회의를 진행하는 사람들이 준비되지 않았기 때문에 회의에서 얼마나 많은 시간을 낭비하고 있습니까?일정이 없습니다.동료들이 늦게 도착합니다.논의된 내용은 귀하 또는 귀하의 작업과 관련이 있습니다.한 시간 후, 당신은 아무것도 하지 않았고, 아무것도 배우지 않았고, 아무것도 기여하지 않았습니다.요점이 무엇이었습니까?
Do.com은 회의를 계획하고 실행할 수 있는 리소스를 제공하여 사람들이 더 나은 회의를 할 수 있도록 돕는 것을 목표로 합니다.여러 면에서 회의 전, 회의 중, 회의 후에 해야 할 일에 대한 체크리스트와 같아서 관련된 모든 사람에게 생산성이 있는지 확인합니다.
Do.com(Opens in new window)의 설립자이자 CEO인 Jason Shah를 만나기 전에 우리는 적절한 날짜와 시간을 찾기 위해 이메일을 보냈습니다.일단 우리가 동의하자 그는 "스카이프로 전화를 걸 계획이고 곧 캘린더 초대장을 보내겠다"고 답했다.잠시 후 캘린더 초대장이 도착했습니다.회의 당일, 나는 Shah를 통해 Do.com에서 이메일을 받았습니다.안에서 나는 의제, 회의의 명확한 시작 및 종료 시간, 전화를 받을 사람들의 목록과 연락처 정보(이 경우 우리 둘만), 배경 정보에 대한 링크를 찾았습니다.Shah가 회의를 생산적으로 만드는 요인, Do.com을 시작하게 된 동기, 지식 근로자 간의 회의 성격이 어떻게 변화하고 있는지 설명하면서 이 모든 것이 통화 중 추적을 중단하는 데 도움이 되었습니다.
Jill Duffy: 회의와 사람들이 회의를 싫어하는 이유에 대해 이야기해 보겠습니다.
제이슨 샤Jason Shah: 우리가 발견한 바에 따르면 대부분의 사람들은 준비되지 않은 회의에 참석합니다.회의가 열릴 이유가 없습니다.미리 배부된 의제는 없습니다.사람들은 늦게 나타나고 누군가는 일을 다시 해야 합니다.그들을 조직하는 사람들은 누가 참석해야 하는지 항상 생각하지 않기 때문에 사람들의 절반은 선택 사항이고 절반은 핵심[참석자]인 대규모 회의를 하게 됩니다. 생산성을 방해합니다.
바쁜 사람들에게 시간을 낭비하는 것으로 귀결됩니다.
누군가에게 30분 동안 방에 앉아 아무 것도 하지 말라고 하면 그들은 당신이 미쳤다고 생각할 것입니다.하지만 그것이 사람들이 직장에서 하루에 수백만 번 하는 일입니다.
JD: 생산적인 회의를 어떻게 설명하시겠습니까?
JS: 몇 가지 핵심 요소가 있어야 합니다.첫째, 실제로 일어나야 합니다.이메일을 통해 신속하게 처리할 수 있는 작업이 있으면 그렇게 하십시오.하지만 회의가 필요하다면 알았어.
준비가 중요합니다. 토론할 내용, 누가 무엇을 책임져야 하는지, 집중적인 대화로 이어지는 그런 종류의 것들을 발표하는 것입니다.회의 중: [의제]에 충실하고, 시간을 지키고, 메모하고, 정시에 종료합니다.
회의 시간도 매우 중요합니다.많은 사람들은 기본적으로 1시간을 기본으로 합니다.나는 당신이 매우 신중하고 이 대화를 위해 25분을 말했다는 것을 알아차렸습니다.좋은 습관이라고 생각합니다.
회의 이후에 어떤 일이 일어나는가도 중요합니다.Bob과 Stacey가 슬라이드 데크의 새 버전으로 후속 조치를 취하겠다고 말하고 Mark가 판매 번호를 보내겠다고 말하면 실제로 그렇게 해야 합니다!우리는 대부분의 사람들이 "좋아요! 좋은 만남입니다!"라고 말합니다. 그들은 떠나고 후속 조치가 없습니다.그리고 있다고 해도 잘못된 시간에 발생하여 다른 회의나 더 많은 불필요한 작업을 촉발합니다.
따라서 준비, 회의를 잘 운영하고 이후에 성공적으로 후속 조치를 취하는 것이 좋은 회의의 핵심 요소입니다.
JD: 프로젝트 관리 도구 및 기타 작업 관리 도구는 작업을 간소화하도록 설계되었습니다.아이디어는 회의와 이메일을 줄이는 것입니다. 회의 없이 서로에게 작업과 마감일을 할당할 수 있습니다.
JS: 네.거시적 수준에서 이러한 도구의 결과로 회의가 줄어들기를 바랍니다.
예를 들어, 목업이 Dropbox에서 업데이트된 것을 보고 괜찮다고 생각한다면 디자이너와 논의할 필요가 없습니다.그녀는 나에게 알릴 필요조차 없습니다."이봐, 업데이트된 파일을 봤어"라는 메시지를 표시할 수 있습니다.Slack과 같은 도구를 사용하면 질문의 본질에 대해 논의하기 위해 만나지 않고도 누군가에게 빠르게 질문할 수 있습니다.
이전에는 사람들이 모니터용 동글을 얻는 것이 어렵거나 사람들의 주의를 산만하게 하는 것과 같은 이유로 더 적은 기술을 원했습니다.
이러한 도구의 등장으로 회의가 줄어들기를 희망하지만 개별 기업이 내놓는 선전 외에 이를 뒷받침할 구체적인 데이터가 아직 있는지는 모르겠습니다.그리고 회의 자체에서 우리가 더 기술적으로 지향하기 때문에 그 성격이 변하고 있다고 생각합니다.회의 외부에서 서비스를 사용하는 경우 회의 자체도 이를 따라잡아야 합니다.
JD: 업무 회의를 하는 것을 좋아합니다.그들은 나를 위해 가장 생산적인 경향이 있습니다.저는 한 그룹의 사람들과 함께 앉아서 스크린에 투영된 도구를 사용하여 필요한 작업을 바로 수행합니다.
JS: 거꾸로 교실 모델이 생각나네요.강의실은 단순히 프레젠테이션을 보는 것이 아니라 작업을 수행하는 장소입니다. 마치 누군가가 쉽게 이메일로 보낼 수 있는 자료를 넘기기 위해 회의를 소집해서는 안 되는 것과 같습니다.
JD: Do.com에 대해 조금 이야기해 보겠습니다.Do.com이 무엇인지 30초 동안 설명해 주시면 사용 방법에 대해 자세히 설명하겠습니다.
JS: Do.com은 회의용 협업 소프트웨어입니다.그것은 비디오와 오디오와 관련이 없습니다.회의의 생산성에 관한 모든 것입니다.
Do를 사용하면 사람들이 의제를 설정하여 무엇에 대해 이야기할지 알 수 있습니다.실시간으로 메모하고 다른 워크플로와 상호 작용하는 작업을 할당할 수 있습니다.Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce 등과 통합되어 있습니다.
우리는 20,000개 이상의 회사에서 150만 명이 넘는 사람들이 회의에 참여했습니다.우리는 기본적으로 사람들이 더 적은 회의와 더 나은 회의를 갖고 직장에서 더 행복하고 생산적으로 일할 수 있도록 돕고 있습니다.
JD: 그리고 그것은 프리미엄 모델입니다.
JS: 그렇습니다.무료로 가입할 수 있으며 무료 사용자가 많습니다.
JD: Do.com에 대해 저를 놀라게 한 것 중 하나는 그 자체로 솔루션이 되는 것과는 반대로 사람들이 올바른 행동을 취하도록 정말로 격려한다는 것입니다.동기 부여와 우리가 항상 최선의 방식으로 행동하지 않는 방법에 대해 많이 생각합니다.그래서 우리에게 무언가를 주는 것보다 우리를 안내하는 도구를 찾을 때 그것이 깔끔하다고 생각합니다.Do.com이 무엇인지 실감했습니다.
JS: 네, 동의합니다.우리는 회의가 기술 문제만큼이나 사람의 문제라고 믿습니다.예를 들어 Bob이 이해하기 어려운 매우 긴 메시지를 보내는 것을 방지하기 위해 이메일 앱이 필요하지 않습니다.그것은 아마도 회사 정치, Bob의 프로가 되는 능력, 팀의 역동성, 그런 것들과 관련이 있을 것입니다.웹 브라우저에 갇힌 일부 UI는 Bob을 변경하지 않습니다.
이것은 내가 이전에 Yammer에서 일할 때 많이 생각했던 것입니다.Yammer는 회사를 보다 투명하게 만들려고 했습니다.하지만 솔직히 Yammer는 조직의 문화를 바꾸는 것이 매우 어렵기 때문에 투명한 회사를 위한 도구였습니다.
Do.com은 사람들을 더 잘 도우려고 노력하고 그들이 당신을 위해 하는 것이 아니라 그들이 그렇게 할 수 있도록 하는 기술을 제공하는 제품입니다.솔직히 말해서 우리가 스위치를 켜서 회의를 더 생산적으로 만들 수 있는지조차 모르겠습니다.그것은 꽤 마술적 일 것입니다!
우리는 이것이 지속력을 가질 것이라고 정말로 믿습니다.그것이 효과가 있으려면 사람들로부터 나와야 하며 우리는 그들이 최고의 자아가 될 수 있도록 하고 있습니다.
제이슨 샤JD: Do.com의 기원과 이 프로젝트와 회사에 왜 열광하는지 말해주세요.
JS: 저는 Microsoft가 Yammer를 인수하기 전에 Yammer에서 일하고 있었습니다.상상할 수 있듯이 Microsoft가 회사를 인수한 후 관료제와 회의가 추가되는 등 문화가 많이 바뀌기 시작했습니다.
인수 후 약 1년 동안 일을 끝내는 것이 정말 어렵다는 것을 알게 되었습니다.특히 우리는 원래 사람들을 위해 더 나은 일을 하기 위해 설립된 회사였기 때문에 제게는 정말 정신이 없었습니다!
간단히 말해서, 나는 어느 날 10명이 모인 끔찍한 회의에 앉아 있었고, "내가 여기서 무엇을 하고 있는 거지?"그 광기가 저를 사로잡았습니다.
내가 당신을 저녁 파티에 초대했는데 미리 재료를 준비하지 않고 손님이 즐기길 바라는 몇 가지 컨셉을 가지고 있었는데 그들이 나타나서 내가 "야, 식료품점에 가서 밥을 먹자. 이 만찬회," 그들은 "미친 짓이야! 우리는 이것을 당신과 함께 해결하지 않을 것입니다. 우리는 만찬회를 위해 여기에 왔습니다!"라고 말할 것입니다.그러나 그것이 바로 회의입니다!
미친 짓이라고 생각했고, 떠나고 새 회사를 시작하고 싶은 마음이 간절했습니다.
JD: 다른 어떤 생산성 앱이나 서비스를 사용하시나요?생산성을 유지하기 위한 모범 사례가 있습니까?
JS: 틀에 박힌 대답을 해도 될까요?최고의 생산성 앱 중 일부는 실제로 생산성 앱이 아니라고 생각합니다.예를 들어 Uber는 Asana와 같은 앱보다 훨씬 더 많은 생산성을 제공합니다.나는 장소를 더 빨리 얻고 비 속에서 차를 기다리며 서 있는 시간을 덜 낭비합니다.
내가 사용하는 BetterSnapTool(새 창에서 열림)이라는 또 다른 도구가 있는데, 이것은 고전적인 생산성 도구가 아닙니다.모니터를 3열로 설정하고 Windows Snap으로 바로 가기 키를 누르면 모든 창이 제자리에 고정됩니다.
여기에서도 Trello와 Slack을 사용합니다.우리는 사무실에서 식료품에 Instacart를 사용합니다.아무도 [식료품 쇼핑]에 대해 걱정할 필요가 없다는 사실이 도움이 되고 결과적으로 우리를 더 생산적으로 만듭니다.
JD: 모범 사례나 개인 생산성 습관은 어떻습니까?
JS: 일정이 밀리지 않도록 일정에서 시간을 차단하기 시작했습니다.나는 아침에 명상을 시작하여 0으로 설정하고 중요한 것이 무엇인지 명확하게 알 수 있습니다.
관습에 얽매이지 않는 또 다른 방법은 위임하는 것입니다.주 4시간 근무는 아니지만 모든 것을 스스로 하고 싶어지는 성격이 있습니다.스스로 일을 하지 않는 대신 위임을 기본으로 해야 할 필요성을 염두에 두는 것은 정말 큰 영향을 미쳤습니다.
나에게 그것은 더 마음챙김, 시간 박싱, 위임이 혼합된 것입니다.나는 훨씬 더 평화로워지고 매일 중요한 두세 가지에 집중합니다.설립자로서 투자자 관계든 PR 기회든 회사와 관련된 모든 일에 주의가 산만해질 수 있으므로 위임을 통해 생산성이 향상되었습니다.
JD: 직원이 얼마나 됩니까?
JS: 10명.위임이 점점 쉬워지고 있지만, 물론 회사로서는 매우 작은 일입니다.
JD: 네, 하지만 다른 기업가들이 아주 작은 팀과 함께 일하더라도 위임이 여전히 중요하다는 것을 아는 것이 중요합니다.
우리가 대화를 마무리하는 동안 Shah는 우리가 통화하는 동안 작성한 몇 가지 메모를 검토하고 큰 소리로 읽어줌으로써 회의를 자연스럽게 마무리했습니다.그는 우리가 모든 주요 요점을 다루었고 중요한 사항에 대해 이야기했다고 언급했으며, 우리가 이야기하는 동안 마음에 떠오른 몇 가지 다른 주제를 언급했지만 그것은 다른 시간을 기다릴 수 있습니다.무의식적으로 그의 리드를 따랐기 때문에 후속 조치 방법을 요약하고 기사를 게시할 예정인 대략적인 날짜를 제시했습니다.명확하게 정의되고 강력하게 주도되는 회의의 힘을 보여주었습니다.
