संगठित हो जाओ: बैठक को और अधिक उत्पादक बनाने पर Do.com के संस्थापक जेसन शाह

आप मीटिंग में कितना समय बर्बाद करते हैं क्योंकि उन्हें चलाने वाले लोग तैयार नहीं होते हैं?कोई एजेंडा नहीं है।सहकर्मी देर से पहुंचते हैं।जिस पर चर्चा की गई है उसका आपके या आपके काम से कोई लेना-देना नहीं है।एक घंटे बाद, आपने कुछ नहीं किया, कुछ नहीं सीखा, और कुछ भी योगदान नहीं दिया।क्या बात थी?

Do.com का उद्देश्य लोगों को योजना बनाने और उन्हें क्रियान्वित करने के लिए संसाधन देकर बेहतर बैठकें करने में मदद करना है।कई मायनों में, यह बैठक के पहले, दौरान और बाद में की जाने वाली चीजों की एक चेकलिस्ट की तरह है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि इसमें शामिल सभी लोगों के लिए यह उपयोगी है।

इससे पहले कि मैं Do.com के संस्थापक और सीईओ जेसन शाह से मिलता (एक नई विंडो में खुलता है), हमने बात करने के लिए एक उपयुक्त तिथि और समय खोजने के लिए ईमेल किया।एक बार जब हम सहमत हो गए, तो उन्होंने उत्तर दिया, "मैं आपको स्काइप पर कॉल करने की योजना बना रहा हूं, और मैं शीघ्र ही एक कैलेंडर आमंत्रण भेजूंगा।"एक क्षण बाद, निश्चित रूप से, एक कैलेंडर आमंत्रण आया।

हमारी मुलाकात के दिन, मुझे शाह के माध्यम से Do.com से एक ईमेल मिला।अंदर मुझे एक एजेंडा, बैठक के लिए स्पष्ट शुरुआत और समाप्ति समय, कॉल पर आने वाले लोगों की सूची और उनकी संपर्क जानकारी (इस मामले में सिर्फ हम दोनों) और पृष्ठभूमि की जानकारी के लिंक मिले।इन सभी ने हमें कॉल के दौरान पीछा करने में कटौती करने में मदद की, जैसा कि शाह ने बताया कि क्या बैठक को उत्पादक बनाता है, Do.com शुरू करने के लिए उनकी प्रेरणा, और ज्ञान कार्यकर्ताओं के बीच बैठकों की प्रकृति कैसे बदल रही है।

जिल डफी: आइए बैठकों के बारे में बात करते हैं और लोग उनसे नफरत क्यों करते हैं।

जेसन शाह

जेसन शाह: हमने जो पाया है, उसमें से ज्यादातर लोग उन बैठकों में शामिल होते हैं जिनके लिए वे तैयार नहीं होते हैं।बैठक होने का कोई अच्छा कारण नहीं है।पहले से कोई एजेंडा वितरित नहीं किया गया है।लोग देर से आते हैं और किसी को चीजों को फिर से बनाना पड़ता है।जो लोग उन्हें व्यवस्थित करते हैं वे हमेशा इस बारे में नहीं सोचते हैं कि कौन होना है, और इसलिए आप बड़ी बैठकों के साथ समाप्त होते हैं जिसमें आधे लोग वैकल्पिक होते हैं, और शायद आधे लोग कोर [उपस्थित] होते हैं, इसलिए गतिशील बंद है और यह उत्पादकता को रोकता है।

यह व्यस्त लोगों के लिए समय बर्बाद करने के लिए उबलता है।

यदि आप किसी को 30 मिनट के लिए एक कमरे में बैठने के लिए कहते हैं और कुछ हासिल नहीं करते हैं, तो वे आपको पागल समझेंगे।लेकिन कार्यस्थल पर लोग दिन में लाखों बार यही कर रहे हैं।

जद: आप एक उत्पादक बैठक का वर्णन कैसे करेंगे?

जे एस: आपके पास कुछ प्रमुख सामग्री होनी चाहिए।सबसे पहले, इसे वास्तव में होने की आवश्यकता है।अगर ईमेल पर कुछ जल्दी से संभाला जा सकता है, तो वह करें।लेकिन अगर इसे एक बैठक की जरूरत है, तो ठीक है।

तैयारी महत्वपूर्ण है: क्या चर्चा की जा रही है, इसके लिए कौन जिम्मेदार है, इस तरह की चीजें जो केंद्रित बातचीत की ओर ले जाती हैं।बैठक के दौरान: [एजेंडा] से चिपके रहना, समय रखना, नोट्स लेना और समय पर समाप्त होना।

मुलाकात का समय भी बहुत मायने रखता है।बहुत सारे लोग सिर्फ एक घंटे के लिए डिफ़ॉल्ट होते हैं।मैंने देखा कि आप बहुत जानबूझकर थे और इस बातचीत के लिए 25 मिनट बोले।मुझे लगता है कि यह एक अच्छा अभ्यास है।

बैठक के बाद क्या होता है यह भी महत्वपूर्ण है।यदि बॉब और स्टेसी कहते हैं कि वे एक स्लाइड डेक के नए संस्करण के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करने जा रहे हैं, और मार्क कहता है कि वह आपको बिक्री संख्या भेजने जा रहा है, तो उन्हें वास्तव में ऐसा करना होगा!हम पाते हैं कि ज्यादातर लोग कहते हैं, "महान! अच्छी मुलाकात!" और वे चले जाते हैं और कोई अनुवर्ती कार्रवाई नहीं होती है।और अगर होता भी है तो गलत समय पर होता है, जिससे एक और बैठक या अधिक अनावश्यक काम हो जाता है।

इसलिए तैयारी, बैठक को अच्छी तरह से चलाना, बाद में सफलतापूर्वक पालन करना एक अच्छी बैठक के प्रमुख घटक हैं।

जद: परियोजना प्रबंधन उपकरण, और अन्य कार्य प्रबंधन उपकरण काम को सुव्यवस्थित करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।विचार यह है कि कम बैठकें और (और कम ईमेल) हों। आप उनके बारे में मीटिंग किए बिना एक-दूसरे को टास्क और डेडलाइन असाइन कर सकते हैं।

जे एस: हाँ।मैक्रो स्तर पर, उम्मीद है कि उन टूल के परिणामस्वरूप हमारी कम मीटिंग हो रही है।

उदाहरण के लिए, यदि मैं देखता हूं कि मॉकअप ड्रॉपबॉक्स पर अपडेट किए गए थे, और मुझे लगता है कि वे अच्छे हैं, तो मुझे उन पर चर्चा करने के लिए डिजाइनर से मिलने की आवश्यकता नहीं है।उसे मुझे सूचित करने की भी आवश्यकता नहीं है।मैं बस एक संदेश को बंद कर सकता हूं जो कहता है, "अरे, मैंने अपडेट की गई फाइलें देखीं।"स्लैक जैसी किसी चीज़ के साथ, मैं प्रश्न की प्रकृति पर चर्चा करने के लिए मिलने के बिना किसी से तुरंत प्रश्न पूछ सकता हूं।

पहले, लोग कम तकनीक चाहते थे क्योंकि यह कठिन था, उदाहरण के लिए, मॉनिटर के लिए डोंगल प्राप्त करना, या यह लोगों के लिए विचलित करने वाला था।

मुझे उम्मीद है कि उन उपकरणों के उदय से कम बैठकें हो रही हैं, लेकिन मुझे नहीं पता कि अभी तक इसका समर्थन करने के लिए कोई ठोस डेटा है, जो कि अलग-अलग कंपनियों द्वारा किए गए प्रचार के अलावा है।और बैठक में ही, मुझे लगता है कि उनकी प्रकृति बदल रही है क्योंकि हम अधिक तकनीकी रूप से उन्मुख हैं।यदि हम किसी मीटिंग के बाहर सेवाओं का उपयोग कर रहे हैं, तो मीटिंग को स्वयं भी उसी के अनुरूप रखना होगा।

जद: मुझे कामकाजी बैठकें करना पसंद है।वे मेरे लिए सबसे अधिक उत्पादक होते हैं।मैं लोगों के एक समूह के साथ मिलता हूं, हम बैठते हैं और वही काम करते हैं जो हमें वहीं करने की जरूरत होती है, हो सकता है कि हमारे उपकरण एक स्क्रीन पर प्रक्षेपित हों।

जे एस: यह मुझे फ़्लिप्ड क्लासरूम मॉडल के बारे में सोचने पर मजबूर करता है।कक्षा एक काम करने का स्थान है, केवल एक प्रस्तुति देखने के बजाय, एक बैठक की तरह ही एक डेक के माध्यम से फ्लिप करने के लिए नहीं बुलाया जाना चाहिए कि कोई आपको आसानी से ईमेल कर सके।

जद: Do.com के बारे में थोड़ी बात करते हैं।मुझे Do.com क्या है, इसकी 30-सेकंड की व्याख्या दें, और फिर हम इस बारे में अधिक विस्तार से बात करेंगे कि आप इसका उपयोग कैसे करते हैं।

जे एस: Do.com बैठकों के लिए सहयोग सॉफ्टवेयर है।इसका वीडियो और ऑडियो से कोई लेना-देना नहीं है।यह सब बैठकों की उत्पादकता के बारे में है।

Do के साथ, लोग एजेंडा सेट कर सकते हैं ताकि वे जान सकें कि किस बारे में बात करनी है।वे रीयल टाइम में नोट्स ले सकते हैं और ऐसे कार्य असाइन कर सकते हैं जो उनके अन्य वर्कफ़्लो के साथ इंटरैक्ट करते हैं।हम Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, आदि के साथ एकीकृत हैं।

हमने 20,000 से अधिक कंपनियों की बैठकों में 1.5 मिलियन से अधिक लोगों को भाग लिया है।हम मूल रूप से लोगों की कम बैठकें, बेहतर बैठकें करने में मदद कर रहे हैं, और उम्मीद है कि काम पर अधिक खुश और उत्पादक होंगे।

जद: और यह एक फ्रीमियम मॉडल है।

जे एस: यह है।आप मुफ्त में साइन अप कर सकते हैं, और हमारे पास बहुत सारे मुफ्त उपयोगकर्ता हैं।

जद: Do.com के बारे में जिन चीजों ने मुझे प्रभावित किया, उनमें से एक यह है कि यह वास्तव में लोगों को सही कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित कर रहा है, अपने आप में समाधान होने के विपरीत।मैं प्रेरणा जैसी चीजों के बारे में बहुत सोचता हूं और हम हमेशा उन तरीकों से व्यवहार नहीं करते हैं जो हमारे सर्वोत्तम हित में हैं।इसलिए मुझे लगता है कि यह साफ-सुथरा है जब मुझे ऐसे उपकरण मिलते हैं जो हमें कुछ देने के बजाय हमारा मार्गदर्शन करने के बारे में अधिक हैं।मुझे समझ में आया कि यही Do.com के बारे में है।

जे एस: हाँ, मैं सहमत हूँ।हमारा मानना ​​है कि बैठकें एक तकनीकी समस्या जितनी ही लोगों की समस्या हैं।उदाहरण के लिए, बॉब को एक सुपर लंबा संदेश भेजने से रोकने के लिए हमें एक ईमेल ऐप की आवश्यकता नहीं है जिसे समझना मुश्किल है।यह शायद कंपनी की राजनीति, बॉब की पेशेवर होने की क्षमता, टीम की गतिशीलता, जैसी चीजों से संबंधित है।वेब ब्राउज़र में फंसे कुछ UI बॉब को बदलने वाले नहीं हैं।

जब मैंने पहले Yammer में काम किया था, तब मैंने इस बारे में बहुत सोचा था।Yammer कंपनियों को और अधिक पारदर्शी बनाने की कोशिश कर रहा था.लेकिन ईमानदारी से कहूं तो Yammer पारदर्शी कंपनियों के लिए एक उपकरण था, क्योंकि किसी संगठन की संस्कृति को बदलना बहुत कठिन है।

Do.com एक ऐसा उत्पाद है जो लोगों को बेहतर बनने में मदद करने की कोशिश करता है और उन्हें ऐसी तकनीक देता है जो उन्हें आपके लिए करने के बजाय ऐसा करने में सक्षम बनाती है।सच कहूं, तो मुझे यह भी नहीं पता कि क्या हम एक स्विच फ्लिप कर सकते हैं और मीटिंग को और अधिक उत्पादक बना सकते हैं।यह काफी जादुई होगा!

हम वास्तव में मानते हैं कि इसमें रहने की शक्ति होगी।अगर यह काम करने वाला है, तो इसे लोगों से आना होगा, और हम उन्हें अपना सर्वश्रेष्ठ बनने के लिए सक्षम कर रहे हैं।

जेसन शाह

जद: मुझे Do.com की मूल कहानी बताएं और आप इस परियोजना और कंपनी के बारे में भावुक क्यों हैं।

JS: Microsoft द्वारा Yammer को खरीदने से पहले मैं Yammer में काम कर रहा था।और जैसा कि आप शायद कल्पना कर सकते हैं, माइक्रोसॉफ्ट द्वारा कंपनी को खरीदने के बाद, बहुत सारी नौकरशाही और बैठकों को जोड़ने सहित संस्कृति में बहुत बदलाव आना शुरू हो गया।

उस अधिग्रहण के बाद, मैं लगभग एक साल से गुज़रा, यह पता लगाने के लिए कि काम करना वास्तव में कठिन था।यह मेरे लिए पागल था, खासकर क्योंकि हम मूल रूप से लोगों के लिए काम को बेहतर बनाने के लिए बनाई गई कंपनी थे!

लंबी कहानी छोटी, मैं एक दिन 10 लोगों के साथ एक भयानक बैठक में बैठा था, और मैं सोच रहा था, "मैं यहाँ क्या कर रहा हूँ?"इसके पागलपन ने मुझे मारा।

अगर मैंने आपको एक डिनर पार्टी में आमंत्रित किया है और मैंने सामग्री प्राप्त करने के लिए पहले से तैयारी नहीं की है और कुछ अवधारणा है कि मैं चाहता हूं कि मेहमान आनंद लें, और वे दिखाई दें और मैं कहता हूं, "अरे, किराने की दुकान पर चलते हैं और करते हैं यह डिनर पार्टी," वे कहेंगे, "यह पागल है! हम आपके साथ इसका पता नहीं लगाने जा रहे हैं। हम यहां डिनर पार्टी के लिए आए थे!"लेकिन मुलाकातें तो ऐसी होती हैं!

मैंने सोचा कि यह पागल था, और मुझे एक नई कंपनी छोड़ने और शुरू करने के लिए खुजली हो रही थी।

जद: आप किन अन्य उत्पादकता ऐप्स या सेवाओं का उपयोग करते हैं?क्या आपके पास उत्पादक बने रहने के लिए कोई सर्वोत्तम अभ्यास है?

जे एस: क्या मैं एक अपरंपरागत उत्तर दे सकता हूँ?मुझे लगता है कि कुछ बेहतरीन उत्पादकता ऐप्स वास्तव में उत्पादकता ऐप्स नहीं हैं।उबेर, उदाहरण के लिए, मुझे आसन जैसे ऐप की तुलना में अधिक उत्पादकता देता है।मुझे जगह तेजी से मिलती है और बारिश में कार के इंतजार में खड़े होकर कम समय बर्बाद होता है।

एक और उपकरण है जिसका मैं उपयोग करता हूं जिसे बेटरस्नैपटूल (एक नई विंडो में खुलता है) कहा जाता है, और फिर, यह एक क्लासिक उत्पादकता उपकरण नहीं है।मैंने अपना मॉनिटर तीन कॉलम के साथ सेट किया, और विंडोज स्नैप के साथ, मैंने एक शॉर्टकट कुंजी मारा, और मेरी सभी खिड़कियां जगह में आ गईं।

हम यहां भी ट्रेलो और स्लैक का उपयोग करते हैं।हम कार्यालय में अपने किराने के सामान के लिए इंस्टाकार्ट का उपयोग करते हैं।तथ्य यह है कि किसी को [किराने की खरीदारी] के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है, यह मददगार है और परिणामस्वरूप हमें और अधिक उत्पादक बनाता है।

जद: और सर्वोत्तम प्रथाओं या व्यक्तिगत उत्पादकता आदतों के बारे में क्या?

जे एस: मैंने यह सुनिश्चित करने के लिए कैलेंडर पर अपने दिन में समय बंद करना शुरू कर दिया है कि सामान खत्म न हो जाए।मैंने शून्य पर सेट होने और महत्वपूर्ण क्या है, इस पर स्पष्ट होने में मदद करने के लिए सुबह ध्यान किया है।

एक और जो अपरंपरागत है वह चीजों को सौंपना है।यह चार घंटे का वर्क वीक साउंडबाइट नहीं है, लेकिन मेरे पास वह व्यक्तित्व है जो मुझे सब कुछ खुद करने के लिए प्रेरित करता है।चीजों को करने के लिए डिफ़ॉल्ट के विपरीत प्रतिनिधिमंडल को डिफ़ॉल्ट करने की आवश्यकता के बारे में जागरूक होना वास्तव में प्रभावशाली रहा है।

मेरे लिए यह अधिक दिमागी, टाइम-बॉक्सिंग चीजों और प्रतिनिधि होने का मिश्रण है।मैं बहुत अधिक शांति से रहता हूं और उन दो या तीन चीजों पर ध्यान केंद्रित करता हूं जो हर दिन मायने रखती हैं।एक संस्थापक के रूप में, आप कंपनी से संबंधित किसी भी चीज़ से विचलित हो सकते हैं, चाहे वह निवेशक संबंध हो या पीआर अवसर, और इसलिए प्रतिनिधिमंडल ने मुझे और अधिक उत्पादक बना दिया है।

जद: आपका स्टाफ कितना बड़ा है?

जे एस: दस लोग।प्रतिनिधिमंडल आसान हो रहा है, लेकिन निश्चित रूप से, एक कंपनी के लिए यह बहुत छोटा है।

जद: हाँ, लेकिन अन्य उद्यमियों के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि, भले ही आप बहुत छोटी टीम के साथ काम कर रहे हों, प्रतिनिधिमंडल अभी भी महत्वपूर्ण है।

जैसे ही हमने अपनी बातचीत समाप्त की, शाह ने हमारे कॉल के दौरान लिए गए कुछ नोट्स की समीक्षा और पढ़ने के द्वारा बैठक को स्वाभाविक रूप से बंद करने के लिए निर्देशित किया।उन्होंने उल्लेख किया कि हमने सभी प्रमुख बिंदुओं को कवर किया और उन चीजों के बारे में बात की जो मायने रखती थीं, और उन्होंने कुछ अन्य विषयों का नाम दिया जो हमारे बोलते समय दिमाग में आए थे, लेकिन यह एक और समय के लिए इंतजार कर सकता था।शायद इसलिए कि मैं अनजाने में उनके नेतृत्व का अनुसरण कर रहा था, मैंने संक्षेप में बताया कि मैं कैसे अनुवर्ती कार्रवाई करूंगा और एक लेख प्रकाशित करने की योजना बनाने के लिए एक कठिन तारीख दी।इसने मुझे स्पष्ट रूप से परिभाषित और दृढ़ता से नेतृत्व वाली बैठक करने की शक्ति दिखाई।