Var är dina kontakter?Är de i programvara för kundrelationshantering (CRM), ett e-postkonto, din telefon eller en app för e-postmarknadsföring, som MailChimp?Dina kontaktlistor kan vara utspridda överallt.Hej, det händer.Ibland behöver du rensa upp dem, slå samman dem eller helt enkelt kopiera din databas med personer och deras kontaktinformation från en plats till en annan.
I stort sett finns det tre sätt att kopiera kontakter från en plats till en annan.
1.Synkroniseras.Först kan du synkronisera dina kontakter, vilket är det absolut enklaste alternativet när det är tillgängligt.Resultatet är att du har två databaser med kontakter som är exakt likadana, för alltid tills du slutar synkronisera dem.
2.Använd en kontaktapp.Det finns ett fåtal kontaktappar och tjänster på marknaden, som Contacts+ (tidigare Full Contact), som suger in kontaktdata från en mängd olika källor (Facebook, Gmail, LinkedIn), samlar ihop dem och sedan spottar ut dem var du än befinner dig. vill ha det.Med dessa appar ska du ha både din och dina kontakters integritet i åtanke.Du vill inte gärna mata in all din kontaktinformation i en app som bara kommer att vända och sälja den.
3.Exportera/importera följt av valfri synkronisering av nya ändringar.Den andra metoden är att göra en massöverföring av kontakter.Vi kan kalla detta för export/importmetoden.Här laddar du ner all din kontaktinformation från en källa och laddar sedan upp den till en ny källa.Det är en engångsöverföring.Alternativt kan du lägga till ett steg så att från och med nu uppdateras all ny kontaktinformation som du skapar eller ändrar i den första databasen i den andra.
Låt oss titta på dessa alternativ för att se vad de innebär.
Synkronisera kontakter
Vad är några enkla exempel på var och hur du kan synkronisera kontakter?Om du använder iCloud kan du synkronisera kontakter mellan din iPhone, iPad och Mac-enheter.Lätt, eller hur?Det kan tyckas att det helt enkelt handlar om att ha Apple Contacts-appen på alla dina enheter, men i själva verket måste du aktivera synkroniseringen via iCloud också för att det ska fungera.Om du inte aktiverar synkronisering kommer informationen i dina Kontakter-appar att vara olika på varje enhet.
Det första exemplet använder en app.Här är ett exempel med två appar.Det finns ett synkroniseringsalternativ mellan MailChimp och Eventbrite (öppnas i ett nytt fönster) som du kan aktivera för att ta med din Eventbrite-deltagareinformation till MailChimp så att du enkelt kan skapa e-postkampanjer för dem.Du ställer in den genom att välja de grupper du vill synkronisera, och från den punkten, tills du inaktiverar den, kommer alla valda data att vara desamma mellan de två apparna.
När du vill synkronisera kontakter är det oftast det bästa alternativet att leta efter en integration.Det finns massor av dem.Du kan till exempel integrera Outlook och Salesforce (öppnas i ett nytt fönster) för att synkronisera kontaktinformation mellan dessa två appar, och du kan synkronisera Gmail-kontakter med många CRM.
Använd en kontaktapp
Det finns gott om kontaktappar på marknaden som hämtar data från en mängd olika källor, sammanställer dem och slår samman dem och hjälper dig att förstå det.Om du har kontaktinformation på flera e-postkonton, LinkedIn, Twitter och andra platser som du snabbt och enkelt vill slå samman, kommer en kontaktapp att göra precis det.Dessa appar synkroniserar ofta den resulterande datan tillbaka var du vill.Så, till exempel, om du hämtar information från iCloud, Google Contacts, LinkedIn och Facebook, kan du synkronisera allt tillbaka till Google Contacts och iCloud, till exempel.
Som nämnts, se till att ha integritet i åtanke när du undersöker kontaktappar.PCMag har inte granskat många av dem, och några som vi har fungerar inte längre.Contacts+ är den enda som jag har använt i någon grad som jag känner mig bekväm med att rekommendera, men det finns säkert andra.Läs på dem åtminstone lite innan du litar på dem.
Export/Import Plus Synkroniserar eventuellt nya ändringar
Du har inte alltid möjlighet att helt synkronisera kontakter mellan två system.I dessa fall laddar du ner eller exporterar dina kontakter från en app, laddar upp dem till den andra och synkroniserar sedan eventuellt alla framtida ändringar från den ena till den andra.
Den exakta informationen för att exportera dina kontakter från en app varierar beroende på vilken app det är.För e-postappar som Gmail och Outlook är det ganska enkelt att exportera dina kontakter.Den mest angelägna frågan är oftast vilken filformatstyp du vill använda, CSV eller vCard.Så låt oss diskutera skillnaderna innan vi plöjer vidare.
Vad är en CSV-fil?
CSV står för kommaseparerade värden, och det är det vanligast accepterade filformatet för adressboksdata.Det är samma kommaseparerade värden som du får när du exporterar ett kalkylblad till en ordbehandlingsfil.Varje rad med data från kalkylarket översätts till en textrad, med cellinnehållet separerat med kommatecken.CSV:er är läsbara för människor, flexibla och lätta i den meningen att filstorleken aldrig kommer att bli enorm.Så varför inte använda det?Tja, export till CSV kan resultera i dataförlust, inklusive dina kontakters foto, smeknamn, webbplats och ibland fältet "anteckningar".CSV:er är dåliga på att hantera specialtecken, så om du har kontaktinformation i ett annat skript eller känner personer med accenttecken i deras namn, kommer de att vara borta eller förvrängda.
Rekommenderas av våra redaktörer
Vad är ett vCard?
vCard är ett elektroniskt visitkortsformat.Det är ett mer omfattande exportformat för kontaktinformation, vilket innebär att den resulterande filen sannolikt kommer att vara större än en CSV.Ett exporterat vCard förlorar inte så mycket data och det stöder fler (men inte alla) specialtecken och främmande alfabet.Du kommer dock fortfarande att förlora smeknamn, webbplatser och AIM-data när du exporterar till vCard. vCard tenderar att associeras med OS X- och iOS-applikationer, även om Outlook och vissa andra e-postprogram som också körs på Windows också kan använda det.
Tillbaka till export/import och valfritt synkronisering.När du väl har listat ut vilket format du vill använda och verifierat att det fungerar med vilka appar och databas du än har i åtanke, kan du ladda ner dina kontakter från en och ladda upp dem till en annan.Det är ingen dålig idé att stickprova några av de resulterande kontakterna för att se till att det fungerade korrekt.Nu när du har kopierat kontakterna från en app till en annan, vill du att nya ändringar du gör i en av apparna ska visas automatiskt i den andra?Om så är fallet behöver du ett verktyg från tredje part för jobbet.Några exempel är IFTTT, Zapier och Microsoft Flow.De kallas ibland gemensamt för automationsverktyg.
Automationsverktyg kan ansluta appar som inte nödvändigtvis integreras av sig själva.Med andra ord, du har apparna A och B, och ingen av dem byggde en one-touch integration med den andra.Automationsverktyget gick in och byggde en integration mellan A och B åt dig, och nu kan det hjälpa dig att ställa in och hantera dataflödet mellan dessa två appar.
Med automationsverktyg kan du ofta inte kopiera en massa befintlig information från en app till en annan på samma sätt som du kan när du exporterar/importerar på egen hand.Det finns några lömska lösningar som involverar Google Kalkylark (öppnas i ett nytt fönster), men de kan vara frustrerande att skapa och svåra att få rätt.Du kan dock använda ett automatiseringsverktyg för att sätta upp en regel så att alla nya ändringar i en app kopierar över till den andra, vilket är metoden jag rekommenderar.
Du kan till exempel ställa in en regel så att när automatiseringsverktyget upptäcker en uppdatering av dina iCloud-kontakter, plockar det upp ändringen och kopierar den till exempelvis Google Contacts.Eller tvärtom.Du kan ställa in den bland valfri två appar som stöds av ditt automatiseringsverktyg.
Det verkliga tricket är att se till att du förstår vad som händer och inte händer när du ställer in automatiseringen.Du måste se till att du vet i vilken riktning synkroniseringen sker och om det är en fördröjning mellan när du gör ändringen och när den dyker upp i den andra appen.
Inget mer kopiering och inklistring
Att kopiera kontaktdata mellan två appar är fullt möjligt, och det är inte beroende av att du trycker på ctrl-c, ctrl-v om och om igen.Du har flera alternativ, beroende på vad du vill göra, och de är alla ganska enkla.
