Många företag förbereder sig för att flytta tillbaka anställda till kontor, antingen för att lindra stressen av isolering eller helt enkelt för att hålla sig ekonomiskt flytande.Oavsett orsaken innebär att hålla anställda säkra arbetsgivare måste övervinna en mängd olika hinder, inklusive att följa nya hälso- och säkerhetsföreskrifter som sannolikt kommer att inkludera helt nya överväganden som kontaktspårning (öppnas i ett nytt fönster) och att hålla anställda på rätt avstånd med hjälp av rymdhantering verktyg.
Även etablerade affärsprocesser, särskilt människorcentrerade vektorer som mänskliga resurser (HR) kommer att behöva anpassa nya lösningar, till exempel att bygga en hybrid bemanningsmodell med hjälp av verktyg för hantering av distanspersonal.Det är en stor utmaning för de flesta arbetsgivare, men det är inte den enda utmaningen.Även anställda måste anpassa sina perspektiv noggrant när de överväger att återvända till kontoret.Det innebär att du tar en närmare titt på varje del av arbetsdagen från att återuppta en daglig pendling till var och exakt hur du tänker utföra arbete i en ny typ av kontorspopulation.
Innan du ens tänker på kontoret bör du tänka på att det bästa stället att börja är om du överhuvudtaget vill gå tillbaka till jobbet.Om det passar dig att arbeta hemma är det bästa sättet att presentera detta skifte till din arbetsgivare att inte bara fråga, utan fråga med en plan.Arbeta med HR om exakt hur ett skifte till att arbeta helt hemifrån skulle fungera och utforska tillgängliga verktyg och tekniker för att hitta nya sätt att hjälpa.De flesta arbetsgivare är mer mottagliga för detta koncept än de någonsin varit, särskilt för ett "hybrid" arbetsscenario där anställda arbetar delvis hemma och delvis på kontoret.
Om en återgång till arbetet, till och med bara en delvis återgång, ligger inom din omedelbara framtid, är det i ditt bästa intresse att vara så involverad i din arbetsgivares planeringsprocess som möjligt.Ta reda på vem som är på plats för att organisera återöppningen av kontoret och se till att diskutera följande frågor med dem.
Att komma in genom dörren
(Diagram med tillstånd av Statista)
En studie från PricewaterhouseCoopers (öppnas i ett nytt fönster) citerad av Statista (se bilden ovan), visar att när det gäller att återöppna kontorsutrymmen under pandemin planerar 81 procent av företagen att ändra säkerhetsåtgärder och krav på arbetsplatsen medan 78 procent siktar på att omkonfigurera arbetsplatser för att främja fysisk distansering.Dessutom planerar 54 procent av företagen att göra distansarbete till ett permanent alternativ för roller som tillåter det, och 53 procent av företagen överväger att byta skift eller alternativa besättningar för att minska exponeringen.
Det betyder att Return-to-Work-strategier (RTW) inte bara kommer att ha en drastisk effekt på din nuvarande arbetsmiljö när du återvänder, exakt vad dessa effekter är kommer också att variera kraftigt för olika organisationer, eftersom åtgärder kommer att vara beroende av olika överväganden, inklusive vilken typ av arbete som utförs, egenskaperna hos utrymmet, storleken på den anställda befolkningen och vilka nya covid-19 hälsobestämmelser som gäller för din stat och kommun.
Räkna med stränga begränsningar för vilka kontorsplatser som kommer att vara tillgängliga, antalet anställda som tillåts på plats vid varje given tidpunkt, samt ny personal och procedurer för att möjliggöra nya åtgärder, som kontaktspårning och desinficeringsarbete mellan skift.Kontor kommer också att behöva tillhandahålla personalen personlig skyddsutrustning (PPE) såsom masker, ansiktsskydd, handskar och en stadig tillgång av desinfektionsmedel och handdesinfektionsmedel.Anställda måste vara säkra på att de förstår vilka åtgärder som vidtas, vilka rutiner som är för att implementera dem och var och hur de ska samla in ny utrustning som krävs för säkerheten.
Passerkontroll kommer att vara ett särskilt irriterande problem för anställda som är oförberedda.Det beror på att den här processen kommer att vara hur anställda screenas och tillåts komma in på arbetsplatsen, troligen nu en process i flera steg som ofta kommer att involvera ett onlinebokningssystem och till och med någon form av smart token.Detta låter komplicerat, men åtkomstkontroll är avgörande för att screena smittsamma anställda, samt för att avgöra vem som är på plats vid varje given tidpunkt.Det är därför inte bara arbetsgivare utan även lokala covid-19-myndigheter och kommunala bestämmelser lägger sådan särskild vikt vid denna process.
De flesta åtkomstprocesser kommer att gå ungefär så här: Innan de lämnar sina hem måste de anställda verifiera att de inte känner några symtom genom en hälsokontroll, möjligen via en mobilapp eller ett återgångsverktyg, som Zoho BackToWork.De förväntas sedan fortsätta till ett screeningområde när de anländer, där deras temperaturer kommer att mätas innan de ger dem tillgång till deras arbetsområde.Den tillgången kommer då endast att beviljas om den anställde har en giltig reservation som väntar i systemet.Om det inte är ett problem kommer den anställde att ges tillgång till kontoret med hjälp av ett smartkort eller liknande token som används för att bekräfta tidpunkten för in- och utresa samt var den anställde kommer att tillbringa större delen av arbetsdagen.
Särskilt i början kommer underlåtenhet att uppfylla något av dessa krav sannolikt att leda till att du skickas hem, så det är viktigt att arbeta med din arbetsgivares RTW-team för att se till att du helt förstår processen och har alla nödvändiga appar och tokens.
Pendlingsproblem
Ironiskt nog är en av de mest problematiska RTW-problemen för anställda inte kontoret, det är att ta sig till kontoret.Att pendla till jobbet i egen bil är en sak, men att använda kollektivtrafik, en oundviklig situation på många platser, har många anställda mycket oroliga.Efter nästan ett år av allmän isolering kommer det att krävas lite övertygande för många anställda att återgå till sina dagliga tåg-, buss- eller tunnelbanependlar.
"Arbetsgivarna har gjort ett bra jobb för att se till att kontor är säkra och sanerade med protokoll för att hålla dem på det sättet. Men eftersom kollektivtrafiken förblir det primära sättet att få anställda till kontoret är säkerheten en helt ny utmaning", säger Dave Bryant, vice. president på One Workplace(Öppnas i ett nytt fönster), ett ledande kommersiellt inredningsföretag i Bay Area. "Att ge anställda alternativ och säkrare sätt att ta sig till jobbet, som företagsbussar och samåkningstjänster, som har städprotokoll, är alternativ som arbetsgivare bör överväga att få arbetare till och från jobbet på ett säkert sätt."
"Space-as-a-Service(Öppnas i ett nytt fönster) (SPaaS) är en stigande trend som låter många företag anpassa mindre kontorslokaler som ligger närmare där deras anställda bor", säger Bryant.Att placera nytt utrymme närmare dessa anställdas nav kommer inte bara att minska pendlingstiderna, enligt Bryant, utan också ändra pendlingskraven och ge en säker plats borta från det större kontoret när arbetet inte kräver att anställda är där.
Återigen, om du funderar på att återgå till arbetet, ta upp det här problemet med din arbetsgivare och se om någon av dessa lösningar kan fungera för ditt företag.
Förvänta dig ny teknik
Vi har nämnt ny teknik för åtkomstkontroll ovan, men för många anställda är det inte den enda nya tekniken de stöter på när de återvänder till kontoret under pandemin.Till exempel säger Cisco att det noga övervägt vad återgång till arbete innebär för anställda på sina kontor.
"Vi har ökat antalet sensorer vi har i vårt konferensrumshårdvara", säger Jeetu Patel, SVP och GM säkerhets- och applikationsavdelning på Cisco.Han sa att företaget lägger till olika sensorer till sin konferenslösningshårdvara, "som kan känna av antalet deltagare i ett rum, mäta temperatur- och luftfuktighetsnivåer och till och med mäta luftkvaliteten."Cisco och liknande arbetsgivare kommer att samla in den här typen av anläggningsdata på nya sätt och specifikt i syfte att säkerställa att anställda förblir säkra när de är på plats.
Ciscos Webex Room Navigators (öppnas i ett nytt fönster), som är kontorspekskärmar som ger omedelbara anslutningar till videokonferenser, rumskontroller, innehållsdelning och rumsbokning är nu röstaktiverade. "Du kan bara gå in i ett rum och säga "Hej Webex, jag ska gå med i mötet." Systemet har närhetskontroller som kommer att kunna identifiera deltagare [via deras] smartphones med hjälp av ultraljud."sa Patel.
Han tillägger att övergången till röstassistenter på kontoret nu har den extra fördelen att vara en mer sanitär lösning, eftersom färre ytor behöver röras fysiskt.Och naturligtvis finns det massor av ytterligare fördelar som kommer att fortsätta att hjälpa arbetare även efter pandemin, såsom intelligent rumsbokning, justering av belysning och persienner, samt automatisk åtkomst till smarta skärmar och annan konferensteknik.
Att tänka om för anställdas förmåner
Förmåner och förmåner för anställda är viktiga faktorer för anställda som överväger ett jobb eller en arbetsplats framför en annan.Under tiden före COVID-19, hjälpte förmåner som gratis måltider och snacks, öppna konceptlounger, gymmedlemskap, såväl som företagets happy hour och utflykter att locka anställda och till och med höll dem kvar på kontor längre.Dessa förmåner och förmåner kanske inte längre är lika lockande eller vettiga för distansarbetare eller anställda som kommer tillbaka till kontor.
"Skiftet tillbaka till den fysiska arbetsplatsen för med sig några stora överväganden kring de typer av förmåner och förmåner som arbetsgivare erbjuder sina anställda", säger Jordan Peace, medgrundare och VD för Fringe, (Öppnas i ett nytt fönster) ett företag med livsstilsförmåner.
"Månader av distansarbete har tvingat företag att ompröva vilka typer av förmåner de erbjuder sina anställda. Många förmåner på kontoret som gymmedlemskap, pingisbord eller luncher med catering har i princip blivit föråldrade över en natt", säger Peace.I deras ställe har en ny kategori uppstått, en av livsstilsförmåner.Den här typen av förmåner syftar till att lindra de problem som många anställda möter som ett resultat av att arbeta hemifrån.De tar vanligtvis formen av en digital marknadsplats där anställda kan välja bland appar eller tjänster som uppfyller deras omedelbara behov av saker som virtuell handledning eller matleverans.
Peace sa att en undersökning av Fringe-användare (Öppnas i ett nytt fönster) fann att 80 procent av de anställda tyckte att distansarbete-eran permanent förändrade hur de ser på förmåner; 84 procent sa att de tror att livsstilsförmåner kommer att vara mer värdefulla i en post-COVID-värld än förmåner och bekvämligheter på kontoret, även efter återkomsten till kontoret.
Medan Fringe hjälper företag att implementera den här typen av program som en tjänst, kommer många företag att utmanas med hur de kan erbjuda dessa typer av pandemiförmåner till sina anställda.Ett utmärkt sätt att bli involverad i ditt företags RTW-insatser är att arbeta med HR och andra anställda för att identifiera vilka effektiva fördelar lösningar i ditt område kan vara och sedan arbeta upp en plan för hur de ska levereras.
Kommunikation är nyckeln
De flesta RTW-programvaruverktyg och plattformar lägger stor tonvikt på medarbetarnas kommunikation.När allt kommer omkring står företag som återgår till arbetet inför betydande förändringar i nästan alla aspekter av hur de gör affärer.Det kan inte uppnås genom att bara skicka memo.Arbetsgivare måste främja aktiva diskussioner mellan chefer och anställda för att göra denna övergång framgångsrik och säker.Men det innebär också nya nivåer av engagemang från anställda.
Även med flera nya kommunikationskanaler öppna, inklusive nya onlinemöten såväl som teammeddelandeappar och liknande åtgärder, sitter många anställda fortfarande tillbaka och "samlar" helt enkelt ny information utan att delta i de omgivande diskussionerna.Om du är på den korta listan för att gå tillbaka till ditt kontor, lönar det sig att bli involverad i dessa samtal.Det betyder att du inte bara talar om, utan ofta talar om ämnen som du kanske har undvikit tidigare.Ett nyckelexempel är mental hälsa.
"Företagsledare måste acceptera att nya kulturella normer kommer att växa fram ur den här krisen. Många av anpassningarna hittills har visat arbetstagarnas och organisationers motståndskraft att anpassa sig till förändringar. Men en svår fråga som vi fortfarande behöver besvara är hur dessa förändringar i våra arbetsmiljöer påverkar den mentala hälsan hos våra anställda? Hur mår de som människor? Och det kommer att kräva en rejäl uppföljning och anslutning", säger Mike Bokina, Vice President och Head of Human Resources, Siemens USA (öppnar i en nytt fönster). "Vi måste fortsätta att ta itu med den mänskliga aspekten av denna kris, inte bara den finansiella aspekten. Vad behöver anställda? Kulturella normer förändras, och anställdas röster måste vara en del av det."
Osäkra tider gör kommunikationen med anställda mer kritisk än någonsin, men den diskussionen måste gå åt båda hållen.Utöver vanliga möten med alla händer och virtuella rådhus, kan upprätthållande av en-till-en-kontakter med en distribuerad arbetsstyrka hjälpa till att upprätthålla medarbetarnas engagemang, som har avtagit under denna tid av distansarbete.
"För oss på Siemens USA, som har 50 000 anställda, har det inneburit öppenhet i ämnen som sträcker sig från de anställdas hälsa, organisationens och verksamhetens hälsa till hälsan i de samhällen Siemens verkar i."sa Bokina.
Att främja den här typen av diskussioner, även om det bara är med andra anställda, är en viktig nyhet för att återgå till arbetet på ett säkert sätt.Om du har svårt att hitta rätt forum i din organisation för att hålla dessa samtal, överväg att samarbeta med HR för att skapa ett.Både din arbetsgivare och dina medarbetare kommer att gynnas.
