"Quale strumento mi aiuterà a gestire meglio la mia attività in crescita?"Un lettore di nome Rafael mi ha scritto il mese scorso per fare questa domanda.Aveva letto di alcuni dei migliori strumenti di gestione dei progetti, software di gestione del lavoro, programmi di comunicazione e tutte quelle altre app di produttività destinate a fare boom di affari.Ma non riusciva a capire quale avrebbe effettivamente funzionato meglio per gestire il suo lavoro.
"Ho appena iniziato a lavorare per una piccola società di investimento immobiliare", ha scritto, "e hanno davvero bisogno di aiuto per automatizzare i loro processi. Gestiscono le cose principalmente tramite e-mail (argh!) E con piani di espansione, non è una struttura scalabile a questo punto. Stavo pensando di utilizzare Asana o Progetti di lavoro di squadra per semplificare le operazioni e volevo il tuo contributo. Per darti una prospettiva, il team è composto da cinque dipendenti interni che lavorano con gli investitori per acquistare e vendere proprietà".Rafael ha inoltre spiegato che considera ogni proprietà come un "progetto" e voleva essere in grado di creare un elenco di attività per ciascuna che sarebbe stata assegnata ai dipendenti secondo necessità.Le organizzazioni gestiscono da 150 a 200 "progetti" alla volta.E di tanto in tanto, gli attori esterni hanno bisogno di informazioni sul processo.
Ha anche affermato che la flessibilità e la collaborazione in team sono della massima importanza, come lo sono in molte aziende.Ma sembrava piuttosto deciso a usare Asana o Progetti di lavoro di squadra.Ecco la mia risposta:
Mazzo di carte vs.Gioco da tavolo
Pensa ad Asana come a un mazzo di carte e pensa a Teamwork Projects come a un gioco da tavolo.Con un mazzo di carte, puoi giocare a un gioco creato da qualcun altro, oppure puoi inventare il tuo gioco.Con un gioco da tavolo, il gioco ha delle regole e potresti piegarle se lo desideri, ma in generale, il gioco da tavolo è progettato per essere giocato con te che ti attieni alle regole.
Secondo la mia esperienza, Asana richiede tempo per essere implementata correttamente, ma alla fine puoi usarla come vuoi.I primi giorni saranno davvero confusi per tutti coloro che stanno imparando a usare il sistema.Il motivo è che il tuo team dovrà impostare le regole su come usarlo.Non esiste un modo giusto o sbagliato di usare Asana.
Dopo alcune settimane, si spera che i cinque dipendenti saranno a bordo e probabilmente inizieranno ad adeguare le loro regole a questo punto.Asana fa tentativi ed errori.Ci vuole anche una solida comunicazione di squadra per garantire che tutti utilizzino lo strumento allo stesso modo.
Ora parliamo di progetti di lavoro di squadra.Ci vorrà del tempo anche per abituare il tuo team ai progetti di lavoro di squadra, ma per un motivo diverso.Le persone esploreranno tutte le funzionalità e inseriranno le attività per la prima volta.Il tuo team probabilmente creerà una serie di modelli che potranno riutilizzare di nuovo per la prossima vendita o acquisto.Ma con Teamwork Projects, la chiave è che gestirai ogni acquisto o vendita di immobili come un progetto.
I progetti hanno sempre date di fine e, nel tuo caso, è la data di chiusura.Di solito hanno pietre miliari, forse stipulare un contratto o ottenere denaro in deposito a garanzia.E con i progetti, le date di queste scadenze e pietre miliari contano.Non ho idea se le scadenze siano importanti per la tua squadra o meno.Il tuo team dice cose come "Compriamo questa proprietà entro il 1 ottobre" o semplicemente "Compriamo questa proprietà" senza sapere quanto tempo ci vorrà?Se hai delle scadenze fisse, Progetti di lavoro di squadra è probabilmente meglio.
Gli strumenti di gestione dei progetti, come i progetti Teamwork, ti consentono di creare dipendenze tra le attività in modo che un'attività non possa essere eseguita finché non si verificano tutte le attività dipendenti.Ad esempio, se non puoi andare al contratto fino al termine dell'ispezione, è possibile impostarlo in Progetti di lavoro di squadra.Con Asana, la tua squadra può scegliere di giocare secondo quella regola, ma non farà parte del sistema stesso.Puoi utilizzare entrambi gli strumenti gratuitamente per avere un'idea di come funzionano, quindi passare a un account a pagamento che avrà più funzionalità.
Scelta di uno strumento
Ho controllato con Rafael poche settimane dopo per vedere se avesse preso una decisione e come funzionava lo strumento per la sua squadra.Aveva scelto di provare i progetti di lavoro di squadra.Il punto di forza, ha detto, era la capacità di creare dipendenze tra le attività.L'installazione stava richiedendo del tempo, come previsto, ma anche Rafael aveva delle ottime notizie da condividere:
"Una rivelazione degna di nota è che esiste un'offerta Teamwork Projects Startup (Si apre in una nuova finestra), in cui danno alle startup un anno di software gratuito! È stato molto utile fare la mossa",Raffaele ha scritto.
Risorse addizionali
Per consigli correlati, vedere 7 modi per semplificare la gestione dei progetti nei progetti di lavoro di squadra e utilizzare Asana negli affari.
E per ulteriori consigli sulle app aziendali, consulta il miglior software di collaborazione aziendale online.
