「成長するビジネスをより適切に管理するのに役立つツールはどれですか?」Rafael という読者が先月、この質問をするために私に手紙をくれました。彼は、最高のプロジェクト管理ツール、作業管理ソフトウェア、コミュニケーション プログラム、およびビジネス ブームを起こすことを意図したその他すべての生産性向上アプリについて読んでいました。しかし、彼は自分の仕事を管理するのに実際に最も適しているのはどれかを完全に理解することはできませんでした.
「私は小さな不動産投資会社で働き始めたばかりです」と彼は書いています。 Asana か Teamwork Projects のどちらかを使って業務を合理化することを考えていたので、あなたの意見を求めていました。概観を示すために、チームは投資家と協力して不動産を売買する 5 人の社内従業員です。"Rafael はさらに、各プロパティを「プロジェクト」と考えており、必要に応じて従業員に割り当てられる各プロパティのタスクのリストを作成できるようにしたいと説明しました。組織は、一度に 150 から 200 の「プロジェクト」を管理します。また、場合によっては、外部のプレーヤーがプロセスに関する洞察を必要とします。
彼はまた、多くの企業がそうであるように、柔軟性とチームのコラボレーションが最も重要であると述べました。しかし、彼は Asana またはチームワーク プロジェクトのいずれかを使用することにかなり固執しているようでした。これが私の返事です：
カードのデッキ vs.ボードゲーム
Asana をトランプのデッキと考え、チームワーク プロジェクトをボードゲームと考えてください。カードのデッキがあれば、他の人が作成したゲームをプレイしたり、独自のゲームを作成したりできます。ボードゲームにはルールがあり、それを自由に曲げることもできますが、基本的にボードゲームはルールを守って遊ぶように作られています。
私の経験では、Asana を適切に実装するには時間がかかりますが、最終的には好きなように使用できます。システムの使い方を学んでいる人にとって、最初の数日は本当に混乱するでしょう。その理由は、チームで使用方法のルールを設定する必要があるからです。Asana の使い方に正解も不正解もありません。
数週間後、うまくいけば5人の従業員が参加し、おそらくこの時点でルールの調整を開始するでしょう.Asana は試行錯誤を繰り返します。また、全員が同じ方法でツールを使用していることを確認するには、チームのしっかりとしたコミュニケーションが必要です。
それでは、チームワーク プロジェクトについて話しましょう。チームがチームワーク プロジェクトにも慣れるまでには時間がかかりますが、それには別の理由があります。人々はすべての機能を探索し、初めてタスクを入力します。あなたのチームは、次の販売または購入のために再利用できる一連のテンプレートを作成する可能性があります。しかし、チームワーク プロジェクトでは、重要なのは、不動産の購入または売却をプロジェクトとして処理することです。
プロジェクトには常に終了日があり、あなたの場合は終了日です。彼らは通常、契約を結んだり、エスクローにお金を入れたりするマイルストーンを持っています。また、プロジェクトでは、これらの期限とマイルストーンの日付が重要です。締め切りがあなたのチームにとって重要かどうかはわかりません。あなたのチームは、「この物件を 10 月 1 日までに購入しましょう」または単に「この物件を購入しましょう」など、どれくらいの時間がかかるかを知らずに言いますか?締め切りが決まっている場合は、Teamwork Projects の方がおそらく優れています。
チームワーク プロジェクトなどのプロジェクト管理ツールを使用すると、依存するすべてのタスクが発生するまで 1 つのタスクが発生しないように、タスク間の依存関係を作成できます。たとえば、検査が完了するまで契約に行けない場合は、チームワーク プロジェクトで設定できます。Asana を使用すると、チームはそのルールに従ってプレイすることを選択できますが、それはシステム自体の一部ではありません.両方のツールを無料で使用して、それらがどのように機能するかを理解してから、より多くの機能を持つ有料アカウントにアップグレードできます.
ツールの選択
数週間後、私は Rafael に連絡を取り、彼が決定を下したかどうか、そしてツールが彼のチームでどのように機能しているかを確認しました。彼はチームワーク プロジェクトを試すことにしました。セールス ポイントは、タスク間の依存関係を作成できることだと彼は言いました。予想通り、セットアップには時間がかかりましたが、Rafael からも素晴らしいニュースがありました。
「言及する価値のある 1 つの発見は、Teamwork Projects Startup オファー(新しいウィンドウで開きます) があることです。このオファーでは、スタートアップに 1 年間分のソフトウェアを無料で提供します! 移行を行う上で非常に有益でした。」ラファエルは書きました。
その他のリソース
関連するアドバイスについては、「チームワーク プロジェクトでプロジェクト管理を簡素化する 7 つの方法」と「ビジネスで Asana を使用する」を参照してください。
その他のビジネス アプリの推奨事項については、Best Online Business Collaboration Software を参照してください。
