संगठित हों: अधिक ईमेल के साथ ईमेल से लड़ना बंद करें

कार्यस्थल में ईमेल अधिभार एक बड़ी उत्पादकता समस्या है।मैं हर समय ऐसे लोगों से मिलता हूं जो ईमेल के बारे में शिकायत करते हैं, यह कहते हुए कि यह उन्हें भारी पड़ रहा है, काश उनके इनबॉक्स में आने वाले सभी नए संदेशों के लिए एक ऑफ स्विच होता।

हालाँकि, इनमें से कई लोग ईमेल पर इस तरह से फिक्स करते हैं कि वे समस्या को और बढ़ा देते हैं।मैं जो देखता हूं वे लोग हैं जो अधिक ईमेल के साथ ईमेल का मुकाबला करने का प्रयास करते हैं, जो बदले में और अधिक ईमेल उत्पन्न करता है।क्योंकि वे ईमेल दुख में फंस गए हैं, वे आमतौर पर यह नहीं देख सकते कि क्या हो रहा है, इसलिए उन्हें पता नहीं है कि वे इसे और भी खराब कर रहे हैं।

ईमेल अधिभार से निपटने की कोशिश करते समय मैंने कुछ तरीकों से देखा है कि लोग पैर में खुद को गोली मारते हैं।

टू-डू सूची के रूप में अपने इनबॉक्स का उपयोग न करें

उन लोगों का पहला उदाहरण जो अपनी ईमेल समस्याओं को बदतर बनाते हैं, वे हैं टू-डू लिस्टर, जैसा कि मैं उन्हें कॉल करना पसंद करता हूं।टू-डू लिस्टर अपने इनबॉक्स में ईमेल छोड़ते हैं जब संदेश में कोई कार्य होता है या किसी असाइन किए गए कार्य की स्मृति को ट्रिगर करता है।दूसरे शब्दों में, वे इनबॉक्स का उपयोग टू-डू सूची के रूप में करते हैं।

इस बारे में सोचें कि लोग आमतौर पर ईमेल के माध्यम से कार्य कैसे सौंपते हैं।विषय पंक्ति में स्पष्ट रूप से कहा गया कार्य शायद ही कभी होता है।कार्य का विवरण जानने के लिए प्राप्तकर्ता को ईमेल खोलना और पढ़ना होता है।अधिक संभावना है, हालांकि, संदेश में प्राप्तकर्ता को आवश्यक सभी जानकारी नहीं होगी, जैसे कि समय सीमा या कार्य के बारे में अन्य विवरण।आगे और पीछे संदेशों का आदान-प्रदान कार्य को स्पष्ट करता है, और यह हर बार ऐसा होने पर ईमेल का एक नया टुकड़ा बना देता है।संक्षेप में, ईमेल इनबॉक्स बहुत खराब टू-डू सूचियां हैं।

एक और समस्या यह है कि टू-डू लिस्टर्स को यह देखने के लिए प्रत्येक आने वाली मेल की लगातार जांच करनी पड़ती है कि इसमें कोई कार्य है या नहीं, और यदि ऐसा नहीं होता है, तो वे तुरंत मेल से छुटकारा पा लेते हैं।टू-डू लिस्टर लगातार निराई-गुड़ाई करते हैं।

इससे भी बदतर, टू-डू लिस्टर अपने दैनिक कार्यों के लिए अपने इनबॉक्स की जांच करने के आदी हो जाते हैं, और अक्सर, वे अक्सर खुद को उन अन्य चीजों के अनुस्मारक ईमेल करते हैं जो वे करना चाहते हैं।

अगर ईमेल एक समस्या है, तो आप इस तरह से और ईमेल क्यों बनाना चाहेंगे?

इसके मोटे तौर पर, हालांकि, टू-डू लिस्टर यह नहीं देख सकते हैं कि उनकी प्रणाली कैसे मामले को बदतर बना रही है।वे अक्सर तर्क देते हैं कि उनके इनबॉक्स को टू-डू सूची के रूप में उपयोग करना ही एकमात्र ऐसी चीज है जो काम करती है।लेकिन अगर यह वही व्यक्ति ईमेल से अभिभूत महसूस करता है, तो स्पष्ट रूप से यह काम नहीं कर रहा है।कुछ समाधान हैं, और मैं एक पल में उन तक पहुंचूंगा।

न्यूडमेल भेजना बंद करें

मैंने हाल ही में ईमेल प्रबंधन के बारे में एक कॉर्पोरेट रिट्रीट में बात की थी।भाषण की तैयारी के लिए, मैंने कुछ कर्मचारियों से बात की और पाया कि उनमें से बहुत से लोग बड़ी मात्रा में ईमेल का प्रबंधन कर रहे थे, कभी-कभी प्रति दिन 1,000 संदेश, नुडगेमेल का उपयोग करते हुए।उन्होंने सोचा कि यह प्रवाह को प्रबंधित करने का एक पूरी तरह से समझदार तरीका है।

न्यूडगेमेल एक फ्रीमियम टूल है जो आपको एक समय निर्धारित करके अनिवार्य रूप से ईमेल को याद दिलाने देता है जब यह आपके इनबॉक्स में एक नए संदेश के रूप में फिर से दिखाई देगा। "अनिवार्य रूप से" यहाँ एक बहुत ही महत्वपूर्ण शब्द है।

अधिकांश स्नूज़ फ़ंक्शंस, जैसे कि SaneBox या कुछ बेहतरीन ईमेल ऐप, अपने इनबॉक्स से मूल संदेश छिपाते हैं और फिर आपके द्वारा चुने गए समय पर मेल के एक नए अपठित टुकड़े के रूप में इसे फिर से प्रकट करते हैं।न्यूडमेल थोड़ा अलग तरीके से काम करता है।जब आप मेल को याद दिलाने के लिए इसका उपयोग करते हैं, तो मूल ईमेल आपके इनबॉक्स में रहता है और आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर एक नया संदेश दिखाई देता है, जिसमें मूल संदेश का पूरा थ्रेड उद्धृत होता है।

मुझे गलत मत समझो।न्यूडगेमेल एक अच्छा उपकरण है, और कुछ परिस्थितियों में यह एक अच्छा समाधान है।कोई भी जो इनबॉक्स को संसाधित करने के लिए आवश्यक संचार के संग्रह बिंदु के बजाय सूचना की धारा के रूप में देखता है, वह इसका उपयोग करने के लिए अच्छा कर सकता है।लेकिन जब कार्यकर्ता मुझे बताते हैं कि उनके इनबॉक्स में संदेशों की भारी संख्या उन्हें अपना काम करने में असमर्थ बना देती है, और उनके 20 प्रतिशत संदेश न्यूडगेमेल के रूप में दोहराए गए संदेश हैं, तो यह एक समस्या है।

टू-डू लिस्टर्स इस तथ्य से इनकार कर सकते हैं कि उनका सिस्टम टूट गया है, कुछ न्यूडमेल उपयोगकर्ता इसे बैसाखी में बदल देते हैं।वे अपनी वर्तमान आदतों में इतने फंस गए हैं कि वे एक बेहतर समाधान की कल्पना नहीं कर सकते।

इतनी जल्दी जवाब न दें

बहुत बार, ईमेल का जवाब देना वास्तव में बातचीत को आगे बढ़ाए बिना किसी और के संदेश को स्वीकार करने का एक तरीका है।एक प्रस्तुति के बारे में आपकी राय पूछने के लिए एक सहकर्मी ईमेल की कल्पना करें।आपने अभी तक प्रेजेंटेशन को नहीं देखा है।आपके कार्यस्थल के आधार पर, "मुझे नहीं पता। मैंने अभी तक देखा नहीं है" के साथ जल्दी से जवाब देना अधिक स्वीकार्य हो सकता है, जब तक कि आप दो घंटे तक प्रतीक्षा न करें जब तक कि आपने देखा और एक राय नहीं बना ली।जब आप तुरंत उत्तर देने के लिए कूदते हैं, भले ही संदेश वास्तविक न हो, आप अतिरिक्त ईमेल उत्पन्न कर रहे हैं।यदि कंपनी संस्कृति आपको उस व्यवहार की ओर धकेलती है, तो आपको बेहतर विश्वास होगा कि अन्य लोग भी आपके साथ ऐसा कर रहे हैं।

एक व्यक्ति जो ईमेल का जवाब देने में धीमा है, उसे आलसी के रूप में देखा जा सकता है या टीम के खिलाड़ी के रूप में नहीं देखा जा सकता है, भले ही ईमेल का जवाब देने की प्रतीक्षा करना इसके बारे में जाने का एक अधिक तार्किक और उत्पादक तरीका है।लेकिन यह पूरी तरह से पिछड़ा हुआ है, और अगर आपको ईमेल से बाढ़ आती है तो आपको इससे अलग होने की जरूरत है।

अंत में क्या हो रहा है कि लोग केवल हिरन को पारित करने के लिए संदेशों का जवाब देते हैं।मान लीजिए कि राज सारा से कुछ के बारे में राय पूछता है, और वह जवाब देती है, "पक्का नहीं। आपको क्या लगता है?"अब गेंद राज के पाले में वापस आ गई है, और जवाब देने की जिम्मेदारी उस पर है ताकि सारा के पास अपने इनबॉक्स में एक नया अपठित संदेश होगा जो उसे वास्तव में इस बार जवाब देने की याद दिलाएगा।

एक अन्य उदाहरण जो समर्थन विभागों में लोगों के लिए आम है, जैसे कि आईटी, यह है कि वे कर्मचारियों के लिए सहायता टिकट दर्ज करने के लिए एक सामान्य ईमेल पता सेट करेंगे, जैसे [ईमेल संरक्षित] जब कोई कर्मचारी यह सोच रहा हो कि उसका कंप्यूटर टूट गया है, और उसे जल्दी से सहायता प्राप्त करने की आवश्यकता है, वह सामान्य ईमेल के बारे में भूल सकती है और इसके बजाय उस व्यक्ति को ईमेल कर सकती है जिसे वह आईटी में जानती है।क्या उस आईटी व्यक्ति को समस्या का ध्यान रखना चाहिए?ईमेल पर ध्यान न दें?उत्तर दें और कर्मचारी को बताएं कि उसे सही आईटी-सहायता पते का उपयोग करने की आवश्यकता है?सीसी उसके मालिक?क्या करना सही है?

अक्सर प्रतिक्रिया, घबराहट और निराशा से भर जाती है, बस अधिक ईमेल उत्पन्न करती है (और तनाव पैदा करती है)। फिर, यह कंपनी की संस्कृति का एक उदाहरण है जो मूल समस्या पर त्वरित प्रतिक्रिया की अपेक्षाएं पैदा करता है।लेकिन आप शांति भंग किए बिना इस पैटर्न से अलग हो सकते हैं और परिणामस्वरूप कम ईमेल उत्पन्न कर सकते हैं।

अत्यधिक ईमेल का समाधान

हम अत्यधिक ईमेल उत्पन्न करना कैसे रोक सकते हैं?कुछ समाधान सरल और त्वरित हैं, और एक व्यक्ति कंपनी के समर्थन के बिना उन्हें कर सकता है।

पिछले उदाहरण में, आईटी कर्मचारी शायद ईमेल द्वारा जवाब देने के बजाय आमने-सामने बातचीत (या किसी दूरस्थ कर्मचारी के साथ फोन कॉल) करके समस्या को हल कर सकता है।यदि आईटी व्यक्ति ईमेल द्वारा उत्तर देता है, तो जरूरतमंद सहकर्मी शायद वैसे भी इसे बहुत करीब से नहीं पढ़ेगा।याद रखें, वह पहले से ही अपनी कंप्यूटर समस्या को लेकर तनाव में है।यह बहुत कम तकनीक वाला लग सकता है लेकिन सहकर्मी का आमने-सामने, शांति से और पेशेवर रूप से सामना करने से, उसे भविष्य में सहायता टिकट दाखिल करने के लिए सही प्रोटोकॉल याद रखने में मदद मिलेगी, खासकर अगर आईटी व्यक्ति यह बताता है कि अन्य नौकरियों को प्राथमिकता दी जा रही है। पल।व्यक्तिगत रूप से समझाना एक लंबा रास्ता तय करता है।

अपने लिए अत्यधिक ईमेल उत्पन्न करना बंद करने का एक और तरीका है अच्छे ईमेल सहायक उपकरण ढूंढना जो आपको अपने इनबॉक्स में ईमेल को कम करने में मदद करें, न कि इसे प्रचारित करने के बजाय, जैसा कि नुडगेमेल करता है।SaneBox (लगभग $7 प्रति माह) वह समाधान है जिसकी मैं अनुशंसा करता हूं।मेलबर्ड एक ईमेल क्लाइंट ऐप है जो एक स्नूज़ विकल्प और अन्य सुविधाओं के साथ आता है जो मदद कर सकते हैं।

व्यक्तिगत कार्यों और कार्य-संबंधी कार्यों दोनों के लिए अपने इनबॉक्स को अपनी टू-डू सूची के रूप में उपयोग करना बंद करें।अब बहुत सारे बेहतरीन टूल हैं जो कार्यों को असाइन करने, उन्हें ट्रैक करने, उनके बारे में विवरण अपडेट करने आदि में बहुत बेहतर हैं, जो ईमेल पर निर्भर नहीं हैं।मुझे टोडोइस्ट पसंद है, हालांकि वंडरलिस्ट भी एक बेहतरीन ऐप है।

यदि आप अपनी कार्य टीम या विभाग को कार्य असाइनमेंट के लिए एक बेहतर उपकरण लेने के लिए मना सकते हैं, तो आप वास्तव में बहुत बेहतर स्थिति में होंगे।पूर्ण बल परियोजना प्रबंधन ऐप्स के अलावा, अन्य सहयोग ऐप्स हैं जो हल्के, उपयोग में आसान, सेट अप करने में तेज़ हैं, और वे आपकी टीम की चुनौतियों का बेहतर समाधान हो सकते हैं।

अधिक के लिए, कार्यालय ईमेल अधिभार को कम करने के लिए मेरी अन्य युक्तियां देखें।