"Alat yang manakah akan membantu saya mengurus perniagaan saya yang semakin berkembang dengan lebih baik?"Seorang pembaca bernama Rafael menulis kepada saya bulan lepas untuk bertanya soalan ini.Dia telah membaca tentang beberapa alat pengurusan projek terbaik, perisian pengurusan kerja, program komunikasi dan semua apl produktiviti lain yang bertujuan untuk meningkatkan perniagaan.Tetapi dia tidak dapat memikirkan yang mana satu yang paling sesuai untuk menguruskan kerjanya.
"Saya baru mula bekerja untuk firma pelaburan hartanah kecil," tulisnya, "dan mereka benar-benar memerlukan bantuan mengautomasikan proses mereka. Mereka menguruskan barangan terutamanya melalui e-mel (argh!) Dan dengan rancangan untuk berkembang, ia bukan struktur yang boleh berskala Pada ketika ini. Saya berfikir untuk menggunakan sama ada Asana atau Projek Kerja Berpasukan untuk menyelaraskan operasi dan mahukan input anda. Untuk memberi anda beberapa perspektif, pasukan itu ialah lima pekerja dalaman yang bekerja dengan pelabur untuk membeli dan menjual hartanah."Rafael seterusnya menjelaskan bahawa dia menganggap setiap harta sebagai "projek," dan mahu dapat membuat senarai tugas untuk setiap satu yang akan diberikan kepada pekerja mengikut keperluan.Organisasi menguruskan mana-mana dari 150 hingga 200 "projek" pada satu masa.Dan dari semasa ke semasa, pemain luar memerlukan pandangan tentang proses tersebut.
Beliau juga berkata fleksibiliti dan kerjasama pasukan adalah amat penting, kerana ia berada dalam banyak syarikat.Tetapi dia kelihatan cukup bersedia untuk menggunakan sama ada Asana atau Projek Kerja Berpasukan.Ini jawapan saya:
Dek Kad lwn.Permainan papan
Fikirkan Asana sebagai dek kad, dan fikirkan Projek Kerja Berpasukan sebagai permainan papan.Dengan dek kad, anda boleh bermain permainan yang dibuat oleh orang lain, atau anda boleh membuat permainan anda sendiri.Dengan permainan papan, permainan ini disertakan dengan peraturan dan anda boleh membengkokkannya jika anda mahu, tetapi secara amnya, permainan papan direka untuk dimainkan dengan anda mematuhi peraturan.
Dalam pengalaman saya, Asana mengambil masa untuk melaksanakannya dengan betul, tetapi akhirnya, anda boleh menggunakannya mengikut kehendak anda.Beberapa hari pertama akan benar-benar mengelirukan bagi semua orang yang belajar menggunakan sistem.Sebabnya ialah pasukan anda perlu menetapkan peraturan tentang cara menggunakannya.Tidak ada cara yang betul atau salah untuk menggunakan Asana.
Selepas beberapa minggu, diharapkan lima pekerja itu akan berada di atas kapal, dan mereka mungkin akan mula menyesuaikan peraturan mereka pada ketika ini.Asana mengambil percubaan dan kesilapan.Ia juga memerlukan komunikasi pasukan yang mantap untuk memastikan semua orang menggunakan alat dengan cara yang sama.
Sekarang mari bercakap tentang Projek Kerja Berpasukan.Pasukan anda akan mengambil sedikit masa untuk membiasakan diri dengan Projek Kerja Berpasukan juga, tetapi atas sebab yang berbeza.Orang ramai akan meneroka semua ciri dan memasukkan tugasan buat kali pertama.Pasukan anda mungkin akan membuat sekumpulan templat yang boleh mereka gunakan semula untuk jualan atau pembelian seterusnya.Tetapi dengan Projek Kerja Berpasukan, kuncinya ialah anda akan mengendalikan setiap pembelian atau penjualan hartanah sebagai projek.
Projek sentiasa mempunyai tarikh tamat, dan dalam kes anda, ia adalah tarikh tutup.Mereka biasanya mempunyai pencapaian, mungkin memasuki kontrak atau mendapatkan wang ke dalam escrow.Dan dengan projek, tarikh tarikh akhir dan peristiwa penting ini penting.Saya tidak tahu sama ada tarikh akhir penting kepada pasukan anda atau tidak.Adakah pasukan anda mengatakan perkara seperti, "Jom beli hartanah ini sebelum 1 Oktober" atau hanya "Jom beli hartanah ini" tanpa mengetahui berapa lama masa yang diambil?Jika anda mempunyai tarikh akhir yang tetap, Projek Kerja Berpasukan mungkin lebih baik.
Alat pengurusan projek, seperti Projek Kerja Berpasukan, membolehkan anda membuat kebergantungan antara tugas supaya satu tugas tidak boleh berlaku sehingga semua tugas bergantung berlaku.Sebagai contoh, jika anda tidak boleh pergi ke kontrak sehingga pemeriksaan selesai, itu mungkin untuk disediakan dalam Projek Kerja Berpasukan.Dengan Asana, pasukan anda boleh memilih untuk bermain mengikut peraturan itu, tetapi ia tidak akan menjadi sebahagian daripada sistem itu sendiri.Anda boleh menggunakan kedua-dua alatan secara percuma untuk memahami cara ia berfungsi, dan kemudian naik taraf kepada akaun berbayar yang akan mempunyai lebih banyak ciri.
Memilih Alat
Saya mendaftar masuk dengan Rafael beberapa minggu kemudian untuk melihat sama ada dia telah membuat keputusan dan cara alat itu berfungsi untuk pasukannya.Dia telah memilih untuk mencuba Projek Kerja Berpasukan.Titik jualan, katanya, adalah keupayaan untuk mewujudkan kebergantungan antara tugas.Persediaan mengambil sedikit masa, seperti yang dijangkakan, tetapi Rafael mempunyai beberapa berita hebat untuk dikongsi juga:
"Satu pendedahan yang patut dinyatakan ialah terdapat tawaran Permulaan Projek Kerja Berpasukan (Dibuka dalam tetingkap baharu), di mana mereka memberi permulaan perisian bernilai setahun secara percuma! Ia sangat berfaedah dalam membuat langkah,"tulis Rafael.
Sumber tambahan
Untuk nasihat berkaitan, lihat 7 Cara Memudahkan Pengurusan Projek dalam Projek Kerja Berpasukan dan Menggunakan Asana dalam Perniagaan.
Dan untuk lebih banyak cadangan apl perniagaan, lihat Perisian Kerjasama Perniagaan Dalam Talian Terbaik.
