"Vilket verktyg hjälper mig att bättre hantera min växande verksamhet?"En läsare som heter Rafael skrev till mig förra månaden för att ställa den här frågan.Han hade läst om några av de bästa projektledningsverktygen, mjukvaran för arbetshantering, kommunikationsprogram och alla de andra produktivitetsapparna som är avsedda att göra en affärsboom.Men han kunde inte riktigt lista ut vilken som faktiskt skulle fungera bäst för att sköta hans arbete.
"Jag har precis börjat arbeta för ett litet fastighetsinvesteringsföretag", skrev han, "och de behöver verkligen, verkligen hjälp med att automatisera sina processer. De hanterar saker främst via e-post (argh!) och med planer på att expandera är det inte en skalbar struktur vid det här laget. Jag tänkte använda antingen Asana eller Teamwork Projects för att effektivisera verksamheten och ville ha din input. För att ge dig lite perspektiv är teamet fem interna anställda som arbetar med investerare för att köpa och sälja fastigheter."Rafael förklarade vidare att han tänker på varje fastighet som ett "projekt" och ville kunna skapa en lista med uppgifter för var och en som skulle tilldelas anställda efter behov.Organisationerna hanterar allt från 150 till 200 "projekt" åt gången.Och då och då behöver externa aktörer insikt i processen.
Han sa också att flexibilitet och teamsamarbete var av yttersta vikt, som det är i många företag.Men han verkade ganska inställd på att använda antingen Asana eller Teamwork Projects.Här är mitt svar:
Kortlek vs.Brädspel
Tänk på Asana som en kortlek och tänk på Teamwork Projects som ett brädspel.Med en kortlek kan du spela ett spel som någon annan skapat, eller så kan du skapa ditt eget spel.Med ett brädspel kommer spelet med regler, och du kan böja dem om du vill, men generellt sett är brädspelet designat för att spelas med dig som håller dig till reglerna.
Enligt min erfarenhet tar Asana tid att implementera rätt, men i slutändan kan du använda det hur du vill.De första dagarna kommer att vara riktigt förvirrande för alla som lär sig använda systemet.Anledningen är att ditt team kommer att behöva sätta reglerna för hur det ska användas.Det finns inget rätt eller fel sätt att använda Asana.
Efter några veckor är förhoppningsvis de fem anställda ombord, och de kommer troligen att börja justera sina regler vid det här laget.Asana tar trial and error.Det krävs också en solid teamkommunikation för att säkerställa att alla använder verktyget på samma sätt.
Låt oss nu prata om lagarbetesprojekt.Det kommer att ta ditt team lite tid att vänja sig vid teamwork-projekt också, men av en annan anledning.Människor kommer att utforska alla funktioner och skriva in uppgifter för första gången.Ditt team kommer sannolikt att skapa ett gäng mallar som de kan återanvända igen för nästa försäljning eller köp.Men med Teamwork Projects är nyckeln att du kommer att hantera varje fastighetsköp eller försäljning som ett projekt.
Projekt har alltid slutdatum, och i ditt fall är det slutdatumet.De har vanligtvis milstolpar, kanske går in på kontrakt eller får pengar i deposition.Och med projekt är datumen för dessa deadlines och milstolpar viktiga.Jag har ingen aning om deadlines har betydelse för ditt lag eller inte.Säger ditt team saker som "Låt oss köpa den här fastigheten senast den 1 oktober" eller bara "Låt oss köpa den här fastigheten" utan att veta hur lång tid det kommer att ta?Om du har fasta deadlines är Teamwork Projects förmodligen bättre.
Projektledningsverktyg, som Teamwork Projects, låter dig skapa beroenden mellan uppgifter så att en uppgift inte kan hända förrän alla beroende uppgifter inträffar.Till exempel, om du inte kan gå till kontrakt förrän inspektionen är klar, är det möjligt att ställa in det i Teamwork Projects.Med Asana kan ditt lag välja att spela enligt den regeln, men det kommer inte att vara en del av själva systemet.Du kan använda båda verktygen gratis för att få en känsla av hur de fungerar och sedan uppgradera till ett betalkonto som kommer att ha fler funktioner.
Att välja ett verktyg
Jag kollade in med Rafael några veckor senare för att se om han hade fattat ett beslut och hur verktyget fungerade för hans team.Han hade valt att prova Teamwork Projects.Försäljningsargumentet, sa han, var förmågan att skapa beroenden mellan uppgifter.Installationen tog lite tid, som förväntat, men Rafael hade också några fantastiska nyheter att dela med sig av:
"En uppenbarelse som är värd att nämna är att det finns ett Teamwork Projects Startup-erbjudande (öppnas i ett nytt fönster), där de ger startups ett års värde av programvaran gratis! Det var mycket fördelaktigt att göra flytten,"Rafael skrev.
Ytterligare resurser
För relaterade råd, se 7 sätt att förenkla projektledning i lagarbetesprojekt och använda Asana i företag.
Och för fler affärsappsrekommendationer, se den bästa programvaran för affärssamarbete online.
