„Które narzędzie pomoże mi lepiej zarządzać moją rozwijającą się firmą?”Czytelnik o imieniu Rafael napisał do mnie w zeszłym miesiącu, aby zadać to pytanie.Czytał o najlepszych narzędziach do zarządzania projektami, oprogramowaniu do zarządzania pracą, programach komunikacyjnych i wszystkich innych aplikacjach zwiększających produktywność, które mają wywołać boom biznesowy.Ale nie mógł do końca wymyślić, który z nich najlepiej sprawdzi się w zarządzaniu jego pracą.
„Właśnie zacząłem pracować dla małej firmy inwestycyjnej na rynku nieruchomości” – napisał – „i oni naprawdę, naprawdę potrzebują pomocy w automatyzacji swoich procesów. w tym momencie. Myślałem o wykorzystaniu Asany lub Teamwork Projects do usprawnienia operacji i chciałem twojego wkładu. Aby dać ci pewną perspektywę, zespół to pięciu wewnętrznych pracowników, którzy współpracują z inwestorami przy kupowaniu i sprzedawaniu nieruchomości.Rafael wyjaśnił dalej, że traktuje każdą nieruchomość jako „projekt” i chciał mieć możliwość stworzenia listy zadań dla każdego z nich, które w razie potrzeby zostaną przydzielone pracownikom.Organizacje zarządzają od 150 do 200 „projektami” na raz.A od czasu do czasu gracze zewnętrzni potrzebują wglądu w ten proces.
Powiedział również, że elastyczność i współpraca w zespole są niezwykle ważne, tak jak w wielu firmach.Ale wydawał się dość nastawiony na używanie Asany lub Projektów pracy zespołowej.Oto moja odpowiedź:
Talia kart kontraGra planszowa
Pomyśl o Asanie jak o talii kart, a projekty pracy zespołowej jako o grze planszowej.Za pomocą talii kart możesz zagrać w grę, którą stworzył ktoś inny, lub możesz wymyślić własną grę.W przypadku gry planszowej gra zawiera zasady i możesz je nagiąć, jeśli chcesz, ale ogólnie rzecz biorąc, gra planszowa jest zaprojektowana tak, aby grać z tobą, trzymając się zasad.
Z mojego doświadczenia wynika, że prawidłowe wdrożenie Asany wymaga czasu, ale ostatecznie możesz z niej korzystać w dowolny sposób.Pierwsze dni będą bardzo mylące dla wszystkich, którzy uczą się obsługi systemu.Powodem jest to, że Twój zespół będzie musiał ustalić zasady korzystania z niego.Nie ma dobrego ani złego sposobu używania Asany.
Miejmy nadzieję, że po kilku tygodniach pięciu pracowników będzie na pokładzie i prawdopodobnie zaczną dostosowywać swoje zasady w tym momencie.Asana podejmuje próby i błędy.Potrzebna jest również solidna komunikacja w zespole, aby upewnić się, że wszyscy korzystają z narzędzia w ten sam sposób.
Porozmawiajmy teraz o projektach pracy zespołowej.Twój zespół również zajmie trochę czasu, aby przyzwyczaić się do projektów pracy zespołowej, ale z innego powodu.Ludzie po raz pierwszy będą odkrywać wszystkie funkcje i wprowadzać zadania.Twój zespół prawdopodobnie utworzy zestaw szablonów, które będzie mógł ponownie wykorzystać przy następnej sprzedaży lub zakupie.Jednak w przypadku projektów Teamwork kluczem jest to, że każdy zakup lub sprzedaż nieruchomości będzie obsługiwana jako projekt.
Projekty zawsze mają daty zakończenia, a w Twoim przypadku jest to data zamknięcia.Zwykle mają kamienie milowe, być może podpisanie umowy lub przekazanie pieniędzy na depozyt.A w przypadku projektów daty tych terminów i kamieni milowych mają znaczenie.Nie mam pojęcia, czy terminy mają znaczenie dla Twojego zespołu, czy nie.Czy Twój zespół mówi takie rzeczy jak „Kupmy tę nieruchomość do 1 października” lub po prostu „Kupmy tę nieruchomość”, nie wiedząc, jak długo to potrwa?Jeśli masz ustalone terminy, projekty pracy zespołowej są prawdopodobnie lepsze.
Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Teamwork Projects, umożliwiają tworzenie zależności między zadaniami, dzięki czemu jedno zadanie nie może się zdarzyć, dopóki nie wystąpią wszystkie zależne zadania.Na przykład, jeśli nie możesz przejść do umowy przed zakończeniem inspekcji, możesz to skonfigurować w Teamwork Projects.Dzięki Asanie twoja drużyna może zdecydować się na grę według tej zasady, ale nie będzie to częścią samego systemu.Możesz korzystać z obu narzędzi za darmo, aby zorientować się, jak działają, a następnie przejść na płatne konto, które będzie miało więcej funkcji.
Wybór narzędzia
Kilka tygodni później skontaktowałem się z Rafaelem, aby sprawdzić, czy podjął decyzję i jak narzędzie działa dla jego zespołu.Zdecydował się wypróbować Projekty pracy zespołowej.Jak powiedział, punktem sprzedaży jest możliwość tworzenia zależności między zadaniami.Konfiguracja zajęła trochę czasu, zgodnie z oczekiwaniami, ale Rafael miał też świetne wiadomości do podzielenia się:
"Jednym z odkryć, o którym warto wspomnieć, jest oferta Teamwork Projects Startup (otwiera się w nowym oknie), w ramach której dają startupom roczną wartość oprogramowania za darmo! Przeprowadzka była bardzo korzystna"Rafael napisał.
Dodatkowe zasoby
Aby uzyskać powiązane porady, zobacz 7 sposobów na uproszczenie zarządzania projektami w projektach pracy zespołowej i korzystanie z asan w biznesie.
Aby uzyskać więcej rekomendacji dotyczących aplikacji biznesowych, zobacz Najlepsze oprogramowanie do współpracy biznesowej online.
