E-mailoverbelasting is een enorm productiviteitsprobleem op de werkplek.Ik ontmoet de hele tijd mensen die klagen over e-mail, zeggend dat het hen overweldigt, en wensend dat er een uitknop was voor alle nieuwe berichten die in hun inbox stromen.
Veel van deze zelfde mensen fixeren zich echter op e-mail op zo'n manier dat ze het probleem uiteindelijk verergeren.Wat ik zie zijn mensen die e-mail proberen te bestrijden met meer e-mail, die op zijn beurt steeds meer e-mail genereert.Omdat ze vastzitten in e-mailellende, kunnen ze meestal niet duidelijk zien wat er gebeurt, dus ze hebben geen idee dat ze het erger maken.
Er zijn een paar manieren waarop ik heb gemerkt dat mensen zichzelf in de voet schieten terwijl ze proberen om te gaan met een overdaad aan e-mail.
Gebruik je inbox niet als een takenlijst
Het eerste voorbeeld van mensen die hun e-mailproblemen verergeren, zijn takenlijsters, zoals ik ze graag noem.Takenlijsters laten e-mails achter in hun inbox wanneer het bericht een taak bevat of het geheugen van een toegewezen taak activeert.Met andere woorden, ze gebruiken de inbox als een takenlijst.
Denk na over hoe mensen gewoonlijk taken toewijzen via e-mail.Zelden wordt de taak duidelijk in de onderwerpregel vermeld.De ontvanger moet de e-mail openen en lezen om de details van de taak te kennen.Het is echter waarschijnlijker dat het bericht niet alle informatie bevat die de ontvanger nodig heeft, zoals een deadline of andere details over de taak.Een uitwisseling van berichten heen en weer verduidelijkt de taak, en het resulteert in het creëren van een nieuw stuk e-mail elke keer dat het gebeurt.Kortom, e-mailinboxen zijn erg slechte takenlijsten.
Een ander probleem is dat takenlijsters constant elke inkomende e-mail moeten controleren om te zien of deze een taak bevat, en als dat niet het geval is, verwijderen ze de e-mail onmiddellijk.To-do listers eindigen onophoudelijk met wieden.
Erger nog, to-do-listers raken eraan gewend hun inbox te controleren op hun dagelijkse taken, en vaak sturen ze zichzelf vaak herinneringen aan andere dingen die ze willen doen.
Als e-mail een probleem is, waarom zou je dan op deze manier meer e-mail willen maken?
In het heetst van de strijd kunnen to-do-listers echter niet zien hoe hun systeem de zaak erger maakt.Ze beweren vaak dat het gebruik van hun inbox als een takenlijst het enige is dat werkt.Maar als dezelfde persoon zich overweldigd voelt door e-mail, werkt het duidelijk niet.Er zijn een paar oplossingen en ik kom er zo op terug.
Stop met het verzenden van Nudgemail
Ik sprak onlangs op een bedrijfsretraite over e-mailbeheer.Ter voorbereiding op de lezing sprak ik met enkele medewerkers en ontdekte dat velen van hen enorme hoeveelheden e-mail, soms wel 1000 berichten per dag, met Nudgemail afhandelden.Ze dachten dat dit een volkomen verstandige manier was om de stroom te beheersen.
Nudgemail is een freemium-tool waarmee je in wezen e-mail kunt snoozen door een tijd in te stellen waarop het als een nieuw bericht in je inbox zal verschijnen. "In wezen" is hier een heel belangrijk woord.
De meeste snooze-functies, zoals die in SaneBox of enkele van de beste e-mailapps, verbergen het originele bericht uit je inbox en laten het vervolgens weer verschijnen als een nieuw ongelezen e-mailbericht op het door jou gekozen tijdstip.Nudgemail werkt een beetje anders.Wanneer je het gebruikt om e-mail te snoozen, blijft de originele e-mail in je inbox en verschijnt er een nieuw bericht bovenaan je inbox, met de hele thread van het originele bericht geciteerd.
Begrijp me niet verkeerd.Nudgemail is een prima tool en in sommige omstandigheden een geweldige oplossing.Iedereen die de inbox ziet als een stroom van informatie in plaats van een verzamelpunt voor communicatie die moet worden verwerkt, kan er goed aan doen er gebruik van te maken.Maar als werknemers me vertellen dat ze door het grote aantal berichten in hun inbox niet in staat zijn hun werk te doen, en dat 20 procent van hun berichten herhaalde berichten zijn in de vorm van Nudgemails, is dat een probleem.
Net zoals to-do-listers kunnen ontkennen dat hun systeem kapot is, maken sommige Nudgemail-gebruikers er een kruk van.Ze zitten zo vast in hun huidige gewoonten dat ze zich geen betere oplossing kunnen voorstellen.
Reageer niet zo snel
Heel vaak is het beantwoorden van een e-mail een manier om het bericht van iemand anders te bevestigen zonder het gesprek daadwerkelijk vooruit te helpen.Stel je voor dat een collega e-mailt om jouw mening over een presentatie te vragen.Je hebt de presentatie nog niet bekeken.Afhankelijk van je werkplek is het misschien acceptabeler om snel te antwoorden met "Ik weet het niet. Ik heb nog niet gekeken", dan twee uur te wachten tot je hebt gekeken en een mening hebt gevormd.Wanneer u snel reageert, zelfs als het bericht niet inhoudelijk is, genereert u een teveel aan e-mail.Als de bedrijfscultuur je ertoe aanzet dat gedrag te vertonen, kun je maar beter geloven dat andere mensen het jou ook aandoen.
Iemand die traag reageert op e-mail kan worden gezien als lui of geen teamspeler, zelfs als wachten op het beantwoorden van een e-mail een veel logischere en productievere manier is om dit te doen.Maar het is volledig achterlijk en je moet ermee stoppen als je je overspoeld voelt door e-mail.
Wat er uiteindelijk gebeurt, is dat mensen op berichten reageren om de verantwoordelijkheid af te schuiven.Laten we zeggen dat Raj Sarah's mening over iets vraagt, en zij antwoordt: "Niet zeker. Wat denk je?"Nu ligt de bal weer bij Raj en het is aan hem om te antwoorden, al was het maar zodat Sarah een nieuw ongelezen bericht in haar inbox heeft dat haar eraan herinnert deze keer daadwerkelijk te antwoorden.
Een ander voorbeeld dat gebruikelijk is voor mensen op ondersteuningsafdelingen, zoals IT, is dat ze een generiek e-mailadres instellen voor werknemers om hulptickets in te dienen, zoals [emailprotected] Wanneer een werknemer echter bang is dat haar computer kapot is, en ze moet snel hulp krijgen, misschien vergeet ze de algemene e-mail en e-mailt ze in plaats daarvan de persoon die ze kent in de IT.Moet die IT'er het probleem oplossen?De e-mail negeren?Reageren en de medewerker vertellen dat ze het juiste IT-helpadres moet gebruiken?CC haar baas?Wat is het juiste om te doen?
Vaak genereert de reactie, aangewakkerd door paniek en frustratie, alleen maar meer e-mail (en zorgt voor spanning). Nogmaals, het is een voorbeeld van een bedrijfscultuur die verwachtingen wekt van een snelle reactie die de kern van het probleem vormt.Maar je kunt dit patroon doorbreken zonder de rust te verstoren en daardoor minder e-mails genereren.
Oplossingen voor overmatige e-mail
Hoe stoppen we met het genereren van overmatige e-mails?Sommige oplossingen zijn eenvoudig en snel, en een individu kan ze doen zonder de steun van het bedrijf.
In het vorige voorbeeld zou de IT-medewerker het probleem waarschijnlijk in de kiem kunnen smoren door een persoonlijk gesprek (of een telefoontje met een externe medewerker) te voeren in plaats van per e-mail te antwoorden.Als de IT'er per e-mail antwoordt, zal de hulpbehoevende collega het waarschijnlijk toch niet goed lezen.Vergeet niet dat ze al gestrest is over haar computerprobleem.Het klinkt misschien heel low-tech, maar door de collega persoonlijk, kalm en professioneel te confronteren, zal het haar helpen het juiste protocol te onthouden voor het indienen van hulptickets in de toekomst, vooral als de IT-persoon uitlegt welke andere taken prioriteit hadden bij de moment.Persoonlijk uitleggen gaat een heel eind.
Een andere manier om te stoppen met het genereren van overmatige e-mail voor uzelf, is door goede e-mailassistent-tools te vinden die u helpen e-mail in uw inbox te verminderen, in plaats van deze te verspreiden, zoals Nudgemail doet.SaneBox (ongeveer $ 7 per maand) is de oplossing die ik aanbeveel.Mailbird is een e-mailclient-app die wordt geleverd met een snooze-optie en andere functies die ook kunnen helpen.
Stop met het gebruik van uw inbox als uw takenlijst, zowel voor persoonlijke taken als werkgerelateerde taken.Er zijn nu zoveel geweldige tools die veel beter zijn in het toewijzen van taken, het volgen ervan, het bijwerken van de details erover, enzovoort, die niet afhankelijk zijn van e-mail.Ik hou van Todoist, hoewel Wunderlist ook een geweldige app is.
Als u uw werkteam of afdeling kunt overtuigen om een beter hulpmiddel voor taaktoewijzingen op te halen, zult u er echt veel beter aan toe zijn.Afgezien van volledige projectbeheer-apps, zijn er andere samenwerkings-apps die lichtgewicht, gebruiksvriendelijk en sneller in te stellen zijn, en ze kunnen een betere oplossing zijn voor de uitdagingen van uw team.
Zie voor meer informatie mijn andere tips om de overbelasting van kantoore-mail te verminderen.
