Hoeveel tijd verspilt u aan vergaderingen omdat de mensen die ze leiden niet voorbereid zijn?Er is geen agenda.Collega's komen te laat.Wat er wordt besproken, heeft iets te maken met jou of je werk.Een uur later heb je niets gedaan, niets geleerd en niets bijgedragen.Wat was het punt?
Do.com heeft als doel mensen te helpen betere vergaderingen te houden door hen de middelen te geven om ze te plannen en uit te voeren.In veel opzichten is het als een checklist met dingen die u voor, tijdens en na een vergadering moet doen om ervoor te zorgen dat deze productief is voor alle betrokkenen.
Voordat ik Jason Shah, oprichter en CEO van Do.com (opent in een nieuw venster), ontmoette, hebben we een e-mail gestuurd om een geschikte datum en tijd te vinden om te praten.Toen we het eens waren, antwoordde hij: "Ik ben van plan je via Skype te bellen en ik stuur je binnenkort een agenda-uitnodiging."Even later kwam er inderdaad een agenda-uitnodiging.De dag van onze ontmoeting kreeg ik een e-mail van Do.com via Shah.Binnenin vond ik een agenda, duidelijke begin- en eindtijden van de vergadering, een lijst van de mensen die aan de bel zouden komen en hun contactgegevens (alleen wij tweeën in dit geval), en links naar achtergrondinformatie.Dat alles hielp ons om de achtervolging in te zetten tijdens het gesprek, terwijl Shah uitlegde wat een vergadering productief maakt, zijn motivatie om Do.com te starten en hoe de aard van vergaderingen tussen kenniswerkers verandert.
Jill Duffy: Laten we het hebben over vergaderingen en waarom mensen ze haten.
Jason ShahJason Shah: Van wat we hebben gevonden, wonen de meeste mensen vergaderingen bij waarop ze niet zijn voorbereid.Er is geen goede reden waarom de vergadering plaatsvindt.Er is geen agenda die vooraf wordt uitgedeeld.Mensen komen laat opdagen en iemand moet dingen herhalen.Mensen die ze organiseren, denken niet altijd na over wie er moet zijn, en dus krijg je grote vergaderingen waarin de helft van de mensen optioneel is, en misschien de helft van de mensen kern [aanwezigen], dus de dynamiek is uit en het voorkomt productiviteit.
Dat komt neer op tijdverspilling voor drukbezette mensen.
Als je iemand vraagt om 30 minuten in een kamer te zitten en niets te bereiken, zouden ze denken dat je gek bent.Maar dat is wat mensen miljoenen keren per dag doen op de werkvloer.
JD: Hoe zou je een productieve vergadering omschrijven?
JS: Je moet een paar belangrijke ingrediënten hebben.Eerst moet het echt gebeuren.Als iets snel via e-mail kan worden afgehandeld, doe dat dan.Maar als het een vergadering moet zijn, oké.
Voorbereiding is key: uitrollen wat er besproken gaat worden, wie waarvoor verantwoordelijk is, dat soort dingen die leiden tot een gericht gesprek.Tijdens de vergadering: zich aan [de agenda] houden, de tijd bijhouden, aantekeningen maken en op tijd eindigen.
De tijd van de vergadering is ook erg belangrijk.Veel mensen hebben gewoon een uur.Ik merkte dat je heel bewust was en zei 25 minuten voor dit gesprek.Ik denk dat dat een goede gewoonte is.
Wat er na de vergadering gebeurt, is ook belangrijk.Als Bob en Stacey zeggen dat ze een nieuwe versie van een diaserie gaan maken, en Mark zegt dat hij je de verkoopcijfers gaat sturen, dan moeten ze dat echt doen!We merken dat de meeste mensen zeggen: "Geweldig! Goede ontmoeting!" en ze vertrekken en er is geen follow-up.En zelfs als dat zo is, gebeurt het op het verkeerde moment, wat een nieuwe vergadering of meer onnodig werk in de hand werkt.
Voorbereiding, het goed laten verlopen van de vergadering en een succesvolle opvolging achteraf zijn dus belangrijke onderdelen van een goede vergadering.
JD: Projectmanagementtools en andere werkmanagementtools zijn ontworpen om het werk te stroomlijnen.Het idee is om minder vergaderingen en (en minder e-mail) te hebben. Je kunt elkaar taken en deadlines toewijzen zonder dat je erover hoeft te overleggen.
JS: Ja.Op macroniveau hebben we hopelijk minder vergaderingen als gevolg van die tools.
Als ik bijvoorbeeld zie dat er mockups zijn bijgewerkt op Dropbox en ik denk dat ze goed zijn, hoef ik de ontwerper niet te ontmoeten om ze te bespreken.Ze hoeft me niet eens op de hoogte te stellen.Ik kan gewoon een bericht afvuren dat zegt: "Hé, ik heb de bijgewerkte bestanden gezien."Met zoiets als Slack kan ik snel iemand een vraag stellen zonder dat ik moet afspreken om de aard van de vraag te bespreken.
Vroeger wilden mensen minder technologie omdat het bijvoorbeeld moeilijk was om de dongle voor de monitor te krijgen, of het afleidend was voor mensen.
Ik hoop dat de opkomst van die tools leidt tot minder vergaderingen, maar ik weet niet of er al concrete gegevens zijn om dat te ondersteunen, afgezien van de propaganda die individuele bedrijven naar buiten brengen.En in de vergadering zelf denk ik dat de aard daarvan aan het veranderen is omdat we meer technologisch georiënteerd zijn.Als we diensten buiten een vergadering gebruiken, dan moeten de vergaderingen zelf dat ook bijhouden.
JD: Ik hou van werkvergaderingen.Ze zijn meestal het meest productief voor mij.Ik kom samen met een groep mensen, we gaan zitten en doen het werk dat we moeten doen, misschien met onze tools geprojecteerd op een scherm.
JS: Dat doet me denken aan het flipped classroom-model.Het klaslokaal is een plek om te werken, in plaats van alleen naar een presentatie te kijken, net zoals een vergadering niet zou moeten worden gehouden om alleen maar door een stapel te bladeren die iemand je gemakkelijk zou kunnen e-mailen.
JD: Laten we het even hebben over Do.com.Geef me de 30 seconden durende uitleg van wat Do.com is, en dan zullen we in meer detail praten over hoe je het gebruikt.
JS: Do.com is samenwerkingssoftware voor vergaderingen.Het heeft niets te maken met de video en audio.Het draait allemaal om de productiviteit van vergaderingen.
Met Do kunnen mensen agenda's instellen zodat ze weten waar ze over moeten praten.Ze kunnen in realtime aantekeningen maken en taken toewijzen die interageren met hun andere workflows.We zijn geïntegreerd met Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, enz.
We hebben meer dan 1,5 miljoen mensen laten deelnemen aan vergaderingen in meer dan 20.000 bedrijven.We helpen mensen in feite om minder vergaderingen te houden, betere vergaderingen te houden en hopelijk gelukkiger en productiever te zijn op het werk.
JD: En het is een freemium-model.
JS: Dat is zo.Je kunt je gratis aanmelden en we hebben genoeg gratis gebruikers.
JD: Een van de dingen die me opvielen aan Do.com is dat het mensen echt aanmoedigt om de juiste acties te ondernemen, in plaats van de oplossing op zich te zijn.Ik denk veel na over zaken als motivatie en hoe we ons niet altijd gedragen op een manier die in ons belang is.Dus ik denk dat het netjes is als ik tools vind die meer zijn om ons te begeleiden dan om ons iets te geven.Ik heb het gevoel dat dat is waar Do.com over gaat.
JS: Ja, daar ben ik het mee eens.Wij zijn van mening dat vergaderingen evenzeer een mensenprobleem zijn als een technologisch probleem.We hebben bijvoorbeeld geen e-mailapp nodig om te voorkomen dat Bob van de boekhouding een superlang bericht stuurt dat moeilijk te begrijpen is.Dat heeft waarschijnlijk te maken met bedrijfspolitiek, Bob's bekwaamheid om een professional te zijn, de teamdynamiek, dat soort dingen.Een bepaalde gebruikersinterface die vastzit in een webbrowser, zal Bob niet veranderen.
Hier heb ik veel over nagedacht toen ik eerder bij Yammer werkte.Yammer probeerde bedrijven transparanter te maken.Maar eerlijk gezegd was Yammer een tool voor transparante bedrijven, omdat het heel moeilijk is om de cultuur van een organisatie te veranderen.
Do.com is echt een product dat mensen probeert te helpen beter te worden en hen technologie geeft waarmee ze dat kunnen doen, in plaats van het voor jou te doen.Eerlijk gezegd weet ik niet eens of we een knop kunnen omdraaien en een vergadering productiever kunnen maken.Dat zou behoorlijk magisch zijn!
We geloven echt dat dit uithoudingsvermogen zal hebben.Als het gaat werken, moet het van mensen komen, en we stellen hen in staat om hun beste zelf te worden.
Jason ShahJD: Vertel me het ontstaansverhaal van Do.com en waarom je zo gepassioneerd bent over dit project en bedrijf.
JS: Ik werkte bij Yammer voordat Microsoft Yammer kocht.En zoals je je waarschijnlijk kunt voorstellen, begon de cultuur veel te veranderen nadat Microsoft het bedrijf had gekocht, waaronder veel bureaucratie en vergaderingen.
Na die overname ontdekte ik ongeveer een jaar dat het heel moeilijk was om dingen voor elkaar te krijgen.Ik vond het krankzinnig, vooral omdat we een bedrijf waren dat oorspronkelijk was opgericht om het werk voor mensen beter te maken!
Om een lang verhaal kort te maken, ik zat op een dag in een vreselijke vergadering met 10 mensen, en ik dreef weg en dacht: "Wat doe ik hier?"De waanzin ervan viel me gewoon op.
Als ik je uitnodigde voor een etentje en ik had me niet van tevoren voorbereid om de ingrediënten te halen en ik heb een concept waarvan ik wilde dat de gasten ervan zouden genieten, en ze komen opdagen en ik zeg: "Hé, laten we naar de supermarkt gaan en dit etentje," zouden ze zeggen, "Dat is gek! We gaan dit niet met je uitzoeken. We kwamen hier voor een etentje!"Maar dat is wat vergaderingen zijn!
Ik vond het gek en ik stond te popelen om te vertrekken en een nieuw bedrijf te beginnen.
JD: Welke andere productiviteits-apps of -services gebruikt u?Heeft u praktische tips om productief te blijven?
JS: Mag ik een onconventioneel antwoord geven?Ik denk dat sommige van de beste productiviteits-apps niet echt productiviteits-apps zijn.Uber geeft me bijvoorbeeld veel meer productiviteit dan een app als Asana.Ik kom sneller op plaatsen en verspil minder tijd door in de regen te wachten op een auto.
Er is nog een andere tool die ik gebruik, genaamd BetterSnapTool (opent in een nieuw venster), en nogmaals, het is geen klassieke productiviteitstool.Ik heb mijn monitor ingesteld met drie kolommen en met Windows Snap druk ik op een sneltoets en al mijn vensters klikken op hun plaats.
We gebruiken hier ook Trello en Slack.Wij gebruiken Instacart voor onze boodschappen op kantoor.Het feit dat niemand zich zorgen hoeft te maken over [boodschappen doen] is nuttig en maakt ons daardoor op de een of andere manier productiever.
JD: En hoe zit het met best practices of persoonlijke productiviteitsgewoonten?
JS: Ik ben begonnen met het blokkeren van tijd in mijn dag op de kalender om ervoor te zorgen dat die dingen niet overlopen.Ik heb 's ochtends meditatie opgepakt om me te helpen op nul te komen en duidelijk te krijgen wat belangrijk is.
Een andere die onconventioneel is, is dingen delegeren.Het is geen Four Hour Work Week-soundbite, maar ik heb de persoonlijkheid die ervoor zorgt dat ik alles zelf wil doen.Bewust zijn van de noodzaak om standaard te delegeren in plaats van standaard dingen zelf te doen, heeft echt impact gehad.
Voor mij is het een mix van meer mindful zijn, timeboxen en delegeren.Ik heb veel meer rust en concentreer me op de twee of drie dingen die er elke dag toe doen.Als oprichter kun je afgeleid worden door alles wat met het bedrijf te maken heeft, of het nu gaat om relaties met investeerders of een PR-kans, en dus heeft delegeren me productiever gemaakt.
JD: Hoe groot is uw personeelsbestand?
JS: Tien mensen.Delegeren wordt steeds makkelijker, maar dat is natuurlijk superklein voor een bedrijf.
JD: Ja, maar het is belangrijk voor andere ondernemers om te weten dat, zelfs als je met een heel klein team werkt, delegeren nog steeds belangrijk is.
Toen we ons gesprek afrondden, leidde Shah de vergadering tot een natuurlijk einde door enkele aantekeningen die hij tijdens ons gesprek had gemaakt, door te nemen en hardop voor te lezen.Hij zei dat we alle belangrijke punten hadden behandeld en gesproken over dingen die er toe deden, en hij noemde nog een paar andere onderwerpen die bij ons opkwamen terwijl we spraken, maar die konden wachten tot een andere keer.Misschien omdat ik onbewust zijn voorbeeld volgde, vatte ik samen hoe ik het zou opvolgen en gaf ik een ruwe datum voor wanneer ik van plan was een artikel te publiceren.Het liet me de kracht zien van een duidelijk omschreven en sterk geleide vergadering.
