Gmail har kommit långt (öppnas i ett nytt fönster).Det är inte perfekt och väcker ibland upprördhet över hela användarbasen.Men låt oss vara ärliga, med Gmail får du mycket för ingenting.
Som en webbapp är Gmail ett ständigt pågående arbete, men mängden kraft under huven är häpnadsväckande.Visst, det finns massor av webbläsartillägg och tillägg som kan förbättra Gmail specifikt, långt utöver dess ursprungliga parametrar.Men inte varje bit av avancerade användarteknik i Gmail kräver speciella tillbehör.Mycket är möjligt utan att någonsin installera något extra.
Att behärska även ett fåtal inställningar hjälper dig att dra full nytta av vad Gmail har att erbjuda utöver grunderna.Låt oss börja.
1.Ändra tillbaka
Gmails nya utseende
(Kredit: Google)Den här videon (öppnas i ett nytt fönster) belyser några av de kosmetiska förändringarna i Gmail genom åren.
En av de största förändringarna hände i somras, när Google återigen försökte få Gmail-användare involverade med verktyg som Chat och Meet and Spaces.Men du kanske inte gillar dessa förändringar.Om så är fallet, gå tillbaka genom att klicka på kugghjuls-/kuggikonen högst upp på skärmen för att komma åt snabbinställningarna.Överst, om du använder den nya vyn, kommer det att säga "Du använder den nya Gmail-vyn... Gå tillbaka till den ursprungliga vyn."Klicka på det.På samma sätt, om du använder den gamla vyn, kan du gå till den nya.Var dock medveten om att Google så småningom kommer att tvinga alla användare till den nya Gmail-vyn.
Så egentligen kan du lika gärna vänja dig vid det.Du kan också använda snabbinställningarna för att ta bort några av ikonerna för Chat, Spaces och Meet till vänster om du aldrig använder dem.
Klicka på Anpassa under "Appar i Gmail".2.
Cheat Sheet för genvägar
(Kredit: PCMag)Gmail är proppfullt med kortkommandon för nästan allt du kan göra; många kräver bara en enda knapptryckning (tryck på C-tangenten för att starta ett skrivfönster, till exempel). Tryck på Shift+?att se dem alla.Om du vill ändra en genväg väljer du Visa alla inställningar > Kortkommandon.Alla nya genvägar du gör här kommer att skriva över standardinställningarna.
Klicka på Spara ändringar längst ner för att få dem att hålla fast.3.
Använd flera kontonOm du är ett superfan av Google och har flera Google/Gmail-konton (även ett Google Workspace-konto från jobbet) behöver du inte logga in och ut hela tiden.På skrivbordet (med Chrome, Firefox eller Edge) kan du logga in på flera konton samtidigt.Var och en kan ockupera en flik och förbli inloggad.Klicka på din kontoavatar uppe till höger och välj Lägg till ett annat konto.Sedan, för att växla mellan konton, klicka på din avatar igen och klicka på önskat konto; inget lösenord krävs.
Standardkontot är det du loggade in med först.Du kan också sätta webbläsaren Chrome i funktion för att hålla dina flera konton (eller konton för andra som använder datorn) åtskilda men användbara (öppnas i ett nytt fönster) med Chrome-profiler.Klicka på profilikonen uppe till höger i webbläsarfönstret, klicka på pennikonen för att ge profilen ett namn och klicka sedan på Lägg till längst ned.
Du får en ny inloggningssida för Chrome-profilen att använda här.4.
Lägg till e-postkonton från tredje part i GmailÄlskar du Gmail-gränssnittet, men vill inte ge upp din Yahoo-, iCloud- eller Outlook-e-postadress?Inget problem.
Google låter dig lägga till e-postkonton från tredje part till Gmail-mobilappen, vilket ger Google-funktioner som skräppostfiltrering och en flikinkorg till dessa konton.Du måste ha minst ett Gmail-konto först för att det ska fungera.För att ställa in det på mobilen, tryck på din avatar i Gmail-appen och välj Lägg till ett annat konto.Välj vilken typ av konto du vill lägga till och ange användaruppgifterna.Du kan sedan komma åt en inkorg i taget, eller se all din e-post i en enhetlig inkorg på din telefon eller surfplatta.
Gå tillbaka till avataren och välj Hantera konton på den här enheten för att inaktivera eller ta bort ett konto senare.
På skrivbordet trycker du på kugghjulsikonen och väljer Visa alla inställningar > Konton och import > Kontrollera e-post från andra konton > Lägg till ett e-postkonto. Skriv in den e-postadress du vill länka i popup-fönstret, klicka på Nästa och välj Länka konto med Gmail.5.
Kontrollera vilka appar som har åtkomst till Gmail
(Kredit: PCMag)Att länka ofta använda tjänster till Gmail kan vara en tidsbesparande, men du kanske vill kolla ibland vilka appar som har åtkomst till dina konton.
Gå till tomyaccount.google.com/Security(Öppnas i ett nytt fönster), scrolla ned till avsnittet Tredjepartsappar med kontoåtkomst och klicka på Hantera tredjepartsåtkomst för att koppla bort appar du inte behöver.6.
Skicka meddelanden senare, enligt schema
(Kredit: PCMag)Att schemalägga ett meddelande som ska levereras vid ett senare tillfälle är nu inbyggt.
Skriv ditt meddelande, klicka på rullgardinsmenypilen bredvid knappen Skicka och välj antingen ett snabbt schemaalternativ eller välj Välj datum och tid för att bli specifik.7.
Försök att vara konfidentiell
(Kredit: PCMag)Konfidentiellt läge för Gmail ger dig en detaljerad grad av kontroll över vem som kan se din information i ett e-postmeddelande du skickar och hur länge meddelandet är tillgängligt.Slå på den genom att klicka på lås-/klockaikonen för konfidentiellt läge längst ned i ett skrivfönster.Du får alternativ för att ställa in utgångsdatum på meddelandet; efter det datumet försvinner meddelandet och personen ser bara ett meddelande om att meddelandet har löpt ut.
Du kan också begränsa vad mottagaren kan göra, som att låsa möjligheten att vidarebefordra den eller ladda ner bilagor.8.
Skicka från en annan e-postadressDu kan ha många Gmail-baserade konton eller flera adresser på samma konto.Ställ in alla dessa adresser i din primära Gmail och få det att se ut som att du skickar från ett helt annat konto, antingen hela tiden eller per meddelande.Gå till Inställningar > Konton och import > Skicka e-post som, där du kan lägga till flera e-postadresser.
Det här är bra om du skickar många meddelanden på ett konto, men vill att svar ska gå till ett annat.9.
Märk inte bara skräppost, blockera avsändareÄr det någon som stör dig?Gmail låter dig blockera enskilda avsändare.På skrivbordet eller mobilen väljer du menyn med tre punkter bredvid knappen Svara på ett meddelande och väljer Blockera [Användarnamn].
Eventuella framtida meddelanden från den e-postadressen kommer sedan att skickas direkt till din skräppostmapp.10.
Avsluta prenumerationen på AlltFår du många nyhetsbrev och annat skräp du inte vill ha?De flesta har en Avanmälan-länk längst ned i meddelandet.
Gmail (mobil och stationär) klistrar också en Avsluta prenumerationslänk överst i meddelandet, precis bredvid avsändarens namn, kan ifit upptäcka avbrytningslänken i meddelandet.För enkel rengöring, skriv "avsluta prenumeration" i Gmail-sökningen.Du får en lista över alla meddelanden som har ordet listat.Gå igenom varje.Det här är så nära du kan komma att massavsluta prenumerationen utan en tredjepartstjänst.
För mer, läs Hur man avbryter prenumeration från oönskad e-post.11.
Hur man "ångrar skicka" i GmailVi känner alla till paniken av att trycka på "skicka" på ett e-postmeddelande för tidigt.Med Gmail, lägg till lite bufferttid för att återkalla ett felaktigt skickat meddelande.Funktionen, dubbedUndo Send, är på som standard och du kan inte inaktivera den.Men du kan justera hur lång tid du får på dig att ta bort ett e-postmeddelande.Klicka på kugghjulsikonen och välj Visa alla inställningar > Allmänt > Ångra skicka och klicka på rullgardinsmenyn för att välja hur länge du vill kunna ångra ett skickat meddelande (5, 10, 20 eller 30 sekunder). Scrolla sedan till botten och Spara ändringar.
När du skickar ett meddelande kommer du att se en Ångra-länk i en svart ruta som flyter längst ned till vänster på skärmen på skrivbordet och nere till höger på mobilen.Om du klickar på länken innan tiden går ut kommer ditt meddelande inte att försvinna.Du får en chans att redigera eller ta bort den helt.
Du kan också ångra bortkastningar, så om du tar bort ett meddelande som pågår, ta tillbaka det och börja om.12.
Dra meddelanden eller etiketterGmail har etiketter, inte mappar.De är funktionellt lika, om än ett obehag för dem som är vana vid hela mappparadigmet.Det är lätt att dra ett meddelande från inkorgen till en etikett och på så sätt arkivera det, arkiverat för framtida sökningar.Men om meddelandet i inkorgen kräver ytterligare uppmärksamhet, gör det baklänges: Dra etiketten från det vänstra sidofältet till meddelandet.
Den ligger kvar i inkorgen men är redo för framtida arkivering.13.
Använd Skicka+ArkivMärk ett meddelande innan det skickas genom att klicka på menyn Fler alternativ längst ned till höger i skrivfönstret.Det kommer att arkiveras omedelbart när det skickas.
För att ställa in det, gå till Se alla inställningar > Allmänt > Skicka och arkivera > Visa knappen "Skicka och arkivera" som svar. Om ett svar som du skriver redan har en etikett, ser du en ny knapp som heter Skicka+Arkiv ( även om det egentligen inte står "arkiv", visar det Gmails arkivikon: en filruta med en nedåtpil på den.) Klicka på den knappen och hela tråden arkiveras till den förtilldelade etiketten.14.
Få oändliga e-postförklädnader/aliasGmail ignorerar punkter i e-postadresser.Så[emailprotected]är samma sak som[emailprotected]eller till och med[emailprotected]De går alla till samma person.
Den här funktionen kan verka värdelös, men du kan fortfarande se mönstret, så det är bra för nyhetsbrev eller att dela din e-postadress – du kan till exempel se vem som har sålt ditt namn till spammare.Gmail ignorerar också allt efter ett plustecken (+). Så [emailprotected] går till samma brevlåda som [emailprotected]. Detta alias är praktiskt för att filtrera meddelanden, eftersom Gmail-filter ser vad som står efter pluset.
Således, om du registrerar dig för varje nyhetsbrev med[emailprotected], behöver du bara filtrera på meddelanden som skickas till den adressen, snarare än för varje enskild avsändare av nyhetsbrev. (Nackdelen är att många tjänster inte tillåter registreringar med e-postadresser som har "valfria" tecken som ett plustecken.)15.
Styr din sökning
(Kredit: PCMag)Det snabbaste sättet att göra en snabbsökning i Gmail är att klicka på inställningsikonen i sökrutan, vilket ger en fullständig sökdialogruta.Eller hoppa över rutan och skriv med de många sökoperatorer (öppnas i ett nytt fönster) som Gmail stöder.Skriv till exempel "in:trash" och "in:spam" för att bara söka i dessa mappar (de hoppas vanligtvis över). Eller begränsa en sökning till bara "in:inbox".Använd "label:" följt av etiketten/mappnamnet för att bara söka i den mappen.
"Filnamn:" följt av ett verkligt filnamn hittar specifika bilagor.Använd ett minustecken (bindestreck) för att söka efter en sak och inte en annan: "middag -film" skulle bara hitta meddelanden som säger "middag", men hoppa över alla som nämner "film".
Den andra booleska operatorn som stöds är "ELLER" (versaler).16.
Svar i en burk
(Kredit: PCMag)Sluta skriva så mycket, speciellt samma meddelande om och om igen.Mallar – tidigare kallade "standardsvar" – är ett måste för upprepade, överflödiga, repetitiva e-postmeddelanden.Slå på den via Se alla inställningar > Avancerat > Mallar > Aktivera.Rulla ned till Spara ändringar så laddas Gmail igen.Skapa ett nytt e-postmeddelande och skriv ett standardsvar.Klicka på ellipsmenyn i det nedre högra hörnet av meddelandet och välj "Mallar".Här kan du spara meddelandet du precis skrev som en mall för framtida meddelanden, eller använda en redan sparad mall i det aktuella fönstret.
Om du skriver om det färdiga svaret, spara det igen med samma namn för framtida bruk. (Det finns ett gratistillägg som gör den här typen av saker mycket enklare, kallad Magical - Text Expander & Autofil(öppnas i ett nytt fönster), som fungerar i mer än bara Gmail.)17.
Bli smartSmart Reply är en maskininlärningsteknik som förbereder tre, korta lämpliga svar på meddelanden du får.Ett enda tryck på det erbjudna svaret lägger till det i svarsfönstret, där du kan skicka det eller skriva mer.
Om du tycker att dessa förslag är irriterande, stäng av dem via Inställningar > Allmänt > Smartsvar > Smartsvar av, och scrolla sedan ned för att spara ändringarna.På samma sätt kommer Smart Compose att föreslå ord eller fraser att använda när du skriver ett e-postmeddelande.Om du till exempel skriver "Jag hoppas att du" kan du se att "mår bra" visas i nedtonad text.Om det var det du menade att säga, tryck på tabbtangenten så infogar Gmail automatiskt "mår bra" i ditt meddelande.Om det inte är din fras, fortsätt att skriva så försvinner förslaget.
För att stänga av detta, gå till Inställningar > Allmänt > Smart skrivning > Skrivförslag av och spara sedan ändringar.18.
Logga ut på distansDu kan komma åt Gmail från flera enheter samtidigt.
Ibland förblir du inloggad när du inte vill (på t.ex. en offentlig dator), eller ännu värre, misstänker någon för att använda ditt konto bakom din rygg (aktivera multifaktorautentisering för att undvika det).På skrivbordet, scrolla ner till botten av din inkorg.I det finstilta längst ned på sidan står det Senaste kontoaktivitet, följt av en tid.Klicka på länken Detalj under den för att se all aktivitet för kontot.
Om något ser skumt ut, gör en säkerhetskontroll av Google och inaktivera öppna sessioner på andra enheter.19.
Tryck på Mute (eller Snooze)-knappen
(Kredit: PCMag)Stäng av e-posttrådar som du vill förvisa.I din inkorg, klicka på kryssrutan bredvid tråden i fråga, klicka på ellipsikonen upptill och välj Stäng av; Du kan också högerklicka på en tråd på skrivbordet för att se en meny med Mute.Tråden kommer till synes försvinna, men den finns kvar i arkivet även när nya meddelanden kommer in.
Du kommer inte att se något nytt meddelande i tråden igen om du inte är den direkta mottagaren eller söker efter det.För att stänga av en diskussion under en viss tid, högerklicka på en tråd för att hitta Snooze.
Om du klickar på det försvinner meddelandet från inkorgen och kommer tillbaka efter den tid du anger.20.
Hur man väljer alla meddelanden
(Kredit: PCMag)För att markera varje meddelande i en etikett i Gmail, klickar du på kryssrutan i det övre vänstra hörnet, eller hur?Nästan.Om du markerar den rutan markeras varje konversation på den första sidan med resultat – och det är begränsat till 100 objekt.
Om du vill ha allt under den etiketten, synligt på sidan eller inte, markera rutan och leta efter länken högst upp i resultaten som säger Välj allaXkonversationer i [Etikett].21.
Bli bundenDet första knepet för att skicka bilagor: Glöm inte att bifoga dem.
Tack och lov kommer Gmail att dyka upp en påminnelse om ditt meddelande innehåller fraser som "Jag har bifogat" eller "Jag har inkluderat" och du trycker på skicka utan att bifoga något.Du kan dra och släppa filer från skrivbordet till ett Gmail-meddelande.Bilder kommer att bäddas in i meddelandet om du inte drar filen till verktygsfältet under kompositionsfönstret.
Det finns en gräns på 25 MB (öppnas i ett nytt fönster) per skickat Gmail-meddelande. (Du kan dock ta emot bilagor på totalt upp till 50 MB.) Om filen du försöker skicka är för stor går den till Google Drive och mottagaren får en länk.Om du är en stor Google Drive-användare är det inte bara lätt att bifoga föremål som redan finns där, de räknas inte mot gränsen på 25 MB.Klicka på ikonen Infoga filer med Drive i kompositionsfönstrets verktygsfält för att välja en fil att bifoga.
Detta tar dig också runt den typ av filer som Gmail blockerar, som EXE-filer. (För mer, se Hur man skickar stora filer över Internet.)22.
Skapa en delegatDu kan delegera någon annan att dela kontrollen över ditt Gmail-konto, oavsett om det är en företagsadministratör eller din partner.Ställ in kontot under Inställningar > Konton och import > Bevilja åtkomst till ditt konto > Lägg till ett annat konto.Personen måste också ha ett Google- eller Gmail-konto av något slag – deras e-postadress måste sluta på det domännamn som matchar ditt.
Om du går till sökvägen ovan och hittar en delegat där som du inte auktoriserat, ändra ditt lösenord omedelbart – du har förmodligen blivit nätfiskad.23.
Ta bort stora meddelanden
(Kredit: PCMag)Om du har varit nära att använda upp de 15 GB lagringsutrymme som Google tillhandahåller gratis och du inte vill betala för mer (öppnas i ett nytt fönster), radera några meddelanden.Sök efter "storlek:xm" där du byter ut x:et med ett nummer."m" står för megabyte.Alla meddelanden med en storlek på över 10 MB har förmodligen några rejäla bilagor.
Spara dem på din hårddisk, men inte på Google Drive – det är utrymme du delar med Gmail, så att det inte sparar utrymme.25.
Vidarebefordra meddelanden som bilagorVanligtvis, om du vill visa någon ett e-postmeddelande du fått, skulle du bara vidarebefordra det.Enkel.Men det fungerar inte alltid, och ibland kanske du vill skicka en massa meddelanden.Nu kan du.Markera rutan bredvid flera meddelanden, klicka på menyn med tre punkter i verktygsfältet ovan och välj Vidarebefordra som bilaga.
Skrivfönstret som dyker upp kommer att ha varje enskilt meddelande du bockat av, bifogat som en EML-fil som mottagaren kan öppna i sin egen e-postklient.Har du för många Gmail-konton?
Kolla in videon nedan för hur du slår ihop dem.
