"Alat mana yang akan membantu saya mengelola bisnis saya yang sedang berkembang dengan lebih baik?"Seorang pembaca bernama Rafael menulis kepada saya bulan lalu untuk menanyakan pertanyaan ini.Dia telah membaca tentang beberapa alat manajemen proyek terbaik, perangkat lunak manajemen kerja, program komunikasi, dan semua aplikasi produktivitas lainnya yang dimaksudkan untuk membuat bisnis berkembang pesat.Tapi dia tidak tahu mana yang benar-benar bekerja paling baik untuk mengelola pekerjaannya.
"Saya baru saja mulai bekerja untuk sebuah perusahaan investasi real estat kecil," tulisnya, "dan mereka benar-benar membutuhkan bantuan untuk mengotomatisasi proses mereka. Mereka mengelola barang-barang terutama melalui email (argh!) pada titik ini. Saya berpikir untuk menggunakan Asana atau Proyek Kerja Sama untuk merampingkan operasi dan menginginkan masukan Anda. Untuk memberi Anda beberapa perspektif, tim ini terdiri dari lima karyawan internal yang bekerja dengan investor untuk membeli dan menjual properti."Rafael lebih lanjut menjelaskan bahwa dia menganggap setiap properti sebagai "proyek", dan ingin dapat membuat daftar tugas untuk setiap properti yang akan diberikan kepada karyawan sesuai kebutuhan.Organisasi mengelola 150 hingga 200 "proyek" sekaligus.Dan dari waktu ke waktu, pemain eksternal membutuhkan wawasan tentang prosesnya.
Dia juga mengatakan fleksibilitas dan kolaborasi tim adalah yang paling penting, seperti yang terjadi di banyak perusahaan.Tapi dia tampaknya cukup siap menggunakan Asana atau Proyek Kerja Sama Tim.Inilah balasan saya:
Setumpuk Kartu vs.Papan permainan
Pikirkan Asana sebagai setumpuk kartu, dan pikirkan Proyek Kerja Sama Tim sebagai permainan papan.Dengan setumpuk kartu, Anda dapat memainkan permainan yang dibuat orang lain, atau Anda dapat membuat permainan Anda sendiri.Dengan permainan papan, permainan dilengkapi dengan aturan, dan Anda dapat menekuknya jika Anda mau, tetapi secara umum, permainan papan dirancang untuk dimainkan dengan Anda tetap berpegang pada aturan.
Dalam pengalaman saya, Asana membutuhkan waktu untuk menerapkannya dengan benar, tetapi pada akhirnya, Anda dapat menggunakannya sesuka Anda.Beberapa hari pertama akan sangat membingungkan bagi semua orang yang sedang belajar menggunakan sistem.Alasannya adalah tim Anda perlu menetapkan aturan tentang cara menggunakannya.Tidak ada cara yang benar atau salah untuk menggunakan Asana.
Setelah beberapa minggu, mudah-mudahan kelima karyawan akan bergabung, dan mereka mungkin akan mulai menyesuaikan aturan mereka pada saat ini.Asana mengambil coba-coba.Ini juga membutuhkan komunikasi tim yang solid untuk memastikan bahwa setiap orang menggunakan alat ini dengan cara yang sama.
Sekarang mari kita bicara tentang Proyek Kerja Sama Tim.Tim Anda akan membutuhkan waktu untuk terbiasa dengan Proyek Kerja Tim juga, tetapi untuk alasan yang berbeda.Orang-orang akan menjelajahi semua fitur dan memasukkan tugas untuk pertama kalinya.Tim Anda kemungkinan akan membuat sekumpulan template yang dapat mereka gunakan kembali untuk penjualan atau pembelian berikutnya.Tetapi dengan Proyek Kerja Sama Tim, kuncinya adalah Anda akan menangani setiap pembelian atau penjualan real estat sebagai sebuah proyek.
Proyek selalu memiliki tanggal akhir, dan dalam kasus Anda, ini adalah tanggal penutupan.Mereka biasanya memiliki tonggak, mungkin masuk ke kontrak atau mendapatkan uang ke escrow.Dan dengan proyek, tanggal untuk tenggat waktu dan tonggak penting ini.Saya tidak tahu apakah tenggat waktu penting bagi tim Anda atau tidak.Apakah tim Anda mengatakan hal-hal seperti, "Ayo beli properti ini sebelum 1 Oktober" atau hanya "Ayo beli properti ini" tanpa mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan?Jika Anda memiliki tenggat waktu yang tetap, Proyek Kerja Sama Tim mungkin lebih baik.
Alat manajemen proyek, seperti Proyek Kerja Sama Tim, memungkinkan Anda membuat ketergantungan antar tugas sehingga satu tugas tidak dapat terjadi hingga semua tugas bergantung terjadi.Misalnya, jika Anda tidak dapat pergi ke kontrak sampai pemeriksaan selesai, itu mungkin untuk diatur di Proyek Kerja Sama Tim.Dengan Asana, tim Anda dapat memilih untuk bermain dengan aturan itu, tetapi itu tidak akan menjadi bagian dari sistem itu sendiri.Anda dapat menggunakan kedua alat secara gratis untuk mengetahui cara kerjanya, lalu meningkatkan ke akun berbayar yang akan memiliki lebih banyak fitur.
Memilih Alat
Saya menghubungi Rafael beberapa minggu kemudian untuk melihat apakah dia telah membuat keputusan dan bagaimana alat itu bekerja untuk timnya.Dia telah memilih untuk mencoba Proyek Kerja Sama Tim.Nilai jualnya, katanya, adalah kemampuan untuk menciptakan ketergantungan antar tugas.Penyiapannya memakan waktu, seperti yang diharapkan, tetapi Rafael juga memiliki beberapa berita bagus untuk dibagikan:
"Satu wahyu yang layak disebutkan adalah ada tawaran Teamwork Projects Startup(Opens in a new window), di mana mereka memberikan perangkat lunak gratis senilai satu tahun kepada startup! Itu sangat bermanfaat dalam membuat langkah,"tulis Rafael.
Sumber daya tambahan
Untuk saran terkait, lihat 7 Cara Menyederhanakan Manajemen Proyek dalam Proyek Kerja Sama Tim dan Menggunakan Asana dalam Bisnis.
Dan untuk rekomendasi aplikasi bisnis lainnya, lihat Perangkat Lunak Kolaborasi Bisnis Online Terbaik.
