Banyak dari kita menggunakan Kalender Google untuk pengingat tentang janji dan panggilan Zoom tanpa akhir, tetapi masih banyak lagi yang dapat Anda lakukan dengan aplikasi ini.Dan karena gratis, semua orang mulai dari pemula hingga profesional organisasi berpengalaman dapat menggunakannya untuk merampingkan jadwal mereka.
1.Buat Kalender Baru
Tugas kerja, rapat pribadi, dan tugas sehari-hari lainnya benar-benar dapat mengacaukan jadwal Anda.Untungnya, Anda dapat membuat kalender berkode warna yang terpisah untuk setiap aspek jadwal Anda.Tidak perlu melihat dinding kotak biru.
Untuk menambahkan lebih banyak kalender, klik ikon plus (+) di samping Kalender lain di kiri bawah, lalu pilih Buat Kalender Baru.Beri nama dan kode warna kalender baru sesuka Anda.Setelah selesai, Anda dapat mencentang atau menghapus centang pada kotak di samping nama kalender untuk menampilkan atau menyembunyikan tugasnya di kalender utama sehingga Anda hanya melihat yang penting saja.
2.Cara Berbagi Kalender Google
Terkadang berguna untuk membagikan kalender Anda dengan orang lain sehingga semua orang dapat melacak acara penting.Orang yang Anda bagikan Google Kalender Anda dapat melihatnya di tampilan kalender mereka dan memilih untuk menyembunyikannya jika mereka mau.Anda juga dapat menyesuaikan dan membatasi apa yang mereka lihat.
Temukan kalender yang ingin Anda bagikan dari daftar di bawah Kalender Saya.Klik menu tiga titik di sebelah kalender dan pilih Pengaturan dan berbagi.Di menu pengaturan, klik Bagikan dengan orang tertentu > Tambahkan orang.
Ketikkan alamat email semua orang yang ingin Anda beri akses dan sesuaikan izin mereka agar orang dapat melihat kalender tersebut sebanyak atau sesedikit yang menurut Anda sesuai.
3.Gunakan Pintasan Tombol Pintas
Di Google Kalender, pintasan tombol pintas memungkinkan Anda melakukan segalanya mulai dari mengubah tampilan kalender (tekan t untuk melihat hari ini, misalnya) hingga menambahkan acara baru (tekan c untuk membuat acara). Pertama, periksa apakah pintasan keyboard diaktifkan ; klik ikon roda gigi di kanan atas, pilih Pengaturan, gulir ke bawah ke Pintasan keyboard dan pastikan kotak di sebelah Aktifkan pintasan keyboard dicentang.Kemudian, lihat daftar Google (Buka di jendela baru) pintasan kalender, atau tekan Command + / (atau Control + /) dari browser untuk membuka daftar pintasan yang mudah dibaca.
4.Sesuaikan Notifikasi Anda
Jika Anda memiliki rapat atau janji penting yang tidak dapat Anda lewatkan, siapkan beberapa peringatan untuk itu.Kalender memungkinkan Anda memprogram pemberitahuan untuk interval waktu tertentu sebelum acara, sehingga Anda bisa mendapatkan ping yang dikirim ke ponsel Anda satu hari, satu jam, atau 15 menit sebelum acara Anda.Pengguna seluler memiliki beberapa opsi prasetel tetapi juga dapat membuat interval khusus untuk notifikasi.Anda juga dapat mengatur email pengingat.
Untuk menyiapkan pemberitahuan khusus, klik ikon menu tiga titik di samping kalender dengan acara yang relevan.Klik Pengaturan dan berbagi, lalu pilih Pemberitahuan acara untuk menyesuaikan pengaturan pemberitahuan default untuk setiap acara di kalender tersebut.Di ponsel, buka menu hamburger, lalu pilih Pengaturan dan pilih kalender.
Jika Anda ingin membiarkan pengaturan default saja dan hanya menyesuaikan pengingat untuk satu acara, klik acara tersebut, pilih Edit, dan ubah pengaturan pemberitahuan untuk acara tersebut.
5.Buat Acara Dari Gmail
Kita semua mungkin pernah mengadakan rapat yang bisa berupa email, tetapi bagaimana dengan utas email yang seharusnya menjadi rapat?Gunakan Gmail untuk membuat acara di Google Kalender dan selesaikan diskusi ekstra panjang itu dengan video call.
Saat melihat utas email, klik menu tiga titik di sudut kanan atas, lalu klik Buat acara.Acara baru akan secara otomatis ditambahkan ke Google Kalender, diisi dengan detail dari utas email Anda.Baris subjek akan menjadi judul acara dan pesan dari utas email akan muncul di deskripsi acara.
6.Buat Catatan Dari Acara Grup
Perlu menjaga semua orang di halaman yang sama?Gunakan Google Kalender untuk membuat Google Dokumen catatan rapat untuk acara Anda dengan banyak peserta.Yang harus Anda lakukan adalah memilih acara di kalender, lalu klik Buat catatan rapat di deskripsi acara.Dokumen yang dihasilkan kemudian dilampirkan ke undangan acara, memungkinkan semua tamu mengakses catatan.
7.Siapkan Email Agenda Harian
Ingin mendapatkan jadwal harian otomatis setiap pagi tanpa membuka Google Kalender?Google dapat mengirimkan daftar tugas hari itu langsung ke kotak masuk Anda.Untuk mengaturnya, buka daftar kalender Anda di bilah sisi kiri dan klik menu tiga titik di sebelah yang ingin Anda gunakan untuk mengirim email agenda harian.Klik Pengaturan dan berbagi > Pemberitahuan lainnya, dan pastikan menu tarik-turun di sebelah Agenda Harian bertuliskan Email.Anda sekarang akan mendapatkan email harian dengan to-dos dari kalender tertentu sampai Anda mematikannya, yang dapat Anda lakukan dengan melalui proses yang sama dan mengubah kotak menu drop-down menjadi "none."
Direkomendasikan oleh Editor Kami
8.Tambahkan dan Sesuaikan Zona Waktu
Pada hari-hari kerja jarak jauh, tidak jarang perusahaan memiliki tim yang didistribusikan di beberapa zona waktu.Dengan menambahkan zona waktu tambahan ke Google Kalender, Anda dapat menjadwalkan rapat berikutnya pada waktu yang sesuai untuk semua orang.Klik ikon roda gigi di sudut kanan atas, lalu klik Pengaturan.Klik Zona waktu di bilah sisi kiri, lalu centang kotak yang bertuliskan Tampilkan zona waktu sekunder.Klik menu tarik-turun dan pilih zona waktu yang Anda butuhkan.Setelah selesai, zona waktu itu akan muncul di tampilan kalender Anda di sebelah waktu setempat.
9.Edit Beberapa Hari Sekaligus
Terkadang Anda hanya perlu melihat beberapa hari kalender Anda dalam satu waktu.Itulah sebabnya Google Kalender memiliki tampilan Hari, Minggu, Bulan, Tahun, Jadwal, dan 6 Hari bawaan yang tersedia dari menu tarik-turun di bagian atas layar.Pengguna seluler dapat membuka pria hamburger untuk memilih dari tampilan Jadwal, Hari, 3 hari, Minggu, dan Bulan.
Jika Anda perlu mengedit atau melihat pilihan hari yang berbeda—misalnya, Rabu hingga Sabtu—Anda dapat melakukannya dari aplikasi web.Klik pada hari pertama di kalender kecil di bilah sisi kiri, lalu seret kursor ke hari-hari yang Anda butuhkan.Ini akan mengubah tampilan kalender besar Anda untuk hanya menampilkan hari-hari itu.
10.Sesuaikan Warna dan Latar Belakang Anda
Google Kalender memang menyediakan opsi warna untuk pengkodean acara dan tugas, tetapi Anda mungkin menginginkan lebih dari default.Untungnya, ada beberapa ekstensi Chrome yang memungkinkan Anda menambahkan warna baru dengan mudah ke Kalender Google, dan bahkan mengatur gambar latar belakang untuk tampilan utama Anda.Semakin Banyak Warna Untuk Kalender!(Buka di jendela baru) ekstensi memungkinkan Anda menambahkan warna baru dengan nilai heksagonal dan menyimpannya untuk digunakan nanti.Dan Anda dapat menambahkan latar belakang khusus dengan ekstensi Latar Belakang Kalender Kustom (Buka di jendela baru).
11.Pencarian Kalender Lanjut
Perlu mengedit acara, tetapi tidak ingat persis kapan itu seharusnya terjadi?Klik kaca pembesar di bagian atas layar (atau cukup tekan tombol /) untuk melakukan pencarian kalender cepat.Jika Anda ingin menjadi sangat spesifik, klik panah tarik-turun kecil di bilah pencarian untuk opsi lanjutan yang memungkinkan Anda mencari berdasarkan kriteria seperti peserta acara, lokasi, dan tanggal, selain kata kunci Anda.
12.Dapatkan Akses ke Kalender Anda Secara Offline
Jika Anda sering bepergian dan tahu Anda tidak akan selalu memiliki jangkauan internet terbaik, Anda mungkin ingin mengaktifkan akses offline ke Google Kalender.Klik ikon roda gigi dan pilih Pengaturan > Offline, lalu centang kotak di samping Aktifkan kalender offline.Google kemudian memberitahu Anda untuk memuat ulang halaman tersebut.Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan langkah demi langkah Google (Buka di jendela baru) dari proses tersebut.Satu peringatan: Anda akan dapat mengakses dan mengubah kalender Anda bahkan ketika Anda tidak memiliki koneksi internet, tetapi itu tidak akan diperbarui di perangkat Anda yang lain sampai Anda kembali online.
