कार्यालय में वापस जाना: एक कर्मचारी की मार्गदर्शिका

(क्रेडिट: गेटी इमेजेज)

कई व्यवसाय कर्मचारियों को वापस कार्यालयों में स्थानांतरित करने की तैयारी कर रहे हैं, या तो अलगाव के तनाव को कम करने के लिए या केवल आर्थिक रूप से दूर रहने के लिए।कारण जो भी हो, कर्मचारियों को सुरक्षित रखने का मतलब है कि नियोक्ताओं को कई तरह की बाधाओं को दूर करना चाहिए, जिसमें नए स्वास्थ्य और सुरक्षा नियमों का पालन करना शामिल है, जिसमें संभवतः सभी नए विचार शामिल होंगे जैसे संपर्क ट्रेसिंग (एक नई विंडो में खुलता है) और कर्मचारियों को अंतरिक्ष प्रबंधन का उपयोग करके ठीक से दूर रखना औजार।

यहां तक ​​​​कि स्थापित व्यावसायिक प्रक्रियाओं, विशेष रूप से मानव-केंद्रित वैक्टर जैसे मानव संसाधन (एचआर) को नए समाधानों को अनुकूलित करने की आवश्यकता होगी, जैसे कि दूरस्थ कार्यबल प्रबंधन उपकरणों का उपयोग करके एक हाइब्रिड स्टाफिंग मॉडल का निर्माण करना।अधिकांश नियोक्ताओं के लिए यह एक बड़ी चुनौती है, लेकिन यह एकमात्र चुनौती नहीं है।कर्मचारियों को भी, कार्यालय में वापसी पर विचार करते समय अपने दृष्टिकोण को सावधानीपूर्वक समायोजित करने की आवश्यकता होती है।इसका मतलब है कि कार्य दिवस के हर हिस्से पर एक दैनिक यात्रा फिर से शुरू करने से लेकर नए प्रकार की कार्यालय आबादी में आप कहां और कैसे काम करने का इरादा रखते हैं, पर करीब से नज़र डालें।

कार्यालय के बारे में सोचने से पहले, विचार करें कि शुरू करने के लिए सबसे अच्छी जगह यह है कि क्या आप काम पर वापस जाना चाहते हैं।अगर घर पर काम करना आपको सूट करता है, तो इस बदलाव को अपने नियोक्ता को सौंपने का सबसे अच्छा तरीका सिर्फ पूछना नहीं है, बल्कि एक योजना के साथ पूछना है।पूरी तरह से घर से काम करने के तरीके पर एचआर के साथ काम करें और मदद के नए तरीके खोजने के लिए उपलब्ध टूल और तकनीकों का पता लगाएं।अधिकांश नियोक्ता इस अवधारणा के प्रति पहले की तुलना में अधिक ग्रहणशील हैं, विशेष रूप से "हाइब्रिड" कार्य परिदृश्य के लिए जहां कर्मचारी आंशिक रूप से घर पर और आंशिक रूप से कार्यालय में काम करते हैं।

यदि काम पर वापसी, यहां तक ​​कि केवल आंशिक वापसी, आपके निकट भविष्य में है, तो यह आपके हित में है कि आप अपने नियोक्ता की योजना प्रक्रिया में यथासंभव शामिल हों।पता लगाएँ कि कार्यालय को फिर से खोलने का आयोजन कौन कर रहा है और उनके साथ निम्नलिखित मुद्दों पर चर्चा करना सुनिश्चित करें।

दरवाजे में हो रही है

(स्टेटिस्टा के चार्ट सौजन्य)

स्टेटिस्टा द्वारा उद्धृत प्राइसवाटरहाउसकूपर्स अध्ययन (एक नई विंडो में खुलता है) (ऊपर ग्राफिक देखें) से पता चलता है कि जब महामारी के दौरान कार्यालय की जगह को फिर से खोलने की बात आती है, तो 81 प्रतिशत कंपनियां कार्यस्थल सुरक्षा उपायों और आवश्यकताओं को बदलने की योजना बनाती हैं जबकि 78 प्रतिशत लक्ष्य शारीरिक दूरी को बढ़ावा देने के लिए कार्य स्थलों को फिर से कॉन्फ़िगर करना।इसके अतिरिक्त, 54 प्रतिशत व्यवसाय दूरस्थ कार्य को उन भूमिकाओं के लिए एक स्थायी विकल्प बनाने की योजना बनाते हैं जो इसे अनुमति देते हैं, और 53 प्रतिशत व्यवसाय जोखिम को कम करने के लिए बदलते बदलाव या वैकल्पिक कर्मचारियों को देख रहे हैं।

इसका मतलब है कि रिटर्न-टू-वर्क (RTW) रणनीतियों का आपके लौटने के बाद न केवल आपके वर्तमान कार्य वातावरण पर भारी प्रभाव पड़ेगा, बल्कि वे प्रभाव भी अलग-अलग संगठनों के लिए व्यापक रूप से भिन्न होंगे, क्योंकि उपाय अलग-अलग विचारों पर निर्भर होंगे, जिसमें किया जा रहा काम, स्थान की विशेषताएं, कर्मचारी आबादी का आकार और आपके राज्य और नगर पालिका पर लागू होने वाले नए COVID-19 स्वास्थ्य नियम शामिल हैं।

कड़े अवरोधों की अपेक्षा करें, जिन पर कार्यालय के स्थान सुलभ होंगे, किसी भी समय साइट पर कर्मचारियों की अनुमति दी जाएगी, साथ ही नए कर्मचारियों और नए उपायों की अनुमति देने के लिए प्रक्रियाएं, जैसे कि शिफ्ट के बीच संपर्क अनुरेखण और कीटाणुरहित कार्य।कार्यालयों को कर्मचारियों को व्यक्तिगत सुरक्षा उपकरण (पीपीई) जैसे मास्क, फेस शील्ड, दस्ताने और कीटाणुनाशक और हैंड सैनिटाइज़र की निरंतर आपूर्ति प्रदान करने की आवश्यकता होगी।कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि वे समझते हैं कि कौन से उपाय लागू किए जा रहे हैं, उन्हें लागू करने के लिए क्या प्रक्रियाएं हैं, और सुरक्षा के लिए आवश्यक किसी भी नए उपकरण को कहां और कैसे एकत्र करना है।

अभिगम नियंत्रण उन कर्मचारियों के लिए विशेष रूप से कष्टप्रद समस्या होगी जो तैयार नहीं हैं।ऐसा इसलिए है क्योंकि यह प्रक्रिया होगी कि कैसे कर्मचारियों की जांच की जाती है और उन्हें कार्यस्थल में प्रवेश करने की अनुमति दी जाती है, संभवतः अब एक बहु-चरणीय प्रक्रिया है जिसमें अक्सर एक ऑनलाइन आरक्षण प्रणाली और यहां तक ​​​​कि किसी प्रकार का स्मार्ट टोकन भी शामिल होगा।यह जटिल लगता है, लेकिन संक्रामक कर्मचारियों की जांच करने के साथ-साथ यह निर्धारित करने के लिए कि किसी भी समय साइट पर कौन है, अभिगम नियंत्रण महत्वपूर्ण है।इसलिए न केवल नियोक्ता बल्कि स्थानीय COVID-19 प्राधिकरण और नगरपालिका नियम भी इस प्रक्रिया पर इतना विशेष जोर दे रहे हैं।

अधिकांश एक्सेस प्रक्रियाएं कुछ इस तरह से होंगी: अपने घरों को छोड़ने से पहले, कर्मचारियों को यह सत्यापित करने की आवश्यकता होगी कि वे वेलनेस चेक के माध्यम से, संभवतः एक मोबाइल ऐप के माध्यम से, या ज़ोहो बैकटॉवर्क जैसे वर्क टू वर्क टूल के माध्यम से कोई लक्षण महसूस नहीं कर रहे हैं।फिर उनसे आने पर एक स्क्रीनिंग क्षेत्र में जाने की उम्मीद की जाएगी, जहां उनके कार्य क्षेत्र में पहुंच प्रदान करने से पहले उनका तापमान लिया जाएगा।वह पहुंच तभी दी जाएगी जब कर्मचारी के पास सिस्टम में वैध आरक्षण की प्रतीक्षा हो।यदि यह कोई समस्या नहीं है, तो कर्मचारी को स्मार्ट कार्ड या इसी तरह के टोकन का उपयोग करके कार्यालय में प्रवेश और निकास के समय की पुष्टि करने के लिए उपयोग किया जाएगा और साथ ही वह कर्मचारी जहां अधिकांश कार्य दिवस बिताएगा।

विशेष रूप से शुरुआत में, इनमें से किसी भी आवश्यकता को पूरा करने में विफलता के परिणामस्वरूप आपको घर भेज दिया जाएगा, इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप प्रक्रिया को पूरी तरह से समझते हैं और सभी आवश्यक ऐप्स और टोकन हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए अपने नियोक्ता की आरटीडब्ल्यू टीम के साथ काम करना महत्वपूर्ण है।

आने-जाने की चिंता

विडंबना यह है कि कर्मचारियों के लिए सबसे अधिक समस्याग्रस्त आरटीडब्ल्यू चिंताओं में से एक कार्यालय नहीं है, यह कार्यालय में हो रहा है।अपनी खुद की कार में काम करने के लिए आना एक बात है, लेकिन सार्वजनिक परिवहन का उपयोग करना, कई स्थानों पर एक अपरिहार्य स्थिति है, जिससे कई कर्मचारी बहुत चिंतित हैं।लगभग एक साल के सामान्य अलगाव के बाद, कई कर्मचारियों को अपनी दैनिक ट्रेन, बस या मेट्रो यात्रा पर लौटने के लिए कुछ आश्वस्त करना होगा।

डेव ब्रायंट, वाइस ने कहा, "नियोक्ताओं ने यह सुनिश्चित करने के लिए एक अच्छा काम किया है कि कार्यालय सुरक्षित हैं और प्रोटोकॉल के साथ साफ-सुथरे हैं। लेकिन चूंकि सार्वजनिक परिवहन कार्यालय में कर्मचारियों को लाने का प्राथमिक तरीका है, इसलिए सुरक्षा एक पूरी तरह से नई चुनौती है।" वन वर्कप्लेस के अध्यक्ष (एक नई विंडो में खुलते हैं), खाड़ी क्षेत्र में एक प्रमुख वाणिज्यिक आंतरिक कंपनी। "कर्मचारियों को काम पर जाने के विकल्प और सुरक्षित तरीके देना, जैसे कॉर्पोरेट बसें, और सवारी साझा करने वाली सेवाएं, जिनमें सफाई प्रोटोकॉल हैं, ऐसे विकल्प हैं जिन्हें नियोक्ताओं को श्रमिकों को सुरक्षित रूप से काम पर लाने पर विचार करना चाहिए।"

ब्रायंट कहते हैं, "स्पेस-एज़-ए-सर्विस (एक नई विंडो में खुलती है) (एसपीएएस) एक बढ़ती प्रवृत्ति है जो कई कंपनियों को उनके कर्मचारियों के रहने के करीब स्थित छोटे कार्यालय स्थानों को अनुकूलित करने देती है।"ब्रायंट के अनुसार, इन कर्मचारी केंद्रों के करीब नए स्थान का पता लगाने से न केवल आवागमन के समय में कमी आएगी, बल्कि आने-जाने की आवश्यकताओं में भी बदलाव आएगा और बड़े कार्यालय से दूर एक सुरक्षित स्थान प्रदान किया जाएगा, जब काम के लिए कर्मचारियों की आवश्यकता नहीं होती है।

दोबारा, यदि आप काम पर वापसी की तलाश कर रहे हैं, तो अपने नियोक्ता के साथ इस मुद्दे का समाधान करें और देखें कि क्या इनमें से कोई समाधान आपकी कंपनी के लिए काम कर सकता है।

नई तकनीक की अपेक्षा करें

हमने ऊपर नई एक्सेस कंट्रोल तकनीक का उल्लेख किया है, लेकिन कई कर्मचारियों के लिए, यह एकमात्र नई तकनीक नहीं होगी, जब वे महामारी के दौरान कार्यालय लौटते हैं।उदाहरण के लिए, सिस्को का कहना है कि इसके कार्यालयों में कर्मचारियों के लिए काम पर वापसी का क्या मतलब है, इस पर ध्यान से विचार किया गया।

सिस्को के एसवीपी और जीएम सिक्योरिटी एंड एप्लिकेशन डिवीजन जीतू पटेल ने कहा, "हमने अपने कॉन्फ्रेंस रूम हार्डवेयर में सेंसर की संख्या बढ़ा दी है।"उन्होंने कहा कि कंपनी अपने सम्मेलन समाधान हार्डवेयर में विभिन्न सेंसर जोड़ रही है, "जो एक कमरे में प्रतिभागियों की संख्या को समझ सकता है, तापमान और आर्द्रता के स्तर को माप सकता है, और यहां तक ​​​​कि हवा की गुणवत्ता को भी माप सकता है।"सिस्को और उसके जैसे नियोक्ता इस तरह की सुविधाओं के डेटा को नए तरीकों से एकत्र करेंगे और विशेष रूप से यह सुनिश्चित करने के उद्देश्य से कि साइट पर कर्मचारी सुरक्षित रहें।

सिस्को के वीबेक्स रूम नेविगेटर (एक नई विंडो में खुलते हैं), जो ऑफिस टच पैनल हैं जो वीडियो कॉन्फ्रेंस, रूम कंट्रोल, कंटेंट शेयरिंग और रूम बुकिंग के लिए तत्काल कनेक्शन प्रदान करते हैं, अब वॉयस एक्टिवेट हो गए हैं। "आप बस एक कमरे में चल सकते हैं और कह सकते हैं 'हे वीबेक्स, मैं मीटिंग में शामिल होने जा रहा हूं।' सिस्टम में निकटता नियंत्रण है जो अल्ट्रासाउंड का उपयोग करके प्रतिभागियों [उनके] स्मार्टफोन के माध्यम से पहचानने में सक्षम होगा।"पटेल ने कहा।

वह कहते हैं कि कार्यालय में वॉयस असिस्टेंट की ओर बढ़ने से अब अधिक सैनिटरी समाधान होने का अतिरिक्त लाभ है, क्योंकि कम सतहों को शारीरिक रूप से छूने की आवश्यकता होती है।और, निश्चित रूप से, बहुत सारे अतिरिक्त लाभ हैं जो महामारी के बाद भी श्रमिकों की मदद करना जारी रखेंगे, जैसे कि बुद्धिमान कमरे की बुकिंग, प्रकाश व्यवस्था और अंधा समायोजन, साथ ही साथ स्मार्ट स्क्रीन और अन्य कॉन्फ्रेंसिंग तकनीक तक स्वचालित पहुंच।

कर्मचारी लाभ पर पुनर्विचार

एक नौकरी या दूसरे कार्यस्थल पर विचार करने वाले कर्मचारियों के लिए कर्मचारी भत्ते और लाभ महत्वपूर्ण कारक हैं।प्री-कोविड समय में, मुफ्त भोजन और स्नैक्स, ओपन कॉन्सेप्ट लाउंज, जिम मेंबरशिप, साथ ही कंपनी के खुश घंटे और आउटिंग, सभी ने कर्मचारियों को आकर्षित करने में मदद की और यहां तक ​​कि उन्हें लंबे समय तक कार्यालयों में भी रखा।दूरस्थ कर्मचारियों या कार्यालयों में वापस आने वाले कर्मचारियों के लिए वे भत्ते और लाभ अब मोहक या समझ में नहीं आ सकते हैं।

फ्रिंज के सह-संस्थापक और सीईओ जॉर्डन पीस कहते हैं, "भौतिक कार्यस्थल पर वापस जाने से नियोक्ता अपने लोगों को मिलने वाले लाभों और लाभों के बारे में कुछ बड़े विचार लाते हैं।"

पीस कहते हैं, "महीनों के दूरस्थ कार्य ने कंपनियों को उन लाभों के प्रकारों पर पुनर्विचार करने के लिए मजबूर कर दिया है जो वे कर्मचारियों को प्रदान करते हैं। जिम सदस्यता, पिंग पोंग टेबल, या कैटरड लंच जैसे कार्यालय में कई सुविधाएं मूल रूप से रातोंरात अप्रचलित हो गई हैं।"उनके स्थान पर एक नई श्रेणी सामने आई है, जो जीवन शैली के लाभों में से एक है।इस प्रकार के भत्तों का उद्देश्य घर से काम करने के परिणामस्वरूप कई कर्मचारियों को होने वाली समस्याओं को कम करना है।वे आम तौर पर एक डिजिटल मार्केटप्लेस का रूप लेते हैं, जहां कर्मचारी उन ऐप्स या सेवाओं से चयन कर सकते हैं जो वर्चुअल ट्यूटरिंग या फूड डिलीवरी जैसी चीजों के लिए उनकी तत्काल जरूरतों को पूरा करते हैं।

पीस ने कहा कि फ्रिंज उपयोगकर्ताओं (एक नई विंडो में खुलता है) के एक सर्वेक्षण में पाया गया कि 80 प्रतिशत कर्मचारियों ने महसूस किया कि दूरस्थ कार्य-युग ने उनके लाभों को देखने के तरीके को स्थायी रूप से बदल दिया है; 84 फीसदी ने कहा कि उनका मानना ​​है कि कोविड के बाद की दुनिया में लाइफस्टाइल सुविधाएं कार्यालय में लौटने के बाद भी इन-ऑफिस भत्तों और सुविधाओं की तुलना में अधिक मूल्यवान होंगी।

जबकि फ्रिंज कंपनियों को इस तरह के कार्यक्रम को एक सेवा के रूप में लागू करने में मदद करता है, कई व्यवसायों को चुनौती दी जाएगी कि वे अपने कर्मचारियों को इस प्रकार की महामारी की पेशकश कैसे करें।आपकी कंपनी के RTW प्रयासों में शामिल होने का एक शानदार तरीका यह है कि एचआर और अन्य कर्मचारियों के साथ काम करके यह पहचाना जाए कि आपके क्षेत्र में कौन से प्रभावी लाभ समाधान हो सकते हैं और फिर उन्हें कैसे वितरित किया जाए, इसके लिए एक योजना तैयार करें।

संचार कुंजी है

अधिकांश RTW सॉफ़्टवेयर टूल और प्लेटफ़ॉर्म कर्मचारी संचार पर अत्यधिक ज़ोर देते हैं।आखिरकार, काम पर लौटने वाली कंपनियों को व्यापार करने के लगभग हर पहलू में महत्वपूर्ण बदलाव का सामना करना पड़ रहा है।यह केवल मेमो भेजकर पूरा नहीं किया जा सकता है।इस संक्रमण को सफल और सुरक्षित बनाने के लिए नियोक्ताओं को प्रबंधकों और कर्मचारियों के बीच सक्रिय चर्चा को बढ़ावा देना चाहिए।हालांकि, इसका मतलब कर्मचारियों की भागीदारी के नए स्तर भी हैं।

यहां तक ​​​​कि संचार के कई नए चैनल खुले हैं, जिसमें नई ऑनलाइन मीटिंग के साथ-साथ टीम मैसेजिंग ऐप और इसी तरह के उपाय शामिल हैं, कई कर्मचारी अभी भी वापस बैठते हैं और आसपास की चर्चाओं में भाग लिए बिना नई जानकारी को "एकत्र" करते हैं।यदि आप अपने कार्यालय में वापस जाने के लिए छोटी सूची में हैं, तो इन वार्ताओं में शामिल होने का भुगतान करता है।इसका मतलब है कि न केवल बोलना, बल्कि अक्सर उन विषयों के बारे में बोलना, जिन्हें आप पहले टालते थे।एक प्रमुख उदाहरण मानसिक स्वास्थ्य है।

"व्यावसायिक नेताओं को यह स्वीकार करने की आवश्यकता है कि इस संकट से नए सांस्कृतिक मानदंड उभरेंगे। अब तक के कई समायोजनों ने श्रमिकों और संगठनों को परिवर्तन के अनुकूल होने के लिए लचीलापन दिखाया है। लेकिन एक कठिन प्रश्न का हमें अभी भी उत्तर देने की आवश्यकता है कि ये परिवर्तन कैसे होते हैं हमारे काम के माहौल हमारे कर्मचारियों के मानसिक स्वास्थ्य को प्रभावित करते हैं? वे लोगों के रूप में कैसे कर रहे हैं? और यह कुछ वास्तविक अनुवर्ती और कनेक्शन लेने जा रहा है," सीमेंस यूएसए के उपाध्यक्ष और मानव संसाधन प्रमुख माइक बोकिना कहते हैं। नई विंडो)। "हमें इस संकट के मानवीय पहलू को संबोधित करना जारी रखने की आवश्यकता है, न कि केवल वित्तीय पहलू पर। कर्मचारियों को क्या चाहिए? सांस्कृतिक मानदंड बदल रहे हैं, और कर्मचारियों की आवाज़ों को इसका हिस्सा बनने की आवश्यकता है।"

अनिश्चित समय कर्मचारियों के साथ संचार को पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण बना देता है, लेकिन उस चर्चा को दोनों दिशाओं में जाने की आवश्यकता है।नियमित ऑल-हैंड मीटिंग्स और वर्चुअल टाउन हॉल से परे, वितरित कार्यबल के साथ एक-एक कनेक्शन बनाए रखने से कर्मचारी जुड़ाव बनाए रखने में मदद मिल सकती है, जो इस दूरस्थ कार्य के दौरान कम हो गया है।

"सीमेंस यूएसए में हमारे लिए, जिसमें 50,000 कर्मचारी हैं, जिसका अर्थ है कर्मचारियों के स्वास्थ्य, संगठन और व्यवसाय के स्वास्थ्य से लेकर सीमेंस द्वारा संचालित समुदायों के स्वास्थ्य तक के विषयों पर पारदर्शिता,"बोकिना ने कहा।

इस प्रकार की चर्चाओं को बढ़ावा देना, भले ही यह अन्य कर्मचारियों के साथ ही क्यों न हो, सुरक्षित रूप से काम पर लौटने के लिए एक महत्वपूर्ण नया तत्व है।अगर आपको इन वार्ताओं के लिए अपने संगठन में सही मंच खोजने में कठिनाई हो रही है, तो एक बनाने के लिए एचआर के साथ काम करने पर विचार करें।आपके नियोक्ता और आपके सहकर्मियों दोनों को लाभ होगा।