Experter älskar att säga att möten dödar produktiviteten.Det kan de säkert, men de behöver inte.När du bara schemalägger nödvändiga möten och gör valet av tid och datum smärtfritt, blir möten mer produktiva.När du förbereder en agenda i förväg och ger någon i uppdrag att göra anteckningar, kommer innehållet i mötena att vara mer i mål.Om du gör det enkelt för människor att vara med och delta kan mötet bli mer effektivt.Sedan kan mötet löpa enligt tidslinjen i agendan, och kanske avslutar du till och med tidigt.Folk uppskattar när det händer eftersom det skickar ett meddelande om att deras tid är värdefull.
Även om ett effektivt möte till stor del är beroende av människor, krävs det också rätt appar och utrustning för att underlätta det.De 14 apparna och verktygen som listas här är alla designade för att göra möten smidigare och mer produktiva.
Appar för att schemalägga möten
Innan du kan hålla ett möte måste du schemalägga det.Att be om ett möte med ett e-postmeddelande och en lista över tider är ineffektivt, även om du bara träffar en person.Mötesschemaläggningsappar ger dig bättre verktyg, såsom undersökningar, onlineschemaläggningsformulär och Slack-bots så att alla som är inbjudna till ett möte tillsammans kan välja den bästa tiden för det.
Utse.ly
Appoint.ly(Öppnas i ett nytt fönster) är en okomplicerad mötesbokningstjänst för att schemalägga en-mot-en.Du skapar en bokningssida som du delar med kunder eller någon annan som kan behöva begära ett möte med dig.Din bokningssida ger mötesförfrågaren alternativ för vilken typ av möte de vill ha, till exempel ett 10-minuters introduktionssamtal eller en timslång utbildning.Sedan, baserat på din tillgänglighet, begär de ett datum och en tid som du kan godkänna, begära att ändra eller avvisa.Appoint.ly är en enkel och okomplicerad schemaläggningsapp för en-till-en-möten specifikt.
Calendly
Calendly (Öppnas i ett nytt fönster) är ett verktyg som hjälper individer, såväl som team, att schemalägga möten.Den innehåller alternativ som tillgodoser olika mötestyper och behov.Till exempel skapar du typer av möten, som 10-minuters telefonsamtal och 30-minuters medieintervju.När någon sedan vill träffa dig kan de välja vilken typ av möte de vill ha och välja en ledig tidslucka.Ett annat exempel: Låt oss säga att du har ett företag där vem som helst från en viss avdelning kan acceptera ett möte som en kund begär.Calendly kan tilldela mötesförfrågan automatiskt till den som är tillgänglig från gruppen.Appen stöder också individuella schemaläggningswebbsidor, där människor kan begära ett möte med dig baserat på din tillgänglighet.Det är en robust app för schemaläggning, designad för att möta en mängd olika behov.
Doodle.com
Doodle.com är en gratis webbplats och mobilapp med ett Premium-alternativ som hjälper dig att schemalägga möten på ett av tre sätt.Först kan du skapa en onlineundersökning med mötesdatum och tider; skicka den till alla mötesdeltagare, och Doodle framhäver det bästa alternativet när folk svarar.För det andra erbjuder Doodle också personlig mötesschemaläggning, vilket innebär att du använder den för att skapa en webbplats där folk kan se när du är tillgänglig och begära ett möte med dig i en av de öppna platserna.Slutligen finns det en Doodle-bot för Slack (öppnas i ett nytt fönster) som låter dig fråga dina kollegor om en mötestid utan att lämna din teammeddelandeapp.
Syn
Outlook, som säljs som en del av Microsoft Office, kan komma att tänka på som de facto kontorsprogramvara för att schemalägga möten i en affärsmiljö.När alla mötesdeltagare är en del av samma organisation och alla använder Microsoft Office, då är Outlook det rätta verktyget för schemaläggning.Du kan hitta en tid och ett datum för att träffas som fungerar för alla baserat på tillgängligheten de har angett i sina kalendrar.Sedan kan du boka ett konferensrum och lägga in mötet i kalendern, allt i Outlook.Det är dock inte nödvändigtvis den bästa mötesschemaläggaren när du behöver organisera ett möte bland personer som inte alla är Outlook-användare.
Rally
Rally (Öppnas i ett nytt fönster) är programvara för samverkande schemaläggning, vilket betyder att den är utformad för att användas av grupper.Ett annat sätt att beskriva det är att säga att det är en omröstningsapp där omröstningen handlar om när alla kan träffas.Medan Doodle.com erbjuder samma tjänst, har Rally ett lite annorlunda utseende och är snabbare att använda om du bara behöver det då och då eftersom du inte behöver skapa ett konto.Du måste dock ange en e-postadress.
FreeBusy
FreeBusy(Öppnas i ett nytt fönster) är en mötesschemaläggare för företag.I likhet med Calendly och Doodle.com gör det lite av allt, vilket ger dig sätt att automatisera en-mot-en-mötesschemaläggning samt hitta den bästa tiden för en grupp människor att träffas.Den integreras också med programvara för videokonferenser för att automatiskt fylla i detaljer som möteslänk och ID när tillämpligt.
Vävd
Woven (Öppnas i ett nytt fönster) är byggd schemaläggningsprogramvara som är en del av en större kalenderapp.I likhet med några av de andra apparna som nämns, innehåller den enkäter för att hitta den bästa tiden för en grupp kollegor att träffas.Woven har också personliga schemaläggningssidor som du kan dela med kunder och kollegor som låter dem begära en tid för att träffa dig.
Appar för videokonferenser
Så många möten äger nu rum virtuellt att det är absolut nödvändigt att ha en app för videokonferenser.De bästa videokonferenstjänsterna är pålitliga, vilket innebär att dina samtal förblir intakta även om någons anslutning är buggig, och har gott om verktyg för att samarbeta medan ni träffas.Dessa verktyg inkluderar skärmdelning och whiteboards, chattrutor, samt alternativ för moderatorer, som att kunna överföra kontrollen till en annan person eller stänga av deltagare medan en person talar.
PCMag har tre Editors' Choice-val bland videokonferensprogram: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings och Zoom.
Klicka på Möte
ClickMeeting är ett utmärkt videokonferensalternativ för små företag, särskilt de som är värd för många små webbseminarier.Du kan dock bara ha fyra aktiva videoflöden per möte.Den här appen kan integreras med Microsoft Outlooks kalender, och det finns en Chrome-plugin för att ansluta till Google kalender.
Cisco Webex Meetings
Cisco Webex Meetings är en videokonferenstjänst som är enkel att använda och som innehåller vissa funktioner som du inte hittar hos konkurrenter.Du kan till exempel ställa in ett samtal som ringer dig istället för att tvinga dig att ringa in.Betalda planer börjar på $13,50 per månad, vilket är ett attraktivt pris för småföretag.Om du använder gratisversionen av appen, Webex Meetings Free, kan du ha videomöten med tre personer åt gången.Den kostnadsfria planen inkluderar också delning av skrivbord och dokument, en whiteboard-funktion, video i standardkvalitet och 250 MB molnlagring.
Zoom möte
Zoom Meeting, ibland bara kallat Zoom, är en av de mest pålitliga videokonferenstjänsterna du hittar.När företaget utvecklade produkten fokuserade det först på att se till att dina samtal förblev tydliga och uppkopplade.Den stöder HD-video och ljud.Du kan få maskinskrivna utskrifter av samtal som du spelar in som videor.Dessutom kan vem som helst använda kärnprodukten gratis, och småföretag kan köpa rimligt prissatta planer som förbättrar funktionerna från 14,99 USD per månad och värd.Med ett gratiskonto kan du vara värd för upp till 100 personer i ett samtal, och du kan se så många som 49 personer i en galleriliknande vy.Gruppsamtal för gratisanvändare är begränsade till 40 minuter, men en-till-en-samtal kan vara så långa som du behöver.Även om det är svårt att kvantifiera och jämföra prestandan för videokonferenssystem, är stabilitet grunden för Zooms rykte, och det märks.
Skriva anteckningar
Många möten tjänar på att någon skriver anteckningar.När du har mötesanteckningar har du 1) ett register över vad som hände under mötet, 2) kan dela dem med personer som inte kunde närvara och 3) slutar med att du tvingar dig själv att vara tydlig med eventuella uppföljningsuppgifter som måste ske.För vissa typer av möten, till exempel intervjuer med journalister, låter en bra anteckningsapp dig spela in ljudet också, så att du kan transkribera det senare och ha en perfekt källa för att kontrollera vad som sades.Här är några appar som kan hjälpa dig att göra effektiva mötesanteckningar.
Evernote
Evernote är en kraftfull app för att göra anteckningar.Den har en inbyggd ljudinspelningsfunktion så att du kan spela in ett helt möte samtidigt som du skriver ner maskinskrivna idéer, direkt i samma fil.Dess kamerafunktion låter dig ta en bild av en whiteboard från ditt möte och ladda upp den till appen, där Evernote sedan gör texten sökbar med OCR.Om ditt team använder Evernote for Business kan du enkelt göra mötesanteckningar tillgängliga för alla deltagare så att de kan lägga till dem och få en kopia efteråt också.
Hugo
Hugo.team(Öppnas i ett nytt fönster) är en relativt ny app utformad för att hjälpa team att ta mötesanteckningar, samt dela och följa upp dem på lämpligt sätt.Hugo uppmanar dig att skapa en agenda, anteckna viktiga idéer och information från möten och förvandla åtgärder till uppgifter.Appen ansluter till andra uppgiftshanteringssystem, som Asana, Trello och Jira, så att du kan skjuta in dessa uppgifter till de appar som ditt team redan använder.Det är gratis för upp till 30 personer, med en Pro-version (en fast $399 per månad) som lägger till stöd för fler teammedlemmar och funktioner, såsom detaljerade rapporter och kalenderanalyser.
Microsoft OneNote
Microsoft OneNote delar många funktioner med Evernote – en ljudinspelare, kamera och så vidare – men den är bättre lämpad för personer som använder andra Office-produkter eftersom den integreras tätt med dem.Om du till exempel har ett Microsoft-företagskonto kan du använda en speciell funktion i OneNote som visar dig kommande möten listade i Outlook så att du kan skriva dagordningar för dem eller göra andra anteckningar om dem.En annan funktion som kallas Digital Ink låter dig rita diagram och bilder med hjälp av en penna på enheter som stöds.Det är också enkelt att dela anteckningar som du fångar före, under eller efter ett möte med andra personer i din organisation.
Minutes.io
Minutes.io (Öppnas i ett nytt fönster) (gratis) är uttryckligen för att ta mötesprotokoll.Det ger dig en mall för att skriva alla detaljer om vad som händer under ett möte, som vem som sa vad, vilka löften som gavs och vilka deadlines som beslutades.Minutes.io använder snabbtangenter i massor så att när du väl har lärt dig dem behöver du inte lyfta fingrarna medan du skriver.Den körs i en webbläsare och fungerar både online och offline.I slutet av ett möte kan du enkelt lägga till personers e-postadresser i filen för att dela den med alla deltagare.När du oväntat blir ombedd att göra officiella anteckningar för ett möte, startar minutes.io snabbt och fungerar bra, vilket ger dig en mall för uppgiften.
