O Google Drive oferece armazenamento e sincronização de arquivos on-line abrangentes, semelhantes a serviços como Dropbox e OneDrive da Microsoft.A boa notícia é que se você tiver uma conta no Google, ela vem com 15 GB de armazenamento gratuito e você pode começar a usá-la instantaneamente.
Mas o Drive é muito mais do que isso.É também o hub central do pacote de escritório on-line completo do Google, que inclui Documentos, Planilhas e Apresentações — o processador de texto, planilha e ferramentas de apresentação on-line do Google.E se você tem uma conta empresarial paga ou tem acesso pelo trabalho, esse mesmo combo de suítes, com alguns extras, chama-se Google Workspace.Ambos utilizam o Google Drive como repositório central para seus arquivos de escritório.
No entanto, onde você pode encontrar o Google Drive em falta, é nesses 15 GB, que podem ser preenchidos rapidamente porque vários outros serviços compartilham esse espaço, incluindo o Google Fotos e o Gmail. (O Google parou de oferecer armazenamento ilimitado de Fotos e Drive no ano passado.) Você pode atualizar assinando o Google One, que atualiza seu armazenamento em nuvem para 100 GB por US$ 1,99 por mês ou US$ 19,99 por ano, e também oferece alguns outros extras, como uma VPN.
Então, esses são os fundamentos do Google Drive, mas o que você precisa são os segredos: as dicas e truques que levarão seu uso do Drive a outro nível.
1.Atalhos para acesso simples
Um atalho no Windows se parece com um arquivo, digamos na área de trabalho, que, quando clicado, abre um arquivo que está armazenado em outro lugar.O Google Drive agora suporta atalhos, mais ou menos.Se você tem um item e deseja armazená-lo em mais de uma pasta do Drive, está criando um atalho para que não haja duplicação.Você pode renomear, mover ou até mesmo excluir um atalho - isso não afeta o original.Se você tiver arquivos duplicados no Google Drive, não se preocupe em corrigir isso sozinho.O Google está planejando fazer isso por você (abre em uma nova janela), começando em algum momento deste ano.Enquanto isso, para criar um atalho:
No seu navegador, acesse o Google Drive(abre em uma nova janela).
Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou pasta onde deseja criar o atalho.
Clique em Adicionar atalho ao Drive.
Selecione o local onde deseja colocar o atalho.
Clique em Adicionar atalho.
2.Mover arquivos por meio de recortar e colar
Você pode arrastar arquivos pela interface do Google Drive em seu navegador, mas às vezes você deseja evitar o uso do mouse ao passar de uma pasta para outra.Nesse caso, você pode usar atalhos de teclado para recortar (Ctrl+X) ou copiar (Ctrl+C) um arquivo armazenado, navegar até onde quiser e pressionar Ctrl+V para colá-lo, da mesma forma que faria no macOS Finder ou Windows Explorer.Você precisará de um navegador Chromium (Google Chrome ou Microsoft Edge) para fazê-lo funcionar.
3.Obter um link rápido
Se você deseja vincular diretamente a um arquivo no Google Drive, selecione-o e pressione Ctrl+C para copiar.Em seguida, vá para o seu documento ou e-mail ou qualquer outra coisa e pressione Ctrl+V para colar o nome do documento com um link completo para ele incluído, ou Ctrl+Shift+V para colar apenas o URL.
4.Instalar o Drive na área de trabalho
O Google Drive é sincronizado entre os dispositivos para que você possa iniciar um projeto no PC e buscá-lo em seu telefone, tablet ou laptop doméstico.Além disso, ele funciona com qualquer tipo de documento, não apenas Documentos, Planilhas e Apresentações nativas.Instale o Drive for Desktop(abre em uma nova janela) no seu PC para fazer backup automático dos arquivos do seu computador (você escolhe as pastas) para o Google Drive ou até mesmo para o Google Fotos.Você pode acessar esses arquivos facilmente usando os aplicativos móveis do Google Drive para iOS e Android. (Apenas esteja atento ao limite de dados de 15 GB para contas gratuitas se você estiver fazendo backup de tudo.)
5.Tipos de arquivo adicionados à barra de favoritos
Se você quiser criar rapidamente um novo documento, planilha, apresentação ou desenho para adicionar ao Drive, adicione os links a seguir à barra de favoritos do seu navegador manualmente (acesse chrome://bookmarks no navegador Chrome para editar).
6.Arraste e solte no Drive
O Google Drive tem um grande botão "Novo" na interface para criar novos arquivos.É também como você carrega um arquivo ou pasta.Pule essa parte e arraste os arquivos do Windows Explorer ou do macOS Finder diretamente para a lista do Google Drive.Na parte inferior da tela do navegador, você verá uma nuvem com uma seta para cima para indicar que pode soltar o arquivo que está arrastando.Melhor ainda, passe o mouse sobre o nome de uma de suas pastas do Drive para soltá-la instantaneamente em uma pasta.
7.Acessar arquivos do Drive off-line
Você normalmente acessa arquivos armazenados no Google Drive quando seu navegador ou dispositivo está conectado à Internet.Mas para aqueles momentos em que o Wi-Fi não está disponível, o Google Drive oferece suporte ao acesso offline.
Primeiro, instale a extensão Google Docs Offline (abre em uma nova janela) do Chrome (isso só funciona em navegadores baseados em Chromium, como Google Chrome ou Microsoft Edge), depois vá para as configurações do Google Drive (abre em uma nova janela).Marque a caixa ao lado de Criar, abrir e editar seus arquivos recentes do Documentos, Planilhas e Apresentações Google neste dispositivo enquanto estiver off-line.Isso ativa a opção, mas você terá que selecionar quais arquivos deseja acessar offline.Navegue de volta paradrive.google.com(abre em uma nova janela), clique com o botão direito do mouse nos documentos desejados (pressione Shift/Ctrl ou Command para selecionar vários arquivos) e ative a opção Disponível off-line.
8.Use arquivos offline no celular
Se você quiser trabalhar com um arquivo do Google Drive em seu smartphone ou tablet, mas não tiver acesso à Internet, configure o arquivo para estar disponível off-line com antecedência.Clique no menu de três pontos ao lado de cada nome de arquivo e clique em Disponibilizar offline.Na próxima vez que você ficar on-line, todas as alterações feitas serão sincronizadas novamente com o Google Drive.Para desfazer isso, volte ao menu e selecione Remover acesso offline.
9.Salve tudo o que encontrar no Google Drive
Serviços de anotações, como Evernote, OneNote ou Pocket, podem servir como repositórios online para todas as suas coisas digitais.Use o Google Drive de maneira semelhante com uma extensão do Google Chrome chamada Salvar no Google Drive (abre em uma nova janela), o que facilita muito salvar quase tudo o que você vê on-line em uma pasta no Drive.Existem algumas ressalvas, no entanto.Você não pode realmente salvar apenas as partes de texto de uma página - você só pode salvar uma visualização dela como um arquivo PNG, todo o código-fonte HTML ou como um Google Doc (o que prejudicará a formatação). Clique com o botão direito do mouse em uma imagem e você pode salvar exatamente isso.Para economia de informações séria, fique com os serviços mencionados acima.
10.Ignorar o limite de anexos do Gmail usando o Drive
Se você usa o Gmail e o Google Drive, está com sorte: nunca mais precisará anexar um documento.Basta enviar um link.Isso significa que você nunca encontrará esse limite de anexos de 25 MB - em vez disso, envie até 10 Gigabytes de arquivos.
O arquivo ou os arquivos devem ser enviados para o armazenamento do Google Drive primeiro.Insira o link em uma mensagem do Gmail com um clique no ícone do Google Drive na parte inferior da tela Compor e-mail - ele abre a caixa de diálogo Inserir arquivos usando o Google Drive.Se os arquivos estiverem em seu disco rígido, arraste e solte-os usando a guia Upload.Se você tentar anexar (não vincular) qualquer arquivo único com mais de 25 MB, o Google o enviará automaticamente para o Google Drive de qualquer maneira e enviará um link na mensagem.
11.Converter todos os uploads do Drive para trabalhar com documentos
Se você deseja que todos os itens enviados na área de trabalho - até PDFs - sejam convertidos em texto que você pode editar como um Google Doc, acesse o Google Drive (não o Docs) na área de trabalho, clique no ícone de engrenagem na parte superior e selecione Configurações.Na caixa pop-up, marque a caixa ao lado de Converter uploads.Os uploads de arquivos podem demorar um pouco mais, mas vale a pena.Você terminará com um Google Doc que tem a imagem inserida, com texto editável abaixo.
12.Carregar fotos para pesquisar texto
Um recurso exclusivo do aplicativo móvel do Google Drive (não nos aplicativos Documentos e Planilhas separados) é a capacidade de fazer upload de uma foto.Por que você faria isso?As palavras na imagem são digitalizadas pelo Google e se tornam texto pesquisável.É ótimo para tirar uma foto de uma receita, cardápio, horário de funcionamento da loja – qualquer coisa que você precise encontrar mais tarde, mas não queira digitar novamente.Clique no ícone grande de adição e, em seguida, Carregar ou Usar a câmera para fazer isso. (Observação: o aplicativo iOS não torna o texto editável com OCR, que funciona apenas na área de trabalho ou no Android.)
13.Revelar todos os atalhos de teclado
Abrace os atalhos de teclado e você será um deus do Google Drive.Exceto o que são e como você os encontra?Não importa em qual aplicativo do Drive você esteja, mesmo na página principal do Google Drive, digite Ctrl+/ e o menu de atalho revelará todas as opções de teclado disponíveis.
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14.Verifique todas as opções de pesquisa
Procurando um arquivo ou documento específico no Google Drive?Google tem o material de pesquisa para baixo, por isso geralmente é fácil.Para fazer uma pesquisa avançada, abra as opções na barra de pesquisa através do ícone que se parece com linhas paralelas com controles deslizantes.A partir daí, pesquise pelo tipo de arquivo; o dono; se está com estrela, na lixeira ou criptografado; quando foi modificado pela última vez; com quem é compartilhado; e mais.Melhor ainda, use o Processamento de linguagem natural ao pesquisar no Drive, que permite pular os operadores de pesquisa esotéricos e digitar algo como "encontrar minhas atas de reunião de vendas de julho passado".
15.Codifique por cores seus arquivos organizacionais
Isso ajuda a manter as pastas em ordem, mas às vezes você só quer que seus olhos sejam atraídos para as pastas mais usadas, digamos, por uma escolha de cor.O Google Drive oferece um arco-íris de opções.Clique com o botão direito do mouse em qualquer pasta e selecione Alterar cor para obter o menu.
16.Obter aplicativos do Google Drive
Não deve ser confundido com os complementos de Documentos/Planilhas/Slides, também existem vários aplicativos do Google Drive - aplicativos totalmente baseados na Web que você pode vincular ao seu Google Drive.Há alguma sobreposição com complementos - você provavelmente não precisa do complemento HelloFax.Mas os aplicativos, encontrados na Chrome Web Store (abre em uma nova janela), facilitam a edição extra em outros lugares.
17.Unidade de pesquisa rápida da omnibox
A Omnibox é o que o Google chama de URL/caixa de pesquisa na parte superior do navegador Chrome, pois pode levá-lo a um URL e pesquisar vários lugares.Um desses lugares é o Google Drive.
Clique com o botão direito do mouse na caixa e selecione Gerenciar mecanismos de pesquisa e pesquisa de sites.Role para baixo e procure em Atalhos inativos para o Google Drive (talvez seja necessário clicar em Sites inativos adicionais). Se você não o vir, vá para Pesquisa de sites e clique no botão Adicionar.Para o mecanismo de pesquisa, digite “Google Drive” e em Atalho digite “drive” (ambos sem as aspas) e, finalmente, coloque https://drive.google.com/drive/search?q=%s no slot para URL com %s no lugar da consulta.Da próxima vez que você quiser pesquisar no Google Drive, digite “drive” na Omnibox seguido pelos critérios de pesquisa para o que deseja.
18.Bloqueie o spam do Drive
O spam não é apenas um problema no e-mail, graças aos laços estreitos entre o Gmail e o Google Drive.Um spammer pode enviar facilmente um link para um arquivo do Google Drive para clicar ou simplesmente compartilhar um arquivo diretamente do Google Docs, Slides ou Sheets para lhe dar acesso. Ele aparecerá no seu Google Drive automaticamente.
No Drive, acesse a visualização Compartilhado comigo e procure arquivos ou até mesmo pastas inteiras que você sabe que não pertencem.Clique com o botão direito do mouse e selecione Bloquear.Haverá um endereço de e-mail associado a ele; é quem você está realmente bloqueando. (Se você errar e bloquear a pessoa errada, vá para a Lista de bloqueio na seção Pessoas e compartilhamento (abre em uma nova janela) da sua conta do Google para desbloqueá-la.)
Se você é um usuário sério do Google Drive, provavelmente já está nisso há tempo suficiente para transformar o conteúdo do seu Drive em uma bagunça complicada.Se sim, confira 7 etapas simples para limpar seu Google Drive.E se você estiver prestes a ficar sem espaço no Google Drive, não exclua coisas à toa – leia Como liberar espaço no Google Drive primeiro.
