2005 年，一家名為 Upstartle 的四人公司推出了 Writely(Opens in a new window)，這是一款在線文字處理器，它利用了當時名為 AJAX 的新型瀏覽器技術。Writely 允許您在瀏覽器中創建、保存和檢索存儲在服務器上的文檔。它運作良好，以至於谷歌在一年後收購了 Upstartleless。
當時，那次收購被認為是一場賭博。今天，在線網絡應用程序已成為常態。Google 的辦公套件現在不僅包括 Docs（Writely 的成人版），還包括 Sheets（電子表格）、Slides（用於演示）、Drawing 和 Forms。他們都非常出色，以至於他們推動微軟創建 Word、Excel 和 PowerPoint 的在線版本，以使用其 OneDrive 存儲/同步服務。
最好的部分是任何擁有 Google 帳戶的人都可以免費訪問該辦公套件。付費企業用戶獲得的版本幾乎與 Microsoft 365 一樣強大和靈活，稱為 Google Workspace。它包括與 Gmail、日曆、聊天、Meet 等更好的集成，每位用戶每月只需 6 美元，但非營利組織和學校可以免費獲得。這一切都與 Google Drive 全面配合，這是您文件的在線存儲庫，還可用於在計算機和其他設備之間同步數據。
您可以整天使用 Docs、Sheets、Slides 或 Workspace，並且過得很好——事實上，這完全有可能。但是，了解的不僅僅是基礎知識是有好處的。我們已經列出了八種簡單的方法來幫助從 Microsoft Word 切換到 Google Docs，包括如何進行離線編輯和使用模板。在這裡，我們將進一步深入介紹所有工具，向您展示如何充分利用 Google 的辦公套件。
1.查看沒有頁面的文檔
Google Doc 的默認視圖會向您展示如果您將其打印在紙上時該文檔的外觀。這與文字處理器幾十年來所顯示的所見即所得視圖相同。但是，您真正打印 Google Doc 的頻率如何？如果答案是“幾乎從不”，那就換個角度吧。轉到“文件”>“頁面設置”，然後從“頁面”（包含邊距、方向、紙張大小等的所有設置）單擊“無頁”。分頁符消失，視圖切換到全屏、連續的外觀——更適合查看 Google 文檔中的圖像、表格等。
2.注意紫線
谷歌一直在為谷歌文檔構建新的智能。最新的是，除了用紅色標出拼寫錯誤和用藍色標出語法不佳外，它還會用紫色下劃線來建議更好的單詞，並幫助您避免被動語態，使短語簡潔，並使用包容性語言。
3.使用 Markdown 標記頁面
如果您在工具 > 首選項下選擇自動檢測 Markdown，它允許您使用 Markdown 語法。那是什麼，你問？這是一組輕量級的代碼，您可以使用它來應用格式，而無需使用鼠標。因此，您可以鍵入粗體來實際變為粗體，或者使用一個 * 來啟動項目符號列表，以及其他快捷方式。 （在此處閱讀有關 Markdown 的更多信息。）
4.進入全屏 - 兩次
需要一些無干擾的寫作時間嗎？選擇視圖 > 全屏以擺脫頂部的 Google Docs 菜單和工具欄（按 Esc 鍵將它們恢復）。如果您只想隱藏菜單欄，請單擊 Doc 或 Sheet 主菜單最右側的向上插入符號 (^)。
更進一步：按 F11（或某些鍵盤上的 Fn+F11）將瀏覽器視圖擴展到全屏模式，以隱藏所有菜單、標題欄和其他雜物。在 Chrome 中，您可以轉到三點 Chrome 菜單，然後單擊縮放旁邊的方形圖標。這是很多無干擾的空間！再次點擊 F11 讓他們返回。
5.與朋友合作
最多 100 人可以同時處理 Google Doc、Sheet 或 Slide。無論您使用的是單獨的筆記本電腦、平板電腦還是智能手機，都沒有關係。但是，要編輯或評論，他們需要編輯權限；否則，協作者只能查看文件。
要密切關注您的朋友、家人和/或同事的更改，請通過文件 > 版本歷史 > 查看版本歷史查看修訂歷史。右側的列表將顯示更新文檔的人員和時間；點擊一個名字，看看他們做了什麼。為不同的版本賦予不同的名稱以使其更易於跟踪——單擊右上角的按鈕可僅查看已命名的版本。您甚至可以將 Doc 或 Sheet 恢復到以前的版本。如需完整的概要，請閱讀如何使用 Google Docs 中的修訂歷史。
6.使用建議來跟踪更改
如果您希望修訂看起來類似於 Microsoft Word 文檔中的跟踪更改怎麼辦？Google Docs 支持一項稱為建議編輯的功能。單擊右上角的編輯按鈕（帶有鉛筆圖標）。您將獲得一個用於編輯、建議（您或其他人稍後可以接受或拒絕的可見跟踪更改）或查看最終文檔的菜單。它與 Word 並不完全相同，但它與你所能得到的一樣接近。有關更多信息，請閱讀如何跟踪 Google 文檔中的更改。
7.查找丟失的共享文檔或表格
如果您不記得所需文檔的名稱，但可以記住與您共享該文檔的人，請單擊 Google Drive 左側菜單中的與我共享。您將獲得人們與您共享的所有文檔的列表。如果列表太長而無法解析，請在頂部的搜索字段中輸入協作者的姓名。
8.發布和嵌入文件
如果您想與 100 多人共享您的 Google 文檔，最簡單的方法是發布它，以便獲得一個您可以共享的 URL。轉到文件 > 共享 > 發佈到 Web。如果是工作表，您可以選擇單個選項卡或整個電子表格；演示文稿中的幻燈片也是如此。Google 會製作該文件的副本並將其放到網上，從而創建一個鏈接供您複製和共享。
您還可以使用提供的代碼將 Google 文件嵌入到您自己的網站中。這對 Google 表單特別有效，但如果您擁有 Google Workspace 帳戶，則發布可能會受到您的管理員的限制。您可以選中一個框，以便如果對文檔進行了更改，它們將重新發布以在線顯示。 （要結束這種情況，請選擇停止發布。）
9.設置共享級別
當您共享文檔時，您可能認為每個人都是平等的。不是這樣。有四個級別的文檔訪問權限，您可以在共享文檔時為他人設置。所有者可以對文件執行任何操作（甚至將其刪除）並邀請更多合作者。編輯當然可以編輯，但只有在所有者允許的情況下才邀請更多合作者。查看者可以查看發生了什麼。評論者可以看到它，並對其發表評論。查看者和評論者可以製作文檔的副本，因此不要認為這些文檔是“安全的”。
10.所有權變更
有時您擁有需要轉移給其他人的 Google 文檔/表格/幻燈片。例如，也許你要離開一家公司。您只能將所有權轉移給您已經與之共享的人。單擊藍色的共享按鈕，然後在“有權訪問的人”列表中，找到您選擇的新所有者的姓名，然後單擊名稱旁邊的菜單。您會看到查看者、評論者、編輯者、添加過期時間（如果您使用的是 Google Workspace）、轉讓所有權和移除訪問權限作為選項。
11.編輯時聊天
Google Docs 在右上角顯示您的文檔協作者。您可以在工作時為特定人員留下在線評論或問題，但您也可以向他們發送即時消息。單擊協作者聊天頭旁邊的聊天氣泡，然後輸入您的消息。但是，這不是私人消息。文檔中的其他所有人都可以看到您的討論。
12.添加一些附加組件
大量附加組件可以擴展您已經在文檔和表格中免費獲得的功能。通過單擊文檔中的擴展 > 附加組件 > 獲取附加組件來查找或激活它們。如果您安裝了一個，預計會收到一封來自 Google 的電子郵件，確認該插件已被授予訪問您帳戶的權限。 （如果您使用 Google Workspace，您的訪問權限可能會受到帳戶管理員的限制。）
13.了解您的移動應用
Google 為文檔（iOS（在新窗口中打開）、Android（在新窗口中打開））、表格（iOS（在新窗口中打開）、Android（在新窗口中打開））和幻燈片提供單獨的移動應用程序（iOS（在新窗口中打開），Android（在新窗口中打開））。Drive 應用程序（在新窗口中打開）繼續提供對存儲文件的訪問和查看；當您需要編輯時，它會將您分流到其他應用程序之一（如果已安裝）。
14.談論文檔
您可以使用 Google Docs 的內置語音到文本“語音輸入”來口述 Doc 中的文本。它還支持語音命令，因此您可以通過說“新行”或“新段落”來執行諸如開始新部分之類的操作。您甚至可以隨時編輯和格式化，或者通過說“轉到”然後結束/開始/下一個段落/行/文檔來移動文檔 - 組合是無窮無盡的（在新窗口中打開）。
當然，您需要有一個可以正常工作的麥克風。單擊工具 > 語音輸入（或 Ctrl+Shift+S）。當你看到紅色的麥克風圖標時，開始說話；點擊圖標或說“停止收聽”以暫停。語音輸入也適用於幻燈片中的演講者備註，並且支持多種語言（在新窗口中打開）。然而，它會用星號檢查詛咒——你需要稍後重新輸入那個****。有關所有詳細信息，請閱讀休息一下，試試 Google Docs 語音輸入。
15.“轉換”為文檔
您可以將任何文件存儲到 Google 雲端硬盤，但如果它是由其他產品（例如 Microsoft Word）製作的文件，那麼在上傳後如何處理它們？如今，將文件轉換為 Google 文檔、表格或幻燈片格式是不可見的。上傳文件，Google 將默認以編輯模式打開兼容的 Microsoft 文件，除非它們受密碼保護。不需要實際的轉換步驟。
用於文檔、表格和幻燈片的 Office 編輯（在新窗口中打開）Chrome 擴展程序可讓您從 Word、Excel 或 PowerPoint 中編輯拖入 Chrome 瀏覽器的任何 Office 文檔。完成後，您始終可以轉到“文件”>“下載”以將文件保存回其原始 Microsoft 格式。
16.比較您的文檔
有幾個相似但不完全相同的谷歌文檔，你看不出區別嗎？進入您要檢查的文檔之一，然後選擇工具 > 比較文檔。在出現的對話框中，選擇第二個文檔。比較將作為一個名為“[doc 1] 和 [doc 2] 的比較”的新文檔出現，並通過建議的編輯顯示差異。
17.做一些鏈接
在 Google Doc 中插入鏈接很容易：選擇文本，單擊鏈圖標或按 Ctrl-K，然後會彈出一個對話框，您可以在其中粘貼 URL。但是，如果您還沒有鏈接的 URL，Google 會建議您鏈接到其他一些文檔，或者為您找到一個網頁，因為 Google 搜索已集成。它將搜索您突出顯示的術語並在底部的對話框中顯示結果。如果您找到喜歡的鏈接，請單擊它以立即插入。
18.讓你的手遠離鼠標
鍵盤快捷鍵很棒，但你如何找到它們？無論您使用的是哪個 Google 網絡應用程序，輸入 Ctrl+/ 快捷菜單都會顯示所有可用的鍵盤選項。遺憾的是，您無法更改任何預設擊鍵。
19.即時翻譯
有外語文件嗎？將其上傳到 Google Drive，將其作為 Google 文檔打開，然後單擊工具 > 翻譯文檔。您將獲得一份使用新首選語言的重複文檔。如果您只想翻譯文檔的一部分，請獲取文檔段落翻譯（在新窗口中打開）插件。
20.保護您的電子表格
您可以通過數據 > 保護工作表和範圍來保護 Google 工作表中的工作表。選擇有權訪問的人、可以編輯的人，或者選擇在有人嘗試編輯時顯示警告。更細化和有用的是保護工作表中數據的離散部分的能力。選擇您要保護的內容，以便除了您或您選擇的少數人之外沒有人可以觸摸它，轉到數據>保護工作表和範圍，然後確認單元格的範圍。如果您已經保護了工作表的一部分，則可能必須單擊 + 添加工作表或範圍。
21.人臉字體
如果您覺得 Google Docs 中的字體選擇限制了您的創造力，請添加更多。在工具欄上的字體框中，頂部的選項是更多字體。出現的對話框允許您按類型顯示字體，例如手寫、等寬、襯線或無襯線。然後，您可以按受歡迎程度或添加日期或趨勢進行排序，或者只搜索特定的字體名稱。然後在您希望從 Doc 本身快速訪問的任何字體旁邊打勾。
字體不是特定於文檔的——如果您選擇一個新字體，它就會出現在您的所有 Google 文檔、表格和幻燈片中。Google 的所有字體都可以在 fonts.google.com（在新窗口中打開）中看到，但並非所有字體都可以在 Google Docs/Slides 中使用。查看所有字體的更好方法是使用 Extensis 字體插件（在新窗口中打開）。
22.深入研究定義
右鍵單擊一個單詞並選擇定義（或按 Ctrl+Shift+Y）以獲取字典。該信息來自谷歌，但通常包括同義詞，您可以單擊以定義類似的術語，同義詞庫樣式。 （如果您真的喜歡查找新詞選項，請獲取 Power Thesaurus（在新窗口中打開）插件）。
23.電子郵件評論
因此，您在 Doc/Sheet/Slide 上留下了高度可操作的評論，並希望有人關注它，stat。即使您尚未與他們共享源文件，您也可以快速將其提供給合適的人。只需在評論中輸入 @ 或 +，您將獲得最常合作者的電子郵件地址列表。如果未列出合適的人，只需輸入他們的電子郵件。單擊“分配給...”框使其明確。評論將直接進入他們的收件箱。如果您之前沒有與此人分享，系統會在發送評論之前要求您這樣做。
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24.探索窗格
當您對某個項目充滿活力且屏幕空間有限時，您最不想做的就是離開頁面進行搜索。探索窗格解決了這個問題。您可以通過右下角看起來像方形框中的菱形的圖標訪問它（如果您運行某些 Chrome 擴展程序，例如 Grammarly，它可能會被遮擋），或按 Ctrl+Alt+Shift+I。它會在文檔右側顯示一個信息窗格，您可以單擊該窗格進行進一步研究。
無論您找到什麼，甚至是圖像，您都可以輕鬆地將其插入到您的文檔中。如果您要插入網絡鏈接，請單擊出現的引號圖標，它甚至會粘貼在頁面底部的源引用腳註中（如果您使用的是無頁視圖，則在文檔底部） .
25.將圖表插入文檔
文檔上的插入菜單可讓您將各種項目放入文檔中，例如特殊字符、表格、繪圖和圖像。在 Google 表格中製作圖表也很容易——您可以使用插入菜單根據您創建的數據製作圖表。完成後，返回 Docs，然後使用 Insert > Charts > From Sheets 合併相同的圖表。只需找到帶有圖表（或圖表）的工作表，它就會讓您選擇您想要的。
26.下拉創建變得容易
Google 在 Docs 和 Sheets 中加入了“芯片”，以添加一些額外的協作功能。例如，在 Docs 中，您可以使用 Insert > Dropdown 來放入下拉芯片，這會創建一個菜單，可以在文檔中使用來指示狀態或獲取反饋。一些默認設置包括“項目狀態”和“審查狀態”，但您可以製作自己的下拉菜單。
如果您想要表格中的下拉菜單（以便驗證數據僅包含預設列表中的項目），則有點不同。單擊菜單的一個單元格，單擊數據 > 數據驗證，選擇一系列單元格或輸入以逗號分隔的項目（無空格），該單元格就是一個菜單。根據需要將該單元格複製到其他單元格，以便菜單在多個位置工作。
27.一袋薯條
對於 Google Docs 和 Sheets，“智能芯片”不僅僅是製作一些菜單。谷歌正在使用這個比喻來表示您可以插入到文檔或電子表格中的幾乎所有額外數據。在 Doc 中的任何新行上，鍵入 @，然後您會看到一個菜單，其中包含從聯繫人中的人員到日曆條目，以及用於記錄會議記錄或撰寫草稿電子郵件的“構建塊”（您可以輕鬆分流）完成後轉到 Gmail）。 @ 本質上是插入菜單中更多業務內容的快捷方式。
28.簡化您的數據
有一列或一行數字值得快速趨勢線？轉到一個單元格並輸入 =(SPARKLINE，它會要求輸入一系列單元格。選擇它們，按回車鍵，您將獲得隨時間變化的高點和低點的即時快速圖表。
29.即時學習公式
當您在 Google 表格中的單元格中鍵入等號時，您正在啟動一個幾乎可以計算任何東西的公式。但是學習不同類型的公式並不容易，尤其是如果您不熟悉電子表格。表格使事情變得更容易；它在下拉菜單中總結了公式的作用，並顯示了公式的屬性應該是什麼以及它們應該來自哪裡。如果您沒有看到它，請單擊 ?要在公式幫助上運行的字段旁邊的圖標。
30.將表單發送到表格
使用 Google 表單是從組中獲取一些基本信息的好方法。但是你把它存放在哪裡？好吧，Forms 擁有一切，但您可以將其發送到 Sheets。在 forms.google.com 上，點擊相關表單的回复標籤。您會看到綠色的方形表格圖標；單擊它，您將可以選擇將響應放入新的或現有的工作表中，單擊時將打開所有數據。將來的響應將繼續過濾到工作表中，直到您返迴響應並使用三點菜單取消鏈接表單。
31.屏蔽幻燈片圖像
如果您正在為演示文稿創建出色的幻燈片，那麼您正在使用圖形。通過屏蔽圖像來增加圖像的趣味性，這意味著給它們一個矩形以外的形狀。單擊圖像，然後單擊裁剪圖標旁邊的下拉箭頭以查看蒙版圖像。菜單不僅包括形狀，還包括尖箭頭標註，如文字氣球，甚至等式符號（將圖像變成加號）。每當面具看起來不正確時撤消並繼續嘗試。
32.幻燈片之間的鏈接
通常，您一次通過一張幻燈片瀏覽演示文稿。但是一張幻燈片可能會引用多個內容，並且跳轉到這些內容很方便——尤其是使用 Google 幻燈片，因為您可能是在與人分享而不是實際向他們展示。
因此，在幻燈片中放置一個鏈接以單擊。選擇適當的圖像或文本時按 Ctrl+K，單擊“鏈接”框，您將獲得演示文稿中所有幻燈片的列表。如果您單擊“查找更多”，您可以找到指向 Web 上的站點和圖像的鏈接，您也可以直接鏈接到這些鏈接。
對於您自己，書籤功能可能就是您所需要的。您還可以為選定的文本添加書籤。它將幫助您跳轉到 preso 中的特定位置，而無需滾動音調。
33.製作幻燈片母版
如果您的演示文稿超過 10 張幻燈片，請製作母版幻燈片，這是演示文稿中所有幻燈片使用的模板。對母版的一次更改（通過幻燈片 > 編輯母版）意味著它出現在每張幻燈片上。它非常適合為所有幻燈片添加徽標、配色方案或一些可點擊的文本，因此以後可以輕鬆更改它們。
34.嘗試演示者視圖
如上所述，您可能與參加幻燈片演示的人不在同一個房間，尤其是這些天。要一次與多人共享，請轉到演示 > 演示者視圖。如果合適的話，你甚至可以讓它顯示你的演講者筆記。單擊受眾工具和開始新獲取可以發送給受眾的鏈接。他們可以按照自己的節奏進行演示，但他們也可以向您發送問題，您可以在他們進來時實時解決這些問題。
35.讓你的幻燈片唱歌（或說話）
導入音頻來替你說話是許多演示程序的主要內容，但谷歌幻燈片的做法與大多數不同。這是因為該文件必須在您的 Google Drive 存儲中才能輕鬆嵌入。插入 > 音頻命令可讓您輕鬆查找雲端硬盤中的音頻文件，或查找已與您共享的音頻。 （文件通常是 MP3 或 WAV 格式，也可以是 MP4 的音頻部分。）一旦音頻在幻燈片上，演示者或觀眾可以單擊它來播放音頻。
