Muitos de nós usam o Google Agenda para lembretes sobre compromissos e chamadas infinitas do Zoom, mas há muito mais que você pode fazer com o aplicativo.E por ser gratuito, todos, desde iniciantes até profissionais experientes da organização, podem usá-lo para otimizar suas agendas.
1.Criar um novo calendário
Tarefas de trabalho, reuniões pessoais e outras tarefas do dia-a-dia podem realmente sobrecarregar sua agenda.Felizmente, você pode criar calendários separados e codificados por cores para cada aspecto de sua programação.Não há necessidade de olhar para uma parede de caixas azuis.
Para adicionar mais calendários, clique no ícone de adição (+) ao lado de Outros calendários no canto inferior esquerdo e escolha Criar novo calendário.Nomeie e codifique por cores o novo calendário como quiser.Quando terminar, você pode marcar ou desmarcar a caixa ao lado do nome do calendário para mostrar ou ocultar suas tarefas em seu calendário principal para ver apenas o que é importante.
2.Como compartilhar um Google Agenda
Às vezes, é útil compartilhar seu calendário com outras pessoas para que todos possam acompanhar eventos importantes.As pessoas com quem você compartilha seu Google Agenda podem vê-lo na visualização de calendário e optar por ocultá-lo, se quiserem.Você também pode personalizar e restringir o que eles veem.
Encontre o calendário que deseja compartilhar na lista em Meus Calendários.Clique no menu de três pontos ao lado do calendário e selecione Configuração e compartilhamento.No menu de configurações, clique em Compartilhar com pessoas específicas > Adicionar pessoas.
Digite os endereços de e-mail de todas as pessoas a quem você deseja conceder acesso e personalize suas permissões para permitir que as pessoas vejam o máximo ou o mínimo possível desse calendário.
3.Use os atalhos de teclas de atalho
No Google Agenda, os atalhos de teclas de atalho permitem que você faça tudo, desde alterar a visualização da agenda (pressione t para visualizar hoje, por exemplo) até adicionar um novo evento (pressione c para criar um evento). Primeiro, verifique se os atalhos de teclado estão ativados ; clique no ícone de engrenagem no canto superior direito, selecione Configurações, role para baixo até Atalhos de teclado e verifique se a caixa ao lado de Ativar atalhos de teclado está marcada.Em seguida, consulte a lista do Google (abre em uma nova janela) de atalhos de calendário ou pressione Command + / (ou Control + /) em um navegador para exibir uma lista de atalhos de fácil leitura.
4.Personalize suas notificações
Se você tem uma reunião ou compromisso importante que não pode perder, configure vários alertas para isso.O Calendário permite programar notificações para determinados intervalos de tempo antes de um evento, para que você possa receber um ping no telefone um dia, uma hora ou 15 minutos antes do evento.Os usuários móveis têm várias opções predefinidas, mas também podem criar intervalos personalizados para notificações.Você também pode configurar e-mails de lembrete.
Para configurar notificações personalizadas, clique no ícone do menu de três pontos ao lado do calendário com o evento relevante.Clique em Configurações e compartilhamento e escolha Notificações de eventos para personalizar as configurações de notificação padrão para cada evento nesse calendário.No celular, abra o menu de hambúrguer, escolha Configurações e selecione o calendário.
Se você quiser deixar a configuração padrão sozinha e personalizar apenas os lembretes para um único evento, clique no evento, selecione Editar e altere as configurações de notificação para esse evento.
5.Criar eventos do Gmail
Provavelmente todos nós já tivemos reuniões que poderiam ter sido um e-mail, mas e uma conversa de e-mail que deveria ser uma reunião?Use o Gmail para criar um evento no Google Agenda e resolva essa discussão extralonga com uma videochamada.
Ao visualizar o encadeamento de e-mail, clique no menu de três pontos no canto superior direito e clique em Criar evento.Um novo evento será adicionado automaticamente ao Google Agenda, preenchido com os detalhes de sua conversa de e-mail.A linha de assunto será o título do evento e as mensagens do e-mail aparecerão na descrição do evento.
6.Criar notas de eventos de grupo
Precisa manter todos na mesma página?Use o Google Agenda para criar um Documento Google de notas de reunião para seus eventos com vários participantes.Tudo o que você precisa fazer é selecionar o evento no calendário e clicar em Fazer anotações da reunião na descrição do evento.O documento resultante é então anexado ao convite do evento, permitindo que todos os convidados acessem as notas.
7.Configurar e-mails de agenda diária
Deseja obter um resumo diário automático de sua agenda todas as manhãs sem abrir o Google Agenda?O Google pode enviar uma lista das tarefas do dia diretamente para sua caixa de entrada.Para configurá-lo, vá para sua lista de calendários na barra lateral esquerda e clique no menu de três pontos ao lado daquele que você deseja usar para enviar e-mails de agenda diária.Clique em Configurações e compartilhamento > Outras notificações e verifique se o menu suspenso ao lado de Agenda diária diz Email.Agora você receberá um e-mail diário com tarefas desse calendário específico até desligá-los, o que pode ser feito seguindo o mesmo processo e alterando a caixa do menu suspenso para "nenhum".
Recomendado por nossos editores
8.Adicionar e personalizar fusos horários
Nos dias de trabalho remoto, não é incomum que as empresas tenham equipes distribuídas em vários fusos horários.Ao adicionar fusos horários adicionais ao Google Agenda, você pode agendar a próxima reunião em um horário que funcione para todos.Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e clique em Configurações.Clique em Fuso horário na barra lateral esquerda e marque a caixa Exibir fuso horário secundário.Clique no menu suspenso e selecione o fuso horário que você precisa.Quando terminar, esse fuso horário aparecerá na visualização do calendário ao lado da hora local.
9.Editar vários dias de uma vez
Às vezes, você só precisa visualizar alguns dias do seu calendário de cada vez.É por isso que o Google Agenda tem visualizações integradas de Dia, Semana, Mês, Ano, Agenda e 6 Dias disponíveis no menu suspenso na parte superior da tela.Os usuários móveis podem abrir os hambúrgueres para escolher entre a visualização de Horário, Dia, 3 dias, Semana e Mês.
Se você precisar editar ou visualizar uma seleção diferente de dias, digamos, de quarta a sábado, você pode fazer isso no aplicativo da web.Clique no primeiro dia no pequeno calendário na barra lateral esquerda e arraste o cursor sobre os dias que você precisa.Isso mudará sua visualização de calendário grande para mostrar apenas esses dias.
10.Personalize suas cores e plano de fundo
O Google Agenda oferece opções de cores para eventos e tarefas de codificação, mas você pode querer mais do que os padrões.Felizmente, existem várias extensões do Chrome que permitem adicionar facilmente novas cores ao Google Agenda e até definir uma imagem de plano de fundo para sua visualização principal.As mais cores para o calendário!(Abre em uma nova janela) permite adicionar novas cores por valor hexadecimal e salvá-las para uso posterior.E você pode adicionar um plano de fundo personalizado com a extensão Plano de fundo personalizado do calendário (abre em uma nova janela).
11.Pesquisa avançada de calendário
Precisa editar um evento, mas não se lembra exatamente quando deve acontecer?Clique na lupa na parte superior da tela (ou apenas pressione a tecla /) para realizar uma pesquisa rápida no calendário.Se você quiser ser superespecífico, clique na pequena seta suspensa na barra de pesquisa para obter opções mais avançadas que permitem pesquisar por critérios como participantes do evento, local e data, além de suas palavras-chave.
12.Obtenha acesso ao seu calendário offline
Se você estiver viajando muito e souber que nem sempre terá a melhor cobertura de internet, convém habilitar o acesso off-line ao Google Agenda.Clique no ícone de engrenagem e escolha Configurações > Off-line e marque a caixa ao lado de Ativar calendário off-line.O Google então o informa para recarregar a página.Para obter mais informações, confira o guia passo a passo do Google (abre em uma nova janela) do processo.Uma ressalva: você poderá acessar e modificar seu calendário mesmo quando não tiver uma conexão com a Internet, mas ele não será atualizado em seus outros dispositivos até que você esteja online novamente.
