Địa chỉ liên hệ của bạn ở đâu?Họ có trong phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), tài khoản email, điện thoại của bạn hay ứng dụng tiếp thị qua email, chẳng hạn như MailChimp không?Danh sách liên hệ của bạn có thể được trải ra khắp nơi.Này, nó xảy ra.Đôi khi bạn cần dọn dẹp chúng, hợp nhất chúng hoặc đơn giản là sao chép cơ sở dữ liệu về mọi người và thông tin liên hệ của họ từ nơi này sang nơi khác.
Nói chung, có ba cách để sao chép danh bạ từ nơi này sang nơi khác.
1.Đang đồng bộ hóa.Đầu tiên, bạn có thể đồng bộ hóa danh bạ của mình, đây là tùy chọn dễ dàng nhất khi có sẵn.Kết quả là bạn có hai cơ sở dữ liệu về địa chỉ liên hệ hoàn toàn giống nhau, mãi mãi cho đến khi bạn ngừng đồng bộ hóa chúng.
2.Sử dụng ứng dụng danh bạ.Có một số ứng dụng và dịch vụ danh bạ trên thị trường, chẳng hạn như Danh bạ + (trước đây là Liên hệ đầy đủ), lấy dữ liệu liên hệ từ nhiều nguồn khác nhau (Facebook, Gmail, LinkedIn), đối chiếu và sau đó loại bỏ dữ liệu đó bất cứ nơi nào bạn muốn. muốn nó.Với các ứng dụng này, hãy lưu ý đến quyền riêng tư của cả bạn và danh bạ của bạn.Bạn không muốn sẵn sàng cung cấp tất cả thông tin liên hệ của mình vào một ứng dụng chỉ xoay vòng và bán nó.
3.Xuất / Nhập sau đó là đồng bộ hóa các thay đổi mới theo tùy chọn.Phương pháp thứ hai là thực hiện chuyển số lượng lớn các địa chỉ liên hệ.Chúng ta có thể gọi đây là phương thức xuất / nhập.Tại đây, bạn tải xuống tất cả thông tin liên hệ của mình từ một nguồn và sau đó tải nó lên một nguồn mới.Đó là chuyển khoản một lần.Theo tùy chọn, bạn có thể thêm một bước để từ đây trở đi, tất cả thông tin liên hệ mới mà bạn tạo hoặc thay đổi trong bản cập nhật cơ sở dữ liệu đầu tiên trong bản thứ hai.
Hãy xem xét các tùy chọn này để xem chúng đòi hỏi những gì.
Đồng bộ hóa Danh bạ
Một số ví dụ đơn giản về vị trí và cách bạn có thể đồng bộ hóa danh bạ là gì?Nếu sử dụng iCloud, bạn có thể đồng bộ danh bạ giữa các thiết bị iPhone, iPad và Mac của mình.Dễ dàng, phải không?Có vẻ như đó chỉ là vấn đề đơn giản là có ứng dụng Danh bạ Apple trên tất cả các thiết bị của bạn, nhưng trên thực tế, bạn cũng phải bật đồng bộ hóa qua iCloud để ứng dụng này hoạt động.Nếu bạn không bật đồng bộ hóa, thông tin trong ứng dụng Danh bạ của bạn sẽ khác nhau trên mỗi thiết bị.
Ví dụ đầu tiên đó sử dụng một ứng dụng.Đây là một ví dụ với hai ứng dụng.Có một tùy chọn đồng bộ hóa giữa MailChimp và Eventbrite (Mở trong cửa sổ mới) mà bạn có thể bật để đưa thông tin người tham dự Eventbrite của mình vào MailChimp để bạn có thể dễ dàng tạo các chiến dịch email cho họ.Bạn thiết lập nó bằng cách chọn các nhóm bạn muốn đồng bộ hóa và từ thời điểm đó, cho đến khi bạn tắt nó, tất cả dữ liệu đã chọn sẽ giống nhau giữa hai ứng dụng.
Khi bạn muốn đồng bộ hóa danh bạ, tìm kiếm tích hợp thường là lựa chọn tốt nhất.Có vô số chúng.Ví dụ: bạn có thể tích hợp Outlook và Salesforce (Mở trong cửa sổ mới) để đồng bộ hóa thông tin liên hệ giữa hai ứng dụng đó và bạn có thể đồng bộ hóa danh bạ Gmail với nhiều CRM.
Sử dụng ứng dụng Danh bạ
Có rất nhiều ứng dụng danh bạ trên thị trường sẽ lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đối chiếu và hợp nhất nó, đồng thời giúp bạn hiểu rõ về nó.Nếu bạn có thông tin liên hệ trong nhiều tài khoản email, LinkedIn, Twitter và các vị trí khác mà bạn muốn hợp nhất nhanh chóng và dễ dàng, ứng dụng danh bạ sẽ thực hiện chính xác điều đó.Các ứng dụng này thường đồng bộ hóa dữ liệu kết quả trở lại bất cứ nơi nào bạn muốn.Vì vậy, ví dụ: nếu bạn lấy thông tin từ iCloud, Danh bạ Google, LinkedIn và Facebook, bạn có thể đồng bộ hóa tất cả thông tin đó trở lại Danh bạ Google và iCloud chẳng hạn.
Như đã đề cập, hãy nhớ lưu ý đến quyền riêng tư khi nghiên cứu các ứng dụng danh bạ.PCMag đã không xem xét nhiều người trong số họ và một số người mà chúng tôi có không còn hoạt động.Danh bạ + là liên hệ duy nhất mà tôi đã sử dụng ở bất kỳ mức độ nào mà tôi cảm thấy thoải mái khi giới thiệu, nhưng chắc chắn còn có những người khác.Hãy đọc kỹ về chúng ít nhất một chút trước khi đặt niềm tin vào chúng.
Export / Import Plus Đồng bộ hóa các thay đổi mới theo tùy chọn
Không phải lúc nào bạn cũng có tùy chọn để đồng bộ hóa hoàn toàn danh bạ giữa hai hệ thống.Trong những trường hợp đó, hãy tải xuống hoặc xuất danh bạ của bạn từ một ứng dụng, tải chúng lên ứng dụng kia và sau đó, đồng bộ hóa tất cả các thay đổi trong tương lai từ ứng dụng này sang ứng dụng khác.
Thông tin hướng dẫn chính xác để xuất danh bạ của bạn từ một ứng dụng sẽ khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng đó.Đối với các ứng dụng email như Gmail và Outlook, việc xuất danh bạ của bạn khá đơn giản.Câu hỏi cấp bách nhất thường là loại định dạng tệp bạn muốn sử dụng, CSV hay vCard.Vì vậy, hãy thảo luận về sự khác biệt trước khi cày tiếp.
Tệp CSV là gì?
CSV là viết tắt của các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy và đây là định dạng tệp được chấp nhận phổ biến nhất cho dữ liệu sổ địa chỉ.Đó là các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy giống nhau mà bạn nhận được khi xuất bảng tính sang tệp xử lý văn bản.Mỗi dòng dữ liệu từ bảng tính chuyển thành một dòng văn bản, với nội dung ô được phân tách bằng dấu phẩy.CSV có thể đọc được, linh hoạt và nhẹ theo nghĩa là kích thước tệp sẽ không bao giờ quá lớn.Vậy tại sao không sử dụng nó?Chà, việc xuất sang CSV có thể làm mất dữ liệu, bao gồm ảnh, biệt hiệu, trang web của liên hệ của bạn và đôi khi là trường "ghi chú".CSV không tốt trong việc xử lý các ký tự đặc biệt, vì vậy nếu bạn có thông tin liên hệ trong một tập lệnh khác hoặc biết những người có dấu trọng âm trong tên của họ, những thông tin đó sẽ bị biến mất hoặc bị cắt xén.
Được giới thiệu bởi các biên tập viên của chúng tôi
Thẻ vCard là gì?
vCard là một định dạng danh thiếp điện tử.Đó là một định dạng xuất toàn diện hơn cho thông tin liên hệ, có nghĩa là tệp kết quả có thể sẽ lớn hơn CSV.Một vCard đã xuất không mất nhiều dữ liệu và nó hỗ trợ nhiều hơn (nhưng không phải tất cả) các ký tự đặc biệt và bảng chữ cái nước ngoài.Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ mất biệt hiệu, trang web và dữ liệu AIM khi xuất sang vCard. vCard có xu hướng được liên kết với các ứng dụng OS X và iOS, mặc dù Outlook và một số chương trình email khác cũng chạy trên Windows cũng có thể sử dụng nó.
Quay lại xuất / nhập và đồng bộ hóa tùy chọn.Sau khi bạn tìm ra định dạng bạn muốn sử dụng và xác minh định dạng đó sẽ hoạt động với bất kỳ ứng dụng và cơ sở dữ liệu nào bạn có, bạn có thể tải xuống danh bạ của mình từ một và tải chúng lên một liên hệ khác.Bạn không nên kiểm tra ngay một vài địa chỉ liên hệ kết quả để đảm bảo nó hoạt động chính xác.Bây giờ bạn đã sao chép danh bạ từ ứng dụng này sang ứng dụng khác, bạn có muốn những thay đổi mới bạn thực hiện trong một trong các ứng dụng tự động xuất hiện trong ứng dụng kia không?Nếu vậy, bạn sẽ cần một công cụ của bên thứ ba cho công việc.Một số ví dụ là IFTTT, Zapier và Microsoft Flow.Đôi khi chúng được gọi chung là các công cụ tự động hóa.
Các công cụ tự động hóa có thể kết nối các ứng dụng không nhất thiết phải tự tích hợp.Nói cách khác, bạn có các ứng dụng A và B và cả hai đều không có ứng dụng nào được tích hợp một chạm với ứng dụng kia.Công cụ tự động hóa đã bước vào và xây dựng tích hợp giữa A và B cho bạn và giờ đây nó có thể giúp bạn thiết lập và quản lý luồng dữ liệu giữa hai ứng dụng đó.
Với các công cụ tự động hóa, bạn thường không thể sao chép hàng loạt thông tin hiện có từ ứng dụng này sang ứng dụng khác giống như cách bạn có thể làm khi tự xuất / nhập.Có một số cách giải quyết lén lút liên quan đến Google Trang tính (Mở trong cửa sổ mới), nhưng chúng có thể gây khó chịu khi tạo và khó thực hiện đúng.Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng công cụ tự động hóa để thiết lập quy tắc sao cho tất cả các thay đổi mới trong ứng dụng này sao chép sang ứng dụng khác, đó là phương pháp tôi khuyên dùng.
Ví dụ: bạn có thể thiết lập một quy tắc để khi công cụ tự động hóa phát hiện bản cập nhật cho danh bạ iCloud của bạn, nó sẽ nhận thay đổi và sao chép nó vào Danh bạ Google.Hoặc ngược lại.Bạn có thể thiết lập nó trong số hai ứng dụng bất kỳ được hỗ trợ bởi công cụ tự động hóa của bạn.
Bí quyết thực sự là đảm bảo rằng bạn hiểu những gì đang và sẽ không xảy ra khi bạn thiết lập tự động hóa.Bạn phải đảm bảo rằng bạn biết quá trình đồng bộ hóa diễn ra theo hướng nào và liệu có sự chậm trễ giữa thời điểm bạn thực hiện thay đổi và khi nó hiển thị trong ứng dụng thứ hai hay không.
Không còn sao chép và dán
Việc sao chép dữ liệu liên hệ giữa hai ứng dụng là hoàn toàn có thể xảy ra và nó không phụ thuộc vào việc bạn nhấn ctrl-c, ctrl-v nhiều lần.Bạn có nhiều tùy chọn, tùy thuộc vào những gì bạn muốn làm và tất cả chúng đều khá đơn giản.
