会議を運営する人々の準備ができていないために、会議でどれだけの時間を無駄にしていますか?議題はありません。同僚は遅れて到着します。議論されていることは、あなたやあなたの仕事に関係があります。1 時間後、あなたは何もせず、何も学んでおらず、何も貢献していません。ポイントは何でしたか？
Do.com は、ミーティングを計画して実行するためのリソースを提供することで、人々がより良いミーティングを行えるよう支援することを目指しています。多くの点で、会議が関係者全員にとって生産的であることを確認するために、会議の前、最中、後に行うべきことのチェックリストのようなものです。
Do.com(Opens in a new window) の創設者兼 CEO である Jason Shah に会う前に、私たちはメールで話をするのに適した日時を見つけました。同意すると、彼は「Skype で電話する予定です。すぐにカレンダーの招待状を送信します」と答えました。しばらくして、案の定、カレンダーの招待状が届きました。ミーティング当日、Do.com から Shah 経由でメールが届きました。中には、アジェンダ、会議の明確な開始時間と終了時間、通話に参加する予定の人のリストと連絡先情報 (この場合は私たち 2 人だけ)、背景情報へのリンクが含まれていました。Shah は、何が会議を生産的にするのか、Do.com を立ち上げた動機、ナレッジ ワーカー間の会議の性質がどのように変化しているかを説明したので、電話会議中に本題に入ることができました。
Jill Duffy: ミーティングと、人々がミーティングを嫌う理由について話しましょう。
ジェイソン・シャーJason Shah: 私たちが調べたところによると、ほとんどの人は準備ができていない会議に出席しています。会議が行われる正当な理由はありません。事前に配布されるアジェンダはありません。人々は遅れて現れ、誰かが物事を再ハッシュしなければなりません。会議を主催する人は、誰が出席しなければならないかを常に考えているとは限りません。そのため、大規模な会議では半分の人が任意であり、おそらく半分の人が主要な [出席者] である可能性があります。生産性を妨げます。
それは忙しい人にとっては時間の無駄です。
部屋に 30 分間座っていて何も成し遂げられないと誰かに頼んだら、彼らはあなたが頭がおかしいと思うでしょう。しかし、それは人々が職場で 1 日に何百万回も行っていることです。
JD: 生産的な会議をどのように表現しますか?
JS: いくつかの重要な要素が必要です。まず、実際に発生する必要があります。何かが電子メールで迅速に処理できる場合は、それを行います。しかし、それが会議である必要がある場合は、大丈夫です。
準備が重要です。何を議論するのか、誰が何を担当するのかなど、焦点を絞った会話につながるようなことを展開します。会議中: [アジェンダ] に固執し、時間を守り、メモを取り、時間通りに終了します。
会議の時間も重要です。多くの人はデフォルトで1時間だけです。私はあなたが非常に慎重で、この会話に 25 分かかると言ったことに気づきました。それは良い習慣だと思います。
打ち合わせ後の対応も重要です。Bob と Stacey が、新しいバージョンのスライド デッキでフォローアップするつもりだと言い、Mark が売上高をあなたに送るつもりだと言った場合、彼らは実際にそれをしなければなりません!ほとんどの人が「よかった！いい出会いだった！」と言っていることがわかりました。そして彼らは去り、フォローアップはありません。あったとしても、それは間違った時間に発生し、別の会議や不要な作業を引き起こします。
したがって、準備、会議の適切な運営、その後のフォローアップは、優れた会議の重要な要素です。
JD: プロジェクト管理ツールやその他の作業管理ツールは、作業を合理化するように設計されています。アイデアは、会議と (および電子メールの数を減らす) を減らすことです。会議を開かなくても、お互いにタスクと締め切りを割り当てることができます。
JS: ええ。マクロ レベルでは、これらのツールのおかげで会議の回数が減っていることを願っています。
たとえば、モックアップが Dropbox で更新されているのを見て、それが良いと思う場合、デザイナーと会って話し合う必要はありません。彼女は私に通知する必要さえありません。「ねえ、更新されたファイルを見ました」というメッセージを発するだけです。Slack のようなものを使用すると、質問の性質について話し合うために会わなくても、すぐに誰かに質問することができます。
以前は、たとえば、モニター用のドングルを入手するのが困難だったり、気が散ったりするなどの理由で、人々はより少ないテクノロジーを求めていました。
これらのツールの台頭により会議が減っていることを願っていますが、個々の企業が発表したプロパガンダ以外に、それを裏付ける具体的なデータがあるかどうかはわかりません.会議そのものについては、私たちがより技術志向になっているため、それらの性質が変化していると思います。会議以外でサービスを使用している場合、会議自体もそれに対応する必要があります。
JD: 私はワーキングミーティングをするのが好きです。彼らは私にとって最も生産的である傾向があります。私は人々のグループと集まり、座って、必要な作業をその場で行います。ツールをスクリーンに映し出すこともあるでしょう。
JS: そう考えると、反転授業モデルが思い浮かびます。教室は、プレゼンテーションを見るだけではなく、仕事をする場所です。会議は、誰かが簡単にメールで送信できるデッキをめくるためだけに呼び出されるべきではないのと同じです。
JD: Do.com について少し話しましょう。Do.com とは何かを 30 秒で説明してください。それから、Do.com の使用方法について詳しく説明します。
JS: Do.com は会議用のコラボレーション ソフトウェアです。映像・音声とは一切関係ありません。会議の生産性がすべてです。
Do を使用すると、人々は議題を設定できるため、何について話すべきかがわかります。リアルタイムでメモを取り、他のワークフローと相互作用するタスクを割り当てることができます。Google Apps、Microsoft Office 365、Slack、Salesforce などと統合されています。
20,000 社以上の企業の会議に 150 万人以上が参加しました。私たちは基本的に、人々が会議を減らし、より良い会議を行い、できれば仕事でより幸せで生産的になるように支援しています.
JD: そして、それはフリーミアム モデルです。
JS: そうです。無料でサインアップでき、無料のユーザーがたくさんいます。
JD: Do.com について私が驚いたことの 1 つは、Do.com 自体が解決策になるのではなく、人々が正しい行動をとることを本当に奨励していることです。モチベーションや、常に自分の最善の利益になるように振る舞うとは限らないことなどについてよく考えます。ですから、私たちに何かを与えるのではなく、私たちを導くためのツールを見つけるのは素晴らしいことだと思います.それがドットコムだと感じました。
JS: はい、同意します。私たちの信念は、会議はテクノロジーの問題と同じくらい人の問題であるということです。たとえば、Bob が理解するのが難しい非常に長いメッセージを経理担当者から送信されるのを防ぐために、メール アプリは必要ありません。それはおそらく、会社の政治、ボブのプロとしての能力、チームのダイナミクスなどに関係しています。一部の UI が Web ブラウザーに固定されていても、Bob は変わりません。
これは、私が以前Yammerで働いていたときによく考えたことです。Yammer は、企業の透明性を高めようとしていました。しかし正直なところ、組織の文化を変えるのは非常に難しいため、Yammer は透明性の高い企業向けのツールでした。
Do.com はまさに、人々がより良くなるのを助けようとする製品であり、あなたのためにそれを行うのではなく、人々がそれを可能にするテクノロジーを提供します。率直に言って、スイッチを切り替えて会議をより生産的にできるかどうかさえわかりません.それはかなり魔法でしょう！
私たちは、これが持続力を持つと本当に信じています.それがうまくいくとすれば、それは人々からもたらされなければなりません。
ジェイソン・シャーJD: Do.com の誕生秘話と、このプロジェクトと会社に情熱を注いでいる理由を教えてください。
JS: Microsoft が Yammer を買収する前は、Yammer で働いていました。ご想像のとおり、Microsoft が会社を買収した後、多くの官僚機構や会議が追加されるなど、文化が大きく変化し始めました。
その買収から約 1 年を経て、物事を成し遂げることが本当に難しいことに気づきました。特に私たちはもともと人々の仕事をより良くするために作られた会社だったので、それは私にとって正気ではありませんでした!
簡単に言えば、ある日、10 人が参加するひどい会議に座っていたとき、「私はここで何をしているのだろう」と考えていました。それの狂気はちょうど私を襲った。
あなたをディナー パーティーに招待したときに、事前に食材を用意してゲストに楽しんでもらいたいコンセプトを準備していなかったとします。このディナー パーティー」、彼らは言うだろう、「それはクレイジーだ! 私たちはあなたとこれを理解するつもりはない. 私たちはディナー パーティーのためにここに来た!」しかし、それが会議です。
私はそれがおかしいと思ったし、辞めて新しい会社を始めたいと思っていた
JD: 他にどのような生産性アプリやサービスを使用していますか?生産性を維持するためのベスト プラクティスはありますか?
JS: 型破りな答えをしてもいいですか?最高の生産性アプリのいくつかは、実際には生産性アプリではないと思います。たとえば、Uber は Asana のようなアプリよりもはるかに生産性を高めてくれます。雨の中立ち止まって車を待つ時間が減り、場所を早く見つけられるようになりました。
BetterSnapTool(新しいウィンドウで開く) という別のツールを使用していますが、これも従来の生産性向上ツールではありません。私はモニターを 3 つの列でセットアップし、Windows スナップを使用してショートカット キーを押すと、すべてのウィンドウが所定の位置にスナップされます。
ここでもTrelloとSlackを使用しています。私たちは、オフィスでの食料品に Instacart を使用しています。[食料品の買い物] について誰も心配する必要がないという事実は役に立ち、その結果、どういうわけか私たちの生産性が向上します。
JD: では、ベスト プラクティスや個人の生産性に関する習慣についてはどうですか?
JS: 予定がオーバーしないように、カレンダーで 1 日の時間をブロックするようになりました。私は午前中に瞑想を始めて、ゼロに設定し、何が重要かを明確にするのに役立ちました.
型にはまらないもう 1 つのことは、委任です。週4時間労働というわけではありませんが、なんでも自分でやりたくなる性格です。自分で物事を行うのではなく、委任する必要があることに注意するようになったことは、非常に影響力がありました。
私にとっては、よりマインドフルであること、タイムボックス化すること、委任することの組み合わせです.私はずっと平和で、毎日重要な 2 つまたは 3 つのことに集中しています。創業者として、投資家向け広報活動であろうと PR の機会であろうと、会社に関連するあらゆることに気が散ることがあります。
JD: スタッフの人数は？
JS: 10人です。委任は簡単になってきていますが、もちろん、それは会社にとって非常に小さなことです。
JD: はい。でも、たとえ非常に小さなチームで働いていたとしても、委任は依然として重要であることを、他の起業家が知ることが重要です。
会話を締めくくると、シャーは電話中に取ったメモを読み上げて、会議を自然な形で締めくくりました。彼は、私たちがすべての主要なポイントをカバーし、重要なことについて話し合ったと述べ、私たちが話している間に頭に浮かんだ他のいくつかのトピックを挙げましたが、それは別の機会に待つことができました.無意識にフォローしていたせいか、フォローの仕方をまとめて、記事の公開予定日を大まかに書いてみました。明確に定義され、強力に主導される会議を持つことの威力を私に示してくれました。
