“哪种工具可以帮助我更好地管理不断增长的业务？”一位名叫拉斐尔的读者上个月写信问我这个问题。他一直在阅读一些最好的项目管理工具、工作管理软件、通信程序以及所有其他旨在推动业务繁荣的生产力应用程序。但他不能完全弄清楚哪一个实际上最适合管理他的工作。
“我刚开始在一家小型房地产投资公司工作，”他写道，“他们真的，真的需要帮助来自动化他们的流程。他们主要通过电子邮件管理东西（啊！）并且计划扩大，这不是一个可扩展的结构“在这一点上。我正在考虑使用 Asana 或 Teamwork Projects 来简化运营，并希望得到您的意见。为了给您一些观点，该团队是五名内部员工，他们与投资者一起买卖房产。”Rafael 进一步解释说，他将每个资产视为一个“项目”，并希望能够为每个任务创建一个任务列表，以便根据需要分配给员工。这些组织一次管理 150 到 200 个“项目”。有时，外部参与者需要深入了解该过程。
他还表示，灵活性和团队协作至关重要，许多公司都是如此。但他似乎很愿意使用 Asana 或 Teamwork Projects。这是我的回复：
纸牌对战棋盘游戏
将 Asana 视为一副纸牌，将 Teamwork Projects 视为棋盘游戏。使用一副纸牌，您可以玩其他人创建的游戏，也可以制作自己的游戏。对于棋盘游戏，游戏带有规则，您可以根据需要更改它们，但一般来说，棋盘游戏旨在让您遵守规则。
根据我的经验，Asana 需要时间来实现正确，但最终，您可以随心所欲地使用它。对于正在学习使用该系统的每个人来说，最初的几天都会非常困惑。原因是您的团队需要设置如何使用它的规则。使用体式没有正确或错误的方式。
几周后，希望这五名员工能够加入，他们可能会在此时开始调整他们的规则。体式需要反复试验。还需要可靠的团队沟通来确保每个人都以相同的方式使用该工具。
现在让我们谈谈团队合作项目。您的团队也需要一些时间来适应团队合作项目，但原因不同。人们将第一次探索所有功能并输入任务。您的团队可能会创建一堆模板，他们可以在下次销售或购买时再次重复使用这些模板。但是使用 Teamwork Projects，关键是您将把每个房地产购买或销售作为一个项目来处理。
项目总是有结束日期，在你的情况下，它是结束日期。他们通常有里程碑，可能会签订合同或将钱存入托管。对于项目，这些截止日期和里程碑的日期很重要。我不知道截止日期对你的团队是否重要。您的团队是否会说“让我们在 10 月 1 日之前买下这处房产”，或者只是在不知道需要多长时间的情况下说“让我们买下这处房产”之类的话？如果您有固定的截止日期，Teamwork Projects 可能会更好。
项目管理工具（例如 Teamwork Projects）允许您在任务之间创建依赖关系，以便在所有相关任务都发生之前，一项任务不会发生。例如，如果您在检查完成之前无法签订合同，则可以在团队合作项目中进行设置。使用 Asana，您的团队可以选择按照该规则进行比赛，但它不会成为系统本身的一部分。您可以免费使用这两种工具来了解它们的工作原理，然后升级到具有更多功能的付费帐户。
选择工具
几周后，我与 Rafael 进行了联系，看看他是否做出了决定，以及该工具如何为他的团队工作。他选择尝试团队合作项目。他说，卖点是能够在任务之间创建依赖关系。正如预期的那样，设置需要一些时间，但 Rafael 也有一些好消息要分享：
“值得一提的一个启示是，有一个 Teamwork Projects Startup 优惠（在新窗口中打开），他们免费为初创公司提供一年价值的软件！这对采取行动非常有益，”拉斐尔写道。
其他资源
有关相关建议，请参阅在团队合作项目中简化项目管理的 7 种方法和在业务中使用 Asana。
如需更多商业应用推荐，请参阅最佳在线商业协作软件。
