"Melyik eszköz segít jobban irányítani növekvő vállalkozásomat?"Egy Rafael nevű olvasó írt nekem a múlt hónapban, hogy feltegye ezt a kérdést.Olvasott néhány legjobb projektmenedzsment-eszközről, munkamenedzsment-szoftverről, kommunikációs programról és minden más, az üzleti fellendülést hivatott termelékenységnövelő alkalmazásról.De nem tudta teljesen kitalálni, hogy valójában melyik lenne a legmegfelelőbb a munkájának irányítására.
"Most kezdtem el dolgozni egy kis ingatlanbefektetési cégnél" - írta -, és nagyon-nagyon segítségre van szükségük folyamataik automatizálásában. Főleg e-mailben kezelik a dolgokat (argh!), és a terjeszkedési tervük miatt ez nem egy méretezhető struktúra. Ezen a ponton. Arra gondoltam, hogy az Asana vagy a Teamwork Projects alkalmazást használom a műveletek egyszerűsítésére, és kértem az Ön véleményét. Hogy némi perspektívát adjak, a csapat öt belső alkalmazottból áll, akik befektetőkkel dolgoznak ingatlanok vásárlásán és eladásán."Rafael kifejtette továbbá, hogy minden ingatlanra "projektként" gondol, és azt akarta, hogy mindegyikhez készítsen egy listát azokról a feladatokról, amelyeket szükség szerint kiosztanak az alkalmazottakra.A szervezetek egyszerre 150-200 "projektet" kezelnek.És időről időre a külső szereplőknek betekintésre van szükségük a folyamatba.
Azt is elmondta, hogy a rugalmasság és a csapatmunka rendkívül fontos, mint sok cégnél.De úgy tűnt, nagyon készen áll az Asana vagy a Teamwork Projects használatára.Íme a válaszom:
Kártyapakli vs.Társasjáték
Gondoljon az Asana-ra kártyapaklinak, a Teamwork Projectsre pedig egy társasjátéknak.A kártyapaklival játszhatsz valaki más által készített játékkal, vagy kitalálhatsz saját játékot.Egy társasjátéknál a játékhoz szabályok tartoznak, és ha akarod, meghajlíthatod őket, de általánosságban elmondható, hogy a társasjátékot úgy alakították ki, hogy a szabályokat betartva játssz.
Tapasztalataim szerint az Asana megfelelő megvalósításához időbe telik, de végül úgy használhatod, ahogy akarod.Az első napok nagyon zavaróak lesznek mindenki számára, aki megtanulja a rendszer használatát.Ennek az az oka, hogy a csapatának meg kell határoznia a használat szabályait.Az Asana használatának nincs jó vagy rossz módja.
Néhány hét múlva remélhetőleg az öt alkalmazott a fedélzeten lesz, és valószínűleg ezen a ponton kezdik módosítani a szabályokat.Asana próbálkozik és hibázik.Szilárd csapatkommunikációra van szükség ahhoz is, hogy mindenki egyformán használja az eszközt.
Most beszéljünk a csapatmunka projektekről.A csapatának is időbe telik, amíg megszokja a csapatmunka projekteket, de más okból.Az emberek először fedezik fel az összes funkciót és léphetnek be a feladatokba.Csapata valószínűleg egy csomó sablont hoz létre, amelyeket újra felhasználhat a következő eladáskor vagy vásárláskor.A csapatmunka-projekteknél azonban a kulcs az, hogy minden ingatlanvásárlást vagy -eladást projektként kezeljen.
A projekteknek mindig van befejezési dátuma, és az Ön esetében ez a záró dátum.Általában vannak mérföldkövek, például szerződéskötés vagy pénz letétbe helyezése.A projekteknél pedig a határidők és a mérföldkövek dátumai számítanak.Fogalmam sincs, hogy a határidők számítanak-e a csapatnak vagy sem.Az Ön csapata azt mondja, hogy „Vegyük meg ezt az ingatlant október 1-ig” vagy csak „Vegyük meg ezt az ingatlant”, anélkül, hogy tudná, mennyi ideig tart?Ha fix határidői vannak, akkor valószínűleg jobb a Teamwork Projects.
A projektkezelési eszközök, például a Teamwork Projects, lehetővé teszik a feladatok közötti függőségek létrehozását, így egyetlen feladat nem történhet meg, amíg az összes függő feladat meg nem történik.Például, ha nem tud szerződést kötni az ellenőrzés elvégzéséig, ezt be lehet állítani a Csapatmunka Projektekben.Az Asana segítségével csapata dönthet úgy, hogy e szabály szerint játszik, de ez nem lesz magának a rendszernek a része.Mindkét eszközt ingyenesen használhatja, hogy megtudja, hogyan működnek, majd frissíthet egy fizetős fiókra, amely több funkcióval rendelkezik.
Eszköz kiválasztása
Néhány héttel később bejelentkeztem Rafaellel, hogy megtudjam, hozott-e döntést, és hogyan működik az eszköz a csapatánál.Úgy döntött, hogy kipróbálja a csapatmunka projekteket.Az eladási pont szerinte a feladatok közötti függőségek létrehozásának képessége volt.A beállítás a várakozásoknak megfelelően eltartott egy ideig, de Rafaelnek is volt néhány nagyszerű híre, amelyet megoszthat:
"Az egyik említésre méltó kinyilatkoztatás, hogy létezik egy Teamwork Projects Startup ajánlat (új ablakban nyílik meg), ahol egy év értékű szoftvert adnak az induló vállalkozásoknak ingyen! Ez nagyon hasznos volt a lépésben."Rafael írta.
További források
A kapcsolódó tanácsokért lásd: 7 módszer a projektmenedzsment egyszerűsítésére csapatmunka projektekben és az Asana használata az üzleti életben.
További üzleti alkalmazásokra vonatkozó javaslatokért tekintse meg a legjobb online üzleti együttműködési szoftvert.
