Många av oss använder Google Kalender för påminnelser om möten och oändliga Zoom-samtal, men det finns så mycket mer du kan göra med appen.Och eftersom det är gratis kan alla från nybörjare till erfarna organisationsproffs använda det för att effektivisera sina scheman.
1.Skapa en ny kalender
Arbetsuppgifter, personliga möten och andra vardagliga ärenden kan verkligen störa ditt schema.Lyckligtvis kan du skapa separata, färgkodade kalendrar för varje aspekt av ditt schema.Du behöver inte titta på en vägg av blå lådor.
Om du vill lägga till fler kalendrar klickar du på plusikonen (+) bredvid Andra kalendrar på den nedre vänstra sidan och väljer sedan Skapa ny kalender.Namnge och färgkod den nya kalendern hur du vill.När du är klar kan du markera eller avmarkera rutan bredvid kalendernamnet för att visa eller dölja dess uppgifter i din huvudkalender så att du bara ser det som är viktigt.
2.Hur man delar en Google-kalender
Ibland är det användbart att dela din kalender med andra så att alla kan hålla reda på viktiga händelser.Personer som du delar din Google-kalender med kan se den i sin kalendervy och välja att dölja den om de vill.Du kan också anpassa och begränsa vad de ser.
Hitta den kalender du vill dela från listan under Mina kalendrar.Klicka på menyn med tre punkter bredvid kalendern och välj Inställning och delning.I inställningsmenyn klickar du på Dela med specifika personer > Lägg till personer.
Skriv in e-postadresserna till alla du vill ge åtkomst och anpassa deras behörigheter så att andra kan se så mycket, eller så lite, av den kalendern som du tycker är lämpligt.
3.Använd snabbtangenterna
I Google Kalender låter snabbtangenterna dig göra allt från att ändra kalendervyn (tryck på t för att visa idag, till exempel) till att lägga till en ny händelse (tryck på c för att skapa en händelse). Kontrollera först att kortkommandon är aktiverade ; klicka på kugghjulsikonen uppe till höger, välj Inställningar, scrolla ner till Kortkommandon och se till att rutan bredvid Aktivera kortkommandon är markerad.Se sedan Googles lista (öppnas i ett nytt fönster) över kalendergenvägar, eller tryck på Kommando + / (eller Ctrl + /) från en webbläsare för att få fram en lättläst lista med genvägar.
4.Anpassa dina aviseringar
Om du har ett viktigt möte eller möte som du inte får missa, ställ in flera varningar för det.Kalender låter dig programmera aviseringar för vissa tidsintervall före en händelse, så att du kan få en ping skickad till din telefon en dag, en timme eller 15 minuter före ditt event.Mobilanvändare har flera förinställda alternativ men kan också skapa anpassade intervall för aviseringar.Du kan också ställa in påminnelser via e-post.
För att ställa in anpassade aviseringar, klicka på menyikonen med tre punkter bredvid kalendern med den relevanta händelsen.Klicka på Inställningar och delning och välj sedan Händelseaviseringar för att anpassa standardaviseringsinställningarna för varje händelse i den kalendern.På mobilen, öppna hamburgermenyn, välj sedan Inställningar och välj kalendern.
Om du vill lämna standardinställningen ifred och bara anpassa påminnelser för en enskild händelse, klicka på händelsen, välj Redigera och ändra aviseringsinställningarna för den händelsen.
5.Skapa händelser från Gmail
Vi har förmodligen alla haft möten som kunde ha varit ett e-postmeddelande, men hur är det med en e-posttråd som borde vara ett möte?Använd Gmail för att skapa en händelse i Google Kalender och lösa den extra långa diskussionen med ett videosamtal istället.
När du tittar på e-posttråden klickar du på menyn med tre punkter i det övre högra hörnet och klickar sedan på Skapa händelse.En ny händelse kommer automatiskt att läggas till i Google Kalender, fylld med informationen från din e-posttråd.Ämnesraden kommer att vara händelsens titel och meddelanden från e-posttråden visas i händelsebeskrivningen.
6.Skapa anteckningar från grupphändelser
Behöver du hålla alla på samma sida?Använd Google Kalender för att göra ett Google-dokument av mötesanteckningar för dina evenemang med flera deltagare.Allt du behöver göra är att välja händelsen i kalendern och sedan klicka på Ta mötesanteckningar i händelsebeskrivningen.Det resulterande dokumentet bifogas sedan till evenemangsinbjudan, vilket ger alla gäster tillgång till anteckningarna.
7.Ställ in dagliga agenda-e-postmeddelanden
Vill du få en automatisk daglig genomgång av ditt schema varje morgon utan att öppna Google Kalender?Google kan skicka en lista över dagens uppgifter direkt till din inkorg.För att ställa in det, gå till din lista över kalendrar i det vänstra sidofältet och klicka på menyn med tre punkter bredvid den du vill använda för att skicka dagliga agenda-e-postmeddelanden.Klicka på Inställningar och delning > Andra aviseringar och se till att rullgardinsmenyn bredvid Daglig agenda säger E-post.Du kommer nu att få ett dagligt e-postmeddelande med att göra från den specifika kalendern tills du stänger av dem, vilket du kan göra genom att gå igenom samma process och ändra rullgardinsmenyn till "ingen".
Rekommenderas av våra redaktörer
8.Lägg till och anpassa tidszoner
I dagar av distansarbete är det inte ovanligt att företag har team fördelade över flera tidszoner.Genom att lägga till ytterligare tidszoner i Google Kalender kan du schemalägga nästa möte vid en tidpunkt som fungerar för alla.Klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet och klicka sedan på Inställningar.Klicka på Tidszon i det vänstra sidofältet och markera sedan rutan som säger Visa sekundär tidszon.Klicka på rullgardinsmenyn och välj den tidszon du behöver.När du är klar kommer den tidszonen att visas i din kalendervy bredvid lokal tid.
9.Redigera flera dagar samtidigt
Ibland behöver du bara se några dagar i din kalender åt gången.Det är därför Google Kalender har inbyggda dag-, vecka-, månad-, år-, schema- och 6-dagarsvyer tillgängliga från rullgardinsmenyn högst upp på skärmen.Mobilanvändare kan öppna hamburgermännen för att välja mellan schema, dag, 3 dagar, vecka och månad.
Om du behöver redigera eller visa ett annat urval av dagar – till exempel onsdag till lördag – kan du göra det från webbappen.Klicka på den första dagen i den lilla kalendern i det vänstra sidofältet och dra sedan markören över de dagar du behöver.Detta kommer att ändra din stora kalendervy så att den bara visar dessa dagar.
10.Anpassa dina färger och bakgrund
Google Kalender tillhandahåller färgalternativ för kodning av händelser och uppgifter, men du kanske vill ha mer än standardinställningarna.Lyckligtvis finns det flera Chrome-tillägg som låter dig enkelt lägga till nya färger i Google Kalender och till och med ställa in en bakgrundsbild för din huvudvy.Ju fler färger för kalendern!(Öppnas i ett nytt fönster) tillägget låter dig lägga till nya färger med hexadecimalt värde och spara dem för senare användning.Och du kan lägga till en anpassad bakgrund med tillägget Anpassad kalenderbakgrund (öppnas i ett nytt fönster).
11.Avancerad kalendersökning
Behöver du redigera en händelse, men kommer inte ihåg exakt när det ska hända?Klicka på förstoringsglaset högst upp på skärmen (eller tryck bara på /-tangenten) för att göra en snabb kalendersökning.Om du vill bli superspecifik, klicka på den lilla rullgardinspilen i sökfältet för mer avancerade alternativ som låter dig söka efter kriterier som evenemangsdeltagare, plats och datum, förutom dina sökord.
12.Få tillgång till din kalender offline
Om du reser mycket och vet att du inte alltid kommer att ha den bästa internettäckningen, kanske du vill aktivera offlineåtkomst till Google Kalender.Klicka på kugghjulsikonen och välj Inställningar > Offline och markera sedan rutan bredvid Aktivera offlinekalender.Google informerar dig sedan om att ladda om sidan.För mer information, kolla in Googles steg-för-steg-guide (öppnas i ett nytt fönster) för processen.En varning: du kommer att kunna komma åt och ändra din kalender även när du inte har en internetanslutning, men den kommer inte att uppdateras på dina andra enheter förrän du är online igen.
