Waar zijn je contacten?Bevinden ze zich in CRM-software (Customer Relationship Management), een e-mailaccount, uw telefoon of een e-mailmarketing-app, zoals MailChimp?Uw lijsten met contacten kunnen overal verspreid zijn.Hé, het gebeurt.Soms moet u ze opschonen, samenvoegen of gewoon uw database met mensen en hun contactgegevens van de ene plaats naar de andere kopiëren.
Over het algemeen zijn er drie manieren om contacten van de ene plaats naar de andere te kopiëren.
1.Synchroniseren.Ten eerste kunt u uw contacten synchroniseren, wat verreweg de gemakkelijkste optie is wanneer deze beschikbaar is.Het resultaat is dat je twee databases met contacten hebt die precies hetzelfde zijn, voor altijd en altijd totdat je stopt met synchroniseren.
2.Gebruik een contacten-app.Er zijn een paar contacten-apps en -services op de markt, zoals Contacts+ (voorheen Full Contact), die contactgegevens uit verschillende bronnen (Facebook, Gmail, LinkedIn) opzuigen, deze verzamelen en vervolgens weer uitspugen waar u ook bent wil het.Houd bij deze apps rekening met de privacy van u en uw contacten.U wilt niet gewillig al uw contactgegevens invoeren in een app die alleen maar zal veranderen en deze zal verkopen.
3.Exporteren/Importeren gevolgd door optioneel synchroniseren van nieuwe wijzigingen.De tweede methode is om een bulk overdracht van contacten te doen.We kunnen dit de export/import-methode noemen.Hier download je al je contactgegevens massaal uit één bron en upload je deze vervolgens naar een nieuwe bron.Het is een eenmalige overboeking.Optioneel kunt u een stap toevoegen zodat vanaf nu alle nieuwe contactgegevens die u maakt of wijzigt in de eerste database-updates in de tweede.
Laten we eens kijken naar deze opties om te zien wat ze inhouden.
Contacten synchroniseren
Wat zijn enkele duidelijke voorbeelden van waar en hoe u contacten kunt synchroniseren?Als u iCloud gebruikt, kunt u contacten synchroniseren tussen uw iPhone, iPad en Mac-apparaten.Makkelijk, toch?Het lijkt misschien alsof het gewoon een kwestie is van de Apple Contacts-app op al je apparaten, maar in feite moet je ook de synchronisatie via iCloud inschakelen om het te laten werken.Als u synchronisatie niet inschakelt, is de informatie in uw Contacten-apps op elk apparaat anders.
Dat eerste voorbeeld gebruikt één app.Hier is een voorbeeld met twee apps.Er is een synchronisatieoptie tussen MailChimp en Eventbrite (opent in een nieuw venster) die je kunt inschakelen om je Eventbrite-deelnemersinformatie in MailChimp te brengen, zodat je gemakkelijk e-mailcampagnes voor hen kunt maken.U stelt het in door de groepen te kiezen die u wilt synchroniseren, en vanaf dat moment, totdat u het uitschakelt, zijn alle gekozen gegevens hetzelfde tussen de twee apps.
Wanneer u contacten wilt synchroniseren, is het zoeken naar een integratie meestal de beste optie.Er zijn er heel veel.U kunt bijvoorbeeld Outlook en Salesforce (opent in een nieuw venster) integreren om contactgegevens tussen die twee apps te synchroniseren, en u kunt Gmail-contacten synchroniseren met veel CRM's.
Gebruik een app voor contacten
Er zijn tal van contacten-apps op de markt die gegevens uit verschillende bronnen halen, deze verzamelen en samenvoegen, en u helpen er een idee van te krijgen.Als je contactgegevens in meerdere e-mailaccounts, LinkedIn, Twitter en andere locaties hebt die je snel en eenvoudig wilt samenvoegen, dan doet een contacten-app precies dat.Deze apps synchroniseren de resulterende gegevens vaak terug waar u maar wilt.Dus als u bijvoorbeeld informatie uit iCloud, Google Contacten, LinkedIn en Facebook haalt, kunt u het allemaal terug synchroniseren met bijvoorbeeld Google Contacten en iCloud.
Houd zoals gezegd rekening met privacy bij het onderzoeken van contacten-apps.PCMag heeft er niet veel van beoordeeld, en een paar die we hebben zijn niet meer actief.Contacts+ is de enige die ik tot op zekere hoogte heb gebruikt en die ik op mijn gemak kan aanbevelen, maar er zijn zeker andere.Lees ze in ieder geval een beetje door voordat u erop vertrouwt.
Export/Import Plus optioneel Nieuwe wijzigingen synchroniseren
Je hebt niet altijd de mogelijkheid om contacten tussen twee systemen volledig te synchroniseren.In die gevallen downloadt of exporteert u uw contacten van de ene app, uploadt u ze naar de andere en synchroniseert u optioneel alle toekomstige wijzigingen van de ene naar de andere.
De precieze instructies voor het exporteren van uw contacten vanuit één app is afhankelijk van welke app het is.Voor e-mailapps zoals Gmail en Outlook is het exporteren van uw contacten vrij eenvoudig.De meest prangende vraag is meestal welk bestandsformaat je wilt gebruiken, CSV of vCard.Dus laten we de verschillen bespreken voordat we verder gaan.
Wat is een CSV-bestand?
CSV staat voor door komma's gescheiden waarden en is de meest algemeen geaccepteerde bestandsindeling voor adresboekgegevens.Het zijn dezelfde door komma's gescheiden waarden die u krijgt bij het exporteren van een spreadsheet naar een tekstverwerkingsbestand.Elke regel met gegevens uit de spreadsheet wordt omgezet in een regel tekst, waarbij de celinhoud wordt gescheiden door komma's.CSV's zijn door mensen leesbaar, flexibel en licht in die zin dat de bestandsgrootte nooit enorm zal zijn.Dus waarom zou je het niet gebruiken?Welnu, exporteren naar CSV kan leiden tot gegevensverlies, inclusief de foto, bijnaam, website en soms het veld 'notities' van uw contacten.CSV's zijn slecht in het verwerken van speciale tekens, dus als je contactgegevens in een ander script hebt of mensen kent met accenttekens in hun naam, zijn die weg of vervormd.
Aanbevolen door onze redactie
Wat is een vCard?
vCard is een formaat voor elektronische visitekaartjes.Het is een uitgebreidere exportindeling voor contactgegevens, wat betekent dat het resulterende bestand waarschijnlijk groter zal zijn dan een CSV.Een geëxporteerde vCard verliest niet zoveel gegevens en ondersteunt meer (maar niet alle) speciale tekens en vreemde alfabetten.U verliest echter nog steeds bijnamen, websites en AIM-gegevens bij het exporteren naar vCard. vCard wordt meestal geassocieerd met OS X- en iOS-applicaties, hoewel Outlook en sommige andere e-mailprogramma's die ook op Windows draaien het ook kunnen gebruiken.
Terug naar exporteren/importeren en optioneel synchroniseren.Als je eenmaal weet welk formaat je wilt gebruiken en hebt geverifieerd dat het werkt met de apps en database die je in gedachten hebt, kun je je contacten van de ene downloaden en ze naar de andere uploaden.Het is geen slecht idee om een paar van de resulterende contacten te controleren om er zeker van te zijn dat ze correct werken.Nu je de contacten van de ene app naar de andere hebt gekopieerd, wil je dat nieuwe wijzigingen die je in een van de apps aanbrengt, automatisch in de andere verschijnen?Als dat het geval is, hebt u een tool van derden nodig voor de taak.Enkele voorbeelden zijn IFTTT, Zapier en Microsoft Flow.Ze worden soms gezamenlijk automatiseringstools genoemd.
Automatiseringstools kunnen apps verbinden die niet per se op zichzelf kunnen worden geïntegreerd.Met andere woorden, je hebt apps A en B, en geen van beide heeft een one-touch-integratie met de ander gebouwd.De automatiseringstool stapte in en bouwde een integratie tussen A en B voor u, en nu kan het u helpen bij het opzetten en beheren van de gegevensstroom tussen die twee apps.
Met automatiseringstools kun je vaak niet een massa bestaande informatie van de ene app naar de andere kopiëren op dezelfde manier als wanneer je zelf exporteert/importeert.Er zijn enkele stiekeme oplossingen met Google Spreadsheets (opent in een nieuw venster), maar ze kunnen frustrerend zijn om te maken en moeilijk om goed te krijgen.U kunt echter een automatiseringstool gebruiken om een regel in te stellen zodat alle nieuwe wijzigingen in de ene app worden gekopieerd naar de andere, wat de methode is die ik aanbeveel.
U kunt bijvoorbeeld een regel instellen zodat wanneer de automatiseringstool een update van uw iCloud-contacten detecteert, deze de wijziging oppikt en deze naar bijvoorbeeld Google Contacten kopieert.Of vice versa.U kunt het instellen tussen twee apps die worden ondersteund door uw automatiseringstool.
De echte truc is ervoor te zorgen dat u begrijpt wat er wel en niet gebeurt wanneer u de automatisering instelt.U moet ervoor zorgen dat u weet in welke richting de synchronisatie plaatsvindt en of er een vertraging is tussen het moment waarop u de wijziging aanbrengt en het moment waarop deze wordt weergegeven in de tweede app.
Niet meer kopiëren en plakken
Het kopiëren van contactgegevens tussen twee apps is heel goed mogelijk, en het is niet afhankelijk van het steeds opnieuw indrukken van ctrl-c, ctrl-v.Je hebt meerdere opties, afhankelijk van wat je wilt doen, en ze zijn allemaal vrij eenvoudig.
