Nel 2005, una società di quattro persone chiamata Upstartle ha lanciato Writely (Opens in a new window), un elaboratore di testi solo online che ha sfruttato una tecnologia browser allora nuova chiamata AJAX.Writely ti consente di creare, salvare e recuperare documenti nel tuo browser che sono stati archiviati su un server.Ha funzionato così bene che Google ha acquistato Upstartleless un anno dopo.
All'epoca, quell'acquisizione era considerata un azzardo.Oggi, le app Web online sono la norma.La suite per ufficio di Google ora include non solo Documenti (una versione per adulti di Writely), ma anche Fogli (un foglio di calcolo), Presentazioni (per presentazioni), Disegno e Moduli.Sono tutti così bravi che hanno spinto Microsoft a creare versioni online di Word, Excel e PowerPoint per lavorare con il suo servizio di archiviazione/sincronizzazione di OneDrive.
La parte migliore è che chiunque abbia un account Google può accedere gratuitamente alla suite per ufficio.Gli utenti aziendali a pagamento ottengono una versione potente e flessibile quasi quanto Microsoft 365 chiamata Google Workspace.Include una migliore integrazione con Gmail, Calendar, Chat, Meet e altro per $ 6 al mese per utente, anche se le organizzazioni non profit e le scuole possono ottenerlo gratuitamente.E tutto funziona in modo completo con Google Drive, il repository online per i tuoi file, che può essere utilizzato anche per sincronizzare i dati tra computer e altri dispositivi.
Puoi usare Documenti, Fogli, Presentazioni o Area di lavoro tutto il giorno e cavartela bene, anzi, è del tutto probabile.Ma vale la pena conoscere più delle semplici nozioni di base.Abbiamo già elencato otto semplici modi per passare da Microsoft Word a Google Docs, incluso come eseguire modifiche offline e utilizzare i modelli.Qui, andiamo più in profondità con tutti gli strumenti per mostrarti come ottenere il massimo dalla suite per ufficio di Google.
1.Visualizza documenti senza pagine
La visualizzazione predefinita di un documento Google mostra l'aspetto del documento se lo stampi su carta.È la stessa vista WYSIWYG che i word processor hanno mostrato per decenni.Ma quanto spesso stampi davvero un Google Doc?Se la risposta è "quasi mai", cambiala.Vai su File > Imposta pagina e fai clic da Pagine (con tutte le impostazioni per margini, orientamento, formato carta, ecc.) a Senza pagina.Le interruzioni di pagina scompaiono e la visualizzazione passa a un aspetto continuo a schermo intero, tanto meglio per visualizzare immagini, tabelle e altro nel tuo documento Google.
2.Fai attenzione alle linee viola
Google integra continuamente nuove intelligenze in Google Docs.L'ultimo è che oltre a sottolineare gli errori di ortografia in rosso e la grammatica scadente in blu, sottolinea in viola per suggerire parole migliori e aiutarti a evitare la voce passiva, rendere le frasi concise e utilizzare un linguaggio inclusivo.
3.Segna le pagine con Markdown
Se selezioni Rileva automaticamente Markdown in Strumenti > Preferenze, ti consente di utilizzare la sintassi Markdown.Cos'è, chiedi?È un insieme leggero di codici che puoi utilizzare per applicare la formattazione senza usare il mouse.Quindi dovresti digitare grassetto per diventare effettivamente in grassetto o utilizzare uno * per avviare un elenco puntato, tra le altre scorciatoie. (Leggi di più su Markdown qui.)
4.Vai a schermo intero: due volte
Hai bisogno di un po' di tempo per scrivere senza distrazioni?Seleziona Visualizza > Schermo intero per eliminare i menu e le barre degli strumenti di Google Documenti in alto (premi il tasto Esc per riaverli). Se desideri semplicemente nascondere la barra dei menu, fai clic sul cursore rivolto verso l'alto (^) all'estrema destra del menu principale del tuo documento o foglio.
Vai oltre: premi F11 (o Fn+F11 su alcune tastiere) per espandere la visualizzazione del browser in modalità a schermo intero per nascondere tutti i menu, le barre del titolo e altro disordine.In Chrome, puoi andare al menu Chrome a tre punti e fare clic sull'icona quadrata accanto a Zoom.È un sacco di spazio senza distrazioni!Tocca di nuovo F11 per farli tornare.
5.Collabora con gli amici
Fino a 100 persone possono lavorare contemporaneamente su un documento, un foglio o una diapositiva Google.Non importa se sei su laptop, tablet o smartphone separati.Per modificare o commentare, tuttavia, hanno bisogno dei privilegi di modifica; in caso contrario, i collaboratori possono solo visualizzare il file.
Per tenere sotto controllo ciò che i tuoi amici, familiari e/o colleghi hanno modificato, visualizza la cronologia delle revisioni tramite File > Cronologia versioni > Visualizza cronologia versioni.Un elenco sul lato destro ti mostrerà chi ha aggiornato il documento e quando; fare clic su un nome per vedere cosa hanno fatto.Assegna nomi diversi a versioni diverse per semplificarne il tracciamento: fai clic sul pulsante in alto a destra per visualizzare solo le versioni con nome.Puoi persino ripristinare un documento o un foglio a una versione precedente.Per una panoramica completa, leggi Come lavorare con la cronologia delle revisioni in Google Docs.
6.Usa i suggerimenti per tenere traccia delle modifiche
Cosa succede se si desidera che le revisioni assomiglino alle modifiche rilevate in un documento di Microsoft Word?Google Documenti supporta una funzione chiamata Suggerisci modifiche.Fare clic sul pulsante Modifica (con l'icona a forma di matita) in alto a destra.Otterrai un menu per la modifica, il suggerimento (con modifiche rilevate visibili che tu o altri potete accettare o rifiutare in seguito) o visualizzare il documento finale.Non è esattamente lo stesso di Word, ma è il più vicino possibile.Per ulteriori informazioni, leggi Come tenere traccia delle modifiche in Google Docs.
7.Trova documenti o fogli condivisi persi
Se non ricordi il nome del documento che desideri, ma ricordi chi lo ha condiviso con te, fai clic su Condiviso con me nel menu a sinistra di Google Drive.Riceverai un elenco di tutti i documenti che le persone hanno condiviso con te.Se l'elenco è troppo lungo per essere analizzato, digita il nome del collaboratore nel campo di ricerca in alto.
8.Pubblica e incorpora un file
Se desideri condividere il tuo documento Google con più di 100 persone, la cosa più semplice è pubblicarlo in modo che ottenga un URL che puoi condividere.Vai a File > Condividi > Pubblica sul Web.Se si tratta di un foglio, puoi selezionare singole schede o l'intero foglio di calcolo; lo stesso con le diapositive in una presentazione.Google fa una copia del file e lo mette online, creando un collegamento da copiare e condividere.
Puoi anche incorporare un file Google nel tuo sito web con il codice fornito.Funziona particolarmente bene con Moduli Google, anche se la pubblicazione potrebbe essere limitata dal tuo amministratore se disponi di un account Google Workspace.Puoi selezionare una casella in modo che se vengono apportate modifiche al documento, queste verranno ripubblicate per essere visualizzate online. (Per porre fine a ciò, seleziona Interrompi pubblicazione.)
9.Imposta i livelli di condivisione
Quando condividi documenti, potresti pensare che tutti siano uguali.Non così.Esistono quattro livelli di accesso ai documenti, che puoi impostare per le persone quando condividi un documento.I proprietari possono fare qualsiasi cosa al file, persino eliminarlo, e invitare più collaboratori. Gli editori possono ovviamente modificare, ma invitare più collaboratori solo se il proprietario lo consente. Gli spettatori possono vedere cosa sta succedendo. I commentatori possono vederlo e lasciare commenti su di esso.I visualizzatori e i commentatori possono fare copie di documenti, quindi non pensare a questi documenti come "sicuri".
10.Cambio di proprietà
A volte possiedi un documento/foglio/diapositiva Google che devi trasferire a qualcun altro.Forse stai lasciando un'azienda, per esempio.Puoi eseguire un trasferimento di proprietà solo a qualcuno con cui hai già condiviso.Fai clic sul pulsante blu Condividi e nell'elenco di "Persone con accesso", trova il nome del nuovo proprietario selezionato e fai clic sul menu accanto al nome.Vedrai Visualizzatore, Commentatore, Editor, Aggiungi scadenza (se stai utilizzando Google Workspace), Trasferisci proprietà e Rimuovi accesso come opzioni.
11.Chatta durante la modifica
Google Documenti mostra i tuoi colleghi collaboratori nell'angolo in alto a destra.Puoi lasciare commenti o domande in linea per persone specifiche mentre lavori, ma puoi anche inviare loro un messaggio istantaneo.Fai clic sul fumetto della chat accanto alle teste di chat del collaboratore e digita il tuo messaggio.Questo non è un messaggio privato, comunque.Tutti gli altri nel documento possono vedere la tua discussione.
12.Aggiungi alcuni componenti aggiuntivi
Una serie di componenti aggiuntivi può espandere le funzionalità che già ottieni gratuitamente in Documenti e Fogli.Trovali o attivali facendo clic su Estensioni > Componenti aggiuntivi > Ottieni componenti aggiuntivi all'interno di un documento.Se ne installi uno, aspettati un'email da Google che conferma che al componente aggiuntivo è stato concesso l'accesso al tuo account. (Se utilizzi Google Workspace, il tuo accesso potrebbe essere limitato dagli amministratori dell'account.)
13.Conosci le tue app mobili
Google offre app mobili separate per Documenti (iOS(Si apre in una nuova finestra),Android(Si apre in una nuova finestra)), Fogli (iOS(Si apre in una nuova finestra),Android(Si apre in una nuova finestra)) e Presentazioni (iOS(Si apre in una nuova finestra),Android(Si apre in una nuova finestra)).L'app Drive (Si apre in una nuova finestra) continua a fornire l'accesso e la visualizzazione dei file archiviati; quando devi modificare, ti indirizzerà a una delle altre app, se installate.
14.Parla con un dottore
Puoi utilizzare la "digitazione vocale" incorporata in Google Documenti per dettare il testo in un documento.Supporta anche i comandi vocali, quindi puoi fare cose come iniziare una nuova sezione dicendo "nuova riga" o "nuovo paragrafo".Puoi persino modificare e formattare mentre procedi, o spostarti nel documento dicendo "Vai a" e poi fine/inizio/successivo per paragrafo/riga/documento: le combinazioni sono infinite (si apre in una nuova finestra).
Devi avere un microfono funzionante, ovviamente.Fare clic su Strumenti > Digitazione vocale (o Ctrl+Maiusc+S). Quando vedi l'icona rossa del microfono, inizia a parlare; tocca l'icona o pronuncia "smetti di ascoltare" per mettere in pausa.La digitazione vocale funziona anche in Presentazioni per le note del relatore e funziona in un numero enorme di lingue (si apre in una nuova finestra).Tuttavia, censurerà le maledizioni con asterischi: dovrai riscriverlo **** più tardi.Per tutti i dettagli, leggi Riposa le dita, Prova la digitazione vocale di Google Documenti.
15. "Converti" in Documenti
Puoi archiviare qualsiasi file su Google Drive, ma se si tratta di un file creato con un prodotto diverso, ad esempio Microsoft Word, come ci lavori dopo che sono stati caricati?La conversione di un file in formato Documenti, Fogli o Presentazioni Google è invisibile al giorno d'oggi.Carica il file e Google aprirà automaticamente i file Microsoft compatibili in modalità di modifica, a meno che non siano protetti da password.Non è necessario alcun passaggio effettivo di conversione.
L'estensione di Chrome per la modifica di Office per documenti, fogli e presentazioni (si apre in una nuova finestra) ti consente di modificare qualsiasi documento di Office da Word, Excel o PowerPoint che trascini nel browser Chrome.Quando hai finito, puoi sempre andare su File > Scarica per salvare i file nel loro formato Microsoft originale.
16.Confronta i tuoi documenti
Hai un paio di documenti Google simili, ma non del tutto identici e non riesci a vedere la differenza?Accedi a uno dei documenti che desideri controllare e seleziona Strumenti > Confronta documenti.Nella finestra di dialogo che appare, seleziona il secondo documento.Il confronto verrà visualizzato come un nuovo documento denominato "Confronto di [doc 1] e [doc 2]" e visualizzerà le differenze tramite le modifiche suggerite.
17.Crea alcuni collegamenti
È facile inserire un collegamento in un documento Google: seleziona il testo, fai clic sull'icona della catena o premi Ctrl-K e viene visualizzata una finestra di dialogo in cui puoi incollare l'URL.Ma se non disponi già di un URL per il collegamento, Google suggerirà altri documenti a cui collegarti o troverà una pagina Web per te, poiché la ricerca di Google è integrata.Cercherà il termine che hai evidenziato e mostrerà i risultati nella finestra di dialogo in basso.Se trovi un link che ti piace, cliccaci sopra per inserirlo immediatamente.
18.Tieni le mani lontane dal mouse
Le scorciatoie da tastiera sono fantastiche, ma come le trovi?Indipendentemente dall'app Web di Google in cui ti trovi, digita Ctrl+/ e il menu di scelta rapida rivelerà tutte le opzioni della tastiera disponibili.Purtroppo, non è possibile modificare nessuna delle sequenze di tasti preimpostate.
19.Traduci al volo
Hai un documento in una lingua straniera?Caricalo su Google Drive, aprilo come documento Google e fai clic su Strumenti > Traduci documento.Riceverai un documento duplicato nella nuova lingua preferita.Se vuoi tradurre solo una parte del documento, scarica il componente aggiuntivo Docs Paragraph Translate(Opens in a new window).
20.Proteggi il tuo foglio di calcolo
Puoi proteggere un foglio di lavoro all'interno di un foglio Google tramite Dati > Proteggi fogli e intervalli.Seleziona chi ha accesso, chi può modificare o scegli di visualizzare un avviso se qualcuno tenta di modificare.Ancora più granulare e utile è la capacità di proteggere sezioni discrete di dati all'interno di un foglio di lavoro.Seleziona ciò che vuoi proteggere in modo che nessuno tranne te o i pochi eletti possano toccarlo, vai a Dati> Proteggi fogli e intervalli e conferma l'intervallo di celle.Se hai già protetto parte del foglio di lavoro, potresti dover fare clic su + Aggiungi un foglio o un intervallo.
21.Carattere del viso
Se ritieni che le scelte dei caratteri in Google Documenti limitino la tua creatività, aggiungine altre.Nella casella Font sulla barra degli strumenti, la prima scelta è Altri caratteri.La finestra di dialogo che si apre ti consente di mostrare i caratteri per tipo, come scrittura a mano, monospazio, serif o sans-serif.Puoi quindi ordinare per popolarità o data di aggiunta o tendenza, o semplicemente cercare un nome di carattere specifico.Quindi metti un segno di spunta accanto a qualsiasi carattere a cui desideri accedere rapidamente dal documento stesso.
I caratteri non sono specifici del documento: se ne scegli uno nuovo, sarà disponibile in tutti i tuoi documenti, fogli e presentazioni Google.Tutti i caratteri di Google possono essere visualizzati sufonts.google.com(Opens in a new window), ma non tutti sono disponibili per l'uso in Google Docs/Slides.Un modo migliore per visualizzare tutti i caratteri è utilizzare il componente aggiuntivo Extensis Fonts (Si apre in una nuova finestra).
22.Approfondire le definizioni
Fare clic con il pulsante destro del mouse su una parola e selezionare Definisci (o premere Ctrl+Maiusc+Y) per ottenere il Dizionario.Le informazioni provengono da Google, ma di solito includono sinonimi su cui è possibile fare clic per definire termini simili, in stile thesaurus. (Ottieni il componente aggiuntivo Power Thesaurus (Si apre in una nuova finestra) se ti piace davvero cercare nuove opzioni per le parole).
23.Commenti e-mail
Quindi hai lasciato un commento altamente attuabile sul tuo documento/foglio/diapositiva e vuoi che qualcuno vi presti attenzione, stat.Puoi portarlo rapidamente alla persona giusta, anche se non hai ancora condiviso il file sorgente con loro.Basta digitare @ o + nel commento e otterrai un elenco degli indirizzi email dei tuoi collaboratori più frequenti.Se la persona giusta non è elencata, digita semplicemente la sua email.Fare clic sulla casella "Assegna a..." per renderlo esplicito.Il commento andrà direttamente nella loro casella di posta.Se in precedenza non hai condiviso con la persona, ti verrà chiesto di farlo prima che il commento venga inviato.
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24.Esplora i riquadri
Quando hai una testa di vapore su un progetto e uno spazio limitato sullo schermo, l'ultima cosa che vuoi fare è lasciare la pagina per eseguire una ricerca.Il riquadro Esplora risolve questo problema.Puoi accedervi tramite l'icona in basso a destra che sembra un diamante in una casella quadrata (potrebbe essere oscurato se hai alcune estensioni di Chrome in esecuzione, come Grammarly), o premi Ctrl + Alt + Maiusc + I.Viene visualizzato un riquadro di informazioni sulla destra del documento, in cui è possibile fare clic per ulteriori ricerche.
Qualunque cosa trovi, anche le immagini, puoi inserirla facilmente nel tuo documento.Se stai inserendo un collegamento al Web, fai clic sull'icona delle virgolette che viene visualizzata e verrà persino inserita in una nota a piè di pagina della citazione della fonte nella parte inferiore della pagina (o nella parte inferiore del documento se stai utilizzando la visualizzazione senza pagina) .
25.Inserisci i grafici nei documenti
Il menu Inserisci in Documenti ti consente di inserire tutti i tipi di elementi nei tuoi documenti, come caratteri speciali, tabelle, disegni e immagini.Ed è facile creare grafici in Fogli Google: usi il menu Inserisci lì per crearne uno in base ai dati che crei.Una volta terminato, torna a Documenti, quindi usa Inserisci> Grafici> Da fogli per incorporare lo stesso grafico.Trova semplicemente il Foglio con il grafico (o i grafici) e ti permetterà di selezionare quello che desideri.
26.Creazione a discesa semplificata
Google incorpora "chip" in Documenti e Fogli per aggiungere alcune funzionalità collaborative aggiuntive.In Documenti, ad esempio, puoi utilizzare Inserisci > Elenco a discesa per inserire i chip a discesa, che creano un menu che può essere utilizzato in un documento per indicare lo stato o ricevere feedback.Un paio di impostazioni predefinite coprono lo "stato del progetto" e lo "stato della revisione", ma puoi creare il tuo menu a discesa.
Se desideri un menu a discesa in Fogli, in modo che i dati vengano convalidati per contenere solo elementi dell'elenco preimpostato, è leggermente diverso.Fare clic su una cella per il menu, fare clic su Dati > Convalida dati, selezionare un intervallo di celle o immettere elementi separati da virgole (senza spazi) e la cella è un menu.Copia quella cella su altre secondo necessità in modo che il menu funzioni in più punti.
27.Una borsa piena di patatine
Per Google Documenti e Fogli, "chip intelligenti" è più che creare alcuni menu.Google utilizza la metafora per quasi tutti i dati extra che puoi inserire in un documento o foglio di lavoro.In qualsiasi nuova riga in un documento, digita @ e ti viene presentato un menu pieno di opzioni dalle persone nei tuoi contatti, alle voci del calendario, ai "mattoni" per prendere appunti sulla riunione o comporre bozze di email (che puoi facilmente shunt su Gmail una volta completato). Quella @ è essenzialmente una scorciatoia per i contenuti più business-y del menu Inserisci.
28.Metti in risalto i tuoi dati
Hai una colonna o una riga di numeri che merita una rapida linea di tendenza?Vai a una cella e digita =(SPRKLINE e ti verrà chiesto un intervallo di celle.Selezionali, premi invio e avrai un grafico rapido istantaneo degli alti e bassi nel tempo.
29.Impara le formule al volo
Quando digiti il segno di uguale in una cella in un foglio Google, stai avviando una formula che potrebbe calcolare quasi tutto.Ma imparare i diversi tipi di formule non è facile, soprattutto se non conosci i fogli di calcolo.Fogli lo rende più facile; mette un riepilogo di ciò che fa una formula nel menu a discesa, inoltre mostra quali dovrebbero essere gli attributi della formula e da dove dovrebbero provenire.Se non lo vedi, fai clic su ?accanto al campo da eseguire su Formula Help.
30.Invia moduli a Fogli
L'utilizzo di Moduli Google è un buon modo per ottenere alcune informazioni di base da un gruppo.Ma dove lo conservi?Bene, Moduli contiene tutto, ma puoi inviarlo a Fogli.Su forms.google.com, fai clic sulla scheda Risposte per il modulo in questione.Vedrai l'icona Fogli quadrato verde; fai un clic e avrai la possibilità di inserire le risposte in un foglio nuovo o esistente, che si aprirà con tutti i dati quando fai clic.Le risposte future continueranno a filtrare nel foglio in futuro fino a quando non tornerai in Risposte e utilizzerai il menu a tre punti per scollegare il modulo.
31.Maschera un'immagine diapositiva
Se stai creando fantastiche diapositive per una presentazione, stai usando la grafica.Ravviva le immagini mascherandole, il che significa dare loro una forma diversa da un rettangolo.Fare clic su un'immagine, quindi fare clic sulla freccia a discesa accanto all'icona Ritaglia per visualizzare l'immagine maschera.Il menu include non solo forme, ma anche didascalie con frecce appuntite come fumetti di parole e persino simboli di equazioni (trasforma l'immagine in un segno più). Annulla ogni volta che una maschera non sembra corretta e continua a provare.
32.Collegamento tra diapositive
Di solito, esegui una presentazione una diapositiva alla volta.Ma una diapositiva può fare riferimento a più cose ed è utile passare a quelle cose, specialmente con Presentazioni Google, dal momento che potresti condividere con le persone invece di presentarle effettivamente.
Quindi inserisci un link nella diapositiva su cui fare clic.Premi Ctrl + K quando selezioni l'immagine o il testo appropriato, fai clic nella casella Collegamento e otterrai un elenco di tutte le diapositive nella presentazione.Se fai clic su Trova altro, puoi trovare collegamenti a siti e immagini sul Web a cui puoi anche collegarti direttamente.
Per te, la funzione Segnalibro potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno.Puoi anche aggiungere il testo selezionato ai segnalibri.Ti aiuterà a saltare in punti specifici del preso senza un tono di scorrimento.
33.Crea uno schema diapositiva
Se la tua presentazione è lunga più di 10 diapositive, crea una diapositiva master, che è un modello utilizzato da tutte le diapositive della presentazione.Una modifica al Master (tramite Diapositiva > Modifica Master) significa che appare su ogni diapositiva.È ottimo per aggiungere un logo, una combinazione di colori o un po' di testo cliccabile a tutte le diapositive, in modo che possano essere facilmente modificate in seguito.
34.Prova la vista Relatore
Come notato sopra, potresti non essere nella stessa stanza con le persone che stanno partecipando alla presentazione di Presentazioni, soprattutto in questi giorni.Per condividere con più persone contemporaneamente, vai su Presenta > Visualizzazione relatore.Puoi persino farlo mostrare le note del relatore, se sono appropriate.Fai clic su Strumenti per il pubblico e Inizia nuovo per ottenere un collegamento che puoi inviare al tuo pubblico.Possono seguire la presentazione al loro ritmo, ma possono anche inviarti domande a cui puoi rispondere in tempo reale non appena arrivano.
35.Fai cantare (o parlare) la tua diapositiva
L'importazione dell'audio per parlare per te è un punto fermo di molti programmi di presentazione, ma Presentazioni Google lo fa in modo diverso rispetto alla maggior parte.Questo perché il file deve essere nello spazio di archiviazione di Google Drive per essere facilmente incorporato.Il comando Inserisci > Audio consente di trovare facilmente i file audio in Drive o di trovare l'audio che è stato condiviso con te. (I file sono generalmente in formato MP3 o WAV e possono anche essere la parte audio di un MP4.) Una volta che l'audio è sulla diapositiva, il presentatore o lo spettatore può fare clic su di esso per riprodurre l'audio.
