Hur mycket tid slösar du på möten eftersom de som driver dem inte är förberedda?Det finns ingen agenda.Kollegorna kommer sent.Det som diskuteras har något med dig eller ditt arbete att göra.En timme senare har du inte gjort någonting, lärt dig ingenting och inte bidragit med något.Vad var poängen?
Do.com syftar till att hjälpa människor att ha bättre möten genom att ge dem resurser för att planera och genomföra dem.På många sätt är det som en checklista över saker att göra före, under och efter ett möte för att se till att det är produktivt för alla inblandade.
Innan jag träffade Jason Shah, grundare och VD för Do.com (Öppnas i ett nytt fönster), mailade vi för att hitta ett lämpligt datum och tid för att prata.När vi väl kommit överens svarade han: "Jag planerar att ringa dig på Skype, så skickar jag en kalenderinbjudan inom kort."En stund senare kom visserligen en kalenderinbjudan.Dagen för vårt möte fick jag ett mejl från Do.com via Shah.Inuti hittade jag en agenda, tydliga start- och sluttider för mötet, en lista över de personer som skulle vara på samtalet och deras kontaktinformation (bara vi två, i det här fallet) och länkar till bakgrundsinformation.Allt detta hjälpte oss att komma igång under samtalet, eftersom Shah förklarade vad som gör ett möte produktivt, hans motivation för att starta Do.com och hur karaktären på möten mellan kunskapsarbetare förändras.
Jill Duffy: Låt oss prata om möten och varför folk hatar dem.
Jason ShahJason Shah: Enligt vad vi har funnit så går de flesta på möten som de är oförberedda på.Det finns ingen bra anledning till att mötet äger rum.Det finns ingen agenda utdelad i förväg.Folk dyker upp sent och någon måste repa upp saker.Människor som organiserar dem är inte alltid fundersamma över vem som måste vara där, och så det slutar med stora möten där hälften av personerna är valfria och kanske hälften är kärndeltagare, så dynamiken är avstängd och det förhindrar produktivitet.
Det kokar ner till bortkastad tid för upptagna människor.
Om du ber någon att sitta i ett rum i 30 minuter och inte åstadkomma någonting, skulle de tro att du var galen.Men det är vad människor gör miljontals gånger om dagen på arbetsplatsen.
JD: Hur skulle du beskriva ett produktivt möte?
JS: Du måste ha några viktiga ingredienser.För det första måste det verkligen behöva hända.Om något kan hanteras via e-post snabbt, gör det.Men om det behöver bli ett möte, okej.
Förberedelser är nyckeln: rulla ut vad som kommer att diskuteras, vem är ansvarig för vad, sådana saker som leder till fokuserade konversationer.Under mötet: hålla sig till [agendan], hålla tid, ta anteckningar och avsluta i tid.
Tidpunkten för mötet har också stor betydelse.Många människor använder bara en timme.Jag märkte att du var mycket medveten och sa 25 minuter för den här konversationen.Jag tycker att det är en bra praxis.
Vad som händer efter mötet är också viktigt.Om Bob och Stacey säger att de kommer att följa upp med en ny version av ett slide-deck, och Mark säger att han kommer att skicka försäljningsnumren till dig, måste de faktiskt göra det!Vi upptäcker att de flesta säger: "Bra! Bra möte!" och de går och det finns ingen uppföljning.Och även om det finns så sker det vid fel tidpunkt, vilket föranleder ett annat möte eller mer onödigt arbete.
Så förberedelser, att genomföra mötet väl, följa upp framgångsrikt efteråt är nyckelkomponenter i ett bra möte.
JD: Projektledningsverktyg och andra arbetsledningsverktyg är utformade för att effektivisera arbetet.Tanken är att ha färre möten och (och mindre e-post). Ni kan tilldela varandra uppgifter och deadlines utan att ha möten om dem.
JS: Ja.På makronivå har vi förhoppningsvis färre möten som ett resultat av dessa verktyg.
Om jag till exempel ser att mockups har uppdaterats på Dropbox och jag tycker att de är bra, behöver jag inte träffa designern för att diskutera dem.Hon behöver inte ens meddela mig.Jag kan bara avfyra ett meddelande som säger "Hej, jag såg de uppdaterade filerna."Med något som Slack kan jag snabbt ställa en fråga till någon utan att behöva träffas för att diskutera frågans karaktär.
Förut ville folk ha mindre teknik eftersom det till exempel var svårt att få tag i dongeln till monitorn, eller så var det distraherande för människor.
Jag hoppas att ökningen av dessa verktyg leder till färre möten, men jag vet inte om det finns konkreta data som stödjer det ännu, förutom propagandan som enskilda företag lägger ut där.Och i själva mötet tror jag att de förändras eftersom vi är mer tekniskt orienterade.Om vi använder tjänster utanför ett möte måste mötena själva hänga med i det också.
JD: Jag gillar att ha arbetsmöten.De brukar vara de mest produktiva för mig.Jag träffas med en grupp människor, vi sätter oss ner och gör det arbete vi behöver göra just där, kanske med våra verktyg projicerade på en skärm.
JS: Det får mig att tänka på den omvända klassrumsmodellen.Klassrummet är en plats för att arbeta, snarare än att bara titta på en presentation, ungefär som ett möte inte bör kallas bara för att bläddra igenom en kortlek som någon enkelt kan maila dig.
JD: Låt oss prata lite om Do.com.Ge mig en 30-sekunders förklaring av vad Do.com är, så pratar vi mer i detalj om hur du använder det.
JS: Do.com är samarbetsprogram för möten.Det har inget med video och ljud att göra.Allt handlar om produktiviteten i möten.
Med Do kan människor sätta agendor så att de vet vad de ska prata om.De kan göra anteckningar i realtid och tilldela uppgifter som interagerar med deras andra arbetsflöden.Vi är integrerade med Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, etc.
Mer än 1,5 miljoner människor har deltagit i möten i mer än 20 000 företag.Vi hjälper i princip människor att ha färre möten, bättre möten och förhoppningsvis bli mer glada och produktiva på jobbet.
JD: Och det är en freemium-modell.
JS: Det är det.Du kan registrera dig gratis, och vi har många gratisanvändare.
JD: En av sakerna som slog mig med Do.com är att det verkligen uppmuntrar människor att vidta rätt åtgärder, i motsats till att vara lösningen i sig.Jag tänker mycket på saker som motivation och hur vi inte alltid beter oss på ett sätt som ligger i vårt bästa.Så jag tycker att det är snyggt när jag hittar verktyg som handlar mer om att vägleda oss snarare än att ge oss något.Jag förstod att det är vad Do.com handlar om.
JS: Ja, jag håller med.Vår övertygelse är att möten lika mycket är ett människors problem som ett tekniskt problem.Vi behöver till exempel ingen e-postapp för att hindra Bob från att skicka ett superlångt meddelande som är svårt att förstå.Det har nog att göra med företagspolitik, Bobs förmåga att vara proffs, teamdynamiken, sånt där.Något användargränssnitt som har fastnat i en webbläsare kommer inte att förändra Bob.
Det här är något jag tänkte mycket på när jag jobbade på Yammer tidigare.Yammer försökte göra företag mer transparenta.Men ärligt talat var Yammer ett verktyg för transparenta företag, eftersom det är väldigt svårt att förändra kulturen i en organisation.
Do.com är i hög grad en produkt som försöker hjälpa människor att bli bättre och ger dem teknik som gör det möjligt för dem att göra det, snarare än att göra det åt dig.Ärligt talat så vet jag inte ens om vi skulle kunna vända en switch och göra ett möte mer produktivt.Det skulle vara ganska magiskt!
Vi tror verkligen att det här kommer att ha uthållighet.Om det ska fungera måste det komma från människor och vi gör det möjligt för dem att bli sitt bästa jag.
Jason ShahJD: Berätta för mig ursprungsberättelsen om Do.com och varför du brinner för det här projektet och företaget.
JS: Jag arbetade på Yammer innan Microsoft köpte Yammer.Och som du säkert kan föreställa dig, efter att Microsoft köpte företaget, började kulturen förändras mycket, inklusive att lägga till mycket byråkrati och möten.
Jag gick igenom ungefär ett år, efter det förvärvet, för att jag upptäckte att det var riktigt svårt att få saker gjorda.Det var galet för mig, speciellt för att vi var ett företag som ursprungligen byggdes för att göra arbetet bättre för människor!
Lång historia kort, jag satt i ett fruktansvärt möte en dag med 10 personer, och jag höll på att tänka: "Vad gör jag här?"Vansinnet i det slog mig bara.
Om jag bjöd in dig till en middag och jag inte förberedde mig i förväg för att få ingredienserna och ha något koncept som jag ville att gästerna skulle njuta av, och de dyker upp och jag säger, "Hej, låt oss gå till mataffären och göra det här middagssällskapet," skulle de säga, "det är galet! Vi kommer inte att ta reda på det här med dig. Vi kom hit för en middag!"Men det är vad möten är!
Jag tyckte det var galet, och jag hade längtat efter att lämna och starta ett nytt företag.
JD: Vilka andra produktivitetsappar eller tjänster använder du?Har du några bästa metoder för att förbli produktiv?
JS: Kan jag ge ett okonventionellt svar?Jag tror att några av de bästa produktivitetsapparna egentligen inte är produktivitetsappar.Uber, till exempel, ger mig mycket mer produktivitet än en app som Asana.Jag får platser snabbare och slösar mindre tid på att stå runt i regnet och vänta på en bil.
Det finns ett annat verktyg jag använder som heter BetterSnapTool (öppnas i ett nytt fönster), och återigen, det är inte ett klassiskt produktivitetsverktyg.Jag konfigurerade min bildskärm med tre kolumner, och med Windows Snap tryckte jag på en genvägstangent och alla mina fönster snäpper på plats.
Vi använder Trello och Slack här också.Vi använder Instacart för våra matvaror på kontoret.Det faktum att ingen behöver oroa sig för [matinköp] är till hjälp och gör oss på något sätt mer produktiva som ett resultat.
JD: Och hur är det med bästa praxis eller personliga produktivitetsvanor?
JS: Jag har börjat spärra av tid på min dag i kalendern för att se till att saker inte blir överkörda.Jag har plockat upp meditation på morgonen för att hjälpa mig ställa in på noll och få klart för mig vad som är viktigt.
En annan som är okonventionell är att delegera saker.Det är inte en Four Hour Work Week soundbite, men jag har den personlighet som gör att jag vill göra allt själv.Att bli uppmärksam på behovet av att inte delegera i stället för att göra saker själv har varit väldigt effektfullt.
För mig är det en blandning av att vara mer medveten, tidsboxa saker och delegera.Jag är mycket mer tillfreds och fokuserad på de två eller tre sakerna som betyder något varje dag.Som grundare kan du bli distraherad av allt som har med företaget att göra, oavsett om det är investerarrelationer eller en PR-möjlighet, och så att delegera har gjort mig mer produktiv.
JD: Hur stor är din personal?
JS: Tio personer.Det blir lättare att delegera, men det är såklart väldigt litet för ett företag.
JD: Ja, men det är viktigt för andra entreprenörer att veta att, även om du arbetar med ett mycket litet team, är delegering fortfarande viktigt.
När vi avslutade vårt samtal ledde Shah mötet till en naturlig avslutning genom att granska och läsa upp några anteckningar som han gjorde under vårt samtal.Han nämnde att vi tog upp alla viktiga punkter och pratade om saker som var viktiga, och han nämnde några andra ämnen som hade kommit att tänka på när vi pratade, men som kan vänta till en annan gång.Kanske för att jag omedvetet följde hans ledtråd, sammanfattade jag hur jag skulle följa upp och gav ett grovt datum för när jag planerade att publicera en artikel.Det visade mig kraften i att ha ett tydligt definierat och starkt ledd möte.
