Em 2005, uma empresa de quatro pessoas chamada Upstartle lançou o Writely(Opens in a new window), um processador de texto somente online que aproveitou uma tecnologia de navegador então nova chamada AJAX.O Writely permite que você crie, salve e recupere documentos em seu navegador que foram armazenados em um servidor.Funcionou tão bem que o Google comprou o Upstartleless um ano depois.
Na época, essa aquisição foi considerada uma aposta.Hoje, os aplicativos da web online são a norma.A suíte de escritório do Google agora inclui não apenas o Docs (uma versão adulta do Writely), mas também o Sheets (uma planilha), o Slides (para apresentações), o Drawing e o Forms.Eles são tão bons que levaram a Microsoft a criar versões online do Word, Excel e PowerPoint para trabalhar com seu serviço de armazenamento/sincronização OneDrive.
A melhor parte é que qualquer pessoa com uma conta do Google pode acessar o pacote de escritório gratuitamente.Os usuários corporativos pagos obtêm uma versão quase tão poderosa e flexível quanto o Microsoft 365 chamada Google Workspace.Ele inclui melhor integração com Gmail, Agenda, Chat, Meet e muito mais por US$ 6 por mês por usuário, embora organizações sem fins lucrativos e escolas possam obtê-lo gratuitamente.E tudo funciona de forma abrangente com o Google Drive, o repositório online para seus arquivos, que também pode ser usado para sincronizar dados entre computadores e outros dispositivos.
Você pode usar o Documentos, o Planilhas, o Apresentações ou o Workspace o dia todo e se sair bem. Na verdade, é bem provável.Mas vale a pena saber mais do que apenas o básico.Já listamos oito maneiras simples de ajudar a mudar do Microsoft Word para o Google Docs, incluindo como editar offline e usar modelos.Aqui, nos aprofundamos em todas as ferramentas para mostrar como aproveitar ao máximo o pacote de escritório do Google.
1.Ver documentos sem páginas
A visualização padrão de um Google Doc mostra como o documento ficaria se você o imprimisse em papel.É a mesma visão WYSIWYG que os processadores de texto exibem há décadas.Mas com que frequência você realmente imprime um Google Doc?Se a resposta for “quase nunca”, então mude.Vá para Arquivo > Configurar página e clique em Páginas (com todas as configurações de margens, orientação, tamanho do papel etc.) para Sem página.As quebras de página desaparecem e a visualização muda para uma aparência contínua e com largura de tela inteira, ainda melhor para visualizar imagens, tabelas e muito mais em seu Google Doc.
2.Fique atento às linhas roxas
O Google cria novos conhecimentos no Google Docs o tempo todo.O mais recente é que, além de sublinhar erros ortográficos em vermelho e gramática ruim em azul, ele sublinhará em roxo para sugerir palavras melhores e ajudar a evitar a voz passiva, tornar as frases concisas e usar uma linguagem inclusiva.
3.Marcar páginas com Markdown
Se você selecionar Detectar automaticamente Markdown em Ferramentas > Preferências, isso permitirá que você use a sintaxe de Markdown.O que é isso, você pergunta?É um conjunto leve de códigos que você pode usar para aplicar formatação sem usar o mouse.Então você digitaria negrito para realmente ficar em negrito ou usaria um * para iniciar uma lista com marcadores, entre outros atalhos. (Leia mais sobre Markdown aqui.)
4.Vá para tela cheia — duas vezes
Precisa de algum tempo de escrita sem distrações?Selecione View > Full Screen para se livrar dos menus e barras de ferramentas do Google Docs na parte superior (pressione a tecla Esc para recuperá-los). Se você quiser apenas ocultar a barra de menus, clique no acento circunflexo (^) na extremidade direita do menu principal do seu Documento ou Planilha.
Vá além: pressione F11 (ou Fn+F11 em alguns teclados) para expandir a visualização do navegador para o modo de tela cheia para ocultar todos os menus, barras de título e outras bagunças.No Chrome, você pode acessar o menu de três pontos do Chrome e clicar no ícone quadrado ao lado de Zoom.Isso é muito espaço livre de distrações!Toque em F11 novamente para que eles retornem.
5.Colaborar com amigos
Até 100 pessoas podem trabalhar simultaneamente em um Google Doc, Sheet ou Slide.Não importa se você está em laptops, tablets ou smartphones separados.Para editar ou comentar, porém, eles precisam de privilégios de edição; caso contrário, os colaboradores poderão visualizar apenas o arquivo.
Para manter o controle sobre o que seus amigos, familiares e/ou colegas mudaram, veja o histórico de revisões via Arquivo > Histórico de versões > Ver histórico de versões.Uma lista do lado direito mostrará quem atualizou o documento e quando; clique em um nome para ver o que eles fizeram.Dê nomes diferentes a versões diferentes para facilitar o rastreamento — clique no botão no canto superior direito para ver apenas as versões nomeadas.Você pode até restaurar um documento ou planilha para uma versão anterior.Para um resumo completo, leia Como trabalhar com o histórico de revisões no Google Docs.
6.Use sugestões para rastrear alterações
E se você quiser que as revisões sejam semelhantes às alterações controladas em um documento do Microsoft Word?O Google Docs oferece suporte a um recurso chamado Sugerir edições.Clique no botão Editar (com o ícone de lápis) no canto superior direito.Você terá um menu para Editar, Sugerir (com alterações rastreadas visíveis que você ou outras pessoas podem aceitar ou rejeitar posteriormente) ou Visualizar o documento final.Não é exatamente o mesmo que o Word, mas é o mais próximo que você pode chegar.Para saber mais, leia Como rastrear alterações no Google Docs.
7.Encontrar documentos ou planilhas compartilhados perdidos
Se você não consegue lembrar o nome do documento que deseja, mas consegue lembrar quem o compartilhou com você, clique em Compartilhado Comigo no menu esquerdo do Google Drive.Você receberá uma lista de todos os documentos que as pessoas compartilharam com você.Se a lista for muito longa para analisar, digite o nome do colaborador no campo de pesquisa na parte superior.
8.Publicar e incorporar um arquivo
Se você deseja compartilhar seu Google Doc com mais de 100 pessoas, o mais fácil é publicá-lo para obter um URL que você possa compartilhar.Vá para Arquivo > Compartilhar > Publicar na Web.Se for uma planilha, você pode selecionar guias individuais ou a planilha inteira; o mesmo com os slides em uma apresentação.O Google faz uma cópia do arquivo e o coloca online, criando um link para você copiar e compartilhar.
Você também pode incorporar um arquivo do Google em seu próprio site com o código fornecido.Isso funciona particularmente bem com o Google Forms, embora a publicação possa ser limitada pelo seu administrador se você tiver uma conta do Google Workspace.Você pode marcar uma caixa para que, se forem feitas alterações no documento, elas sejam republicadas para exibição online. (Para acabar com isso, selecione Parar publicação.)
9.Definir níveis de compartilhamento
Ao compartilhar documentos, você pode pensar que todos são iguais.Não tão.Há quatro níveis de acesso a documentos, que você define para as pessoas ao compartilhar um documento.Os proprietários podem fazer qualquer coisa no arquivo — até mesmo excluí-lo — e convidar mais colaboradores. Os editores podem editar, é claro, mas só convidar mais colaboradores se o proprietário permitir. Os espectadores podem ver o que está acontecendo. Os comentadores podem ver e deixar comentários.Os visualizadores e comentadores podem fazer cópias de documentos, portanto, não considere esses documentos como "seguros".
10.Mudança de propriedade
Às vezes, você possui um Documento/Planilha/Slide do Google que precisa transferir para outra pessoa.Talvez você esteja deixando uma empresa, por exemplo.Você só pode fazer uma transferência de propriedade para alguém com quem já compartilhou.Clique no botão azul Compartilhar e, na lista de "Pessoas com acesso", encontre o nome do novo proprietário selecionado e clique no menu ao lado do nome.Você verá Visualizador, Comentarista, Editor, Adicionar expiração (se estiver usando o Google Workspace), Transferir propriedade e Remover acesso como opções.
11.Bate-papo durante a edição
O Google Docs mostra seus colegas colaboradores de documentos no canto superior direito.Você pode deixar comentários ou perguntas in-line para pessoas específicas enquanto trabalha, mas também pode enviar uma mensagem instantânea.Clique no balão de bate-papo ao lado dos chefes de bate-papo do colaborador e digite sua mensagem.Esta não é uma mensagem privada, no entanto.Todos os outros no documento podem ver sua discussão.
12.Adicione alguns complementos
Uma série de complementos pode expandir a funcionalidade que você já obtém gratuitamente no Documentos e no Planilhas.Encontre ou ative-os clicando em Extensões > Complementos > Obter complementos dentro de um documento.Se você instalar um, espere um e-mail do Google verificando se o complemento recebeu acesso à sua conta. (Se você usa o Google Workspace, seu acesso pode ser limitado pelos administradores da conta.)
13.Conheça seus aplicativos móveis
O Google oferece aplicativos móveis separados para Documentos (iOS(abre em uma nova janela), Android(abre em uma nova janela)), Planilhas (iOS(abre em uma nova janela), Android(abre em uma nova janela)) e Apresentações (iOS(abre em uma nova janela),Android(abre em uma nova janela)).O aplicativo TheDrive(Abre em uma nova janela) continua vivo para fornecer acesso e visualização de arquivos armazenados; quando você precisar editar, ele o direcionará para um dos outros aplicativos, se instalado.
14.Fale um Documento
Você pode usar a "digitação por voz" integrada de fala para texto do Google Docs para ditar o texto em um documento.Ele também suporta comandos de voz, para que você possa fazer coisas como iniciar uma nova seção dizendo "nova linha" ou "novo parágrafo".Você pode até editar e formatar à medida que avança, ou mover-se pelo documento dizendo "Ir para" e, em seguida, final/início/próximo para parágrafo/linha/documento—as combinações são infinitas (abre em uma nova janela).
Você precisa ter um microfone funcionando, é claro.Clique em Ferramentas > Digitação por Voz (ou Ctrl+Shift+S). Quando vir o ícone vermelho do microfone, comece a falar; toque no ícone ou diga "parar de ouvir" para pausar.A digitação por voz também funciona no Apresentações para suas anotações do orador e funciona em um grande número de idiomas (abre em uma nova janela).Ele irá, no entanto, censurar maldições com asteriscos – você precisará redigitar essa merda mais tarde.Para todos os detalhes, leia Descanse seus dedos, experimente a digitação por voz do Google Docs.
15. 'Converter' em Documentos
Você pode armazenar qualquer arquivo no Google Drive, mas se for um arquivo feito com um produto diferente, como o Microsoft Word, como você trabalha com eles após o upload?A conversão de um arquivo para o formato do Documentos, Planilhas ou Apresentações Google é invisível hoje em dia.Carregue o arquivo e o Google abrirá por padrão os arquivos compatíveis da Microsoft no modo de edição, a menos que estejam protegidos por senha.Nenhuma etapa de conversão real é necessária.
A edição do Office para documentos, planilhas e slides (abre em uma nova janela)A extensão do Chrome permite editar qualquer documento do Office do Word, Excel ou PowerPoint que você arrasta para o navegador Chrome.Quando terminar, você sempre pode ir para Arquivo > Baixar para salvar os arquivos de volta em seu formato original da Microsoft.
16.Compare seus documentos
Tem alguns documentos do Google que são semelhantes, mas não exatamente idênticos, e você não consegue ver a diferença?Acesse um dos documentos que deseja verificar e selecione Ferramentas > Comparar documentos.Na caixa de diálogo exibida, selecione o segundo documento.A comparação aparecerá como um novo documento chamado "Comparação de [doc 1] & [doc 2]" e exibirá as diferenças por meio de edições sugeridas.
17.Faça alguns links
É fácil inserir um link em um Google Doc: selecione o texto, clique no ícone da cadeia ou pressione Ctrl-K e uma caixa de diálogo aparecerá onde você poderá colar o URL.Mas se você ainda não tiver um URL para o link, o Google sugerirá outros documentos para vincular ou encontrará uma página da Web para você, já que a pesquisa do Google é integrada.Ele pesquisará o termo que você destacou e mostrará os resultados na caixa de diálogo na parte inferior.Se você encontrar um link que goste, clique nele para inseri-lo instantaneamente.
18.Mantenha suas mãos longe do mouse
Os atalhos de teclado são ótimos, mas como você os encontra?Não importa em qual aplicativo da web do Google você esteja, digite Ctrl+/ e o menu de atalho revelará todas as opções de teclado disponíveis.Infelizmente, você não pode alterar nenhuma das teclas predefinidas.
19.Traduza em tempo real
Tem um documento em língua estrangeira?Faça o upload para o Google Drive, abra-o como um Google Doc e clique em Ferramentas > Traduzir documento.Você receberá um documento duplicado no novo idioma de preferência.Se você deseja traduzir apenas parte do documento, obtenha o complemento Docs Paragraph Translate(Opens in a new window).
20.Proteja sua planilha
Você pode proteger uma planilha dentro de uma planilha do Google viaData > Protect Sheets and Ranges.Selecione quem tem acesso, quem pode editar ou opte por exibir um aviso se alguém tentar editar.Ainda mais granular e útil é a capacidade de proteger seções discretas de dados dentro de uma planilha.Selecione o que você deseja proteger para que ninguém além de você ou seus escolhidos possam tocá-lo, vá para Dados > Proteger Planilhas e Intervalos e confirme o intervalo de células.Se você já protegeu parte da planilha, pode ser necessário clicar em + Adicionar uma planilha ou intervalo.
21.Fonte do rosto
Se você acha que as opções de fonte no Google Docs limitam sua criatividade, adicione mais.Na caixa Fonte na barra de ferramentas, a primeira opção é Mais Fontes.A caixa de diálogo que aparece permite que você mostre as fontes por tipo, como manuscrito, monoespaçado, serifa ou sans-serif.Você pode classificar por popularidade ou data de adição ou tendência, ou apenas pesquisar por um nome de fonte específico.Em seguida, marque qualquer fonte que você deseja acessar rapidamente no próprio documento.
As fontes não são específicas do documento. Se você escolher uma nova, ela estará disponível em todos os seus documentos, planilhas e apresentações do Google.Todas as fontes do Google podem ser vistas emfonts.google.com(abre em uma nova janela), mas nem todas estão disponíveis para uso no Google Docs/Slides.Uma maneira melhor de visualizar todas as fontes é usar o complemento Extensis Fonts (abre em uma nova janela).
22.Mergulhe nas definições
Clique com o botão direito do mouse em uma palavra e selecione Definir (ou pressione Ctrl+Shift+Y) para obter o Dicionário.A informação vem do Google, mas geralmente inclui sinônimos nos quais você pode clicar para definir termos semelhantes, no estilo dicionário de sinônimos. (Obtenha o complemento Power Thesaurus (abre em uma nova janela) se você realmente gosta de procurar novas opções de palavras).
23.Comentários por e-mail
Então você deixou um comentário altamente acionável em seu Documento/Planilha/Slide e quer que alguém preste atenção nele, stat.Você pode obtê-lo rapidamente para a pessoa certa, mesmo que ainda não tenha compartilhado o arquivo de origem com ela.Basta digitar um @ ou + no comentário e você receberá uma lista dos endereços de e-mail de seus colaboradores mais frequentes.Se a pessoa certa não estiver listada, basta digitar o e-mail dela.Clique na caixa "Atribuir a..." para torná-lo explícito.O comentário irá diretamente para a caixa de entrada deles.Se você não compartilhou anteriormente com a pessoa, será solicitado a fazê-lo antes que o comentário seja enviado.
Recomendado por nossos editores
24.Explorar os painéis
Quando você tem uma cabeça de vapor em um projeto e espaço de tela limitado, a última coisa que você quer fazer é sair da página para fazer uma pesquisa.O painel Explorar contorna isso.Você pode acessá-lo através do ícone no canto inferior direito que se parece com um diamante em uma caixa quadrada (pode ser obscurecido se você tiver certas extensões do Chrome em execução, como Grammarly) ou pressionar Ctrl+Alt+Shift+I.Ele traz um painel de informações à direita do documento, no qual você pode clicar para pesquisar mais.
O que quer que você encontre, até mesmo imagens, você pode inserir facilmente em seu documento.Se você estiver inserindo um link para a web, clique no ícone de aspas que aparece e ele ficará em uma nota de rodapé de citação de fonte na parte inferior da página (ou na parte inferior do documento, se você estiver usando a visualização sem página) .
25.Inserir gráficos em documentos
O menu Inserir no Documentos permite colocar todos os tipos de itens em seus documentos, como caracteres especiais, tabelas, desenhos e imagens.E é fácil criar gráficos no Planilhas Google - você usa o menu Inserir para criar um com base nos dados que você cria.Quando terminar, volte para o Documentos e use Inserir > Gráficos > Do Planilhas para incorporar o mesmo gráfico.Basta encontrar a Planilha com o gráfico (ou gráficos) e ele permitirá que você selecione o que deseja.
26.Criação suspensa facilitada
O Google incorpora “chips” no Documentos e no Planilhas para adicionar algumas funcionalidades colaborativas adicionais.No Docs, por exemplo, você pode usar Insert > Dropdown para inserir chips suspensos, que criam um menu que pode ser usado em um documento para indicar o status ou obter feedback.Alguns padrões cobrem “status do projeto” e “status de revisão”, mas você pode criar seu próprio menu suspenso.
Se você quiser um menu suspenso no Planilhas, para que os dados sejam validados para conter apenas itens da lista predefinida, é um pouco diferente.Clique em uma célula para o menu, clique em Dados > Validação de Dados, escolha um intervalo de células ou insira itens separados por vírgulas (sem espaços) e a célula será um menu.Copie essa célula para outras conforme necessário para que o menu funcione em vários pontos.
27.Um saco cheio de batatas fritas
Para o Google Docs and Sheets, “chips inteligentes” é mais do que fazer alguns menus.O Google está usando a metáfora para quase todos os dados extras que você pode inserir em um documento ou planilha.Em qualquer nova linha em um Doc, digite @ e você verá um menu cheio de opções de pessoas em seus contatos, entradas de calendário, “blocos de construção” para fazer anotações de reuniões ou redigir rascunhos de e-mails (que você pode facilmente desviar para o Gmail quando concluído). Esse @ é essencialmente um atalho para o conteúdo mais comercial do menu Inserir.
28.Diminua seus dados
Tem uma coluna ou linha de números que merece uma linha de tendência rápida?Vá para uma célula e digite =(SPARKLINE e ele pedirá um intervalo de células.Selecione-os, pressione enter e você terá um gráfico rápido e instantâneo dos altos e baixos ao longo do tempo.
29.Aprenda fórmulas na hora
Ao digitar o sinal de igual em uma célula em uma planilha do Google, você está iniciando uma fórmula que pode calcular quase tudo.Mas aprender os diferentes tipos de fórmulas não é fácil, especialmente se você é novo em planilhas.Folhas torna mais fácil; ele coloca um resumo do que uma fórmula faz no menu suspenso, além de mostrar quais devem ser os atributos da fórmula e de onde eles devem vir.Caso não veja, clique no ?ícone ao lado do campo para executar na Ajuda de Fórmula.
30.Enviar formulários para o Planilhas
Usar o Google Forms é uma boa maneira de obter algumas informações básicas de um grupo.Mas onde você armazena?Bem, o Forms contém tudo, mas você pode enviá-lo para o Planilhas.Em forms.google.com, clique na guia Respostas do formulário em questão.Você verá o ícone quadrado verde do Planilhas; dê um clique e você terá a opção de colocar as respostas em uma planilha nova ou existente, que será aberta com todos os dados quando você clicar.As respostas futuras continuarão sendo filtradas na planilha no futuro até que você volte para as respostas e use o menu de três pontos para desvincular o formulário.
31.Mascarar uma imagem de slide
Se você está criando ótimos slides para uma apresentação, está usando gráficos.Apimentar as imagens mascarando-as, o que significa dar-lhes uma forma diferente de um retângulo.Clique em uma imagem e, em seguida, clique na seta suspensa ao lado do ícone Cortar para ver a imagem de máscara.O menu inclui não apenas formas, mas também textos explicativos de setas pontiagudas, como balões de palavras e até símbolos de equação (transforme a imagem em um sinal de mais). Desfaça sempre que uma máscara não parecer certa e continue tentando.
32.Link entre slides
Normalmente, você passa por uma apresentação um slide de cada vez.Mas um slide pode fazer referência a várias coisas, e é útil pular para essas coisas, especialmente com o Apresentações Google, pois você pode compartilhar com as pessoas em vez de apresentá-lo a elas.
Então coloque um link no slide para clicar.Pressione Ctrl+K ao selecionar a imagem ou texto apropriado, clique na caixa Link e você obterá uma lista de todos os slides da apresentação.Se você clicar em Localizar mais, poderá encontrar links para sites e imagens na Web para os quais você também pode vincular diretamente.
Para você, a função Bookmark pode ser tudo o que você precisa.Você também pode marcar o texto selecionado.Isso ajudará você a pular para pontos específicos no pré-pago sem um tom de rolagem.
33.Faça um slide mestre
Se sua apresentação tiver mais de 10 slides, crie um slide mestre, que é um modelo usado por todos os slides da apresentação.Uma alteração no mestre (via Slide > Editar mestre) significa que ele aparece em todos os slides.É ótimo para adicionar um logotipo, esquema de cores ou texto clicável a todos os slides, para que possam ser facilmente alterados posteriormente.
34.Experimente a visualização do apresentador
Conforme observado acima, talvez você não esteja na mesma sala com as pessoas que assistem à sua apresentação do Apresentações, especialmente nos dias de hoje.Para compartilhar com várias pessoas ao mesmo tempo, vá para Apresentar > Exibição do apresentador.Você pode até fazer com que ele mostre suas anotações do orador, se elas forem apropriadas.Clique em Ferramentas de público e em Iniciar novo para obter um link que você pode enviar ao seu público.Eles podem acompanhar a apresentação em seu próprio ritmo, mas também podem enviar perguntas que você pode abordar em tempo real à medida que elas chegam.
35.Faça seu slide cantar (ou falar)
A importação de áudio para falar por você é um item básico de muitos programas de apresentação, mas o Google Slides faz isso de maneira diferente da maioria.Isso porque o arquivo precisa estar no armazenamento do Google Drive para ser facilmente incorporado.O comando Inserir > Áudio facilita a localização dos arquivos de áudio no Drive ou o áudio que foi compartilhado com você. (Os arquivos geralmente estão no formato MP3 ou WAV e também podem ser a parte de áudio de um MP4.) Quando o áudio estiver no slide, o apresentador ou espectador poderá clicar nele para reproduzir o áudio.
