Эксперты любят говорить, что совещания убивают продуктивность.Конечно могут, но не обязаны.Когда вы планируете только необходимые встречи и делаете выбор времени и даты безболезненным, встречи становятся более продуктивными.Когда вы заранее подготавливаете повестку дня и назначаете кого-то для ведения заметок, содержание встреч будет более точным.Если вы упростите людям присоединение и участие, собрание может быть более эффективным.Затем собрание может проходить в соответствии с графиком, указанным в повестке дня, и, возможно, вы даже закончите раньше.Люди ценят, когда это происходит, потому что это показывает, что их время ценно.
Хотя проведение эффективной встречи в значительной степени зависит от людей, для ее проведения также требуются подходящие приложения и оборудование.Перечисленные здесь 14 приложений и инструментов предназначены для того, чтобы сделать встречи более плавными и продуктивными.
Приложения для планирования встреч
Прежде чем вы сможете провести встречу, вы должны запланировать ее.Запрашивать встречу с помощью электронного письма и списка времени неэффективно, даже если вы встречаетесь только с одним человеком.Приложения для планирования собраний предоставляют вам более совершенные инструменты, такие как опросы, онлайн-формы планирования и боты Slack, чтобы все приглашенные на собрание могли коллективно выбрать лучшее время для него.
Назначить.ly
Appoint.ly(Открывается в новом окне) — это несложный сервис бронирования встреч один на один.Вы создаете страницу бронирования, которой делитесь с клиентами или кем-либо еще, кому может понадобиться запросить встречу с вами.На вашей странице бронирования инициатору встречи предлагаются варианты желаемого типа встречи, например 10-минутный ознакомительный звонок или часовое обучение.Затем, в зависимости от вашей доступности, они запрашивают дату и время, которые вы можете утвердить, запросить изменение или отклонить.Appoint.ly — это простое и понятное приложение для планирования встреч один на один.
Календарно
Calendly (открывается в новом окне) — это инструмент, который помогает отдельным лицам и командам планировать встречи.Он включает в себя варианты, которые подходят для различных типов встреч и потребностей.Например, вы создаете типы встреч, такие как 10-минутный брифинг по телефону и 30-минутное интервью для СМИ.Затем, когда кто-то хочет встретиться с вами, он может выбрать тип встречи и выбрать доступный временной интервал.Другой пример: допустим, у вас есть бизнес, в котором любой из определенного отдела может согласиться на встречу, которую просит клиент.Calendly может автоматически назначать приглашение на собрание любому, кто доступен из группы.Приложение также поддерживает отдельные веб-страницы планирования, где люди могут запросить встречу с вами в зависимости от вашей доступности.Это надежное приложение для планирования, разработанное для удовлетворения различных потребностей.
Doodle.com
Doodle.com — это бесплатный веб-сайт и мобильное приложение с опцией Premium, которая позволяет планировать встречи одним из трех способов.Во-первых, вы можете создать онлайн-опрос с указанием даты и времени встречи; отправьте его всем участникам встречи, и Doodle подсветит лучший вариант, когда люди ответят.Во-вторых, Doodle также предлагает личное планирование встреч, то есть вы используете его для создания веб-сайта, на котором люди могут видеть, когда вы доступны, и запрашивать встречу с вами в одном из открытых слотов.Наконец, есть бот Doodle для Slack (открывается в новом окне), который позволяет вам опрашивать своих коллег о времени встречи, не выходя из приложения для обмена сообщениями команды.
Перспектива
Outlook, продаваемый как часть Microsoft Office, может показаться де-факто офисным программным обеспечением для планирования встреч в бизнес-среде.Когда все участники собрания являются частью одной организации и все используют Microsoft Office, тогда Outlook является подходящим инструментом для планирования.Вы можете найти время и дату встречи, которые подходят для всех, в зависимости от доступности, которую они установили в своих календарях.Затем вы можете зарезервировать конференц-зал и внести собрание в календарь, все в Outlook.Однако это не обязательно лучший планировщик собраний, когда вам нужно организовать собрание среди людей, которые не все являются пользователями Outlook.
Ралли
Rally (открывается в новом окне) — это программное обеспечение для совместного планирования, что означает, что оно предназначено для использования группами.Другой способ описать это — сказать, что это приложение для опроса, где опрос посвящен тому, когда все могут встретиться.В то время как Doodle.com предлагает ту же услугу, Rally выглядит немного иначе и быстрее в использовании, если вам это нужно только время от времени, потому что вам не нужно создавать учетную запись.Однако вам необходимо ввести адрес электронной почты.
БесплатноЗанято
FreeBusy (открывается в новом окне) — это приложение для планирования встреч для бизнеса.Подобно Calendly и Doodle.com, он делает всего понемногу, предоставляя вам способы автоматизировать планирование личных встреч, а также находить лучшее время для встречи группы людей.Он также интегрируется с программным обеспечением для видеоконференций для автоматического заполнения таких сведений, как ссылка на встречу и идентификатор, когда это применимо.
Тканый
Woven (открывается в новом окне) — это программное обеспечение для планирования, созданное как часть более крупного календарного приложения.Подобно некоторым другим упомянутым приложениям, оно включает в себя опросы для поиска лучшего времени для встречи группы коллег.У Woven также есть персональные страницы расписания, которыми вы можете поделиться с клиентами и коллегами, что позволит им запросить время для встречи с вами.
Приложения для видеоконференций
Так много совещаний теперь проходят виртуально, что абсолютно необходимо иметь приложение для видеоконференций.Лучшие сервисы для видеоконференций надежны, а это означает, что ваши звонки остаются без изменений, даже если чье-то соединение не работает, и имеют достаточно инструментов для совместной работы во время встречи.Эти инструменты включают совместное использование экрана и доски, окна чата, а также опции для модераторов, такие как возможность передать управление другому человеку или отключить звук участников, пока говорит один человек.
У PCMag есть три выбора редакции среди программного обеспечения для видеоконференций: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings и Zoom.
ClickMeeting
ClickMeeting — отличный вариант видеоконференций для малого бизнеса, особенно для тех, которые проводят множество небольших вебинаров.Однако у вас может быть только четыре активных видеопотока на собрание.Это приложение может интегрироваться с календарем Microsoft Outlook, а для подключения к календарю Google есть подключаемый модуль Chrome.
Совещания Cisco WebEx
Cisco Webex Meetings — это простая в использовании служба видеоконференций, которая включает в себя некоторые функции, которых нет у конкурентов.Например, вы можете настроить вызов, который звонит вам, а не заставляет вас набирать номер.Платные планы начинаются с 13,50 долларов в месяц, что является привлекательной ценой для малого бизнеса.Если вы используете бесплатную версию приложения Webex Meetings Free, вы можете проводить видеовстречи с участием трех человек одновременно.Бесплатный план также включает общий доступ к рабочему столу и документам, функцию белой доски, видео стандартного качества и 250 МБ облачного хранилища.
зум-встреча
Zoom Meeting, иногда называемый просто Zoom, является одним из самых надежных сервисов видеоконференций, которые вы найдете.Когда компания разрабатывала продукт, она в первую очередь сосредоточилась на том, чтобы ваши звонки оставались четкими и на связи.Он поддерживает HD-видео и аудио.Вы можете получить напечатанные стенограммы звонков, которые вы записываете в виде видео.Кроме того, любой может использовать основной продукт бесплатно, а малые предприятия могут приобрести планы по разумной цене, которые расширяют возможности, начиная с 14,99 долларов США в месяц за хост.С бесплатной учетной записью вы можете принять до 100 человек на звонок, и вы можете видеть до 49 человек в представлении в стиле галереи.Групповые звонки для бесплатных пользователей ограничены 40 минутами, но звонки один на один могут длиться столько, сколько вам нужно.Несмотря на сложность количественной оценки и сравнения производительности систем видеоконференцсвязи, стабильность является основой репутации Zoom, и это видно.
Делать заметки
Многие встречи выигрывают от того, что кто-то делает заметки.Когда у вас есть заметки о собрании, вы 1) имеете запись о том, что произошло на собрании, 2) можете поделиться ими с людьми, которые не смогли присутствовать, и 3) в конечном итоге вынуждаете себя четко обозначить любые последующие задачи, которые должны быть выполнены. быть сделано.Для определенных видов встреч, таких как интервью с журналистами, отличное приложение для создания заметок также позволит вам записывать звук, чтобы вы могли расшифровать его позже и получить идеальный источник для проверки того, что было сказано.Вот несколько приложений, которые могут помочь вам эффективно вести заметки о встречах.
Эверноут
Evernote — мощное приложение для создания заметок.Он имеет встроенную функцию аудиозаписи, поэтому вы можете записывать всю встречу, одновременно записывая напечатанные идеи, прямо в том же файле.Его функция камеры позволяет вам сделать снимок доски с вашего собрания и загрузить его в приложение, где Evernote затем сделает текст доступным для поиска с помощью OCR.Если ваша команда использует Evernote для бизнеса, то вы можете легко сделать заметки о собрании доступными для всех участников, чтобы они могли добавлять к ним записи и иметь копию позже.
Хьюго
Hugo.team(открывается в новом окне) – это относительно новое приложение, предназначенное для того, чтобы помогать командам делать заметки о встречах, а также делиться ими и отслеживать их надлежащим образом.Хьюго подталкивает вас к созданию повестки дня, записыванию важных идей и информации с встреч и превращению действий в задачи.Приложение подключается к другим системам управления задачами, таким как Asana, Trello и Jira, позволяя вам добавлять эти задачи в приложения, которые уже использует ваша команда.Это бесплатно для до 30 человек, с версией Pro (фиксированная 399 долларов в месяц), добавляющей поддержку большего количества членов команды и функций, таких как подробные отчеты и анализ календаря.
Майкрософт OneNote
Microsoft OneNote имеет много общего с Evernote — диктофон, камеру и т. д. — но он лучше подходит для людей, использующих другие продукты Office, поскольку тесно с ними интегрируется.Например, если у вас есть бизнес-аккаунт Microsoft, вы можете использовать специальную функцию в OneNote, которая показывает вам предстоящие встречи, перечисленные в Outlook, чтобы вы могли составлять для них повестки дня или делать другие заметки о них.Еще одна функция, называемая цифровыми чернилами, позволяет рисовать диаграммы и изображения с помощью стилуса на поддерживаемых устройствах.Также легко обмениваться заметками, сделанными до, во время или после встречи с другими людьми в вашей организации.
Минуты.ио
Minutes.io (открывается в новом окне) (бесплатно) специально предназначен для ведения протоколов собраний.Это дает вам шаблон для записи всех деталей того, что происходит во время встречи, например, кто что сказал, какие обещания были даны и какие сроки были определены.Minutes.io использует множество горячих клавиш, так что как только вы их выучите, вам не придется отрывать пальцы при наборе текста.Он запускается в браузере и работает как онлайн, так и офлайн.В конце встречи вы можете легко добавить адреса электронной почты людей в файл, чтобы поделиться им со всеми участниками.Когда вас неожиданно попросят сделать официальные заметки для встречи, minute.io запускается быстро и хорошо работает, предоставляя вам шаблон для поставленной задачи.
