"Qual ferramenta me ajudará a gerenciar melhor meu negócio em crescimento?"Um leitor chamado Rafael me escreveu no mês passado para fazer essa pergunta.Ele estava lendo sobre algumas das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos, software de gerenciamento de trabalho, programas de comunicação e todos os outros aplicativos de produtividade destinados a fazer um boom de negócios.Mas ele não conseguia descobrir qual deles funcionaria melhor para gerenciar seu trabalho.
"Acabei de começar a trabalhar para uma pequena empresa de investimentos imobiliários", escreveu ele, "e eles realmente precisam de ajuda para automatizar seus processos. Eles gerenciam coisas principalmente por e-mail (argh!) e com planos de expansão, não é uma estrutura escalável neste momento. Eu estava pensando em usar a Asana ou o Teamwork Projects para simplificar as operações e queria sua opinião. Para dar uma perspectiva, a equipe é composta por cinco funcionários internos que trabalham com investidores para comprar e vender propriedades."Rafael explicou ainda que pensa em cada propriedade como um "projeto" e queria poder criar uma lista de tarefas para cada uma que seriam atribuídas aos funcionários conforme necessário.As organizações gerenciam de 150 a 200 "projetos" por vez.E, de tempos em tempos, os atores externos precisam de informações sobre o processo.
Ele também disse que flexibilidade e colaboração em equipe são de extrema importância, como em muitas empresas.Mas ele parecia bastante determinado a usar o Asana ou o Teamwork Projects.Aqui está minha resposta:
Baralho de cartas vs.Jogo de tabuleiro
Pense na Asana como um baralho de cartas e pense nos Projetos de trabalho em equipe como um jogo de tabuleiro.Com um baralho de cartas, você pode jogar um jogo que outra pessoa criou ou pode criar seu próprio jogo.Com um jogo de tabuleiro, o jogo vem com regras, e você pode dobrá-las se quiser, mas de um modo geral, o jogo de tabuleiro é projetado para ser jogado com você seguindo as regras.
Na minha experiência, a Asana leva tempo para ser implementada corretamente, mas, em última análise, você pode usá-la como quiser.Os primeiros dias serão realmente confusos para todos que estão aprendendo a usar o sistema.O motivo é que sua equipe precisará definir as regras de como usá-lo.Não existe uma maneira certa ou errada de usar a Asana.
Depois de algumas semanas, esperamos que os cinco funcionários estejam a bordo e provavelmente começarão a ajustar suas regras neste momento.Asana leva tentativa e erro.Também é necessária uma comunicação sólida da equipe para garantir que todos estejam usando a ferramenta da mesma maneira.
Agora vamos falar sobre Projetos de Trabalho em Equipe.Também levará algum tempo para sua equipe se acostumar com os Projetos de Trabalho em Equipe, mas por um motivo diferente.As pessoas estarão explorando todos os recursos e inserindo tarefas pela primeira vez.Sua equipe provavelmente criará vários modelos que podem ser reutilizados novamente para a próxima venda ou compra.Mas com Projetos de Trabalho em Equipe, a chave é que você lidará com cada compra ou venda de imóveis como um projeto.
Os projetos sempre têm datas de término e, no seu caso, é a data de encerramento.Eles geralmente têm marcos, talvez entrando em contrato ou recebendo dinheiro em depósito.E com projetos, as datas para esses prazos e marcos são importantes.Não tenho ideia se os prazos são importantes para sua equipe ou não.Sua equipe diz coisas como "vamos comprar este imóvel até 1º de outubro" ou apenas "vamos comprar este imóvel" sem saber quanto tempo vai levar?Se você tem prazos fixos, o Teamwork Projects provavelmente é melhor.
Ferramentas de gerenciamento de projetos, como Projetos de Trabalho em Equipe, permitem criar dependências entre tarefas para que uma tarefa não possa acontecer até que todas as tarefas dependentes ocorram.Por exemplo, se você não pode ir para o contrato até que a inspeção seja feita, é possível configurar em Projetos de Trabalho em Equipe.Com a Asana, sua equipe pode optar por seguir essa regra, mas isso não fará parte do sistema em si.Você pode usar as duas ferramentas gratuitamente para ter uma ideia de como elas funcionam e, em seguida, atualizar para uma conta paga que terá mais recursos.
Escolhendo uma ferramenta
Entrei em contato com Rafael algumas semanas depois para ver se ele havia tomado uma decisão e como a ferramenta estava funcionando para sua equipe.Ele havia optado por experimentar Projetos de Trabalho em Equipe.O ponto de venda, disse ele, era a capacidade de criar dependências entre as tarefas.A configuração estava demorando um pouco, como esperado, mas Rafael também tinha ótimas notícias para compartilhar:
"Uma revelação que vale a pena mencionar é que há uma oferta Teamwork Projects Startup (abre em uma nova janela), onde eles dão às startups um ano de software de graça! Foi muito benéfico fazer a mudança,"Rafael escreveu.
Recursos adicionais
Para obter conselhos relacionados, consulte 7 maneiras de simplificar o gerenciamento de projetos em projetos de trabalho em equipe e como usar a Asana nos negócios.
E para obter mais recomendações de aplicativos de negócios, consulte o Melhor Software de Colaboração Empresarial Online.
