"कौन सा टूल मुझे अपने बढ़ते व्यवसाय को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में मदद करेगा?"राफेल नाम के एक पाठक ने पिछले महीने मुझे यह सवाल पूछने के लिए लिखा था।वह कुछ बेहतरीन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स, वर्क मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर, कम्युनिकेशन प्रोग्राम्स और उन सभी प्रोडक्टिविटी एप्स के बारे में पढ़ रहा था, जो बिजनेस में तेजी लाने के लिए थे।लेकिन वह यह पता नहीं लगा सका कि वास्तव में उसके काम के प्रबंधन के लिए कौन सबसे अच्छा काम करेगा।
"मैंने अभी एक छोटी रियल एस्टेट निवेश फर्म के लिए काम करना शुरू किया है," उन्होंने लिखा, "और उन्हें वास्तव में, अपनी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने में मदद की ज़रूरत है। वे मुख्य रूप से ईमेल (argh!) द्वारा सामान का प्रबंधन करते हैं और विस्तार करने की योजना के साथ, यह एक स्केलेबल संरचना नहीं है इस बिंदु पर। मैं संचालन को सुव्यवस्थित करने के लिए आसन या टीमवर्क प्रोजेक्ट्स का उपयोग करने के बारे में सोच रहा था और आपका इनपुट चाहता था। आपको कुछ परिप्रेक्ष्य देने के लिए, टीम पांच आंतरिक कर्मचारी हैं जो संपत्ति खरीदने और बेचने के लिए निवेशकों के साथ काम करते हैं। "राफेल ने आगे बताया कि वह प्रत्येक संपत्ति को "परियोजना" के रूप में सोचता है और प्रत्येक के लिए कार्यों की एक सूची बनाने में सक्षम होना चाहता है जिसे कर्मचारियों को आवश्यकतानुसार सौंपा जाएगा।संगठन एक बार में कहीं भी 150 से 200 "परियोजनाओं" का प्रबंधन करता है।और समय-समय पर, बाहरी खिलाड़ियों को प्रक्रिया में अंतर्दृष्टि की आवश्यकता होती है।
उन्होंने यह भी कहा कि लचीलापन और टीम सहयोग अत्यंत महत्वपूर्ण है, क्योंकि वे कई कंपनियों में हैं।लेकिन वह आसन या टीमवर्क प्रोजेक्ट्स का उपयोग करने के लिए काफी तैयार लग रहा था।ये रहा मेरा जवाब:
कार्ड बनाम डेकविशेष प्रकार के बोर्ड या पट्टे के खेल जैसे शतरंज, साँप सीढ़ी आदि
आसन को ताश के पत्तों के डेक के रूप में सोचें, और टीमवर्क प्रोजेक्ट्स को बोर्ड गेम के रूप में सोचें।ताश के पत्तों के डेक के साथ, आप कोई ऐसा खेल खेल सकते हैं जिसे किसी और ने बनाया है, या आप अपना खुद का खेल बना सकते हैं।बोर्ड गेम के साथ, गेम नियमों के साथ आता है, और यदि आप चाहें तो उन्हें मोड़ सकते हैं, लेकिन आम तौर पर बोलते हुए, बोर्ड गेम को नियमों से चिपके हुए आपके साथ खेलने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
मेरे अनुभव में, आसन को सही तरीके से लागू करने में समय लगता है, लेकिन अंत में, आप इसे अपनी इच्छानुसार उपयोग कर सकते हैं।पहले कुछ दिन उन सभी के लिए वास्तव में भ्रमित करने वाले होंगे जो सिस्टम का उपयोग करना सीख रहे हैं।इसका कारण यह है कि आपकी टीम को इसका उपयोग करने के लिए नियम निर्धारित करने की आवश्यकता होगी।आसन का उपयोग करने का कोई सही या गलत तरीका नहीं है।
कुछ हफ्तों के बाद, उम्मीद है कि पांच कर्मचारी बोर्ड पर होंगे, और वे शायद इस बिंदु पर अपने नियमों को समायोजित करना शुरू कर देंगे।आसन परीक्षण और त्रुटि लेता है।यह सुनिश्चित करने के लिए ठोस टीम संचार भी आवश्यक है कि हर कोई उसी तरह से उपकरण का उपयोग कर रहा है।
अब बात करते हैं टीमवर्क प्रोजेक्ट्स की।आपकी टीम को टीमवर्क प्रोजेक्ट्स के आदी होने में भी कुछ समय लगेगा, लेकिन एक अलग कारण से।लोग पहली बार सभी सुविधाओं की खोज करेंगे और कार्यों में प्रवेश करेंगे।आपकी टीम संभावित रूप से टेम्प्लेट का एक समूह बनाएगी जिसे वे अगली बिक्री या खरीदारी के लिए फिर से उपयोग कर सकते हैं।लेकिन टीमवर्क प्रोजेक्ट्स के साथ, कुंजी यह है कि आप प्रत्येक रियल एस्टेट खरीद या बिक्री को एक प्रोजेक्ट के रूप में संभालेंगे।
परियोजनाओं की हमेशा समाप्ति तिथि होती है, और आपके मामले में, यह समाप्ति तिथि है।उनके पास आमतौर पर मील के पत्थर होते हैं, शायद अनुबंध में जा रहे हैं या एस्क्रो में पैसा प्राप्त कर रहे हैं।और परियोजनाओं के साथ, इन समय सीमा और मील के पत्थर की तारीखें मायने रखती हैं।मुझे नहीं पता कि आपकी टीम के लिए समय सीमा मायने रखती है या नहीं।क्या आपकी टीम इस तरह की बातें कहती है, "चलो 1 अक्टूबर तक इस संपत्ति को खरीदते हैं" या सिर्फ "चलो इस संपत्ति को खरीदते हैं" बिना यह जाने कि इसमें कितना समय लगेगा?यदि आपने समय सीमा तय की है, तो टीमवर्क प्रोजेक्ट्स शायद बेहतर हैं।
प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण, जैसे टीमवर्क प्रोजेक्ट्स, आपको कार्यों के बीच निर्भरताएँ बनाने देते हैं ताकि एक कार्य तब तक नहीं हो सकता जब तक कि सभी आश्रित कार्य न हो जाएँ।उदाहरण के लिए, यदि आप निरीक्षण पूरा होने तक अनुबंध पर नहीं जा सकते हैं, तो टीमवर्क प्रोजेक्ट्स में इसे स्थापित करना संभव है।आसन के साथ, आपकी टीम उस नियम से खेलना चुन सकती है, लेकिन यह सिस्टम का ही हिस्सा नहीं होगा।आप दोनों टूल का मुफ्त में उपयोग कर सकते हैं ताकि यह समझ सकें कि वे कैसे काम करते हैं, और फिर एक भुगतान खाते में अपग्रेड करें जिसमें अधिक सुविधाएं होंगी।
एक उपकरण चुनना
मैंने कुछ सप्ताह बाद राफेल के साथ यह देखने के लिए जाँच की कि क्या उसने कोई निर्णय लिया है और उपकरण उसकी टीम के लिए कैसे काम कर रहा है।उन्होंने टीमवर्क प्रोजेक्ट्स को आजमाने का विकल्प चुना था।विक्रय बिंदु, उन्होंने कहा, कार्यों के बीच निर्भरता पैदा करने की क्षमता थी।जैसा कि अपेक्षित था, सेटअप में कुछ समय लग रहा था, लेकिन राफेल के पास साझा करने के लिए कुछ अच्छी खबरें भी थीं:
"एक उल्लेखनीय बात यह है कि एक टीमवर्क प्रोजेक्ट्स स्टार्टअप ऑफ़र (एक नई विंडो में खुलता है) है, जहां वे स्टार्टअप्स को एक साल के लायक सॉफ़्टवेयर मुफ्त में देते हैं! यह कदम उठाने में बहुत फायदेमंद था,"राफेल ने लिखा।
अतिरिक्त संसाधन
संबंधित सलाह के लिए, टीमवर्क परियोजनाओं में परियोजना प्रबंधन को सरल बनाने के 7 तरीके और व्यवसाय में आसन का उपयोग देखें।
और अधिक व्यावसायिक ऐप अनुशंसाओं के लिए, सर्वश्रेष्ठ ऑनलाइन व्यावसायिक सहयोग सॉफ़्टवेयर देखें।
