จัดระเบียบ: วิธีคัดลอกผู้ติดต่อของคุณจากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่ง

ผู้ติดต่อของคุณอยู่ที่ไหนพวกเขาอยู่ในซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) บัญชีอีเมล โทรศัพท์ของคุณ หรือแอปการตลาดผ่านอีเมล เช่น MailChimp หรือไม่รายชื่อผู้ติดต่อของคุณอาจกระจายไปทั่วเฮ้ มันเกิดขึ้นบางครั้งคุณจำเป็นต้องล้างข้อมูล ผสาน หรือเพียงแค่คัดลอกฐานข้อมูลของบุคคลและข้อมูลติดต่อจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง

โดยทั่วไป มีสามวิธีในการคัดลอกผู้ติดต่อจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง

1.กำลังซิงค์ขั้นแรก คุณสามารถซิงค์รายชื่อติดต่อของคุณ ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ง่ายที่สุดเมื่อพร้อมใช้งานผลลัพธ์คือคุณมีฐานข้อมูลผู้ติดต่อสองฐานข้อมูลที่เหมือนกันทุกประการ ตลอดไปและตลอดไปจนกว่าคุณจะหยุดการซิงค์

2.ใช้แอพรายชื่อมีแอพและบริการผู้ติดต่อสองสามตัวในตลาด เช่น Contacts+ (เดิมคือ Full Contact) ที่ดูดข้อมูลผู้ติดต่อจากแหล่งต่างๆ (Facebook, Gmail, LinkedIn) จัดเรียงข้อมูล แล้วคายกลับออกไปทุกที่ ต้องการ.ด้วยแอปเหล่านี้ ให้คำนึงถึงความเป็นส่วนตัวของคุณและผู้ติดต่อของคุณคุณไม่ต้องการที่จะป้อนข้อมูลติดต่อทั้งหมดของคุณลงในแอพที่จะพลิกกลับและขายมันเท่านั้น

3.ส่งออก/นำเข้า ตามด้วยตัวเลือกการซิงค์การเปลี่ยนแปลงใหม่วิธีที่สองคือการโอนรายชื่อจำนวนมากเราสามารถเรียกสิ่งนี้ว่าวิธีการส่งออก/นำเข้าที่นี่ คุณดาวน์โหลดข้อมูลติดต่อทั้งหมดจากแหล่งเดียวจำนวนมาก แล้วอัปโหลดไปยังแหล่งใหม่เป็นการโอนเพียงครั้งเดียวคุณสามารถเลือกเพิ่มขั้นตอนเพื่อที่จากนี้ไป ข้อมูลติดต่อใหม่ทั้งหมดที่คุณสร้างหรือเปลี่ยนแปลงในการอัพเดทฐานข้อมูลแรกในฐานข้อมูลที่สอง

ลองดูตัวเลือกเหล่านี้เพื่อดูว่ามีอะไรบ้าง

กำลังซิงค์รายชื่อ

มีตัวอย่างที่ชัดเจนเกี่ยวกับตำแหน่งและวิธีที่คุณสามารถซิงค์ผู้ติดต่อได้อย่างไรหากคุณใช้ iCloud คุณสามารถซิงค์รายชื่อระหว่างอุปกรณ์ iPhone, iPad และ Mac ของคุณได้ง่ายใช่มั้ย?อาจดูเหมือนเป็นเพียงเรื่องของการมีแอป Apple Contacts บนอุปกรณ์ทุกเครื่องของคุณ แต่ที่จริงแล้ว คุณต้องเปิดใช้งานการซิงค์ผ่าน iCloud ด้วย เพื่อให้แอปทำงานหากคุณไม่เปิดใช้งานการซิงค์ ข้อมูลในแอพรายชื่อของคุณจะแตกต่างกันในแต่ละอุปกรณ์

ตัวอย่างแรกนั้นใช้แอพเดียวนี่คือตัวอย่างที่มีสองแอพมีตัวเลือกการซิงค์ระหว่าง MailChimp และ Eventbrite (เปิดในหน้าต่างใหม่) ที่คุณสามารถเปิดใช้งานเพื่อนำข้อมูลผู้เข้าร่วม Eventbrite ของคุณไปที่ MailChimp เพื่อให้คุณสามารถสร้างแคมเปญอีเมลสำหรับพวกเขาได้อย่างง่ายดายคุณตั้งค่าโดยเลือกกลุ่มที่คุณต้องการซิงค์ และจากจุดนั้น จนกว่าคุณจะปิดใช้งาน ข้อมูลที่เลือกทั้งหมดจะเหมือนกันระหว่างสองแอป

เมื่อคุณต้องการซิงค์รายชื่อติดต่อ การมองหาการรวมระบบเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดเพียงตัวเลือกเดียวมีจำนวนมากของพวกเขาตัวอย่างเช่น คุณสามารถรวม Outlook และ Salesforce (เปิดในหน้าต่างใหม่) เพื่อซิงค์ข้อมูลติดต่อระหว่างสองแอปดังกล่าว และคุณสามารถซิงค์รายชื่อติดต่อ Gmail กับ CRM จำนวนมากได้

ใช้แอพรายชื่อ

มีแอพรายชื่อติดต่อมากมายในท้องตลาดที่จะดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เปรียบเทียบและรวมเข้าด้วยกัน และช่วยให้คุณเข้าใจได้หากคุณมีข้อมูลติดต่อในบัญชีอีเมลหลายบัญชี, LinkedIn, Twitter และตำแหน่งอื่นๆ ที่คุณต้องการรวมเข้าด้วยกันอย่างรวดเร็วและง่ายดาย แอปผู้ติดต่อจะทำอย่างนั้นแอพเหล่านี้มักจะซิงค์ข้อมูลที่ได้กลับมาทุกที่ที่คุณต้องการตัวอย่างเช่น หากคุณดึงข้อมูลจาก iCloud, Google Contacts, LinkedIn และ Facebook คุณสามารถซิงค์ข้อมูลทั้งหมดกลับไปยัง Google Contacts และ iCloud เป็นต้น

ดังที่กล่าวไว้ โปรดคำนึงถึงความเป็นส่วนตัวเสมอเมื่อค้นหาแอปรายชื่อติดต่อPCMag ไม่ได้ตรวจสอบหลายรายการ และบางส่วนที่เรามีอยู่ไม่ได้ดำเนินการแล้วContacts+ เป็นอันเดียวที่ฉันเคยใช้มาจนถึงระดับที่ฉันรู้สึกสบายใจที่จะแนะนำ แต่ก็มีอย่างอื่นอีกแน่นอนโปรดอ่านข้อมูลเหล่านี้อย่างน้อยสักนิดก่อนวางใจในพวกเขา

ส่งออก/นำเข้าพลัส เลือกซิงค์การเปลี่ยนแปลงใหม่

คุณไม่มีตัวเลือกในการซิงค์รายชื่อติดต่อระหว่างสองระบบโดยสมบูรณ์เสมอไปในกรณีดังกล่าว ให้ดาวน์โหลดหรือส่งออกรายชื่อติดต่อของคุณจากแอปหนึ่ง อัปโหลดไปยังอีกแอปหนึ่ง จากนั้นซิงค์การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในอนาคตจากแอปหนึ่งไปอีกแอปหนึ่งหรือไม่ก็ได้

ข้อมูลวิธีการที่แม่นยำสำหรับการส่งออกผู้ติดต่อของคุณจากแอพเดียวจะแตกต่างกันไปตามแอพสำหรับแอปอีเมล เช่น Gmail และ Outlook การส่งออกที่อยู่ติดต่อของคุณค่อนข้างตรงไปตรงมาคำถามที่เร่งด่วนที่สุดคือโดยทั่วไปแล้วคุณต้องการใช้รูปแบบไฟล์ประเภทใด CSV หรือ vCardเรามาพูดถึงความแตกต่างก่อนที่จะไถนากัน

ไฟล์ CSV คืออะไร?

CSV ย่อมาจากค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค และเป็นรูปแบบไฟล์ที่ยอมรับกันมากที่สุดสำหรับข้อมูลสมุดที่อยู่เป็นค่าที่คั่นด้วยจุลภาคเดียวกันกับที่คุณได้รับเมื่อส่งออกสเปรดชีตไปยังไฟล์ประมวลผลคำข้อมูลแต่ละบรรทัดจากสเปรดชีตจะแปลเป็นบรรทัดข้อความ โดยที่เนื้อหาของเซลล์คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคCSV นั้นมนุษย์สามารถอ่านได้ ยืดหยุ่น และเบา ในแง่ที่ว่าขนาดไฟล์จะไม่ใหญ่โตนักแล้วทำไมไม่ใช้ล่ะ?การส่งออกเป็น CSV อาจทำให้ข้อมูลสูญหาย ซึ่งรวมถึงรูปภาพ ชื่อเล่น เว็บไซต์ และบางครั้งช่อง "บันทึกย่อ" ของผู้ติดต่อของคุณCSV นั้นไม่ดีในการจัดการอักขระพิเศษ ดังนั้นหากคุณมีข้อมูลติดต่อในสคริปต์อื่นหรือรู้จักผู้ที่มีเครื่องหมายเน้นเสียงในชื่อ สิ่งเหล่านี้จะหายไปหรืออ่านไม่ออก

vCard คืออะไร?

vCard เป็นรูปแบบนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์เป็นรูปแบบการส่งออกที่ครอบคลุมมากขึ้นสำหรับข้อมูลติดต่อ ซึ่งหมายความว่าไฟล์ที่ได้จะมีขนาดใหญ่กว่า CSVvCard ที่ส่งออกจะไม่สูญเสียข้อมูลมากนัก และสนับสนุนอักขระพิเศษและตัวอักษรต่างประเทศ (แต่ไม่ทั้งหมด) มากกว่า (แต่ไม่ทั้งหมด)อย่างไรก็ตาม คุณจะยังคงสูญเสียชื่อเล่น เว็บไซต์ และข้อมูล AIM เมื่อส่งออกไปยัง vCard vCard มักจะเชื่อมโยงกับแอปพลิเคชัน OS X และ iOS แม้ว่า Outlook และโปรแกรมอีเมลอื่นบางโปรแกรมที่ทำงานบน Windows ก็สามารถใช้งานได้เช่นกัน

กลับไปที่การส่งออก/นำเข้าและเลือกที่จะซิงค์เมื่อคุณทราบแล้วว่ารูปแบบใดที่คุณต้องการใช้และตรวจสอบว่ารูปแบบนั้นใช้ได้กับแอปและฐานข้อมูลใดก็ตามที่คุณมีอยู่แล้ว คุณสามารถดาวน์โหลดรายชื่อติดต่อจากที่หนึ่งและอัปโหลดไปยังอีกที่หนึ่งได้ไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบรายชื่อติดต่อบางส่วนเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้อย่างถูกต้อง

เมื่อคุณคัดลอกรายชื่อติดต่อจากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่งแล้ว คุณต้องการเปลี่ยนแปลงใหม่ในแอปใดแอปหนึ่งให้ปรากฏในแอปอื่นโดยอัตโนมัติหรือไม่ถ้าใช่ คุณจะต้องมีเครื่องมือของบุคคลที่สามสำหรับงานตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ IFTTT, Zapier และ Microsoft Flowบางครั้งเรียกรวมกันว่าเครื่องมืออัตโนมัติ

เครื่องมืออัตโนมัติสามารถเชื่อมต่อแอพที่ไม่จำเป็นต้องรวมเข้าด้วยกันกล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณมีแอป A และ B และไม่มีใครสร้างการผสานการทำงานแบบ one-touch กับอีกแอปหนึ่งเครื่องมืออัตโนมัติได้ก้าวเข้ามาและสร้างการบูรณาการระหว่าง A และ B สำหรับคุณ และตอนนี้เครื่องมือนี้สามารถช่วยคุณตั้งค่าและจัดการโฟลว์ของข้อมูลระหว่างทั้งสองแอพได้

ด้วยเครื่องมืออัตโนมัติ คุณมักจะไม่สามารถคัดลอกข้อมูลที่มีอยู่จำนวนมากจากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่งได้ด้วยวิธีเดียวกับที่คุณสามารถทำได้เมื่อคุณส่งออก/นำเข้าด้วยตัวเองมีวิธีแก้ไขปัญหาชั่วคราวที่เกี่ยวข้องกับ Google ชีต (เปิดในหน้าต่างใหม่) แต่อาจสร้างความหงุดหงิดในการสร้างและยากที่จะทำให้ถูกต้องอย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้เครื่องมืออัตโนมัติเพื่อตั้งค่ากฎเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงใหม่ทั้งหมดในแอปหนึ่งคัดลอกไปยังอีกแอปหนึ่ง ซึ่งเป็นวิธีที่ฉันแนะนำ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อให้เมื่อเครื่องมืออัตโนมัติตรวจพบการอัปเดตผู้ติดต่อ iCloud ของคุณ เครื่องมือจะรับการเปลี่ยนแปลงและคัดลอกไปยัง Google Contactsหรือในทางกลับกันคุณสามารถตั้งค่าได้ระหว่างสองแอพที่เครื่องมืออัตโนมัติของคุณรองรับ

เคล็ดลับที่แท้จริงคือทำให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจสิ่งที่เป็นและไม่เกิดขึ้นเมื่อคุณตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติคุณต้องแน่ใจว่าคุณรู้ว่าการซิงค์เกิดขึ้นในทิศทางใด และมีความล่าช้าระหว่างเวลาที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงกับเวลาที่การเปลี่ยนแปลงปรากฏขึ้นในแอพที่สองหรือไม่

ไม่มีการคัดลอกและวางอีกต่อไป

การคัดลอกข้อมูลรายชื่อติดต่อระหว่างสองแอปเป็นไปได้ทั้งหมด และไม่ต้องอาศัยการกดปุ่ม ctrl-c, ctrl-v ซ้ำแล้วซ้ำอีกคุณมีตัวเลือกมากมาย ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการทำ และตัวเลือกทั้งหมดนั้นค่อนข้างง่าย