Sitemap

Szybka nawigacja

Ile czasu marnujesz na spotkaniach, ponieważ prowadzący je ludzie nie są przygotowani?Nie ma agendy.Koledzy spóźniają się.To, co jest omawiane, ma cokolwiek wspólnego z tobą lub twoją pracą.Godzinę później nic nie zrobiłeś, niczego się nie nauczyłeś i nic nie wniosłeś.Jaki był sens?

Do.com ma na celu pomaganie ludziom w lepszych spotkaniach, udostępniając im zasoby do ich planowania i przeprowadzania.Pod wieloma względami jest to jak lista kontrolna rzeczy do zrobienia przed, w trakcie i po spotkaniu, aby upewnić się, że jest to produktywne dla wszystkich zaangażowanych.

Zanim poznałem Jasona Shaha, założyciela i dyrektora generalnego Do.com (otwiera się w nowym oknie), wysłaliśmy e-maila, aby znaleźć odpowiednią datę i godzinę rozmowy.Kiedy się zgodziliśmy, odpowiedział: „Planuję zadzwonić do ciebie przez Skype i niedługo wyślę zaproszenie z kalendarza”.Chwilę później oczywiście nadeszło zaproszenie z kalendarza.

W dniu naszego spotkania dostałem maila od Do.com przez Shah.W środku znalazłem agendę, jasne godziny rozpoczęcia i zakończenia spotkania, listę osób, które będą w trakcie rozmowy i ich dane kontaktowe (w tym przypadku tylko nas dwoje) oraz linki do informacji ogólnych.Wszystko to pomogło nam przejść do sedna podczas rozmowy, ponieważ Shah wyjaśnił, co sprawia, że ​​spotkanie jest produktywne, jego motywacja do założenia Do.com i jak zmienia się charakter spotkań wśród pracowników wiedzy.

Jill Duffy: Porozmawiajmy o spotkaniach i dlaczego ludzie ich nienawidzą.

Jason Shah

Jason Shah: Z tego, co odkryliśmy, większość ludzi uczestniczy w spotkaniach, na które nie są przygotowani.Nie ma powodu, dla którego spotkanie się odbywa.Nie ma agendy dystrybuowanej wcześniej.Ludzie się spóźniają i ktoś musi wszystko odświeżyć.Ludzie, którzy je organizują, nie zawsze zastanawiają się nad tym, kto musi tam być, więc kończy się to dużymi spotkaniami, w których połowa osób jest opcjonalna, a może połowa osób to rdzenni [uczestnicy], więc dynamika jest wyłączona i to zapobiega produktywności.

Sprowadza się to do straconego czasu dla zapracowanych ludzi.

Jeśli poprosisz kogoś, żeby siedział w pokoju przez 30 minut i nic nie osiągnął, pomyśli, że zwariowałeś.Ale to właśnie ludzie robią miliony razy dziennie w miejscu pracy.

JD: Jak opisałbyś produktywne spotkanie?

JS: Musisz mieć kilka kluczowych składników.Po pierwsze, to musi się wydarzyć.Jeśli coś można szybko załatwić przez e-mail, zrób to.Ale jeśli to ma być spotkanie, to w porządku.

Przygotowanie jest kluczowe: rozwinięcie tego, co będzie przedmiotem dyskusji, kto jest za co odpowiedzialny, tego rodzaju rzeczy, które prowadzą do skupionej rozmowy.Podczas spotkania: trzymanie się [agendy], odmierzanie czasu, robienie notatek i kończenie na czas.

Ważny jest też czas spotkania.Wiele osób po prostu domyślnie przyjmuje godzinę.Zauważyłem, że byłeś bardzo rozważny i powiedziałem 25 minut na tę rozmowę.Myślę, że to dobra praktyka.

Kluczowe jest również to, co dzieje się po spotkaniu.Jeśli Bob i Stacey mówią, że zamierzają wprowadzić nową wersję prezentacji slajdów, a Mark mówi, że prześle ci dane dotyczące sprzedaży, w rzeczywistości muszą to zrobić!Uważamy, że większość ludzi mówi: „Świetnie! Dobre spotkanie!” i odchodzą i nie ma kontynuacji.A nawet jeśli jest, to dzieje się to w złym czasie, co przyspiesza kolejne spotkanie lub więcej niepotrzebnej pracy.

Tak więc przygotowanie, dobre prowadzenie spotkania, a następnie pomyślna kontynuacja są kluczowymi elementami dobrego spotkania.

JD: Narzędzia do zarządzania projektami i inne narzędzia do zarządzania pracą mają na celu usprawnienie pracy.Chodzi o to, aby mieć mniej spotkań i (i mniej e-maili). Możesz przypisywać sobie nawzajem zadania i terminy bez odbywania spotkań na ich temat.

JS: Tak.Na poziomie makro mamy nadzieję, że dzięki tym narzędziom mamy mniej spotkań.

Na przykład, jeśli widzę, że makiety zostały zaktualizowane w Dropbox i uważam, że są dobre, nie muszę spotykać się z projektantem, aby je omówić.Nawet nie musi mnie powiadamiać.Mogę po prostu wystrzelić wiadomość, która mówi: „Hej, widziałem zaktualizowane pliki”.Z czymś takim jak Slack mogę szybko zadać komuś pytanie bez konieczności spotykania się w celu omówienia natury pytania.

Wcześniej ludzie chcieli mniej technologii, ponieważ trudno było na przykład zdobyć klucz sprzętowy do monitora lub rozpraszało to ludzi.

Mam nadzieję, że pojawienie się tych narzędzi doprowadzi do mniejszej liczby spotkań, ale nie wiem, czy istnieją jeszcze konkretne dane, które to potwierdzają, inne niż propaganda, którą wypuszczają tam poszczególne firmy.A w samym spotkaniu myślę, że ich charakter się zmienia, ponieważ jesteśmy bardziej zorientowani na technologię.Jeśli korzystamy z usług poza spotkaniem, same spotkania również muszą nadążyć za tym.

JD: Lubię mieć spotkania robocze.Są dla mnie najbardziej produktywni.Spotykam się z grupą ludzi, siadamy i wykonujemy pracę, którą musimy wykonać właśnie tam, może z naszymi narzędziami wyświetlanymi na ekranie.

JS: To kojarzy mi się z modelem odwróconej klasy.Klasa to miejsce do pracy, a nie tylko oglądania prezentacji, podobnie jak spotkanie nie powinno być zwoływane tylko po to, aby przerzucić się na talię, którą ktoś mógłby z łatwością wysłać e-mailem.

JD: Porozmawiajmy trochę o Do.com.Podaj mi 30-sekundowe wyjaśnienie, czym jest Do.com, a potem porozmawiamy bardziej szczegółowo o tym, jak z niego korzystasz.

JS: Do.com to oprogramowanie do współpracy podczas spotkań.Nie ma to nic wspólnego z obrazem i dźwiękiem.Chodzi o produktywność spotkań.

Dzięki Do ludzie mogą ustalać plany, aby wiedzieli, o czym rozmawiać.Mogą robić notatki w czasie rzeczywistym i przypisywać zadania, które współdziałają z innymi przepływami pracy.Jesteśmy zintegrowani z Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce itp.

W spotkaniach w ponad 20 000 firm uczestniczyło ponad 1,5 miliona osób.Zasadniczo pomagamy ludziom odbywać mniej spotkań, lepsze spotkania i miejmy nadzieję, że będą bardziej szczęśliwi i bardziej produktywni w pracy.

JD: I to model freemium.

JS: Jest.Możesz zarejestrować się za darmo, a mamy wielu darmowych użytkowników.

JD: Jedną z rzeczy, które uderzyły mnie w Do.com jest to, że naprawdę zachęca ludzi do podejmowania właściwych działań, w przeciwieństwie do bycia rozwiązaniem samym w sobie.Dużo myślę o takich rzeczach jak motywacja i o tym, że nie zawsze zachowujemy się w sposób, który leży w naszym najlepszym interesie.Myślę więc, że to fajnie, kiedy znajduję narzędzia, które bardziej nas prowadzą, niż coś nam dają.Mam wrażenie, że właśnie o to chodzi w Do.com.

JS: Tak, zgadzam się.Wierzymy, że spotkania są problemem zarówno ludzi, jak i technologii.Na przykład nie potrzebujemy aplikacji poczty e-mail, aby uniemożliwić Bobowi księgowanie wysyłania bardzo długiej wiadomości, która jest trudna do zrozumienia.To prawdopodobnie ma związek z polityką firmy, zdolnością Boba do bycia profesjonalistą, dynamiką zespołu i takimi rzeczami.Niektóre interfejsy użytkownika zablokowane w przeglądarce internetowej nie zmienią Boba.

To jest coś, o czym dużo myślałem, kiedy pracowałem wcześniej w Yammerze.Yammer starał się, aby firmy były bardziej przejrzyste.Ale szczerze mówiąc Yammer był narzędziem dla transparentnych firm, ponieważ bardzo trudno jest zmienić kulturę organizacji.

Do.com jest w dużej mierze produktem, który stara się pomóc ludziom być lepszymi i daje im technologię, która im to umożliwia, zamiast robić to za Ciebie.Szczerze mówiąc, nie wiem nawet, czy moglibyśmy przestawić przełącznik i sprawić, by spotkanie było bardziej produktywne.To byłoby całkiem magiczne!

Naprawdę wierzymy, że to przetrwa.Jeśli to ma działać, musi pochodzić od ludzi, a my umożliwiamy im bycie najlepszymi.

Jason Shah

JD: Opowiedz mi historię powstania Do.com i dlaczego pasjonujesz się tym projektem i firmą.

JS: Pracowałem w Yammer przed zakupem Yammera przez Microsoft.I jak można sobie wyobrazić, po tym, jak Microsoft kupił firmę, kultura zaczęła się bardzo zmieniać, w tym doszła dużo biurokracji i spotkań.

Przez około rok po tym przejęciu stwierdziłem, że załatwianie spraw jest naprawdę trudne.To było dla mnie szalone, zwłaszcza że byliśmy firmą stworzoną pierwotnie po to, aby praca była lepsza dla ludzi!

Krótko mówiąc, pewnego dnia siedziałem na okropnym spotkaniu z 10 osobami i odpływałem myśląc: „Co ja tutaj robię?”To szaleństwo właśnie mnie uderzyło.

Gdybym zaprosił cię na kolację i nie przygotowałem się wcześniej, by zdobyć składniki i mieć jakiś pomysł, który chciałem, aby goście się spodobali, a oni się pojawią i powiem: „Hej, chodźmy do sklepu spożywczego i zróbmy na tym przyjęciu”, mówili: „To szaleństwo! Nie będziemy tego razem z wami rozgryźć. Przyszliśmy tu na kolację!”.Ale takie są spotkania!

Myślałem, że to szaleństwo i chciało mi się odejść i założyć nową firmę.

JD: Z jakich innych aplikacji lub usług zwiększających produktywność korzystasz?Czy masz jakieś najlepsze praktyki dotyczące utrzymania produktywności?

JS: Czy mogę udzielić niekonwencjonalnej odpowiedzi?Myślę, że niektóre z najlepszych aplikacji zwiększających produktywność nie są tak naprawdę aplikacjami zwiększającymi produktywność.Na przykład Uber zapewnia mi znacznie większą produktywność niż aplikacja taka jak Asana.Szybciej docieram do miejsc i tracę mniej czasu na stanie w deszczu, czekając na samochód.

Jest inne narzędzie, którego używam, o nazwie BetterSnapTool (otwiera się w nowym oknie) i znowu nie jest to klasyczne narzędzie zwiększające produktywność.Ustawiam monitor z trzema kolumnami, a dzięki funkcji Snap Windows naciskam klawisz skrótu i ​​wszystkie moje okna zatrzaskują się na swoim miejscu.

Tutaj również używamy Trello i Slacka.Używamy Instacart do naszych artykułów spożywczych w biurze.To, że nikt nie musi się o nie martwić [zakupy spożywcze], jest pomocne i jakoś sprawia, że ​​jesteśmy bardziej produktywni.

JD: A co z najlepszymi praktykami lub osobistymi nawykami produktywności?

JS: Zacząłem blokować czas w moim dniu w kalendarzu, aby mieć pewność, że rzeczy nie zostaną przejechane.Wziąłem medytację rano, aby pomóc mi ustawić zero i zrozumieć, co jest ważne.

Kolejną niekonwencjonalną jest delegowanie rzeczy.To nie jest soundbite z czterogodzinnego tygodnia pracy, ale mam osobowość, która sprawia, że ​​chcę robić wszystko samemu.Uświadomienie sobie potrzeby domyślnego delegowania, w przeciwieństwie do samodzielnego robienia rzeczy, miało naprawdę duży wpływ.

Dla mnie jest to połączenie bycia bardziej uważnym, ograniczania czasu i delegowania.Jestem o wiele bardziej spokojny i skupiam się na dwóch lub trzech rzeczach, które mają znaczenie każdego dnia.Jako założyciel możesz rozpraszać się na wszystko, co jest związane z firmą, niezależnie od tego, czy jest to relacja z inwestorami, czy okazja do PR, więc delegowanie uczyniło mnie bardziej produktywnym.

JD: Jak duży jest twój personel?

JS: Dziesięć osób.Delegowanie staje się coraz łatwiejsze, ale to oczywiście bardzo małe dla firmy.

JD: Tak, ale ważne jest, aby inni przedsiębiorcy wiedzieli, że nawet jeśli pracujesz z bardzo małym zespołem, delegowanie jest nadal ważne.

Gdy zakończyliśmy naszą rozmowę, Shah poprowadził spotkanie do naturalnego zakończenia, przeglądając i czytając na głos notatki, które zrobił podczas naszej rozmowy.Wspomniał, że omówiliśmy wszystkie główne punkty i rozmawialiśmy o rzeczach, które mają znaczenie, i wymienił kilka innych tematów, które przyszły nam do głowy podczas naszej rozmowy, ale które mogą poczekać na inny czas.Być może dlatego, że podświadomie podążałem za jego przykładem, podsumowałem, w jaki sposób będę kontynuował i podałem przybliżoną datę, kiedy planowałem opublikować artykuł.Pokazał mi moc jasno określonego i silnie prowadzonego spotkania.

Wszystkie kategorie: Informacje o poprawie błędów