕鬆地與組織中的其他人分享您在會議之前、期間或之後捕獲的筆記。
分鐘.io
Minutes.io（在新窗口中打開）（免費）明確用於記錄會議記錄。它為您提供了一個模板，用於編寫會議期間發生的所有細節，例如誰說了些什麼、做出了哪些承諾以及確定了哪些截止日期。Minutes.io 使用大量熱鍵，因此一旦您學習了它們，您就不必在打字時抬起手指。它在瀏覽器中運行，可在線和離線運行。在會議結束時，您可以輕鬆地將人們的電子郵件地址添加到文件中，以便與所有與會者共享。當您意外地被要求為會議做正式筆記時，minutes.io 會快速啟動並且運行良好，為您提供手頭任務的模板。
