จัดระเบียบ: อะไรคือเครื่องมือที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบธุรกิจที่กำลังเติบโต?

"เครื่องมือใดจะช่วยให้ฉันจัดการธุรกิจที่กำลังเติบโตได้ดีขึ้น"ผู้อ่านชื่อราฟาเอลเขียนถึงฉันเมื่อเดือนที่แล้วเพื่อถามคำถามนี้เขาเคยอ่านเกี่ยวกับเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุด ซอฟต์แวร์การจัดการงาน โปรแกรมการสื่อสาร และแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอื่นๆ ทั้งหมดที่มีไว้เพื่อทำให้ธุรกิจเติบโตแต่เขานึกไม่ออกว่าอันไหนจะทำงานได้ดีที่สุดสำหรับการจัดการงานของเขา

"ฉันเพิ่งเริ่มทำงานให้กับบริษัทการลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์ขนาดเล็ก" เขาเขียน "และพวกเขาต้องการความช่วยเหลือในการทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติจริงๆ พวกเขาจัดการสิ่งต่างๆ ผ่านอีเมลเป็นหลัก (อ๊ะ!) และด้วยแผนการที่จะขยาย นี่ไม่ใช่โครงสร้างที่ปรับขนาดได้ ณ จุดนี้ ฉันกำลังคิดที่จะใช้ Asana หรือ Teamwork Projects เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงานและต้องการข้อมูลของคุณ เพื่อให้คุณมีมุมมองที่ชัดเจน ทีมงานคือพนักงานภายใน 5 คนที่ทำงานร่วมกับนักลงทุนเพื่อซื้อและขายอสังหาริมทรัพย์"

Rafael อธิบายเพิ่มเติมว่าเขาคิดว่าทรัพย์สินแต่ละแห่งเป็น "โครงการ" และต้องการสร้างรายการงานสำหรับแต่ละรายการที่จะมอบหมายให้กับพนักงานตามความจำเป็นองค์กรสามารถจัดการ "โครงการ" ได้ทุกที่ตั้งแต่ 150 ถึง 200 "โครงการ" ในแต่ละครั้งและในบางครั้ง ผู้เล่นภายนอกต้องการข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการนี้

เขายังกล่าวอีกว่าความยืดหยุ่นและการทำงานร่วมกันเป็นทีมมีความสำคัญสูงสุด เนื่องจากมีหลายบริษัทแต่ดูเหมือนว่าเขาจะค่อนข้างดีที่จะใช้ Asana หรือ Teamwork Projectsนี่คือคำตอบของฉัน:

สำรับไพ่เทียบกับเกมกระดาน

คิดว่าอาสนะเป็นเหมือนสำรับไพ่ และคิดว่า Teamwork Projects เป็นเกมกระดานด้วยสำรับไพ่ คุณสามารถเล่นเกมที่คนอื่นสร้างขึ้น หรือคุณสามารถสร้างเกมของคุณเองได้สำหรับเกมกระดาน เกมดังกล่าวมาพร้อมกับกฎเกณฑ์ และคุณสามารถโค้งงอได้หากต้องการ แต่โดยทั่วไปแล้ว เกมกระดานได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณเล่นตามกฎ

จากประสบการณ์ของผม Asana ใช้เวลาในการดำเนินการอย่างถูกต้อง แต่ในท้ายที่สุด คุณสามารถใช้ได้ตามที่คุณต้องการสองสามวันแรกจะสร้างความสับสนให้กับทุกคนที่เรียนรู้การใช้ระบบเหตุผลก็คือทีมของคุณจะต้องตั้งกฎการใช้งานไม่มีวิธีที่ถูกหรือผิดในการใช้อาสนะ

หลังจากผ่านไปสองสามสัปดาห์ หวังว่าพนักงานทั้งห้าคนจะเข้าร่วม และพวกเขาอาจจะเริ่มปรับกฎเกณฑ์ของตน ณ จุดนี้อาสนะใช้การลองผิดลองถูกนอกจากนี้ยังต้องใช้การสื่อสารในทีมที่แข็งแกร่งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนใช้เครื่องมือในลักษณะเดียวกัน

ทีนี้มาพูดถึง Teamwork Projects กันทีมของคุณจะต้องใช้เวลาสักระยะในการคุ้นเคยกับ Teamwork Projects เช่นกัน แต่ด้วยเหตุผลอื่นผู้คนจะสำรวจคุณสมบัติทั้งหมดและเข้าสู่งานเป็นครั้งแรกทีมของคุณน่าจะสร้างเทมเพลตจำนวนมากที่พวกเขาสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้อีกครั้งสำหรับการขายหรือการซื้อครั้งถัดไปแต่สำหรับ Teamwork Projects สิ่งสำคัญคือคุณจะต้องจัดการการซื้อหรือขายอสังหาริมทรัพย์แต่ละรายการเป็นโครงการ

โครงการมีวันที่สิ้นสุดเสมอ และในกรณีของคุณ จะเป็นวันที่ปิดพวกเขามักจะมีเหตุการณ์สำคัญ บางทีอาจจะทำสัญญาหรือรับเงินเข้าเอสโครว์และสำหรับโครงการต่างๆ วันที่สำหรับกำหนดส่งและเหตุการณ์สำคัญเหล่านี้มีความสำคัญฉันไม่รู้ว่ากำหนดเวลามีความสำคัญกับทีมของคุณหรือไม่ทีมของคุณพูดประมาณว่า "ซื้ออสังหาริมทรัพย์นี้ภายในวันที่ 1 ตุลาคม" หรือเพียงแค่ "มาซื้ออสังหาริมทรัพย์นี้กันเถอะ" โดยไม่รู้ว่าจะใช้เวลานานแค่ไหน?หากคุณมีกำหนดเวลาที่แน่นอน Teamwork Projects น่าจะดีกว่า

เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Teamwork Projects ช่วยให้คุณสร้างการพึ่งพาระหว่างงานต่างๆ เพื่อไม่ให้งานหนึ่งเกิดขึ้นได้จนกว่างานที่ต้องพึ่งพาทั้งหมดจะเกิดขึ้นตัวอย่างเช่น หากคุณไม่สามารถทำสัญญาได้จนกว่าการตรวจสอบจะเสร็จสิ้น เป็นไปได้ที่จะตั้งค่าใน Teamwork Projectsด้วยอาสนะ ทีมของคุณสามารถเลือกเล่นตามกฎนั้นได้ แต่จะไม่เป็นส่วนหนึ่งของระบบเองคุณสามารถใช้เครื่องมือทั้งสองได้ฟรีเพื่อทำความเข้าใจวิธีการทำงาน จากนั้นอัปเกรดเป็นบัญชีแบบชำระเงินซึ่งมีคุณลักษณะเพิ่มเติม

การเลือกเครื่องมือ

ฉันเช็คอินกับราฟาเอลในอีกไม่กี่สัปดาห์ต่อมาเพื่อดูว่าเขาได้ตัดสินใจแล้วหรือไม่ และเครื่องมือนี้ทำงานให้กับทีมของเขาอย่างไรเขาเลือกที่จะลองใช้ Teamwork Projectsเขากล่าวว่าจุดขายคือความสามารถในการสร้างการพึ่งพาระหว่างงานต่างๆการตั้งค่าใช้เวลาพอสมควรตามที่คาดไว้ แต่ราฟาเอลก็มีข่าวดีมาบอกเช่นกัน:

"สิ่งหนึ่งที่น่ากล่าวถึงคือมีข้อเสนอ Teamwork Projects Startup (เปิดในหน้าต่างใหม่) ซึ่งพวกเขาให้ซอฟต์แวร์มูลค่าหนึ่งปีแก่สตาร์ทอัพฟรี! มันมีประโยชน์มากในการย้าย"ราฟาเอลเขียนไว้

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

สำหรับคำแนะนำที่เกี่ยวข้อง โปรดดู 7 วิธีในการลดความซับซ้อนของการจัดการโครงการในโครงการการทำงานเป็นทีมและการใช้อาสนะในธุรกิจ

และสำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับแอปทางธุรกิจเพิ่มเติม โปรดดูที่ Best Online Business Collaboration Software