Quá tải email là một vấn đề năng suất rất lớn ở nơi làm việc.Tôi gặp những người luôn phàn nàn về email, nói rằng nó khiến họ choáng ngợp, ước gì có một công tắc tắt cho tất cả các thư mới đổ vào hộp thư đến của họ.
Tuy nhiên, nhiều người trong số những người này lại sửa chữa email theo cách mà cuối cùng họ lại làm trầm trọng thêm vấn đề.Những gì tôi thấy là những người cố gắng chống lại email với nhiều email hơn, từ đó tạo ra nhiều email hơn bao giờ hết.Bởi vì họ đang chìm trong nỗi khốn khổ về email, họ thường không thể nhìn thấy những gì đang xảy ra một cách rõ ràng, vì vậy họ không biết rằng họ đang làm cho nó tồi tệ hơn.
Có một số cách mà tôi nhận thấy mọi người tự bắn vào chân mình trong khi cố gắng giải quyết tình trạng quá tải email.
Không sử dụng hộp thư đến của bạn làm danh sách việc cần làm
Ví dụ đầu tiên về những người làm cho vấn đề email của họ trở nên tồi tệ hơn là những người lập danh sách việc cần làm, như tôi thường gọi.Người liệt kê việc cần làm để lại email trong hộp thư đến của họ khi thư chứa một nhiệm vụ hoặc kích hoạt bộ nhớ của một nhiệm vụ được giao.Nói cách khác, họ sử dụng hộp thư đến như một danh sách việc cần làm.
Hãy nghĩ về cách mọi người thường giao nhiệm vụ qua email.Hiếm khi nhiệm vụ được nêu rõ ràng trong dòng tiêu đề.Người nhận phải mở và đọc email để biết chi tiết của nhiệm vụ.Tuy nhiên, nhiều khả năng tin nhắn sẽ không có tất cả thông tin mà người nhận cần, chẳng hạn như thời hạn hoặc các chi tiết khác về nhiệm vụ.Việc trao đổi thư qua lại sẽ làm rõ nhiệm vụ và kết thúc là tạo ra một phần email mới mỗi khi nó xảy ra.Tóm lại, hộp thư đến Email là danh sách việc cần làm rất tồi.
Một vấn đề khác là những người lập danh sách việc cần làm phải liên tục kiểm tra từng thư đến để xem liệu nó có chứa một nhiệm vụ hay không, và nếu không, họ sẽ loại bỏ thư ngay lập tức.Những người làm công việc phải làm cỏ không ngừng.
Tệ hơn nữa, những người làm công việc phải làm quen với việc kiểm tra hộp thư đến để tìm các công việc hàng ngày và thông thường, họ thường tự gửi email nhắc nhở về những việc khác mà họ muốn hoàn thành.
Nếu email là một vấn đề, tại sao bạn lại muốn tạo thêm email theo cách này?
Tuy nhiên, trong bề dày của nó, những người lập danh sách việc cần làm không thể thấy hệ thống của họ đang làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn như thế nào.Họ thường tranh luận rằng việc sử dụng hộp thư đến của họ như một danh sách việc cần làm là điều duy nhất có hiệu quả.Nhưng nếu chính người này cảm thấy quá tải bởi email, rõ ràng là nó không hoạt động.Có một số giải pháp và tôi sẽ giải quyết chúng trong giây lát.
Ngừng gửi Nudgemail
Gần đây tôi đã nói chuyện tại một khóa tu của công ty về quản lý email.Để chuẩn bị cho buổi nói chuyện, tôi đã nói chuyện với một số nhân viên và được biết rằng nhiều người trong số họ đang quản lý khối lượng email khổng lồ, đôi khi là 1.000 tin nhắn mỗi ngày, sử dụng Nudgemail.Họ nghĩ rằng đây là một cách hoàn toàn lành mạnh để quản lý dòng chảy.
Nudgemail là một công cụ miễn phí cho phép bạn tạm ẩn email về cơ bản bằng cách đặt thời gian nó sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến của bạn dưới dạng một thư mới. "Thực chất" là một từ rất quan trọng ở đây.
Hầu hết các chức năng báo lại, như trong SaneBox hoặc một số ứng dụng email tốt nhất, ẩn thư gốc khỏi hộp thư đến của bạn và sau đó làm cho nó xuất hiện lại dưới dạng một phần thư chưa đọc mới tại thời điểm bạn chọn.Nudgemail hoạt động hơi khác một chút.Khi bạn sử dụng nó để báo lại thư, email gốc vẫn ở trong hộp thư đến của bạn và một thư mới xuất hiện ở đầu hộp thư đến của bạn, với toàn bộ chuỗi thư gốc được trích dẫn.
Đừng hiểu sai ý tôi.Nudgemail là một công cụ tốt và đó là một giải pháp tuyệt vời trong một số trường hợp.Bất kỳ ai xem hộp thư đến như một luồng thông tin thay vì một điểm thu thập thông tin liên lạc cần được xử lý, đều có thể sử dụng nó.Nhưng khi công nhân nói với tôi rằng số lượng lớn tin nhắn trong hộp thư đến của họ khiến họ không thể thực hiện công việc của mình và 20% tin nhắn của họ là những tin nhắn lặp lại dưới dạng Nudgemails, đó là một vấn đề.
Nhiều người lập danh sách việc cần làm có thể phủ nhận thực tế là hệ thống của họ bị hỏng, một số người dùng Nudgemail đã biến nó thành một cái nạng.Họ mắc kẹt trong những thói quen hiện tại đến mức không thể hình dung ra một giải pháp tốt hơn.
Đừng trả lời quá nhanh
Thông thường, trả lời email là một cách xác nhận tin nhắn của người khác mà không thực sự chuyển cuộc trò chuyện về phía trước.Hãy tưởng tượng một đồng nghiệp gửi email để hỏi ý kiến của bạn về một bài thuyết trình.Bạn vẫn chưa xem bản trình bày.Tùy thuộc vào nơi làm việc của bạn, việc trả lời nhanh "Tôi không biết. Tôi chưa xem" có thể được chấp nhận hơn là đợi hai giờ cho đến khi bạn xem xét và đưa ra ý kiến.Khi bạn chuyển sang trả lời nhanh chóng, ngay cả khi thư không nội dung, bạn đang tạo ra quá nhiều email.Nếu văn hóa công ty thúc đẩy bạn đến với hành vi đó, bạn nên tin rằng người khác cũng đang làm điều đó với bạn.
Một người chậm trả lời email có thể bị coi là lười biếng hoặc không phải là một người chơi trong nhóm, ngay cả khi chờ đợi để trả lời email là một cách hợp lý và hiệu quả hơn nhiều để giải quyết vấn đề đó.Nhưng nó hoàn toàn lạc hậu và bạn cần phải thoát khỏi nó nếu bạn cảm thấy ngập trong email.
Điều cuối cùng xảy ra là mọi người trả lời tin nhắn chỉ để kiếm tiền.Giả sử Raj hỏi ý kiến của Sarah về điều gì đó, và cô ấy trả lời, "Không chắc. Bạn nghĩ sao?"Bây giờ quả bóng đã quay trở lại sân của Raj, và anh ấy phải trả lời nếu chỉ để Sarah sẽ có một tin nhắn chưa đọc mới trong hộp thư đến nhắc nhở cô ấy thực sự trả lời lần này.
Một ví dụ khác phổ biến đối với những người trong bộ phận hỗ trợ, chẳng hạn như CNTT, là họ sẽ thiết lập một địa chỉ email chung cho nhân viên để gửi yêu cầu trợ giúp, chẳng hạn như [emailprotected] Khi một nhân viên lo lắng rằng máy tính của họ bị hỏng, và cô ấy cần được trợ giúp nhanh chóng, cô ấy có thể quên email chung chung và thay vào đó gửi email cho người mà cô ấy biết trong CNTT.Người IT đó có nên giải quyết vấn đề không?Bỏ qua email?Trả lời và cho nhân viên biết cô ấy cần sử dụng đúng địa chỉ trợ giúp CNTT?CC sếp của cô ấy?Điều đúng đắn để làm là gì?
Thông thường, phản hồi, được thúc đẩy bởi sự hoảng sợ và thất vọng, chỉ tạo ra nhiều email hơn (và tạo ra căng thẳng). Một lần nữa, đó là một ví dụ về văn hóa công ty tạo ra kỳ vọng về phản ứng nhanh chóng, đó là vấn đề gốc rễ.Nhưng bạn có thể thoát khỏi khuôn mẫu này mà không làm ảnh hưởng đến hòa bình và do đó tạo ra ít email hơn.
Giải pháp cho Email Quá mức
Làm cách nào để chúng tôi ngừng tạo ra quá nhiều email?Một số giải pháp rất đơn giản và nhanh chóng và một cá nhân có thể thực hiện chúng mà không cần sự hỗ trợ của công ty.
Trong ví dụ trước, nhân viên CNTT có thể giải quyết vấn đề ngay từ đầu bằng cách trò chuyện trực tiếp (hoặc gọi điện thoại với nhân viên từ xa), thay vì trả lời qua email.Nếu nhân viên CNTT trả lời qua email, đồng nghiệp đang cần có thể sẽ không đọc kỹ.Hãy nhớ rằng, cô ấy đã rất căng thẳng về sự cố máy tính của mình.Nghe có vẻ rất kỹ thuật thấp nhưng đối mặt trực tiếp với đồng nghiệp một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp, sẽ giúp cô ấy nhớ đúng giao thức để nộp phiếu trợ giúp trong tương lai, đặc biệt nếu nhân viên CNTT giải thích bất kỳ công việc nào khác được ưu tiên tại khoảng khăc.Giải thích trực tiếp đi một chặng đường dài.
Một cách khác để ngừng tạo ra quá nhiều email cho chính bạn là tìm các công cụ hỗ trợ email tốt giúp bạn cắt giảm lượng email trong hộp thư đến của mình, thay vì phổ biến nó như Nudgemail đã làm.SaneBox (khoảng $ 7 mỗi tháng) là giải pháp tôi khuyên dùng.Mailbird là một ứng dụng email khách đi kèm với tùy chọn báo lại và các tính năng khác cũng có thể hữu ích.
Ngừng sử dụng hộp thư đến của bạn làm danh sách việc cần làm, cho cả công việc cá nhân và công việc liên quan đến công việc.Có rất nhiều công cụ tuyệt vời hiện nay tốt hơn nhiều trong việc giao nhiệm vụ, theo dõi chúng, cập nhật thông tin chi tiết về chúng, v.v. mà không cần dựa vào email.Tôi thích Todoist, mặc dù Wunderlist cũng là một ứng dụng tuyệt vời.
Nếu bạn có thể thuyết phục nhóm làm việc hoặc bộ phận của mình chọn một công cụ tốt hơn để phân công nhiệm vụ, bạn sẽ thực sự có phong độ tốt hơn nhiều.Ngoài các ứng dụng quản lý dự án toàn lực, còn có các ứng dụng cộng tác khác nhẹ, dễ sử dụng, thiết lập nhanh hơn và chúng có thể là giải pháp tốt hơn cho những thách thức của nhóm bạn.
Để biết thêm, hãy xem các mẹo khác của tôi để biết cách cắt giảm tình trạng quá tải email văn phòng.
