Lebihan e-mel adalah masalah produktiviti yang besar di tempat kerja.Saya bertemu orang sepanjang masa yang mengadu tentang e-mel, mengatakan ia amat menggembirakan mereka, berharap ada suis mati untuk semua mesej baharu yang masuk ke dalam peti masuk mereka.
Walau bagaimanapun, kebanyakan orang yang sama ini, membetulkan e-mel sedemikian rupa sehingga mereka akhirnya memburukkan lagi masalah.Apa yang saya lihat ialah orang yang cuba memerangi e-mel dengan lebih banyak e-mel, yang seterusnya menghasilkan lebih banyak e-mel.Kerana mereka terperangkap dalam kesengsaraan e-mel, mereka biasanya tidak dapat melihat apa yang berlaku dengan jelas, jadi mereka tidak tahu bahawa mereka memburukkan lagi.
Terdapat beberapa cara yang saya perhatikan orang menembak diri mereka sendiri semasa cuba menangani beban e-mel.
Jangan Gunakan Peti Masuk Anda sebagai Senarai Tugasan
Contoh pertama orang yang memburukkan masalah e-mel mereka ialah penyenarai tugasan, kerana saya suka memanggil mereka.Penyenarai tugasan meninggalkan e-mel dalam peti masuk mereka apabila mesej sama ada mengandungi tugasan atau mencetuskan ingatan tugas yang diberikan.Dalam erti kata lain, mereka menggunakan peti masuk sebagai senarai tugasan.
Fikirkan tentang cara orang biasanya memberikan tugasan melalui e-mel.Jarang sekali tugasan dinyatakan dengan jelas dalam baris subjek.Penerima perlu membuka dan membaca e-mel untuk mengetahui butiran tugas.Kemungkinan besar, mesej itu tidak akan mempunyai semua maklumat yang diperlukan oleh penerima, seperti tarikh akhir atau butiran lain tentang tugas itu.Pertukaran mesej berulang-alik menjelaskan tugas itu, dan ia akhirnya mencipta sekeping e-mel baharu setiap kali ia berlaku.Ringkasnya, peti masuk E-mel adalah senarai tugasan yang sangat lemah.
Masalah lain ialah penyenarai tugasan perlu sentiasa menyemak setiap mel yang masuk untuk melihat sama ada ia mengandungi tugasan, dan jika tidak, mereka membuang mel itu dengan segera.Pendaftar tugas akhirnya merumput tanpa henti.
Lebih buruk lagi, penyenarai tugasan menjadi terbiasa menyemak peti masuk mereka untuk tugas harian mereka, dan selalunya, mereka sering menghantar e-mel kepada diri mereka peringatan tentang perkara lain yang ingin mereka selesaikan.
Jika e-mel bermasalah, mengapa anda ingin membuat lebih banyak e-mel dengan cara ini?
Walau bagaimanapun, di tengah-tengahnya, penyenarai tugasan tidak dapat melihat bagaimana sistem mereka memburukkan keadaan.Mereka sering berhujah bahawa menggunakan peti masuk mereka sebagai senarai tugasan adalah satu-satunya perkara yang berkesan.Tetapi jika orang yang sama ini berasa terharu dengan e-mel, jelas ia tidak berfungsi.Terdapat beberapa penyelesaian, dan saya akan menyelesaikannya sebentar lagi.
Berhenti Menghantar Nudgemail
Saya bercakap pada retret korporat baru-baru ini tentang pengurusan e-mel.Untuk bersedia untuk ceramah, saya bercakap dengan beberapa pekerja dan mengetahui bahawa ramai daripada mereka menguruskan jumlah e-mel yang besar, kadangkala 1,000 mesej setiap hari, menggunakan Nudgemail.Mereka fikir ini adalah cara yang sangat waras untuk menguruskan aliran.
Nudgemail ialah alat freemium yang membolehkan anda menunda e-mel dengan menetapkan masa apabila ia akan muncul semula dalam peti masuk anda sebagai mesej baharu. "Pada asasnya" adalah perkataan yang sangat penting di sini.
Kebanyakan fungsi tunda, seperti yang terdapat dalam SaneBox atau beberapa apl e-mel terbaik, menyembunyikan mesej asal daripada peti masuk anda dan kemudian menjadikannya muncul semula sebagai sekeping mel baharu yang belum dibaca pada masa yang anda pilih.Nudgemail berfungsi sedikit berbeza.Apabila anda menggunakannya untuk menunda mel, e-mel asal kekal dalam peti masuk anda dan mesej baharu muncul di bahagian atas peti masuk anda, dengan keseluruhan urutan mesej asal dipetik.
Jangan salah faham.Nudgemail ialah alat yang bagus, dan ia merupakan penyelesaian yang bagus dalam beberapa keadaan.Sesiapa sahaja yang melihat peti masuk sebagai aliran maklumat dan bukannya tempat pengumpulan untuk komunikasi yang perlu diproses, mungkin lebih baik untuk menggunakannya.Tetapi apabila pekerja memberitahu saya bahawa bilangan mesej yang banyak dalam peti masuk mereka menyebabkan mereka tidak dapat melakukan tugas mereka, dan 20 peratus daripada mesej mereka adalah mesej berulang dalam bentuk Nudgemails, itu adalah masalah.
Walaupun penyenarai tugasan boleh menafikan hakikat bahawa sistem mereka rosak, sesetengah pengguna Nudgemail mengubahnya menjadi tongkat.Mereka terperangkap dalam tabiat semasa mereka sehingga mereka tidak dapat membayangkan penyelesaian yang lebih baik.
Jangan Cepat Balas
Selalunya, membalas e-mel ialah satu cara untuk mengakui mesej orang lain tanpa benar-benar menggerakkan perbualan ke hadapan.Bayangkan rakan sekerja menghantar e-mel untuk meminta pendapat anda tentang pembentangan.Anda belum melihat pembentangan lagi.Bergantung pada tempat kerja anda, mungkin lebih diterima untuk membalas dengan cepat dengan, "Saya tidak tahu. Saya belum melihat lagi," daripada menunggu dua jam sehingga anda melihat dan membuat pendapat.Apabila anda melompat untuk membalas dengan cepat, walaupun mesej itu tidak penting, anda menghasilkan lebihan e-mel.Jika budaya syarikat mendorong anda ke arah tingkah laku itu, lebih baik anda percaya orang lain melakukannya kepada anda juga.
Seseorang yang lambat membalas e-mel mungkin dilihat sebagai malas atau tidak menjadi pemain pasukan, walaupun menunggu untuk membalas e-mel adalah cara yang lebih logik dan produktif untuk melakukannya.Tetapi ia benar-benar mundur, dan anda perlu melepaskan diri daripadanya jika anda merasa dibanjiri oleh e-mel.
Apa yang akhirnya berlaku ialah orang membalas mesej hanya untuk menyampaikan wang.Katakan Raj bertanya pendapat Sarah tentang sesuatu, dan dia menjawab, "Tidak pasti. Apa pendapat anda?"Kini bola kembali ke gelanggang Raj, dan tanggungjawabnya adalah untuk membalas jika hanya supaya Sarah akan mempunyai mesej baru yang belum dibaca dalam peti masuknya yang mengingatkannya untuk benar-benar menjawab kali ini.
Contoh lain yang biasa bagi orang dalam jabatan sokongan, seperti IT, ialah mereka akan menyediakan alamat e-mel generik untuk pekerja memfailkan tiket bantuan, seperti [emailprotected] Apabila pekerja berasa takut bahawa komputernya rosak, walau bagaimanapun, dan dia perlu mendapatkan bantuan dengan cepat, dia mungkin terlupa tentang e-mel generik dan sebaliknya menghantar e-mel kepada orang yang dia kenali dalam IT.Patutkah orang IT itu mengurus masalah itu?Abaikan e-mel?Balas dan beritahu pekerja dia perlu menggunakan alamat bantuan IT yang betul?CC bos dia?Apakah perkara yang betul untuk dilakukan?
Selalunya tindak balas, didorong oleh panik dan kekecewaan, hanya menghasilkan lebih banyak e-mel (dan menimbulkan ketegangan). Sekali lagi, ini adalah contoh budaya syarikat mewujudkan jangkaan tindak balas pantas yang menjadi punca masalah.Tetapi anda boleh melepaskan diri daripada corak ini tanpa mengganggu ketenteraman dan menghasilkan lebih sedikit e-mel sebagai hasilnya.
Penyelesaian kepada E-mel Berlebihan
Bagaimanakah kita berhenti menjana e-mel yang berlebihan?Sesetengah penyelesaian adalah mudah dan cepat, dan seseorang individu boleh melakukannya tanpa sokongan syarikat.
Dalam contoh sebelumnya, kakitangan IT mungkin boleh menyelesaikan masalah itu dengan segera dengan mengadakan perbualan bersemuka (atau panggilan telefon dengan pekerja jauh), dan bukannya membalas melalui e-mel.Jika orang IT membalas melalui e-mel, rakan sekerja yang memerlukan mungkin tidak akan membacanya dengan teliti.Ingat, dia sudah tertekan tentang masalah komputernya.Ia mungkin terdengar sangat berteknologi rendah tetapi berhadapan dengan rakan sekerja secara bersemuka, dengan tenang dan profesional, akan membantunya mengingati protokol yang betul untuk memfailkan tiket bantuan pada masa hadapan, terutamanya jika orang IT menerangkan apa sahaja pekerjaan lain yang diutamakan di seketika.Menjelaskan secara peribadi berjalan jauh.
Satu lagi cara untuk berhenti menjana e-mel yang berlebihan untuk diri sendiri ialah mencari alat pembantu e-mel yang baik yang membantu anda mengurangkan e-mel dalam peti masuk anda, dan bukannya menyebarkannya, seperti yang dilakukan oleh Nudgemail.SaneBox (kira-kira $7 sebulan) ialah penyelesaian yang saya cadangkan.Mailbird ialah aplikasi klien e-mel yang disertakan dengan pilihan tunda dan ciri lain yang mungkin membantu juga.
Berhenti menggunakan peti masuk anda sebagai senarai tugasan anda, baik untuk tugasan peribadi mahupun tugasan yang berkaitan dengan kerja.Terdapat begitu banyak alat hebat sekarang yang lebih baik dalam memberikan tugasan, menjejakinya, mengemas kini butiran tentangnya dan sebagainya, yang tidak bergantung pada e-mel.Saya suka Todoist, walaupun Wunderlist juga merupakan aplikasi yang hebat.
Jika anda boleh meyakinkan pasukan kerja atau jabatan anda untuk memilih alat yang lebih baik untuk tugasan tugasan, anda akan berada dalam keadaan yang lebih baik.Selain daripada apl pengurusan projek kuasa penuh, terdapat apl kerjasama lain yang ringan, mudah digunakan, lebih cepat untuk disediakan dan ia mungkin merupakan penyelesaian yang lebih baik kepada cabaran pasukan anda.
Untuk maklumat lanjut, lihat petua saya yang lain tentang cara mengurangkan beban e-mel pejabat yang berlebihan.
