Berapa banyak waktu yang Anda buang dalam rapat karena orang yang menjalankannya tidak siap?Tidak ada agenda.Rekan datang terlambat.Apa yang dibicarakan ada hubungannya dengan Anda atau pekerjaan Anda.Satu jam kemudian, Anda tidak melakukan apa-apa, tidak belajar apa-apa, dan tidak berkontribusi apa-apa.Apa gunanya?
Do.com bertujuan untuk membantu orang-orang mengadakan rapat yang lebih baik dengan memberi mereka sumber daya untuk merencanakan dan melaksanakannya.Dalam banyak hal, ini seperti daftar hal-hal yang harus dilakukan sebelum, selama, dan setelah rapat untuk memastikannya produktif bagi semua orang yang terlibat.
Sebelum saya bertemu Jason Shah, pendiri dan CEO Do.com(Buka di jendela baru), kami mengirim email untuk menemukan tanggal dan waktu yang cocok untuk berbicara.Setelah kami setuju, dia menjawab, "Saya berencana untuk menelepon Anda di Skype, dan saya akan segera mengirimkan undangan kalender."Sesaat kemudian, benar saja, undangan kalender tiba.Hari pertemuan kami, saya mendapat email dari Do.com melalui Shah.Di dalam saya menemukan agenda, waktu mulai dan akhir rapat yang jelas, daftar orang-orang yang akan dihubungi dan informasi kontak mereka (hanya kami berdua, dalam hal ini), dan tautan ke informasi latar belakang.Semua itu membantu kami untuk tidak mengejar selama panggilan, karena Shah menjelaskan apa yang membuat rapat menjadi produktif, motivasinya untuk memulai Do.com, dan bagaimana sifat rapat di antara pekerja pengetahuan berubah.
Jill Duffy: Mari kita bicara tentang rapat dan mengapa orang membencinya.
Jason ShahJason Shah: Dari apa yang kami temukan, kebanyakan orang menghadiri pertemuan yang tidak mereka persiapkan.Tidak ada alasan bagus pertemuan itu terjadi.Tidak ada agenda yang dibagikan sebelumnya.Orang-orang datang terlambat dan seseorang harus mengulangi sesuatu.Orang-orang yang mengaturnya tidak selalu memikirkan siapa yang harus hadir, sehingga Anda berakhir dengan pertemuan besar di mana setengah orang adalah opsional, dan mungkin setengah orang adalah [peserta] inti, jadi dinamikanya mati dan mencegah produktivitas.
Itu bermuara pada pemborosan waktu bagi orang-orang sibuk.
Jika Anda meminta seseorang untuk duduk di sebuah ruangan selama 30 menit dan tidak menyelesaikan apa pun, mereka akan mengira Anda gila.Tapi itulah yang dilakukan orang jutaan kali sehari di tempat kerja.
JD: Bagaimana Anda menggambarkan pertemuan yang produktif?
JS: Anda harus memiliki beberapa bahan utama.Pertama, itu harus benar-benar perlu terjadi.Jika sesuatu dapat ditangani melalui email dengan cepat, lakukan itu.Tapi kalau memang harus ada pertemuan, ya sudah.
Persiapan adalah kuncinya: meluncurkan apa yang akan dibahas, siapa yang bertanggung jawab atas apa, hal-hal semacam itu yang mengarah pada percakapan yang terfokus.Selama rapat: berpegang teguh pada [agenda], menjaga waktu, mencatat, dan berakhir tepat waktu.
Waktu pertemuan juga sangat penting.Banyak orang hanya default ke satu jam.Saya perhatikan Anda sangat berhati-hati dan mengatakan 25 menit untuk percakapan ini.Saya pikir itu praktik yang baik.
Apa yang terjadi setelah pertemuan adalah kuncinya juga.Jika Bob dan Stacey mengatakan mereka akan menindaklanjuti dengan versi baru dari slide deck, dan Mark mengatakan dia akan mengirimkan nomor penjualan, mereka benar-benar harus melakukannya!Kami menemukan bahwa kebanyakan orang berkata, "Bagus! Pertemuan yang bagus!" dan mereka pergi dan tidak ada tindak lanjut.Dan bahkan jika ada, itu terjadi pada waktu yang salah, yang memicu pertemuan lain atau lebih banyak pekerjaan yang tidak perlu.
Jadi persiapan, menjalankan rapat dengan baik, menindaklanjuti dengan sukses setelahnya adalah komponen kunci dari rapat yang baik.
JD: Alat manajemen proyek, dan alat manajemen kerja lainnya dirancang untuk merampingkan pekerjaan.Idenya adalah untuk mengadakan lebih sedikit rapat dan (dan lebih sedikit email). Anda dapat saling menugaskan tugas dan tenggat waktu tanpa harus mengadakan rapat tentangnya.
JS: Ya.Pada tingkat makro, mudah-mudahan kami memiliki lebih sedikit pertemuan sebagai hasil dari alat tersebut.
Misalnya, jika saya melihat maket diperbarui di Dropbox, dan menurut saya itu bagus, saya tidak perlu bertemu dengan desainer untuk membahasnya.Dia bahkan tidak perlu memberitahuku.Saya bisa saja mengirimkan pesan yang mengatakan, "Hei, saya melihat file yang diperbarui."Dengan sesuatu seperti Slack, saya dapat dengan cepat mengajukan pertanyaan kepada seseorang tanpa harus bertemu untuk membahas sifat pertanyaan tersebut.
Sebelumnya, orang menginginkan lebih sedikit teknologi karena sulit, misalnya, mendapatkan dongle untuk monitor, atau mengganggu orang.
Saya berharap munculnya alat-alat itu mengarah ke pertemuan yang lebih sedikit, tetapi saya tidak tahu apakah ada data konkret untuk mendukungnya, selain propaganda yang dilakukan oleh masing-masing perusahaan di luar sana.Dan dalam pertemuan itu sendiri, saya pikir sifatnya berubah karena kita lebih berorientasi pada teknologi.Jika kita menggunakan layanan di luar rapat, rapat itu sendiri juga harus mengikutinya.
JD: Saya suka mengadakan rapat kerja.Mereka cenderung menjadi yang paling produktif bagi saya.Saya berkumpul dengan sekelompok orang, kami duduk dan melakukan pekerjaan yang perlu kami lakukan di sana, mungkin dengan alat kami yang diproyeksikan di layar.
JS: Itu membuat saya berpikir tentang model kelas terbalik.Ruang kelas adalah tempat untuk melakukan pekerjaan, bukan hanya menonton presentasi, seperti rapat tidak boleh diadakan hanya untuk membalik-balik dek yang seseorang dapat dengan mudah mengirim email kepada Anda.
JD: Mari kita bicara sedikit tentang Do.com.Beri saya penjelasan 30 detik tentang apa itu Do.com, dan kemudian kita akan berbicara lebih detail tentang bagaimana Anda menggunakannya.
JS: Do.com adalah perangkat lunak kolaborasi untuk rapat.Ini tidak ada hubungannya dengan video dan audio.Ini semua tentang produktivitas pertemuan.
Dengan Do, orang dapat mengatur agenda sehingga mereka tahu apa yang harus dibicarakan.Mereka dapat membuat catatan secara real time dan menetapkan tugas yang berinteraksi dengan alur kerja mereka yang lain.Kami terintegrasi dengan Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, dll.
Kami memiliki lebih dari 1,5 juta orang yang berpartisipasi dalam pertemuan di lebih dari 20.000 perusahaan.Kami pada dasarnya membantu orang-orang memiliki lebih sedikit pertemuan, pertemuan yang lebih baik, dan mudah-mudahan menjadi lebih bahagia dan produktif di tempat kerja.
JD: Dan ini adalah model freemium.
JS: Itu.Anda dapat mendaftar secara gratis, dan kami memiliki banyak pengguna gratis.
JD: Salah satu hal yang mengejutkan saya tentang Do.com adalah bahwa Do.com benar-benar mendorong orang untuk mengambil tindakan yang benar, bukannya menjadi solusi itu sendiri.Saya banyak berpikir tentang hal-hal seperti motivasi dan bagaimana kita tidak selalu berperilaku dengan cara yang sesuai dengan kepentingan terbaik kita.Jadi saya pikir itu rapi ketika saya menemukan alat yang lebih tentang membimbing kita daripada memberi kita sesuatu.Saya merasa itulah yang dimaksud dengan Do.com.
JS: Ya, saya setuju.Keyakinan kami adalah bahwa rapat adalah masalah orang sebanyak masalah teknologi.Misalnya, kami tidak memerlukan aplikasi email untuk mencegah Bob dari akuntansi mengirim pesan super panjang yang sulit dimengerti.Itu mungkin ada hubungannya dengan politik perusahaan, kemampuan Bob untuk menjadi profesional, dinamika tim, hal-hal seperti itu.Beberapa UI yang macet di browser Web tidak akan mengubah Bob.
Ini adalah sesuatu yang banyak saya pikirkan ketika saya bekerja di Yammer sebelumnya.Yammer berusaha membuat perusahaan lebih transparan.Tapi sejujurnya, Yammer adalah alat untuk perusahaan yang transparan, karena sangat sulit untuk mengubah budaya organisasi.
Do.com adalah produk yang mencoba membantu orang menjadi lebih baik dan memberi mereka teknologi yang memungkinkan mereka melakukan itu, daripada melakukannya untuk Anda.Terus terang, saya bahkan tidak tahu apakah kita bisa mengubahnya dan membuat rapat menjadi lebih produktif.Itu akan sangat ajaib!
Kami benar-benar percaya bahwa ini akan memiliki daya tahan.Jika itu akan berhasil, itu harus datang dari orang-orang, dan kami memungkinkan mereka untuk menjadi diri mereka yang terbaik.
Jason ShahJD: Ceritakan kisah awal Do.com dan mengapa Anda tertarik dengan proyek dan perusahaan ini.
JS: Saya bekerja di Yammer sebelum Microsoft membeli Yammer.Dan seperti yang mungkin Anda bayangkan, setelah Microsoft membeli perusahaan, budaya mulai banyak berubah, termasuk menambahkan banyak birokrasi dan rapat.
Saya melalui sekitar satu tahun, setelah akuisisi itu, menemukan bahwa menyelesaikan sesuatu sangat sulit.Itu gila bagi saya, terutama karena kami adalah perusahaan yang awalnya dibangun untuk membuat pekerjaan lebih baik bagi orang-orang!
Singkat cerita, suatu hari saya sedang duduk dalam pertemuan yang mengerikan dengan 10 orang, dan saya hanyut sambil berpikir, "Apa yang saya lakukan di sini?"Kegilaan itu baru saja menyerangku.
Jika saya mengundang Anda ke pesta makan malam dan saya tidak mempersiapkan sebelumnya untuk mendapatkan bahan-bahan dan memiliki beberapa konsep yang saya ingin para tamu nikmati, dan mereka muncul dan saya berkata, "Hei, ayo pergi ke toko kelontong dan lakukan pesta makan malam ini," mereka akan berkata, "Itu gila! Kami tidak akan memikirkan ini denganmu. Kami datang ke sini untuk pesta makan malam!"Tapi itulah pertemuan!
Saya pikir itu gila, dan saya sangat ingin pergi dan memulai perusahaan baru.
JD: Aplikasi atau layanan produktivitas lain apa yang Anda gunakan?Apakah Anda memiliki praktik terbaik untuk tetap produktif?
JS: Bisakah saya memberikan jawaban yang tidak biasa?Saya pikir beberapa aplikasi produktivitas terbaik bukanlah aplikasi produktivitas.Uber, misalnya, memberi saya lebih banyak produktivitas daripada aplikasi seperti Asana.Saya mendapatkan tempat lebih cepat dan membuang lebih sedikit waktu berdiri di tengah hujan menunggu mobil.
Ada alat lain yang saya gunakan bernama BetterSnapTool(Buka di jendela baru), dan sekali lagi, itu bukan alat produktivitas klasik.Saya mengatur monitor saya dengan tiga kolom, dan dengan Windows Snap, saya menekan tombol pintas, dan semua jendela saya masuk ke tempatnya.
Kami juga menggunakan Trello dan Slack di sini.Kami menggunakan Instacart untuk belanjaan kami di kantor.Fakta bahwa tidak ada yang perlu khawatir tentang [belanja bahan makanan] sangat membantu dan entah bagaimana membuat kita lebih produktif sebagai hasilnya.
JD: Dan bagaimana dengan praktik terbaik atau kebiasaan produktivitas pribadi?
JS: Saya sudah mulai memblokir waktu di hari saya di kalender untuk memastikan hal-hal tidak terlindas.Saya telah mengambil meditasi di pagi hari untuk membantu saya mengatur ke nol dan memperjelas apa yang penting.
Satu lagi yang tidak konvensional adalah mendelegasikan sesuatu.Ini bukan musik empat jam kerja dalam seminggu, tetapi saya memiliki kepribadian yang membuat saya ingin melakukan semuanya sendiri.Menjadi sadar tentang perlunya default ke delegasi sebagai lawan default untuk melakukan sesuatu sendiri telah benar-benar berdampak.
Bagi saya, ini adalah campuran dari menjadi lebih sadar, mengatur waktu, dan mendelegasikan.Saya jauh lebih damai dan fokus pada dua atau tiga hal yang penting setiap hari.Sebagai seorang pendiri, Anda dapat terganggu oleh apa pun yang berhubungan dengan perusahaan, apakah itu hubungan investor atau peluang PR, dan pendelegasian telah membuat saya lebih produktif.
JD: Seberapa besar staf Anda?
JS: Sepuluh orang.Pendelegasian semakin mudah, tapi itu sangat kecil, tentu saja, untuk sebuah perusahaan.
JD: Ya, tetapi penting bagi pengusaha lain untuk mengetahui bahwa, bahkan jika Anda bekerja dengan tim yang sangat kecil, delegasi tetap penting.
Saat kami mengakhiri percakapan kami, Shah memandu pertemuan ke penutupan alami dengan meninjau dan membacakan beberapa catatan yang dia ambil selama panggilan kami.Dia menyebutkan bahwa kami membahas semua poin utama dan berbicara tentang hal-hal yang penting, dan dia menyebutkan beberapa topik lain yang terlintas dalam pikiran saat kami berbicara, tetapi itu bisa menunggu lain waktu.Mungkin karena saya secara tidak sadar mengikuti jejaknya, saya merangkum bagaimana saya akan menindaklanjuti dan memberikan tanggal kasar kapan saya berencana untuk menerbitkan sebuah artikel.Itu menunjukkan kepada saya kekuatan memiliki pertemuan yang jelas dan dipimpin dengan kuat.
