Pakar suka mengatakan bahawa mesyuarat membunuh produktiviti.Mereka pasti boleh, tetapi mereka tidak perlu.Apabila anda menjadualkan mesyuarat yang diperlukan sahaja dan membuat pemilihan masa dan tarikh tidak menyakitkan, mesyuarat menjadi lebih produktif.Apabila anda menyediakan agenda lebih awal dan menugaskan seseorang untuk mengambil nota, kandungan mesyuarat akan lebih tepat sasaran.Jika anda memudahkan orang untuk menyertai dan mengambil bahagian, mesyuarat itu boleh menjadi lebih cekap.Kemudian, mesyuarat boleh berjalan mengikut garis masa dalam agenda, dan mungkin anda akan selesai lebih awal.Orang ramai menghargai apabila itu berlaku kerana ia menghantar mesej bahawa masa mereka berharga.
Walaupun menjalankan mesyuarat yang cekap bergantung sebahagian besarnya kepada manusia, ia juga memerlukan apl dan peralatan yang betul untuk memudahkannya.14 apl dan alatan yang disenaraikan di sini semuanya direka bentuk untuk menjadikan mesyuarat lebih lancar dan lebih produktif.
Apl untuk Menjadualkan Mesyuarat
Sebelum anda boleh mengadakan mesyuarat, anda perlu menjadualkannya.Meminta mesyuarat dengan e-mel dan senarai masa adalah tidak cekap, walaupun anda hanya bertemu dengan seorang.Apl penjadualan mesyuarat memberi anda alatan yang lebih baik, seperti tinjauan, borang penjadualan dalam talian dan bot Slack supaya semua orang yang dijemput ke mesyuarat boleh secara kolektif memilih masa terbaik untuknya.
Lantik.ly
Appoint.ly(Opens in a new window) ialah perkhidmatan tempahan mesyuarat yang tidak rumit untuk menjadualkan pertemuan satu lawan satu.Anda membuat halaman tempahan yang anda kongsi dengan pelanggan atau sesiapa sahaja yang mungkin perlu meminta pertemuan dengan anda.Halaman tempahan anda memberikan pilihan kepada peminta mesyuarat untuk jenis mesyuarat yang mereka inginkan, seperti panggilan pengenalan selama 10 minit atau sesi latihan selama sejam.Kemudian, berdasarkan ketersediaan anda, mereka meminta tarikh dan masa yang anda boleh meluluskan, meminta untuk mengubah suai atau menolak.Appoint.ly ialah apl penjadualan yang ringkas dan mudah untuk mesyuarat satu-satu secara khusus.
Calendly
Calendly(Opens in a new window) ialah alat yang membantu individu, serta pasukan, menjadualkan mesyuarat.Ia termasuk pilihan yang menampung jenis dan keperluan mesyuarat yang berbeza.Contohnya, anda membuat jenis mesyuarat, seperti Taklimat Telefon 10 Min dan Temuduga Media 30 Min.Kemudian apabila seseorang ingin bertemu dengan anda, mereka boleh memilih jenis mesyuarat yang mereka mahu dan memilih slot masa yang tersedia.Contoh lain: Katakan anda mempunyai perniagaan di mana sesiapa sahaja daripada jabatan tertentu boleh menerima mesyuarat yang diminta oleh pelanggan.Calendly boleh menetapkan permintaan mesyuarat secara automatik kepada sesiapa sahaja yang tersedia daripada kumpulan.Apl ini juga menyokong halaman web penjadualan individu, di mana orang boleh meminta pertemuan dengan anda berdasarkan ketersediaan anda.Ia adalah aplikasi yang mantap untuk penjadualan, direka untuk memenuhi pelbagai keperluan.
Doodle.com
Doodle.com ialah tapak web dan aplikasi mudah alih percuma dengan pilihan Premium yang membantu anda menjadualkan mesyuarat dalam salah satu daripada tiga cara.Pertama, anda boleh membuat tinjauan pendapat dalam talian dengan tarikh dan masa mesyuarat; hantarkannya kepada semua peserta mesyuarat dan Doodle menyerlahkan pilihan terbaik apabila orang ramai bertindak balas.Kedua, Doodle juga menawarkan penjadualan mesyuarat peribadi, bermakna anda menggunakannya untuk membuat tapak web di mana orang boleh melihat apabila anda tersedia dan meminta pertemuan dengan anda dalam salah satu slot terbuka.Akhir sekali, terdapat bot Doodle untuk Slack(Opens in a new window) yang membolehkan anda meninjau rakan sekerja anda pada masa mesyuarat tanpa meninggalkan apl pemesejan pasukan anda.
Tinjauan
Outlook, yang dijual sebagai sebahagian daripada Microsoft Office, mungkin terlintas di fikiran sebagai perisian pejabat de facto untuk menjadualkan mesyuarat dalam suasana perniagaan.Apabila semua peserta mesyuarat adalah sebahagian daripada organisasi yang sama, dan mereka semua menggunakan Microsoft Office, maka Outlook ialah alat yang sesuai untuk penjadualan.Anda boleh mencari masa dan tarikh untuk bertemu yang sesuai untuk semua orang berdasarkan ketersediaan yang telah mereka tetapkan dalam kalendar mereka.Kemudian anda boleh menempah bilik persidangan dan meletakkan mesyuarat pada kalendar, semuanya dalam Outlook.Walau bagaimanapun, ia tidak semestinya penjadual mesyuarat terbaik apabila anda perlu mengatur mesyuarat di kalangan orang yang bukan semua pengguna Outlook.
Rali
Rallly(Opens in a new window) ialah perisian penjadualan kolaboratif, bermakna ia direka untuk digunakan oleh kumpulan.Satu lagi cara untuk menerangkannya ialah dengan mengatakan bahawa ia adalah apl pengundian di mana tinjauan pendapat adalah mengenai masa semua orang boleh bertemu.Walaupun Doodle.com menawarkan perkhidmatan yang sama, Rallly mempunyai rupa yang sedikit berbeza dan lebih pantas digunakan jika anda hanya memerlukannya sekali-sekala kerana anda tidak perlu membuat akaun.Walau bagaimanapun, anda perlu memasukkan alamat e-mel.
PercumaSibuk
FreeBusy(Opens in a new window) ialah apl penjadual mesyuarat untuk perniagaan.Sama seperti Calendly dan Doodle.com, ia melakukan serba sedikit segala-galanya, memberi anda cara untuk mengautomasikan penjadualan mesyuarat satu-satu serta mencari masa terbaik untuk sekumpulan orang bertemu.Ia juga disepadukan dengan perisian persidangan video untuk mengisi butiran secara automatik seperti pautan mesyuarat dan ID apabila berkenaan.
tenunan
Woven(Opens in a new window) ialah perisian penjadualan yang dibina yang merupakan sebahagian daripada apl kalendar yang lebih besar.Sama seperti beberapa apl lain yang disebut, ia termasuk tinjauan pendapat untuk mencari masa terbaik untuk sekumpulan rakan sekerja bertemu.Woven juga mempunyai halaman penjadualan peribadi yang boleh anda kongsi dengan pelanggan dan rakan sekerja yang membenarkan mereka meminta masa untuk bertemu dengan anda.
Apl untuk Persidangan Video
Begitu banyak mesyuarat kini berlaku secara maya sehingga mempunyai aplikasi persidangan video yang boleh digunakan adalah sangat penting.Perkhidmatan persidangan video terbaik boleh dipercayai, bermakna panggilan anda kekal utuh walaupun sambungan seseorang tidak berfungsi dan mempunyai alatan yang mencukupi untuk bekerjasama semasa anda bertemu.Alat ini termasuk perkongsian skrin dan papan putih, kotak sembang serta pilihan untuk penyederhana, seperti dapat memberikan kawalan kepada orang lain atau meredamkan hadirin semasa seseorang bercakap.
PCMag mempunyai tiga pilihan Pilihan Editor antara perisian persidangan video: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings dan Zoom.
ClickMeeting
ClickMeeting ialah pilihan persidangan video yang sangat baik untuk perniagaan kecil, terutamanya yang menganjurkan banyak webinar kecil.Walau bagaimanapun, anda hanya boleh mempunyai empat suapan video aktif setiap mesyuarat.Apl ini boleh disepadukan dengan kalendar Microsoft Outlook dan terdapat pemalam Chrome untuk menyambung ke kalendar Google.
Mesyuarat Cisco Webex
Cisco Webex Meetings ialah perkhidmatan persidangan video yang mudah digunakan dan termasuk beberapa ciri yang anda tidak akan dapati dalam pesaing.Sebagai contoh, anda boleh menyediakan panggilan yang menelefon anda daripada memaksa anda untuk mendail masuk.Pelan berbayar bermula pada $13.50 sebulan, yang merupakan harga yang menarik untuk perniagaan kecil.Jika anda menggunakan versi percuma apl, Webex Meetings Free, anda boleh mengadakan mesyuarat video tiga orang pada satu masa.Pelan percuma juga termasuk perkongsian desktop dan dokumen, ciri papan putih, video berkualiti standard dan storan awan 250MB.
Mesyuarat Zum
Zoom Meeting, kadangkala hanya dipanggil Zoom, ialah salah satu perkhidmatan persidangan video paling boleh dipercayai yang anda akan temui.Apabila syarikat membangunkan produk, ia memberi tumpuan terlebih dahulu untuk memastikan panggilan anda kekal jelas dan bersambung.Ia menyokong video dan audio HD.Anda boleh mendapatkan transkrip panggilan yang ditaip yang anda rakamkan sebagai video.Selain itu, sesiapa sahaja boleh menggunakan produk teras secara percuma, dan perniagaan kecil boleh membeli pelan harga berpatutan yang meningkatkan ciri bermula dari $14.99 sebulan bagi setiap hos.Dengan akaun percuma, anda boleh mengehos sehingga 100 orang dalam panggilan dan anda boleh melihat seramai 49 orang dalam paparan gaya galeri.Panggilan kumpulan untuk pengguna percuma dihadkan kepada 40 minit, tetapi panggilan satu sama satu boleh selama yang anda perlukan.Walaupun sukar untuk mengukur dan membandingkan prestasi sistem persidangan video, kestabilan adalah asas reputasi Zoom, dan ia menunjukkan.
Mencatat nota
Banyak mesyuarat mendapat manfaat daripada meminta seseorang membuat nota.Apabila anda mempunyai nota mesyuarat, anda 1) mempunyai rekod tentang perkara yang berlaku dalam mesyuarat, 2) boleh berkongsinya dengan orang yang tidak dapat hadir, dan 3) akhirnya memaksa diri anda untuk menjelaskan apa-apa tugas susulan yang mesti selesaikan.Untuk jenis mesyuarat tertentu, seperti temu bual dengan wartawan, apl pengambilan nota yang hebat akan membenarkan anda merakam audio juga, supaya anda boleh menyalinnya kemudian dan mempunyai sumber yang sempurna untuk menyemak perkara yang diperkatakan.Berikut ialah beberapa apl yang boleh membantu anda mengambil nota mesyuarat yang berkesan.
Evernote
Evernote ialah aplikasi kuasa besar untuk mencatat nota.Ia mempunyai fungsi rakaman audio terbina dalam supaya anda boleh merakam keseluruhan mesyuarat sambil mencatat idea yang ditaip pada masa yang sama, betul-betul dalam fail yang sama.Ciri kameranya membolehkan anda merakam gambar papan putih daripada mesyuarat anda dan memuat naiknya ke apl, di mana Evernote kemudiannya menjadikan teks itu boleh dicari menggunakan OCR.Jika pasukan anda menggunakan Evernote untuk Perniagaan, maka anda boleh menjadikan nota mesyuarat boleh diakses oleh semua peserta dengan mudah supaya mereka boleh menambah nota mesyuarat itu dan mempunyai salinan selepas itu juga.
Hugo
Hugo.team(Opens in a new window) ialah apl yang agak baharu yang direka bentuk untuk membantu pasukan mengambil nota mesyuarat, serta berkongsi dan membuat susulan mengenainya dengan sewajarnya.Hugo mendorong anda untuk membuat agenda, mencatat idea dan maklumat penting daripada mesyuarat, dan menjadikan item tindakan sebagai tugas.Apl ini bersambung dengan sistem pengurusan tugasan lain, seperti Asana, Trello dan Jira, membolehkan anda menolak tugasan tersebut ke dalam apl yang sudah digunakan oleh pasukan anda.Ia percuma untuk sehingga 30 orang, dengan versi Pro (flat $399 sebulan) menambah sokongan untuk lebih ramai ahli pasukan dan ciri, seperti laporan terperinci dan analisis kalendar.
Microsoft OneNote
Microsoft OneNote berkongsi banyak ciri dengan Evernote—perakam audio, kamera dan sebagainya—tetapi ia lebih sesuai untuk orang yang menggunakan produk Office lain kerana ia berintegrasi rapat dengan mereka.Jika anda mempunyai akaun perniagaan Microsoft, sebagai contoh, anda boleh menggunakan ciri khas dalam OneNote yang menunjukkan kepada anda mesyuarat akan datang disenaraikan dalam Outlook supaya anda boleh menulis agenda untuk mereka atau membuat nota lain mengenainya.Ciri lain yang dipanggil Digital Ink membolehkan anda melukis gambar rajah dan imej menggunakan stylus pada peranti yang disokong.Ia juga mudah untuk berkongsi nota yang anda rakam sebelum, semasa atau selepas mesyuarat dengan orang lain dalam organisasi anda.
Minit.io
Minutes.io(Opens in a new window) (percuma) adalah secara eksplisit untuk mengambil minit mesyuarat.Ia memberi anda templat untuk menulis semua butiran tentang perkara yang berlaku semasa mesyuarat, seperti siapa yang mengatakan apa, janji yang dibuat dan tarikh akhir yang diputuskan.Minutes.io menggunakan kekunci pintas supaya sebaik sahaja anda mempelajarinya, anda tidak perlu mengangkat jari anda semasa menaip.Ia berjalan dalam penyemak imbas dan beroperasi dalam talian dan luar talian.Pada penutup mesyuarat, anda boleh menambahkan alamat e-mel orang dengan mudah pada fail untuk berkongsi dengan semua hadirin.Apabila anda diminta untuk mengambil nota rasmi untuk mesyuarat secara tidak dijangka, minutes.io dilancarkan dengan cepat dan berfungsi dengan baik, memberikan anda templat untuk tugas yang sedang dijalankan.
