ในปี 2548 บริษัทสี่คนชื่อ Upstartle ได้เปิดตัว Writely (เปิดในหน้าต่างใหม่) ซึ่งเป็นโปรแกรมประมวลผลคำออนไลน์เท่านั้นที่ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเบราว์เซอร์ใหม่ที่เรียกว่า AJAXWritely ให้คุณสร้าง บันทึก และเรียกเอกสารในเบราว์เซอร์ของคุณที่จัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์มันใช้งานได้ดีจน Google ซื้อ Upstartleless กว่าหนึ่งปีต่อมา
ในขณะนั้นการซื้อกิจการนั้นถือเป็นการพนันทุกวันนี้ เว็บแอปออนไลน์ถือเป็นเรื่องปกติชุดโปรแกรมสำนักงานของ Google ในตอนนี้ไม่ได้มีแค่เอกสาร (เวอร์ชันที่เป็นผู้ใหญ่ของ Writely) แต่ยังรวมถึงชีต (สเปรดชีต) สไลด์ (สำหรับงานนำเสนอ) ภาพวาด และฟอร์มด้วยทั้งหมดนี้ดีมากจนผลักดันให้ Microsoft สร้างเวอร์ชันออนไลน์ของ Word, Excel และ PowerPoint เพื่อทำงานร่วมกับบริการที่เก็บข้อมูล/ซิงค์ OneDrive
ส่วนที่ดีที่สุดคือทุกคนที่มีบัญชี Google สามารถเข้าถึงชุดสำนักงานได้ฟรีผู้ใช้ทางธุรกิจที่ชำระเงินจะได้รับเวอร์ชันที่เกือบจะมีประสิทธิภาพและยืดหยุ่นเท่ากับ Microsoft 365 ที่เรียกว่า Google Workspaceซึ่งรวมการทำงานร่วมกับ Gmail, ปฏิทิน, แชท, Meet และอื่นๆ ได้ดียิ่งขึ้นในราคา $6 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ แม้ว่าองค์กรไม่แสวงหากำไรและโรงเรียนจะได้รับบริการนี้ฟรีและทั้งหมดนี้ทำงานได้อย่างครอบคลุมกับ Google ไดรฟ์ ซึ่งเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์สำหรับไฟล์ของคุณ ซึ่งสามารถใช้เพื่อซิงค์ข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่นๆ
คุณสามารถใช้เอกสาร ชีต สไลด์ หรือ Workspace ได้ทั้งวันและผ่านไปได้ด้วยดี อันที่จริง เป็นไปได้ทั้งหมดแต่จะจ่ายเงินปันผลเพื่อรู้มากกว่าแค่พื้นฐานเราได้ระบุวิธีง่ายๆ แปดวิธีในการช่วยเปลี่ยนจาก Microsoft Word เป็น Google Docs รวมถึงวิธีการแก้ไขแบบออฟไลน์และการใช้เทมเพลตในที่นี้ เราจะลงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือทั้งหมดเพื่อแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจากชุดโปรแกรมสำนักงานของ Google
1.ดูเอกสารที่ไม่มีเพจ
มุมมองเริ่มต้นของ Google เอกสารจะแสดงให้คุณเห็นว่าเอกสารจะมีลักษณะอย่างไรหากคุณพิมพ์ออกมาบนกระดาษเป็นมุมมองแบบ WYSIWYG เดียวกันกับที่โปรแกรมประมวลผลคำแสดงมานานหลายทศวรรษแต่คุณพิมพ์ Google Doc บ่อยแค่ไหน?ถ้าคำตอบคือ "แทบไม่เคย" ก็เปลี่ยนเลยไปที่ ไฟล์ > การตั้งค่าหน้ากระดาษ และคลิกจาก Pages (พร้อมการตั้งค่าทั้งหมดสำหรับระยะขอบ การวางแนว ขนาดกระดาษ ฯลฯ) เป็น Pagelessตัวแบ่งหน้าจะหายไปและมุมมองจะเปลี่ยนเป็นภาพเต็มหน้าจอแบบต่อเนื่อง ซึ่งจะดียิ่งขึ้นสำหรับการดูภาพ ตาราง และอื่นๆ ใน Google เอกสารของคุณ
2.ระวังเส้นสีม่วง
Google สร้างสมาร์ทใหม่ๆ ใน Google เอกสารตลอดเวลาล่าสุดคือ นอกจากการขีดเส้นใต้การสะกดผิดด้วยสีแดงและไวยากรณ์สีน้ำเงินที่ไม่ดีแล้ว ยังจะขีดเส้นใต้สีม่วงเพื่อแนะนำคำที่ดีกว่า และช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงเสียงพูดโต้ตอบ ทำให้วลีกระชับ และใช้ภาษาที่ครอบคลุม
3.ทำเครื่องหมายหน้าด้วย Markdown
หากคุณเลือก Automatically Detect Markdown ภายใต้ Tools > Preferences จะช่วยให้คุณใช้ไวยากรณ์ Markdown ได้คุณถามอะไรเป็นชุดโค้ดขนาดเล็กที่คุณสามารถใช้จัดรูปแบบได้โดยไม่ต้องใช้เมาส์ดังนั้น คุณจึงควรพิมพ์ตัวหนาเพื่อให้เป็นตัวหนา หรือใช้ * เพื่อเริ่มรายการหัวข้อย่อย รวมถึงแป้นพิมพ์ลัดอื่นๆ (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Markdown ที่นี่)
4.เล่นเต็มหน้าจอ—สองครั้ง
ต้องการเวลาในการเขียนที่ปราศจากความฟุ้งซ่านหรือไม่?เลือกมุมมอง > เต็มหน้าจอเพื่อกำจัดเมนูและแถบเครื่องมือของ Google เอกสารที่ด้านบน (กดปุ่ม Esc เพื่อเรียกกลับ) หากคุณเพียงต้องการซ่อนแถบเมนู ให้คลิกเครื่องหมายลูกศรชี้ขึ้น (^) ทางด้านขวาสุดของเมนูหลักของเอกสารหรือชีตของคุณ
ก้าวต่อไป: กด F11 (หรือ Fn+F11 บนแป้นพิมพ์บางตัว) เพื่อขยายมุมมองเบราว์เซอร์ของคุณเป็นโหมดเต็มหน้าจอเพื่อซ่อนเมนู แถบชื่อเรื่อง และความยุ่งเหยิงอื่นๆ ทั้งหมดใน Chrome คุณสามารถไปที่เมนู Chrome สามจุด แล้วคลิกไอคอนสี่เหลี่ยมที่อยู่ถัดจากการซูมนั่นเป็นพื้นที่ที่ปราศจากสิ่งรบกวนมากมาย!แตะ F11 อีกครั้งเพื่อให้พวกเขากลับมา
5.ร่วมมือกับเพื่อน
สามารถทำงานพร้อมกันได้ถึง 100 คนใน Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์ไม่สำคัญว่าคุณจะใช้แล็ปท็อป แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนแยกกันทั้งหมดหากต้องการแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็น พวกเขาต้องการสิทธิ์ในการแก้ไข มิฉะนั้น ผู้ทำงานร่วมกันสามารถดูไฟล์ได้เท่านั้น
หากต้องการติดตามดูว่าเพื่อน ครอบครัว และ/หรือเพื่อนร่วมงานของคุณเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร ให้ดูประวัติการแก้ไขผ่านไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ดูประวัติเวอร์ชันรายการทางด้านขวาจะแสดงให้คุณเห็นว่าใครอัปเดตเอกสารและเมื่อใด คลิกชื่อเพื่อดูว่าพวกเขาทำอะไรตั้งชื่อที่แตกต่างกันให้กับเวอร์ชันต่างๆ เพื่อให้ง่ายต่อการติดตาม คลิกปุ่มที่ด้านบนขวาเพื่อดูเฉพาะเวอร์ชันที่มีชื่อคุณยังสามารถกู้คืนเอกสารหรือชีตเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าได้อีกด้วยสำหรับบทสรุปที่สมบูรณ์ โปรดอ่านวิธีการทำงานกับประวัติการแก้ไขใน Google เอกสาร
6.ใช้คำแนะนำเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลง
จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการให้การแก้ไขดูเหมือนกับการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามในเอกสาร Microsoft WordGoogle เอกสารสนับสนุนคุณลักษณะที่เรียกว่าแนะนำการแก้ไขคลิกปุ่มแก้ไข (พร้อมไอคอนดินสอ) ที่ด้านบนขวาคุณจะได้รับเมนูสำหรับการแก้ไข การแนะนำ (ซึ่งคุณหรือผู้อื่นสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามได้ในภายหลัง) หรือการดูเอกสารสุดท้ายมันไม่เหมือนกับ Word ทุกประการ แต่มันใกล้เคียงที่สุดเท่าที่จะทำได้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม อ่านวิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสาร
7.ค้นหาเอกสารหรือชีตที่แชร์ที่สูญหาย
ถ้าคุณจำชื่อเอกสารที่ต้องการไม่ได้ แต่จำได้ว่าใครแชร์กับคุณ ให้คลิกแชร์กับฉันในเมนูด้านซ้ายของ Google ไดรฟ์คุณจะได้รับรายการเอกสารทั้งหมดที่ผู้คนแชร์กับคุณหากรายการยาวเกินไปที่จะแยกวิเคราะห์ ให้พิมพ์ชื่อผู้ทำงานร่วมกันในช่องค้นหาที่ด้านบน
8.เผยแพร่และฝังไฟล์
หากคุณต้องการแบ่งปัน Google เอกสารกับคนมากกว่า 100 คน วิธีที่ง่ายที่สุดคือเผยแพร่เพื่อให้ได้รับ URL ที่คุณสามารถแบ่งปันได้ไปที่ ไฟล์ > แชร์ > เผยแพร่ไปยังเว็บถ้าเป็นชีต คุณสามารถเลือกแต่ละแท็บหรือทั้งสเปรดชีตได้ เช่นเดียวกับสไลด์ในการนำเสนอGoogle ทำสำเนาไฟล์และเผยแพร่ทางออนไลน์ โดยสร้างลิงก์เพื่อให้คุณคัดลอกและแชร์
คุณยังสามารถฝังไฟล์ Google ลงในเว็บไซต์ของคุณเองด้วยรหัสที่ให้ไว้วิธีนี้ใช้ได้ผลดีกับ Google ฟอร์มเป็นพิเศษ แม้ว่าผู้ดูแลระบบอาจจำกัดการเผยแพร่ถ้าคุณมีบัญชี Google Workspaceคุณสามารถเลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อที่ว่าหากมีการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร เอกสารจะเผยแพร่ใหม่เพื่อแสดงแบบออนไลน์ (หากต้องการยุติเรื่องนั้น ให้เลือกหยุดเผยแพร่)
9.ตั้งระดับการแบ่งปัน
เมื่อคุณแชร์เอกสาร คุณอาจคิดว่าทุกคนเท่าเทียมกันไม่อย่างนั้นการเข้าถึงเอกสารมีสี่ระดับ ซึ่งคุณตั้งค่าสำหรับบุคคลเมื่อคุณแชร์เอกสารเจ้าของสามารถทำอะไรกับไฟล์ได้ แม้กระทั่งลบทิ้ง และเชิญผู้ทำงานร่วมกันเพิ่ม ผู้แก้ไขสามารถแก้ไขได้ แต่เชิญผู้ทำงานร่วมกันเพิ่มหากเจ้าของอนุญาตเท่านั้น ผู้ดูจะได้เห็นสิ่งที่เกิดขึ้น ผู้แสดงความคิดเห็นสามารถเห็นและแสดงความคิดเห็นได้ผู้ดูและผู้แสดงความคิดเห็นสามารถทำสำเนาเอกสารได้ ดังนั้นอย่าคิดว่าเอกสารเหล่านี้ "ปลอดภัย"
10.เปลี่ยนความเป็นเจ้าของ
บางครั้ง คุณเป็นเจ้าของ Google เอกสาร/ชีต/สไลด์ที่คุณต้องโอนให้คนอื่นคุณอาจกำลังจะออกจากบริษัทเป็นต้นคุณสามารถย้ายโอนความเป็นเจ้าของให้กับคนที่คุณเคยแชร์ด้วยเท่านั้นคลิกปุ่มแชร์สีน้ำเงิน และในรายการ "ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง" ให้ค้นหาชื่อเจ้าของใหม่ที่คุณเลือก แล้วคลิกเมนูถัดจากชื่อคุณจะเห็นตัวเลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น ผู้แก้ไข เพิ่มการหมดอายุ (หากคุณใช้ Google Workspace) โอนความเป็นเจ้าของ และนำสิทธิ์การเข้าถึงออก
11.แชทขณะแก้ไข
Google เอกสารจะแสดงผู้ทำงานร่วมกันในเอกสารของคุณที่มุมบนขวาคุณสามารถแสดงความคิดเห็นหรือคำถามในบรรทัดสำหรับบางคนในขณะที่คุณทำงาน แต่คุณสามารถส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีให้พวกเขาได้คลิกฟองแชทที่อยู่ถัดจากหัวแชทของผู้ทำงานร่วมกันแล้วพิมพ์ข้อความของคุณอย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่ข้อความส่วนตัวคนอื่นๆ ในเอกสารสามารถเห็นการสนทนาของคุณ
12.เพิ่มโปรแกรมเสริมบางอย่าง
ส่วนเสริมจำนวนมากสามารถขยายฟังก์ชันการทำงานที่คุณได้รับฟรีในเอกสารและชีตค้นหาหรือเปิดใช้งานโดยคลิกส่วนขยาย >ส่วนเสริม >รับส่วนเสริมภายในเอกสารหากคุณติดตั้ง อาจมีอีเมลจาก Google ยืนยันว่าส่วนเสริมได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงบัญชีของคุณ (หากคุณใช้ Google Workspace ผู้ดูแลระบบบัญชีอาจจำกัดการเข้าถึงของคุณ)
13.รู้จักแอพมือถือของคุณ
Google มีแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่แยกต่างหากสำหรับเอกสาร (iOS (เปิดในหน้าต่างใหม่), Android (เปิดในหน้าต่างใหม่)), ชีต (iOS (เปิดในหน้าต่างใหม่), Android (เปิดในหน้าต่างใหม่)) และสไลด์ (iOS(เปิดในหน้าต่างใหม่),Android(เปิดในหน้าต่างใหม่)).แอป TheDrive (เปิดในหน้าต่างใหม่) เปิดใช้งานเพื่อให้เข้าถึงและดูไฟล์ที่เก็บไว้ เมื่อคุณต้องการแก้ไข ระบบจะแบ่งคุณไปยังแอปอื่นๆ หากติดตั้งไว้
14.คุยกับหมอ
คุณสามารถใช้ "การพิมพ์ด้วยเสียง" ในตัวของ Google เอกสารเพื่อกำหนดข้อความในเอกสารได้นอกจากนี้ยังรองรับคำสั่งเสียง คุณจึงทำสิ่งต่างๆ ได้ เช่น เริ่มส่วนใหม่โดยพูดว่า "ขึ้นบรรทัดใหม่" หรือ "ย่อหน้าใหม่"คุณยังสามารถแก้ไขและจัดรูปแบบได้ตามที่คุณไป หรือย้ายไปรอบๆ เอกสารโดยพูดว่า "ไปที่" แล้วสิ้นสุด/เริ่มต้น/ถัดไปสำหรับย่อหน้า/บรรทัด/เอกสาร คอมโบจะไม่มีที่สิ้นสุด (เปิดในหน้าต่างใหม่)
คุณต้องมีไมโครโฟนที่ใช้งานได้แน่นอนคลิกเครื่องมือ > การพิมพ์ด้วยเสียง (หรือ Ctrl+Shift+S) เมื่อคุณเห็นไอคอนไมโครโฟนสีแดง ให้เริ่มพูด แตะไอคอนหรือพูดว่า "หยุดฟัง" เพื่อหยุดชั่วคราวการพิมพ์ด้วยเสียงยังใช้ได้กับบันทึกของผู้บรรยายในสไลด์ด้วย และใช้งานได้ในหลายภาษา (เปิดในหน้าต่างใหม่)อย่างไรก็ตาม มันจะเซ็นเซอร์คำสาปด้วยเครื่องหมายดอกจัน—คุณจะต้องพิมพ์ **** อีกครั้งในภายหลังสำหรับรายละเอียดทั้งหมด โปรดอ่าน Rest Your Fingers ลองใช้ Google Docs Voice Typing
15. 'แปลง' เป็นเอกสาร
คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ใดๆ ลงใน Google Drive ได้ แต่ถ้าเป็นไฟล์ที่สร้างด้วยผลิตภัณฑ์อื่น เช่น Microsoft Word คุณจะทำงานกับไฟล์เหล่านั้นอย่างไรหลังจากอัปโหลดแล้วการแปลงไฟล์เป็นรูปแบบ Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์จะไม่ปรากฏให้เห็นในทุกวันนี้อัปโหลดไฟล์และ Google จะใช้ค่าเริ่มต้นในการเปิดไฟล์ Microsoft ที่เข้ากันได้ในโหมดแก้ไข เว้นแต่จะมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านไม่จำเป็นต้องมีขั้นตอนการแปลงจริง
การแก้ไข Office สำหรับเอกสาร ชีต และสไลด์ (เปิดในหน้าต่างใหม่) ส่วนขยาย Chrome ช่วยให้คุณแก้ไขเอกสาร Office จาก Word, Excel หรือ PowerPoint ที่คุณลากลงในเบราว์เซอร์ Chromeเมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถไปที่ ไฟล์ > ดาวน์โหลด เพื่อบันทึกไฟล์กลับเป็นรูปแบบ Microsoft ดั้งเดิมได้
16.เปรียบเทียบเอกสารของคุณ
มี Google Docs สองสามอันที่คล้ายคลึงกัน แต่ไม่เหมือนกัน และคุณไม่เห็นความแตกต่างใช่ไหมไปที่หนึ่งในเอกสารที่คุณต้องการตรวจสอบ และเลือกเครื่องมือ > เปรียบเทียบเอกสารในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกเอกสารที่สองการเปรียบเทียบจะปรากฏเป็นเอกสารใหม่ที่ชื่อว่า "การเปรียบเทียบ [doc 1] & [doc 2]" และแสดงความแตกต่างผ่านการแก้ไขที่แนะนำ
17.ทำลิงค์บางส่วน
แทรกลิงก์ใน Google Doc ได้ง่าย: เลือกข้อความ คลิกไอคอนลูกโซ่ หรือ hitCtrl-K และกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถวาง URL ได้แต่ถ้าคุณยังไม่มี URL สำหรับลิงก์ Google จะแนะนำเอกสารอื่นๆ ที่จะเชื่อมโยงหรือค้นหาหน้าเว็บสำหรับคุณ เนื่องจากการค้นหาของ Google ถูกรวมเข้าด้วยกันมันจะค้นหาคำที่คุณเน้นและแสดงผลในกล่องโต้ตอบที่ด้านล่างหากคุณพบลิงก์ที่ต้องการ ให้คลิกเพื่อแทรกลิงก์นั้นทันที
18.เอามือออกจากเมาส์
แป้นพิมพ์ลัดนั้นยอดเยี่ยม แต่คุณจะค้นหาได้อย่างไรไม่ว่าคุณจะใช้เว็บแอปของ Google อะไร ให้พิมพ์ Ctrl+/ แล้วเมนูทางลัดจะแสดงตัวเลือกแป้นพิมพ์ทั้งหมดที่มีน่าเศร้าที่คุณไม่สามารถเปลี่ยนการกดแป้นพิมพ์ที่ตั้งไว้ล่วงหน้าได้
19.แปลได้ทันที
มีเอกสารเป็นภาษาต่างประเทศหรือไม่?อัปโหลดไปยัง Google ไดรฟ์ เปิดเป็น Google เอกสาร แล้วคลิกเครื่องมือ > แปลเอกสารคุณจะได้รับเอกสารที่ซ้ำกันในภาษาใหม่ที่ต้องการหากคุณต้องการแปลเฉพาะบางส่วนของเอกสาร ให้ดาวน์โหลดส่วนเสริมการแปลย่อหน้าของเอกสาร (เปิดในหน้าต่างใหม่)
20.ปกป้องสเปรดชีตของคุณ
คุณสามารถป้องกันแผ่นงานภายใน Google ชีตได้ผ่านข้อมูล > ป้องกันแผ่นงานและช่วงเลือกผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง ใครสามารถแก้ไข หรือเลือกที่จะแสดงคำเตือนหากมีคนพยายามแก้ไขละเอียดและมีประโยชน์มากยิ่งขึ้นคือความสามารถในการปกป้องข้อมูลที่ไม่ต่อเนื่องภายในเวิร์กชีตเลือกสิ่งที่คุณต้องการปกป้องเพื่อไม่ให้ใครนอกจากคุณหรือเพียงไม่กี่คนที่คุณเลือกแตะ ไปที่ข้อมูล > ป้องกันชีตและช่วง แล้วยืนยันช่วงของเซลล์หากคุณได้ป้องกันบางส่วนของเวิร์กชีตแล้ว คุณอาจต้องคลิก + เพิ่มแผ่นงานหรือช่วง
21.แบบอักษรใบหน้า
หากคุณรู้สึกว่าตัวเลือกแบบอักษรใน Google เอกสารจำกัดความคิดสร้างสรรค์ของคุณ ให้เพิ่มอีกหน่อยในกล่องแบบอักษรบนแถบเครื่องมือ ตัวเลือกยอดนิยมคือแบบอักษรเพิ่มเติมกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นช่วยให้คุณแสดงฟอนต์ตามประเภทได้ เช่น ลายมือ, monospace, serif หรือ sans-serifจากนั้นคุณสามารถจัดเรียงตามความนิยมหรือวันที่เพิ่มหรือแนวโน้ม หรือเพียงแค่ค้นหาชื่อแบบอักษรเฉพาะจากนั้นทำเครื่องหมายข้างแบบอักษรที่คุณต้องการเข้าถึงอย่างรวดเร็วจากตัวเอกสารเอง
แบบอักษรไม่เฉพาะเจาะจงในเอกสาร หากคุณเลือกแบบอักษรใหม่ แบบอักษรนั้นจะพร้อมใช้งานใน Google เอกสาร ชีต และสไลด์ทั้งหมดของคุณแบบอักษรของ Google ทั้งหมดสามารถดูได้ที่fonts.google.com(เปิดในหน้าต่างใหม่) แต่ไม่สามารถใช้ได้กับ Google เอกสาร/สไลด์ทั้งหมดวิธีที่ดีกว่าในการดูแบบอักษรทั้งหมดคือการใช้โปรแกรมเสริม Extensis Fonts (เปิดในหน้าต่างใหม่)
22.เจาะลึกคำจำกัดความ
คลิกขวาที่คำและเลือกกำหนด (หรือกด Ctrl+Shift+Y) เพื่อรับพจนานุกรมข้อมูลนี้มาจาก Google แต่มักจะมีคำพ้องความหมายที่คุณสามารถคลิกเพื่อกำหนดคำที่คล้ายกันได้ ซึ่งก็คือรูปแบบพจนานุกรม (รับ Power Thesaurus (เปิดในหน้าต่างใหม่) add-on หากคุณต้องการค้นหาตัวเลือกคำใหม่จริงๆ)
23.อีเมลความคิดเห็น
ดังนั้น คุณจึงได้แสดงความคิดเห็นที่นำไปใช้ได้จริงในเอกสาร/ชีต/สไลด์ของคุณ และต้องการให้ใครซักคนให้ความสนใจกับมัน สถิติคุณสามารถส่งไปยังบุคคลที่ใช่ได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่าคุณจะยังไม่ได้แชร์ไฟล์ต้นฉบับกับพวกเขาก็ตามเพียงพิมพ์ @ หรือ + ในความคิดเห็น คุณจะได้รับรายชื่อที่อยู่อีเมลของผู้ทำงานร่วมกันที่ใช้บ่อยที่สุดหากบุคคลที่ใช่ไม่อยู่ในรายการ ให้พิมพ์อีเมลของบุคคลนั้นคลิกช่อง "มอบหมายให้..." เพื่อให้ชัดเจนความคิดเห็นจะไปที่กล่องจดหมายของพวกเขาโดยตรงหากคุณไม่ได้แชร์กับบุคคลนั้นก่อนหน้านี้ ระบบจะขอให้คุณดำเนินการก่อนที่จะส่งความคิดเห็น
แนะนำโดยบรรณาธิการของเรา
24.สำรวจบานหน้าต่าง
เมื่อคุณมีหัวหน้าของโครงการและอสังหาริมทรัพย์ที่มีหน้าจอจำกัด สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือออกจากหน้านั้นเพื่อทำการค้นหาบานหน้าต่างสำรวจได้รับรอบนั้นคุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางไอคอนที่ด้านล่างขวาซึ่งดูเหมือนเพชรในกล่องสี่เหลี่ยม (อาจถูกบดบังหากคุณมีส่วนขยาย Chrome บางตัวที่ทำงานอยู่ เช่น Grammarly) หรือกด Ctrl+Alt+Shift+Iจะแสดงบานหน้าต่างข้อมูลทางด้านขวาของเอกสาร ซึ่งคุณสามารถคลิกเข้าไปเพื่อศึกษาเพิ่มเติมได้
สิ่งที่คุณพบ แม้แต่รูปภาพ คุณสามารถแทรกลงในเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดายหากคุณกำลังแทรกลิงก์ไปยังเว็บ ให้คลิกไอคอนเครื่องหมายคำพูดที่ปรากฏขึ้น และมันจะติดอยู่ในเชิงอรรถอ้างอิงแหล่งที่มาที่ด้านล่างของหน้า (หรือด้านล่างของเอกสารหากคุณใช้มุมมอง Pageless) .
25.แทรกแผนภูมิลงในเอกสาร
เมนูแทรกในเอกสารช่วยให้คุณสามารถวางรายการทุกประเภทลงในเอกสารของคุณ เช่น อักขระพิเศษ ตาราง ภาพวาด และรูปภาพและสร้างแผนภูมิใน Google ชีตได้ง่ายๆ โดยใช้เมนูแทรกเพื่อสร้างแผนภูมิตามข้อมูลที่คุณสร้างเมื่อเสร็จแล้ว ให้กลับไปที่เอกสาร จากนั้นใช้ แทรก > แผนภูมิ > จากชีต เพื่อรวมแผนภูมิเดียวกันเพียงค้นหาชีตที่มีแผนภูมิ (หรือแผนภูมิ) แล้วคุณจะเลือกแผนภูมิที่ต้องการได้
26.การสร้างแบบเลื่อนลงทำได้ง่าย
Google รวม "ชิป" ไว้ในเอกสารและชีตเพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานร่วมกันเพิ่มเติมตัวอย่างเช่น ในเอกสาร คุณสามารถใช้ส่วนแทรก > รายการแบบเลื่อนลงเพื่อใส่ชิปแบบเลื่อนลง ซึ่งจะสร้างเมนูที่สามารถใช้ในเอกสารเพื่อระบุสถานะหรือรับคำติชมค่าเริ่มต้นสองสามรายการครอบคลุม "สถานะโครงการ" และ "สถานะการตรวจสอบ" แต่คุณสามารถสร้างรายการแบบเลื่อนลงของคุณเองได้
หากคุณต้องการเมนูแบบเลื่อนลงในชีต เพื่อให้ข้อมูลได้รับการตรวจสอบให้มีเฉพาะรายการจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งจะต่างออกไปเล็กน้อยคลิกเซลล์สำหรับเมนู คลิกข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เลือกช่วงของเซลล์หรือป้อนรายการที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (ไม่มีช่องว่าง) และเซลล์ดังกล่าวจะเป็นเมนูคัดลอกเซลล์นั้นไปยังเซลล์อื่นตามต้องการเพื่อให้เมนูทำงานได้หลายจุด
27.ชิปเต็มถุง
สำหรับ Google เอกสารและชีต “ชิปอัจฉริยะ” เป็นมากกว่าการสร้างเมนูGoogle ใช้คำอุปมานี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกือบทุกอย่างที่คุณสามารถแทรกลงในเอกสารหรือสเปรดชีตได้ในบรรทัดใหม่ในเอกสาร ให้พิมพ์ @ แล้วคุณจะเห็นเมนูที่มีตัวเลือกมากมายตั้งแต่บุคคลในรายชื่อติดต่อ ไปจนถึงรายการในปฏิทิน ไปจนถึง "ส่วนประกอบสำคัญ" สำหรับการจดบันทึกการประชุมหรือเขียนอีเมลฉบับร่าง (ซึ่งคุณสามารถแบ่งได้อย่างง่ายดาย ไปที่ Gmail เมื่อเสร็จแล้ว) @ นั้นโดยพื้นฐานแล้วเป็นทางลัดไปยังเนื้อหาทางธุรกิจของเมนูแทรก
28.Sparkline ข้อมูลของคุณ
มีคอลัมน์หรือแถวของตัวเลขที่คู่ควรกับเส้นแนวโน้มอย่างรวดเร็วหรือไม่?ไปที่เซลล์แล้วพิมพ์ =(SPARKLINE แล้วระบบจะถามหาช่วงของเซลล์เลือกพวกเขา กด Enter และคุณจะได้กราฟที่รวดเร็วของจุดสูงสุดและต่ำสุดเมื่อเวลาผ่านไป
29.เรียนรู้สูตรได้ทันที
เมื่อคุณพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับลงในเซลล์ใน Google ชีต คุณกำลังเริ่มต้นสูตรที่สามารถคำนวณได้เกือบทุกอย่างแต่การเรียนรู้สูตรประเภทต่างๆ ไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเพิ่งเริ่มใช้สเปรดชีตชีตทำให้ง่ายขึ้น โดยจะใส่ข้อมูลสรุปว่าสูตรทำอะไรบ้างในเมนูแบบเลื่อนลง พร้อมแสดงให้เห็นว่าแอตทริบิวต์ของสูตรควรเป็นอย่างไรและควรมาจากไหนหากไม่เห็น ให้คลิกปุ่ม ?ไอคอนถัดจากฟิลด์เพื่อรันบน Formula Help
30.ส่งแบบฟอร์มไปที่ชีต
การใช้ Google ฟอร์มเป็นวิธีที่ดีในการรับข้อมูลพื้นฐานจากกลุ่มแต่คุณจะเก็บไว้ที่ไหน?ฟอร์มมีไว้ทุกอย่าง แต่คุณส่งไปที่ชีตได้ใน form.google.com ให้คลิกแท็บการตอบกลับสำหรับแบบฟอร์มที่เป็นปัญหาคุณจะเห็นไอคอนชีตสี่เหลี่ยมสีเขียว คลิกเพียงครั้งเดียว แล้วคุณจะได้รับตัวเลือกในการใส่คำตอบลงในชีตใหม่หรือที่มีอยู่ ซึ่งจะเปิดขึ้นพร้อมกับข้อมูลทั้งหมดเมื่อคุณคลิกคำตอบในอนาคตจะยังคงกรองลงในแผ่นงานต่อไปในอนาคต จนกว่าคุณจะกลับไปที่การตอบกลับ และใช้เมนูสามจุดเพื่อยกเลิกการเชื่อมโยงแบบฟอร์ม
31.มาส์กภาพสไลด์
หากคุณกำลังสร้างสไลด์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับงานนำเสนอ แสดงว่าคุณกำลังใช้กราฟิกเพิ่มสีสันให้กับรูปภาพด้วยการมาสก์ ซึ่งหมายความว่าให้รูปร่างอื่นที่ไม่ใช่สี่เหลี่ยมผืนผ้าคลิกที่รูปภาพ จากนั้นคลิกลูกศรดรอปดาวน์ถัดจากไอคอนครอบตัดเพื่อดูภาพมาสก์เมนูนี้ไม่เพียงแต่มีรูปร่างเท่านั้นแต่ยังมีคำบรรยายแบบลูกศรชี้ เช่น ลูกโป่งคำ และแม้แต่สัญลักษณ์สมการ (ทำให้รูปภาพเป็นเครื่องหมายบวก) เลิกทำทุกครั้งที่หน้ากากดูไม่ถูกต้องและพยายามต่อไป
32.ลิงค์ระหว่างสไลด์
โดยปกติ คุณจะผ่านการนำเสนอทีละสไลด์แต่สไลด์อาจอ้างอิงหลายสิ่งหลายอย่าง และสะดวกที่จะข้ามไปยังสิ่งเหล่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับ Google สไลด์ เนื่องจากคุณอาจกำลังแบ่งปันกับคนอื่นแทนที่จะนำเสนอต่อพวกเขาจริงๆ
ดังนั้นใส่ลิงค์ในสไลด์เพื่อคลิกกด Ctrl+K เมื่อคุณเลือกรูปภาพหรือข้อความที่เหมาะสม คลิกในกล่องลิงก์ แล้วคุณจะได้รับรายการสไลด์ทั้งหมดในงานนำเสนอหากคุณคลิก Find More คุณจะพบลิงก์ไปยังไซต์และรูปภาพบนเว็บที่คุณสามารถลิงก์โดยตรงได้เช่นกัน
สำหรับตัวคุณเอง ฟังก์ชันบุ๊กมาร์กอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการคุณยังสามารถคั่นหน้าข้อความที่เลือกมันจะช่วยให้คุณข้ามไปยังจุดเฉพาะในพรีโซโดยไม่ต้องเลื่อนดู
33.สร้างสไลด์มาสเตอร์
ถ้างานนำเสนอของคุณมีความยาวมากกว่า 10 สไลด์ ให้สร้างสไลด์ต้นแบบ ซึ่งเป็นเทมเพลตที่ใช้โดยสไลด์ทั้งหมดในงานนำเสนอของคุณการเปลี่ยนแปลงหนึ่งรายการในต้นแบบ (ผ่านสไลด์ > แก้ไขต้นแบบ) หมายความว่าจะปรากฏในทุกสไลด์เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเพิ่มโลโก้ แบบแผนชุดสี หรือข้อความที่คลิกได้เล็กน้อยลงในสไลด์ทั้งหมด เพื่อให้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่ายในภายหลัง
34.ลองใช้ Presenter View
ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณอาจไม่ได้อยู่ในห้องเดียวกันกับคนที่กำลังนำเสนอสไลด์ของคุณ โดยเฉพาะในทุกวันนี้หากต้องการแชร์กับหลายคนพร้อมกัน ให้ไปที่ Present > Presenter Viewคุณสามารถนำไปแสดงบันทึกของผู้บรรยายได้หากเหมาะสมคลิกเครื่องมือผู้ชมและเริ่มต้นใหม่เพื่อรับลิงก์ที่คุณสามารถส่งไปยังผู้ชมของคุณได้พวกเขาสามารถนำเสนอตามจังหวะของตนเอง แต่พวกเขายังสามารถส่งคำถามที่คุณสามารถตอบได้แบบเรียลไทม์เมื่อพวกเขาเข้ามา
35.ทำให้สไลด์ของคุณร้องเพลง (หรือพูดคุย)
การนำเข้าเสียงเพื่อพูดแทนคุณถือเป็นส่วนสำคัญของโปรแกรมการนำเสนอจำนวนมาก แต่ Google สไลด์นั้นแตกต่างไปจากส่วนใหญ่นั่นเป็นเพราะว่าไฟล์ต้องอยู่ในที่เก็บข้อมูล Google ไดรฟ์ของคุณจึงจะฝังได้ง่ายคำสั่ง แทรก > เสียง ทำให้ง่ายต่อการค้นหาไฟล์เสียงในไดรฟ์ หรือค้นหาเสียงที่แชร์กับคุณ (ไฟล์มักจะอยู่ในรูปแบบ MP3 หรือ WAV และยังสามารถเป็นส่วนเสียงของ MP4) เมื่อเสียงอยู่บนสไลด์ ผู้นำเสนอหรือผู้ดูสามารถคลิกเพื่อเล่นเสียงได้
