2005 年、Upstartle という 4 人の会社が Writely(新しいウィンドウで開きます) を立ち上げました。これは、AJAX と呼ばれる当時の新しいブラウザー テクノロジを利用したオンライン専用のワード プロセッサです。Writely を使用すると、サーバーに保存されたドキュメントをブラウザーで作成、保存、および取得できます。それは非常にうまく機能したので、Google は 1 年も経たないうちに Upstartle を買収しました。
当時、その買収はギャンブルと見なされていました。今日、オンライン Web アプリは標準です。Google のオフィス スイートには、Docs (Writely の拡張バージョン) だけでなく、Sheets (スプレッドシート)、Slides (プレゼンテーション用)、Drawing、および Forms が含まれるようになりました。それらはすべて非常に優れているため、Microsoft は Word、Excel、および PowerPoint のオンライン バージョンを作成して、OneDrive ストレージ/同期サービスと連携させることができました。
最良の部分は、Google アカウントを持っている人なら誰でもオフィス スイートに無料でアクセスできることです。有料のビジネス ユーザーは、Google Workspace と呼ばれる Microsoft 365 とほぼ同じくらい強力で柔軟なバージョンを利用できます。非営利団体や学校は無料で入手できますが、Gmail、Calendar、Chat、Meet などとのより優れた統合が含まれており、ユーザーあたり月額 6 ドルです。また、ファイルのオンライン リポジトリである Google ドライブと包括的に連携し、コンピューターと他のデバイス間でデータを同期することもできます。
ドキュメント、スプレッドシート、スライド、またはワークスペースを 1 日中使用しても問題なく過ごせます。実際、その可能性は十分にあります。しかし、基本以上のことを知ることは有益です。Microsoft Word から Google ドキュメントへの切り替えを支援する 8 つの簡単な方法を既に挙げています。これには、オフライン編集やテンプレートの使用が含まれます。ここでは、すべてのツールについてさらに詳しく説明し、Google のオフィス スイートを最大限に活用する方法を紹介します。
1.ページなしでドキュメントを表示
Google ドキュメントのデフォルト ビューには、ドキュメントを紙に印刷した場合のドキュメントの外観が表示されます。これは、ワード プロセッサが何十年も表示してきたのと同じ WYSIWYG ビューです。しかし、実際に Google ドキュメントを印刷する頻度はどのくらいですか?答えが「ほとんどない」場合は、切り替えてください。[ファイル] > [ページ設定] に移動し、[ページ] (余白、向き、用紙サイズなどのすべての設定を含む) から [ページなし] をクリックします。改ページが消え、ビューが全画面幅の連続した外観に切り替わります。Google ドキュメントで画像や表などを表示するのに最適です。
2.紫色の線に注意
Google は常に新しいスマート機能を Google ドキュメントに組み込んでいます。最新の機能では、スペルミスに赤で下線を、文法の誤りに青で下線を引くことに加えて、紫で下線を引いてより適切な単語を提案し、受動態を避け、フレーズを簡潔にし、包括的言語を使用するのに役立ちます。
3.Markdown でページをマークする
[ツール] > [設定] で [Markdown を自動的に検出] を選択すると、Markdown 構文を使用できます。それは何ですか？これは、マウスを使用せずにフォーマットを適用するために使用できる軽量のコード セットです。したがって、bold と入力して実際に太字にするか、1 つの * を使用して箇条書きリストを開始するなどのショートカットがあります。 (Markdown の詳細については、こちらを参照してください。)
4.全画面表示にする - 2 回
気を散らさずに書く時間が必要ですか？[表示] > [全画面表示] を選択して、上部にある Google ドキュメントのメニューとツールバーを削除します (元に戻すには Esc キーを押します)。メニュー バーを非表示にするだけの場合は、ドキュメントまたはスプレッドシートのメイン メニューの右端にある上向きのキャレット (^) をクリックします。
さらに進んでください: F11 キー (キーボードによっては Fn+F11 キー) を押して、ブラウザー ビューをフルスクリーン モードに拡張し、すべてのメニュー、タイトル バー、およびその他の雑然としたものを非表示にします。Chrome では、3 ドットの Chrome メニューに移動し、Zoom の横にある四角形のアイコンをクリックします。気を散らすことのないスペースがたくさんあります。F11 をもう一度タップすると、元に戻ります。
5.友達と協力する
最大 100 人が Google ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドで同時に作業できます。全員が別々のラップトップ、タブレット、またはスマートフォンを使用しているかどうかは問題ではありません。ただし、編集またはコメントするには、編集権限が必要です。それ以外の場合、共同編集者はファイルを表示することしかできません。
友人、家族、および/または同僚が変更した内容を把握するには、[ファイル] > [バージョン履歴] > [バージョン履歴を表示] で改訂履歴を表示します。右側のリストには、誰がいつドキュメントを更新したかが表示されます。名前をクリックして、彼らが何をしたかを確認してください。バージョンごとに異なる名前を付けて追跡しやすくします。右上のボタンをクリックすると、名前の付いたバージョンだけが表示されます。ドキュメントやシートを以前のバージョンに復元することもできます。完全な概要については、Google ドキュメントで改訂履歴を操作する方法をご覧ください。
6.提案を使用して変更を追跡する
リビジョンを、Microsoft Word 文書で追跡された変更と同じように見せたい場合はどうすればよいでしょうか?Google ドキュメントは、編集の提案と呼ばれる機能をサポートしています。右上の [編集] ボタン (鉛筆アイコン) をクリックします。編集、提案 (追跡された変更が表示され、後で承認または拒否できます)、または最終ドキュメントの表示のためのメニューが表示されます。Word とまったく同じではありませんが、できる限り近いものです。詳しくは、Google ドキュメントで変更を追跡する方法をご覧ください。
7。紛失した共有ドキュメントまたはシートを探す
必要なドキュメントの名前を思い出せないが、誰と共有したかは覚えている場合は、Google ドライブの左側のメニューで [自分と共有済み] をクリックします。他のユーザーがあなたと共有したすべてのドキュメントのリストが表示されます。リストが長すぎて解析できない場合は、上部の検索フィールドに共同編集者の名前を入力します。
8.ファイルの公開と埋め込み
Google ドキュメントを 100 人以上の人と共有したい場合、最も簡単な方法はドキュメントを公開して、共有できる URL を取得することです。[ファイル] > [共有] > [Web に公開] に移動します。シートの場合は、個々のタブまたはスプレッドシート全体を選択できます。プレゼンテーションのスライドと同じです。Google はファイルのコピーを作成してオンラインに配置し、コピーして共有するためのリンクを作成します。
提供されたコードを使用して、Google ファイルを自分の Web サイトに埋め込むこともできます。これは Google フォームで特にうまく機能しますが、Google Workspace アカウントを持っている場合、管理者によって公開が制限されることがあります。チェックボックスをオンにすると、ドキュメントに変更が加えられた場合に再公開されてオンラインで表示されます。 (これを終了するには、[公開の停止] を選択します。)
9.共有レベルを設定する
ドキュメントを共有するとき、誰もが平等だと思うかもしれません。そうではありません。ドキュメントへのアクセスには 4 つのレベルがあり、ドキュメントを共有するときにユーザーに設定します。編集者はもちろん編集できますが、所有者が許可した場合にのみ追加の共同編集者を招待できます。閲覧者は何が起こっているかを確認できます。コメント投稿者はファイルを表示し、コメントを残すことができます。閲覧者とコメント投稿者はドキュメントのコピーを作成できるため、これらのドキュメントを「安全」とは考えないでください。
10.所有権の変更
所有している Google Doc/Sheet/Slide を他の人に譲渡する必要がある場合があります。たとえば、あなたは会社を辞めるかもしれません。所有権の譲渡は、すでに共有している相手にのみ行うことができます。青い [共有] ボタンをクリックし、[アクセス権を持つユーザー] のリストで、選択した新しい所有者の名前を見つけて、名前の横にあるメニューをクリックします。[閲覧者]、[コメント投稿者]、[編集者]、[有効期限の追加] (Google Workspace を使用している場合)、[所有権の譲渡]、[アクセス権の削除] がオプションとして表示されます。
11.編集中のチャット
Google ドキュメントでは、ドキュメントの共同編集者が右上隅に表示されます。作業中に特定の人にインラインでコメントや質問を残すことができますが、インスタント メッセージを送信することもできます。コラボレーターのチャット ヘッドの横にあるチャット バブルをクリックして、メッセージを入力します。ただし、これは個人的なメッセージではありません。ドキュメント内の他の全員があなたのディスカッションを見ることができます。
12.いくつかのアドオンを追加する
多くのアドオンを使用すると、Docs と Sheets で既に無料で利用できる機能を拡張できます。ドキュメント内で [拡張機能] > [アドオン] > [アドオンを取得] をクリックして、それらを検索またはアクティブ化します。インストールする場合は、アドオンがアカウントへのアクセスを許可されたことを確認する Google からのメールを期待してください。 (Google Workspace を使用している場合、アカウント管理者によってアクセスが制限される場合があります)。
13.モバイルアプリを知る
Google では、Docs (iOS(Opens in a new window)、Android(Opens in a new window))、Sheets (iOS(Opens in a new window)、Android(Opens in a new window))、Slides 用に個別のモバイル アプリを提供しています。 (iOS(新しいウィンドウで開きます)、Android(新しいウィンドウで開きます))。TheDrive アプリ(新しいウィンドウで開きます) は存続し、保存されたファイルへのアクセスと表示を提供します。編集する必要がある場合は、他のアプリがインストールされていれば、そのアプリに移動します。
14.ドクターに相談する
Google ドキュメントに組み込まれている音声からテキストへの「音声入力」を使用して、ドキュメント内のテキストを口述することができます。音声コマンドにも対応しているので、「改行」や「改段落」と発声して新しいセクションを開始することもできます。途中で編集や書式設定を行ったり、「移動」と発声して文書内を移動したりして、段落/行/文書の終了/開始/次へ移動することもできます。組み合わせは無限です(新しいウィンドウで開きます)。
もちろん、動作するマイクが必要です。[ツール] > [音声入力] (または Ctrl+Shift+S) をクリックします。赤いマイク アイコンが表示されたら、話し始めます。一時停止するには、アイコンをタップするか、「聞くのをやめて」と言います。音声入力は、スピーカー ノートのスライドでも機能し、膨大な数の言語で機能します(新しいウィンドウで開きます)。ただし、curses はアスタリスクで検閲されます。後で **** を再入力する必要があります。すべての詳細については、「指を休ませて、Google ドキュメントの音声入力を試す」をお読みください。
15.ドキュメントに「変換」
どんなファイルでも Google ドライブに保存できますが、それが Microsoft Word などの別の製品で作成されたファイルである場合、アップロード後にどのように作業しますか?最近では、ファイルを Google ドキュメント、スプレッドシート、またはスライド形式に変換することは目に見えません。ファイルをアップロードすると、パスワードで保護されていない限り、互換性のある Microsoft ファイルがデフォルトで編集モードで開かれます。実際の変換手順は必要ありません。
Office Editing for Docs、Sheets & Slides(Opens in a new window)Chrome 拡張機能を使用すると、Word、Excel、または PowerPoint から Chrome ブラウザーにドラッグした Office ドキュメントを編集できます。完了したら、いつでも [ファイル] > [ダウンロード] に移動して、ファイルを元の Microsoft 形式で保存することができます。
16.ドキュメントを比較する
似ているがまったく同じではない Google ドキュメントがいくつかあり、違いがわかりませんか?確認したいドキュメントの 1 つに移動し、[ツール] > [ドキュメントの比較] を選択します。表示されるダイアログ ボックスで、2 番目のドキュメントを選択します。比較は「Comparison of [doc 1] & [doc 2]」という名前の新しいドキュメントとして表示され、提案された編集によって相違点が表示されます。
17.リンクを張る
Google ドキュメントにリンクを挿入するのは簡単です。テキストを選択し、鎖のアイコンをクリックするか、Ctrl-K を押すと、URL を貼り付けるダイアログが表示されます。ただし、リンク先の URL をまだ持っていない場合は、Google 検索が統合されているため、Google がリンク先の他のドキュメントを提案するか、Web ページを見つけます。強調表示した用語が検索され、下部のダイアログ ボックスに結果が表示されます。気に入ったリンクが見つかったら、クリックしてすぐに挿入します。
18.マウスから手を離す
キーボード ショートカットは便利ですが、どうやって見つけますか?どの Google Web アプリを使用していても、Ctrl+/ を入力すると、ショートカット メニューに利用可能なすべてのキーボード オプションが表示されます。残念ながら、プリセットのキーストロークを変更することはできません。
19.オンザフライで翻訳
外国語の書類をお持ちですか？Google ドライブにアップロードし、Google ドキュメントとして開き、[ツール] > [ドキュメントを翻訳] をクリックします。新しい優先言語で複製されたドキュメントが表示されます。ドキュメントの一部だけを翻訳したい場合は、Docs Paragraph Translate(Opens in a new window) アドオンを入手してください。
20.スプレッドシートを保護する
[データ] > [シートと範囲を保護] を使用して、Google シート内のワークシートを保護できます。誰がアクセスできるか、誰が編集できるかを選択するか、誰かが編集しようとした場合に警告を表示するかを選択します。さらにきめ細かく便利なのは、ワークシート内のデータの個別のセクションを保護する機能です。保護したいものを選択して、あなたまたは選択した数人以外が触れないようにし、[データ] > [シートと範囲の保護] に移動して、セルの範囲を確認します。ワークシートの一部を既に保護している場合は、[+ シートまたは範囲を追加] をクリックする必要がある場合があります。
21.フェイスフォント
Google ドキュメントのフォントの選択によって創造性が制限されていると感じた場合は、さらに追加してください。ツールバーの [フォント] ボックスで、一番上の選択肢は [その他のフォント] です。表示されるダイアログ ボックスでは、手書き、モノスペース、セリフ、サンセリフなどの種類別にフォントを表示できます。次に、人気順、追加日順、または傾向順で並べ替えたり、特定の書体名で検索したりできます。次に、Doc 自体からすばやくアクセスしたいフォントの横にチェックを入れます。
フォントはドキュメント固有のものではありません。新しいフォントを選択すると、すべての Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで使用できるようになります。Google のすべてのフォントは fonts.google.com(新しいウィンドウで開きます) で見ることができますが、すべてが Google ドキュメント/スライドで使用できるわけではありません。すべてのフォントを表示するより良い方法は、Extensis Fonts アドオン (新しいウィンドウで開きます) を使用することです。
22.定義を掘り下げる
単語を右クリックして [定義] を選択 (または Ctrl+Shift+Y を押して) すると、辞書が表示されます。情報は Google から提供されますが、通常、クリックして類似の用語をシソーラス スタイルで定義できる同義語が含まれています。 (新しい単語オプションを調べたい場合は、Power Thesaurus(Opens in a new window) アドオンを入手してください)。
23.電子メールのコメント
Doc/Sheet/Slide に非常に実用的なコメントを残し、誰かに注意を向けてもらいたいと考えています。ソースファイルをまだ共有していない場合でも、適切な人にすばやく届けることができます。コメントに @ または + を入力するだけで、頻繁に共同編集しているユーザーのメール アドレスのリストが表示されます。適切な人がリストにない場合は、メールアドレスを入力してください。[Assign to...] ボックスをクリックして明示的にします。コメントは受信トレイに直接送られます。以前にその人と共有したことがない場合は、コメントが送信される前に共有するよう求められます。
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24.ペインを探索する
プロジェクトの頭脳があり、画面のスペースが限られている場合、検索を行うためにページを離れることは最も避けたいことです。探索ペインはそれを回避します。右下の四角い箱にひし形が入ったようなアイコン (Grammarly などの特定の Chrome 拡張機能を実行している場合は隠れている可能性があります) からアクセスするか、Ctrl+Alt+Shift+I を押します。ドキュメントの右側に情報ウィンドウが表示され、クリックして詳細な調査を行うことができます。
見つけたものは何でも、画像であっても、ドキュメントに簡単に挿入できます。Web へのリンクを挿入している場合は、表示される引用符アイコンをクリックすると、ページの下部 (ページレス ビューを使用している場合は文書の下部) の引用元の脚注にも貼り付けられます。 .
25.グラフをドキュメントに挿入する
ドキュメントの [挿入] メニューを使用すると、特殊文字、表、図、画像など、あらゆる種類のアイテムをドキュメントに配置できます。また、Google スプレッドシートでグラフを作成するのは簡単です。そこにある [挿入] メニューを使用して、作成したデータに基づいてグラフを作成します。完了したら、Docs に戻り、[挿入] > [グラフ] > [シートから] を使用して同じグラフを組み込みます。チャート (またはチャート) を含むシートを見つけるだけで、目的のシートを選択できます。
26.ドロップダウンの作成が簡単に
Google はドキュメントとスプレッドシートに「チップ」を組み込み、共同作業機能を追加します。たとえば、ドキュメントでは、[挿入] > [ドロップダウン] を使用してドロップダウン チップを配置できます。これにより、ドキュメントでステータスを示したり、フィードバックを取得したりするために使用できるメニューが作成されます。いくつかのデフォルトは「プロジェクト ステータス」と「レビュー ステータス」をカバーしていますが、独自のドロップダウンを作成できます。
スプレッドシートにドロップダウン メニューが必要な場合は、事前に設定されたリストの項目のみがデータに含まれるように検証されますが、これは少し異なります。メニューのセルをクリックし、[データ] > [データ検証] をクリックして、セルの範囲を選択するか、項目をコンマで区切って入力します (スペースなし)。セルがメニューになります。メニューが複数の場所で機能するように、必要に応じてそのセルを他のセルにコピーします。
27.一杯のチップス
Google ドキュメントとスプレッドシートの場合、「スマート チップ」は単にメニューを作成するだけではありません。Google は、ドキュメントやスプレッドシートに挿入できるほとんどすべての追加データにメタファを使用しています。ドキュメントの新しい行に @ を入力すると、連絡先の人から、カレンダーのエントリ、会議の議事録を作成したりメールの下書きを作成したりするための「ビルディング ブロック」まで、オプションが満載のメニューが表示されます (これらは簡単に切り替えることができます)。完了したら Gmail に転送します）。その @ は本質的に、挿入メニューのよりビジネス的なコンテンツへのショートカットです。
28.データをスパークライン化する
迅速な傾向線に値する数値の列または行を取得しましたか?セルに移動して =(SPARKLINE と入力すると、セルの範囲を尋ねられます。それらを選択してEnterキーを押すと、時間の経過に伴う高値と安値のインスタントクイックグラフが表示されます.
29.その場で数式を学ぶ
Google スプレッドシートのセルに等号を入力すると、ほとんど何でも計算できる数式が開始されます。しかし、スプレッドシートを初めて使用する場合は特に、さまざまな種類の数式を学習するのは簡単ではありません。スプレッドシートを使えば簡単です。式が何をするかの概要をドロップダウン メニューに表示し、さらに式の属性がどうあるべきか、どこから来るべきかを示します。表示されない場合は、?フィールドの横にある アイコンをクリックして、数式ヘルプで実行します。
30.フォームをシートに送信
Google フォームを使用すると、グループから基本的な情報を取得できます。でもどこに保管するの？フォームはすべてを保持しますが、スプレッドシートに送信することもできます。forms.google.com で、問題のフォームの [回答] タブをクリックします。緑色の正方形のシート アイコンが表示されます。クリックすると、回答を新規または既存のシートに入れるオプションが表示され、クリックするとすべてのデータが表示されます。今後の回答は、[回答] に戻り、3 ドット メニューを使用してフォームのリンクを解除するまで、引き続きシートにフィルターされます。
31.スライド画像をマスクする
プレゼンテーション用の優れたスライドを作成している場合は、グラフィックを使用しています。画像をマスクすることで、イメージにスパイスを加えます。つまり、長方形以外の形にします。画像をクリックし、[トリミング] アイコンの横にあるドロップダウン矢印をクリックして、マスク画像を表示します。このメニューには、図形だけでなく、吹き出しのような先のとがった矢印の吹き出しや、方程式記号 (画像をプラス記号にする) も含まれています。マスクが正しくないと思われるときはいつでも元に戻し、試行を続けます。
32.スライド間のリンク
通常、プレゼンテーションは一度に 1 枚のスライドで進めます。ただし、スライドは複数のものを参照する場合があり、実際にプレゼンテーションするのではなく、他のユーザーと共有している可能性があるため、特に Google スライドを使用すると、それらのものにジャンプすると便利です。
そのため、クリックするリンクをスライドに入れます。適切な画像またはテキストを選択して Ctrl+K を押し、[リンク] ボックスをクリックすると、プレゼンテーション内のすべてのスライドのリストが表示されます。[さらに検索] をクリックすると、直接リンクできる Web 上のサイトや画像へのリンクも検索できます。
自分にとっては、ブックマーク機能だけで十分かもしれません。選択したテキストをブックマークすることもできます。スクロールのトーンなしで、プレソの特定のスポットにジャンプするのに役立ちます.
33.スライド マスターを作成する
プレゼンテーションの長さが 10 枚を超える場合は、プレゼンテーションのすべてのスライドで使用されるテンプレートであるマスター スライドを作成します。マスターへの 1 つの変更 ([スライド] > [マスターの編集] を使用) は、すべてのスライドに表示されることを意味します。ロゴ、配色、またはクリック可能なテキストをすべてのスライドに追加するのに最適なので、後で簡単に変更できます。
34.プレゼンター ビューを試す
前述のように、特に最近では、スライド プレゼンテーションを行っている人と同じ部屋にいない場合があります。一度に複数のユーザーと共有するには、[プレゼンテーション] > [プレゼンター ビュー] に移動します。必要に応じて、スピーカー ノートを表示することもできます。[オーディエンス ツール] をクリックし、[新規開始] をクリックして、オーディエンスに送信できるリンクを取得します。彼らは自分のペースでプレゼンテーションに参加することができますが、彼らが入ってきたときにリアルタイムで対処できる質問を送ることもできます.
35.スライドを歌わせます (または話させます)
音声をインポートして会話を行うことは、多くのプレゼンテーション プログラムの定番ですが、Google スライドはほとんどの場合とは異なります。これは、ファイルを簡単に埋め込むには、ファイルが Google ドライブ ストレージにある必要があるためです。[挿入] > [オーディオ] コマンドを使用すると、ドライブ内のオーディオ ファイルや共有されているオーディオを簡単に見つけることができます。 (ファイルは通常、MP3 または WAV 形式で、MP4 のオーディオ部分の場合もあります。) オーディオがスライドに追加されると、発表者または視聴者はそれをクリックしてオーディオを再生できます。
