„Ce instrument mă va ajuta să-mi gestionez mai bine afacerea în creștere?”Un cititor pe nume Rafael mi-a scris luna trecută să pun această întrebare.Citise despre unele dintre cele mai bune instrumente de management de proiect, software de management al muncii, programe de comunicare și toate acele aplicații de productivitate menite să creeze un boom în afaceri.Dar nu a putut să-și dea seama care dintre ele ar funcționa cel mai bine pentru a-și gestiona munca.
„Tocmai am început să lucrez pentru o mică firmă de investiții imobiliare”, a scris el, „și chiar au nevoie de ajutor pentru automatizarea proceselor lor. Ei gestionează lucrurile în principal prin e-mail (argh!) și cu planuri de extindere, nu este o structură scalabilă. în acest moment. Mă gândeam să folosesc fie Asana, fie Proiecte de lucru în echipă pentru a eficientiza operațiunile și am vrut contribuția dvs. Pentru a vă oferi o perspectivă, echipa este formată din cinci angajați interni care lucrează cu investitori pentru a cumpăra și a vinde proprietăți."Rafael a explicat în continuare că consideră fiecare proprietate ca pe un „proiect” și a dorit să poată crea o listă de sarcini pentru fiecare, care să fie atribuite angajaților după cum este necesar.Organizațiile gestionează de la 150 la 200 de „proiecte” la un moment dat.Și din când în când, jucătorii externi au nevoie de o perspectivă asupra procesului.
El a mai spus că flexibilitatea și colaborarea în echipă sunt de cea mai mare importanță, așa cum sunt în multe companii.Dar părea destul de dispus să folosească fie Asana, fie Proiecte de lucru în echipă.Iată răspunsul meu:
pachet de cărți vs.Joc de masă
Gândiți-vă la Asana ca la un pachet de cărți și gândiți-vă la Proiectele de lucru în echipă ca la un joc de masă.Cu un pachet de cărți, poți juca un joc creat de altcineva sau poți crea propriul tău joc.Cu un joc de masă, jocul vine cu reguli și le poți îndoi dacă vrei, dar, în general, jocul de masă este conceput pentru a fi jucat cu tine respectând regulile.
Din experiența mea, Asana are nevoie de timp pentru a implementa corect, dar în cele din urmă, îl puteți folosi cum doriți.Primele zile vor fi cu adevărat confuze pentru toți cei care învață să folosească sistemul.Motivul este că echipa ta va trebui să stabilească regulile de utilizare.Nu există o modalitate corectă sau greșită de a folosi Asana.
După câteva săptămâni, sperăm că cei cinci angajați vor fi la bord și probabil că vor începe să-și ajusteze regulile în acest moment.Asana ia încercări și erori.De asemenea, este nevoie de o comunicare solidă în echipă pentru a vă asigura că toată lumea utilizează instrumentul în același mod.
Acum să vorbim despre proiecte de lucru în echipă.Echipa ta va dura ceva timp pentru a se obișnui și cu proiectele de lucru în echipă, dar dintr-un alt motiv.Oamenii vor explora toate funcțiile și vor intra în sarcini pentru prima dată.Echipa dvs. va crea probabil o grămadă de șabloane pe care le poate refolosi din nou pentru următoarea vânzare sau achiziție.Dar cu proiectele de lucru în echipă, cheia este că vă veți gestiona fiecare achiziție sau vânzare imobiliară ca un proiect.
Proiectele au întotdeauna date de încheiere și, în cazul dvs., este data de închidere.Ei au de obicei repere, poate intrând în contract sau primind bani în escrow.Și în cazul proiectelor, datele pentru aceste termene limită și repere contează.Nu am nicio idee dacă termenele limită contează sau nu pentru echipa ta.Echipa dvs. spune lucruri precum „Să cumpărăm această proprietate până la 1 octombrie” sau doar „Hai să cumpărăm această proprietate” fără să știe cât timp va dura?Dacă aveți termene fixe, Proiectele de lucru în echipă este probabil mai bine.
Instrumentele de gestionare a proiectelor, cum ar fi Proiectele de lucru în echipă, vă permit să creați dependențe între sarcini, astfel încât o sarcină să nu se întâmple până când au loc toate sarcinile dependente.De exemplu, dacă nu puteți merge la contract până la finalizarea inspecției, este posibil să o configurați în Proiecte de lucru în echipă.Cu Asana, echipa ta poate alege să joace după această regulă, dar nu va face parte din sistemul în sine.Puteți folosi gratuit ambele instrumente pentru a înțelege cum funcționează și apoi faceți upgrade la un cont plătit care va avea mai multe funcții.
Alegerea unui instrument
M-am întâlnit cu Rafael câteva săptămâni mai târziu pentru a vedea dacă a luat o decizie și cum funcționează instrumentul pentru echipa sa.A ales să încerce Proiecte de lucru în echipă.Momentul de vânzare, a spus el, a fost capacitatea de a crea dependențe între sarcini.Configurarea a durat ceva timp, așa cum era de așteptat, dar Rafael avea și câteva vești grozave de împărtășit:
„O revelație care merită menționată este că există o ofertă de pornire a proiectelor de lucru în echipă (Se deschide într-o fereastră nouă), în care le oferă startup-urilor gratuit software-ul în valoare de un an! A fost foarte benefic în a face mutarea.”a scris Rafael.
Resurse aditionale
Pentru sfaturi conexe, consultați 7 moduri de a simplifica managementul proiectelor în proiecte de lucru în echipă și utilizarea Asana în afaceri.
Și pentru mai multe recomandări de aplicații de afaceri, consultați cel mai bun software de colaborare în afaceri online.
