Cât timp pierzi în întâlniri pentru că cei care le conduc nu sunt pregătiți?Nu există agendă.Colegii ajung târziu.Ceea ce se discută are vreo legătură cu tine sau cu munca ta.O oră mai târziu, nu ai făcut nimic, nu ai învățat nimic și nu ai contribuit cu nimic.Care era rostul?
Do.com își propune să ajute oamenii să aibă întâlniri mai bune, oferindu-le resurse pentru planificarea și executarea acestora.În multe feluri, este ca o listă de verificare a lucrurilor de făcut înainte, în timpul și după o întâlnire pentru a vă asigura că este productivă pentru toți cei implicați.
Înainte să-l cunosc pe Jason Shah, fondatorul și CEO-ul Do.com (Se deschide într-o fereastră nouă), am trimis un e-mail pentru a găsi o dată și o oră potrivite pentru a vorbi.Odată ce am fost de acord, el a răspuns: „Plănuiesc să vă sun pe Skype și vă voi trimite în curând o invitație din calendar”.O clipă mai târziu, desigur, a sosit o invitație din calendar.În ziua întâlnirii noastre, am primit un e-mail de la Do.com prin Shah.Înăuntru am găsit o agendă, orele clare de începere și de sfârșit pentru întâlnire, o listă cu persoanele care vor fi la apel și informațiile lor de contact (doar noi doi, în acest caz) și link-uri către informații de fundal.Toate acestea ne-au ajutat să trecem la goană în timpul apelului, deoarece Shah a explicat ce face o întâlnire productivă, motivația lui pentru a începe Do.com și cum se schimbă natura întâlnirilor dintre lucrătorii cunoașterii.
Jill Duffy: Să vorbim despre întâlniri și de ce oamenii le urăsc.
Jason ShahJason Shah: Din ceea ce am descoperit, majoritatea oamenilor participă la întâlniri pentru care nu sunt pregătiți.Nu există niciun motiv întemeiat pentru întâlnirea.Nu există nicio agendă distribuită în prealabil.Oamenii apar târziu și cineva trebuie să refacă lucrurile.Oamenii care le organizează nu sunt întotdeauna grijulii cu privire la cine trebuie să fie acolo, și astfel ajungeți la întâlniri mari în care jumătate din oameni sunt opționali și poate jumătate dintre oameni sunt de bază [participanți], așa că dinamica este oprită și împiedică productivitatea.
Asta se rezumă la timp pierdut pentru oamenii ocupați.
Dacă ceri pe cineva să stea într-o cameră timp de 30 de minute și să nu realizeze nimic, ar crede că ești nebun.Dar asta fac oamenii de milioane de ori pe zi la locul de muncă.
JD: Cum ai descrie o întâlnire productivă?
JS: Trebuie să ai câteva ingrediente cheie.În primul rând, trebuie să se întâmple cu adevărat.Dacă ceva poate fi rezolvat rapid prin e-mail, faceți asta.Dar dacă trebuie să fie o întâlnire, atunci, bine.
Pregătirea este cheia: lansarea a ceea ce urmează să fie discutat, cine este responsabil pentru ce, acele tipuri de lucruri care duc la o conversație concentrată.În timpul întâlnirii: respectarea [agenda], păstrarea timpului, luarea de note și încheierea la timp.
Contează foarte mult și ora întâlnirii.Mulți oameni doar la o oră implicită.Am observat că ai fost foarte deliberat și ai spus 25 de minute pentru această conversație.Cred că este o practică bună.
Ceea ce se întâmplă după întâlnire este, de asemenea, cheie.Dacă Bob și Stacey spun că vor continua cu o nouă versiune a unui pachet de diapozitive, iar Mark spune că vă va trimite numerele de vânzări, de fapt trebuie să facă asta!Constatăm că majoritatea oamenilor spun: „Grozav! Întâlnire bună!” și ei pleacă și nu mai sunt urmărite.Și chiar dacă există, se întâmplă la momentul nepotrivit, ceea ce precipită o altă întâlnire sau o muncă mai inutilă.
Așadar, pregătirea, desfășurarea bine a întâlnirii, urmărirea cu succes după aceea sunt componente cheie ale unei întâlniri bune.
JD: Instrumentele de management de proiect și alte instrumente de management al muncii sunt concepute pentru a eficientiza munca.Ideea este să avem mai puține întâlniri și (și mai puține e-mail). Vă puteți atribui reciproc sarcini și termene limită fără a avea întâlniri despre acestea.
JS: Da.La nivel macro, sperăm că avem mai puține întâlniri ca urmare a acestor instrumente.
De exemplu, dacă văd că modelele au fost actualizate pe Dropbox și cred că sunt bune, nu trebuie să mă întâlnesc cu designerul pentru a le discuta.Nici măcar nu trebuie să mă anunțe.Pot declanșa un mesaj care spune „Hei, am văzut fișierele actualizate”.Cu ceva de genul Slack, pot pune rapid cuiva o întrebare fără a fi nevoie să mă întâlnesc pentru a discuta natura întrebării.
Înainte, oamenii doreau mai puțină tehnologie pentru că era greu, de exemplu, să obții dongle-ul pentru monitor, sau distragea atenția pentru oameni.
Sper că creșterea acelor instrumente duce la mai puține întâlniri, dar nu știu dacă există date concrete care să susțină asta, în afară de propaganda pe care companiile individuale au făcut-o acolo.Și în cadrul întâlnirii în sine, cred că natura acestora se schimbă pentru că suntem mai orientați tehnologic.Dacă folosim servicii în afara unei întâlniri, atunci întâlnirile în sine trebuie să țină pasul cu asta.
JD: Îmi place să am întâlniri de lucru.Ele tind să fie cele mai productive pentru mine.Mă adun cu un grup de oameni, ne așezăm și facem munca pe care trebuie să o facem chiar acolo, poate cu instrumentele noastre proiectate pe un ecran.
JS: Asta mă face să mă gândesc la modelul de clasă inversată.Sala de clasă este un loc pentru a lucra, mai degrabă decât a urmări doar o prezentare, așa cum o întâlnire nu ar trebui să fie convocată doar pentru a răsfoi un pachet pe care cineva ți-ar putea trimite cu ușurință un e-mail.
JD: Să vorbim puțin despre Do.com.Dă-mi explicația de 30 de secunde despre ce este Do.com și apoi vom vorbi mai detaliat despre cum îl folosești.
JS: Do.com este un software de colaborare pentru întâlniri.Nu are nimic de-a face cu video și audio.Totul ține de productivitatea întâlnirilor.
Cu Do, oamenii pot stabili agende astfel încât să știe despre ce să vorbească.Ei pot lua note în timp real și pot atribui sarcini care interacționează cu celelalte fluxuri de lucru ale lor.Suntem integrați cu Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce etc.
Peste 1,5 milioane de oameni au participat la întâlniri în peste 20.000 de companii.Practic, ajutăm oamenii să aibă mai puține întâlniri, întâlniri mai bune și, sperăm, să fie mai fericiți și mai productivi la locul de muncă.
JD: Și este un model freemium.
JS: Este.Vă puteți înscrie gratuit și avem o mulțime de utilizatori gratuiti.
JD: Unul dintre lucrurile care m-au frapat la Do.com este că îi încurajează cu adevărat pe oameni să ia acțiunile corecte, spre deosebire de a fi soluția în sine.Mă gândesc mult la lucruri precum motivația și modul în care nu ne comportăm întotdeauna în moduri care sunt în interesul nostru.Așa că cred că este bine când găsesc instrumente care sunt mai degrabă să ne ghideze decât să ne ofere ceva.Am impresia că despre asta este Do.com.
JS: Da, sunt de acord.Convingerea noastră este că întâlnirile sunt la fel de mult o problemă de oameni ca și o problemă de tehnologie.De exemplu, nu avem nevoie de o aplicație de e-mail pentru a-l împiedica pe Bob să trimită un mesaj foarte lung, greu de înțeles.Probabil că asta are de-a face cu politica companiei, cu capacitatea lui Bob de a fi profesionist, cu dinamica echipei, lucruri de genul ăsta.Unele interfețe de utilizare blocate într-un browser web nu îl vor schimba pe Bob.
Este ceva la care m-am gândit mult când lucram anterior la Yammer.Yammer încerca să facă companiile mai transparente.Dar sincer, Yammer a fost un instrument pentru companii transparente, pentru că este foarte greu să schimbi cultura unei organizații.
Do.com este în mare măsură un produs care încearcă să ajute oamenii să fie mai buni și le oferă tehnologie care le permite să facă asta, mai degrabă decât să o facă pentru tine.Sincer, nici nu știu dacă am putea apăsa un comutator și am face o întâlnire mai productivă.Ar fi destul de magic!
Credem cu adevărat că acest lucru va avea putere de stăpânire.Dacă va funcționa, trebuie să vină de la oameni și le dăm posibilitatea să devină cel mai bun sine.
Jason ShahJD: Spune-mi povestea originii Do.com și de ce ești pasionat de acest proiect și companie.
JS: Lucram la Yammer înainte ca Microsoft să cumpere Yammer.Și după cum probabil vă puteți imagina, după ce Microsoft a cumpărat compania, cultura a început să se schimbe foarte mult, inclusiv adăugând multă birocrație și întâlniri.
Am trecut prin aproximativ un an, după acea achiziție, de a descoperi că a fost foarte greu să duc lucrurile la bun sfârșit.A fost o nebunie pentru mine, mai ales pentru că eram o companie construită inițial pentru a face munca mai bună pentru oameni!
Pe scurt, într-o zi stăteam într-o întâlnire groaznică cu 10 persoane și mă gândeam: „Ce caut aici?”Nebunia lui pur și simplu m-a lovit.
Dacă te-am invitat la o cină și nu m-am pregătit în prealabil să iau ingredientele și să am un concept de care am vrut ca oaspeții să se bucure, și ei apar și le spun: „Hei, hai să mergem la magazin și să facem această cină", spuneau ei, "Este o nebunie! Nu ne vom da seama de asta cu tine. Am venit aici pentru o cină!"Dar asta sunt întâlnirile!
Mi s-a părut o nebunie și îmi doream să plec și să înființez o nouă companie.
JD: Ce alte aplicații sau servicii de productivitate folosiți?Aveți cele mai bune practici pentru a rămâne productiv?
JS: Pot să dau un răspuns neconvențional?Cred că unele dintre cele mai bune aplicații de productivitate nu sunt cu adevărat aplicații de productivitate.Uber, de exemplu, îmi oferă mult mai multă productivitate decât o aplicație precum Asana.Ajung locuri mai repede și pierd mai puțin timp stând în ploaie așteptând o mașină.
Există un alt instrument pe care îl folosesc, numit BetterSnapTool (Se deschide într-o fereastră nouă) și, din nou, nu este un instrument de productivitate clasic.Mi-am configurat monitorul cu trei coloane, iar cu Windows Snap, am apăsat o tastă de comandă rapidă și toate ferestrele mele se fixează la locul lor.
De asemenea, folosim Trello și Slack aici.Folosim Instacart pentru cumpărăturile noastre de la birou.Faptul că nimeni nu trebuie să-și facă griji pentru [cumpărături alimentare] este util și ne face cumva mai productivi, ca urmare.
JD: Și cum rămâne cu cele mai bune practici sau obiceiurile de productivitate personală?
JS: Am început să blochez timpul din ziua mea în calendar pentru a mă asigura că lucrurile nu sunt depășite.M-am apucat de meditație dimineața pentru a mă ajuta să pun la zero și să înțeleg ce este important.
Un alt lucru neconvențional este delegarea lucrurilor.Nu este o săptămâna de lucru de patru ore, dar am personalitatea care mă face să vreau să fac totul singur.A deveni conștient de necesitatea de a delega implicit, spre deosebire de a face lucrurile în mod implicit, a fost cu adevărat de impact.
Pentru mine este un amestec de a fi mai atent, de a face timp și de a delega.Sunt mult mai liniștit și concentrat pe cele două sau trei lucruri care contează în fiecare zi.În calitate de fondator, poți fi distras de orice are legătură cu compania, fie că este vorba de relații cu investitorii sau de o oportunitate de relații publice, așa că delegarea m-a făcut mai productiv.
JD: Cât de mare este personalul tău?
JS: Zece oameni.Delegarea devine din ce în ce mai ușoară, dar asta este foarte mic, desigur, pentru o companie.
JD: Da, dar este important ca alți antreprenori să știe că, chiar dacă lucrezi cu o echipă foarte mică, delegarea este totuși importantă.
În timp ce ne-am încheiat conversația, Shah a condus întâlnirea către o încheiere naturală, revizuind și citind cu voce tare câteva notițe pe care le-a luat în timpul apelului nostru.El a menționat că am acoperit toate punctele majore și am vorbit despre lucruri care contează și a numit alte câteva subiecte care ne-au venit în minte în timp ce vorbim, dar care ar putea aștepta altă dată.Poate pentru că îi urmăream inconștient exemplul, am rezumat modul în care voi urma și am dat o dată aproximativă pentru când plănuiam să public un articol.Mi-a arătat puterea de a avea o întâlnire clar definită și puternic condusă.
