Πολλές επιχειρήσεις ετοιμάζονται να μεταφέρουν τους υπαλλήλους τους στα γραφεία, είτε για να ανακουφίσουν το άγχος της απομόνωσης είτε απλώς για να παραμείνουν οικονομικά επικίνδυνοι.Όποιος κι αν είναι ο λόγος, η διατήρηση της ασφάλειας των εργαζομένων σημαίνει ότι οι εργοδότες πρέπει να ξεπεράσουν διάφορα εμπόδια, συμπεριλαμβανομένης της τήρησης νέων κανονισμών για την υγεία και την ασφάλεια που πιθανότατα θα περιλαμβάνουν ολοκαίνουργια ζητήματα όπως η ιχνηλάτηση επαφών (Άνοιγμα σε νέο παράθυρο) και η διατήρηση των εργαζομένων σε σωστή απόσταση χρησιμοποιώντας τη διαχείριση χώρου εργαλεία.
Ακόμη και καθιερωμένες επιχειρηματικές διαδικασίες, ειδικά ανθρωποκεντρικοί φορείς όπως το ανθρώπινο δυναμικό (HR) θα χρειαστεί να προσαρμόσουν νέες λύσεις, όπως η οικοδόμηση ενός υβριδικού μοντέλου στελέχωσης χρησιμοποιώντας εργαλεία απομακρυσμένης διαχείρισης εργατικού δυναμικού.Αυτή είναι μια σημαντική πρόκληση για τους περισσότερους εργοδότες, αλλά δεν είναι η μόνη πρόκληση.Οι εργαζόμενοι, επίσης, πρέπει να προσαρμόσουν τις προοπτικές τους προσεκτικά όταν σκέφτονται να επιστρέψουν στο γραφείο.Αυτό σημαίνει ότι εξετάζετε προσεκτικά κάθε μέρος της εργάσιμης ημέρας, από την επανέναρξη μιας καθημερινής μετακίνησης έως το πού και πώς ακριβώς σκοπεύετε να εκτελέσετε την εργασία σας σε ένα νέο είδος πληθυσμού γραφείου.
Πριν καν σκεφτείτε το γραφείο, σκεφτείτε ότι το καλύτερο μέρος για να ξεκινήσετε είναι αν θέλετε να επιστρέψετε στη δουλειά.Εάν η εργασία στο σπίτι σας ταιριάζει, τότε ο καλύτερος τρόπος για να προωθήσετε αυτήν τη μετατόπιση στον εργοδότη σας είναι όχι απλώς να ρωτήσετε, αλλά να ρωτήσετε με ένα σχέδιο.Συνεργαστείτε με το HR για το πώς ακριβώς θα λειτουργούσε μια στροφή στην εργασία εξ ολοκλήρου από το σπίτι και εξερευνήστε διαθέσιμα εργαλεία και τεχνολογίες για να βρείτε νέους τρόπους βοήθειας.Οι περισσότεροι εργοδότες είναι πιο δεκτικοί σε αυτήν την ιδέα από ποτέ, ειδικά σε ένα «υβριδικό» σενάριο εργασίας όπου οι εργαζόμενοι εργάζονται εν μέρει στο σπίτι και εν μέρει στο γραφείο.
Εάν μια επιστροφή στην εργασία, ακόμη και μόνο μια μερική επιστροφή, είναι στο άμεσο μέλλον σας, τότε είναι προς το συμφέρον σας να συμμετέχετε όσο το δυνατόν περισσότερο στη διαδικασία προγραμματισμού του εργοδότη σας.Μάθετε ποιος είναι έτοιμος να οργανώσει την επαναλειτουργία του γραφείου και φροντίστε να συζητήσετε μαζί τους τα ακόλουθα θέματα.
Μπαίνοντας στην πόρτα
(Διάγραμμα ευγενική προσφορά της Statista)
Μια μελέτη της PricewaterhouseCoopers (Άνοιγμα σε νέο παράθυρο) που αναφέρεται από την Statista (βλ. παραπάνω γράφημα), δείχνει ότι όσον αφορά το άνοιγμα των χώρων γραφείων κατά τη διάρκεια της πανδημίας, το 81% των εταιρειών σχεδιάζει να αλλάξει μέτρα και απαιτήσεις ασφάλειας στο χώρο εργασίας, ενώ το 78% στοχεύει για την αναδιαμόρφωση των χώρων εργασίας για την προώθηση της φυσικής απόστασης.Επιπλέον, το 54 τοις εκατό των επιχειρήσεων σχεδιάζει να καταστήσει την εξ αποστάσεως εργασία μόνιμη επιλογή για ρόλους που το επιτρέπουν και το 53 τοις εκατό των επιχειρήσεων εξετάζει την αλλαγή βάρδιων ή εναλλακτικών πληρωμάτων για να μειώσει την έκθεση.
Αυτό σημαίνει ότι οι στρατηγικές Επιστροφής στην Εργασία (RTW) όχι μόνο θα έχουν δραστική επίδραση στο τρέχον περιβάλλον εργασίας σας μόλις επιστρέψετε, αλλά και ποια ακριβώς είναι αυτά τα αποτελέσματα θα διαφέρουν πολύ για διαφορετικούς οργανισμούς, καθώς τα μέτρα θα εξαρτώνται από διαφορετικές εκτιμήσεις. συμπεριλαμβανομένου του είδους της εργασίας που εκτελείται, των χαρακτηριστικών του χώρου, του μεγέθους του πληθυσμού των εργαζομένων και των νέων υγειονομικών κανονισμών COVID-19 που ισχύουν για την πολιτεία και τον δήμο σας.
Αναμένετε αυστηρούς περιορισμούς σχετικά με τις τοποθεσίες γραφείων που θα είναι προσβάσιμες, τον αριθμό των εργαζομένων που επιτρέπονται στο χώρο ανά πάσα στιγμή, καθώς και νέο προσωπικό και διαδικασίες που θα επιτρέψουν νέα μέτρα, όπως η ανίχνευση επαφών και η απολύμανση των εργασιών μεταξύ των βάρδιων.Τα γραφεία θα πρέπει επίσης να παρέχουν στους εργαζομένους Προσωπικό Προστατευτικό Εξοπλισμό (ΜΑΠ), όπως μάσκες, ασπίδες προσώπου, γάντια και σταθερή παροχή απολυμαντικών και απολυμαντικών χεριών.Οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι βέβαιοι ότι κατανοούν ποια μέτρα εφαρμόζονται, ποιες είναι οι διαδικασίες για την εφαρμογή τους και πού και πώς θα συλλέξουν τυχόν νέο εξοπλισμό που απαιτείται για ασφάλεια.
Ο έλεγχος πρόσβασης θα είναι ένα ιδιαίτερα ενοχλητικό πρόβλημα για τους εργαζόμενους που δεν είναι προετοιμασμένοι.Αυτό συμβαίνει επειδή αυτή η διαδικασία θα είναι ο τρόπος με τον οποίο οι εργαζόμενοι ελέγχονται και θα επιτρέπεται να εισέλθουν στο χώρο εργασίας, πιθανότατα τώρα μια διαδικασία πολλαπλών βημάτων που συχνά θα περιλαμβάνει ένα ηλεκτρονικό σύστημα κρατήσεων και ακόμη και κάποιο είδος έξυπνου διακριτικού.Αυτό ακούγεται περίπλοκο, αλλά ο έλεγχος πρόσβασης είναι κρίσιμος για τον έλεγχο των μεταδοτικών εργαζομένων, καθώς και για τον προσδιορισμό του ποιος βρίσκεται στο χώρο ανά πάσα στιγμή.Γι' αυτό, όχι μόνο οι εργοδότες αλλά και οι τοπικές αρχές COVID-19 και οι δημοτικοί κανονισμοί δίνουν ιδιαίτερη έμφαση σε αυτή τη διαδικασία.
Οι περισσότερες διαδικασίες πρόσβασης θα γίνουν κάπως έτσι: Πριν φύγουν από τα σπίτια τους, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να επαληθεύσουν ότι δεν αισθάνονται συμπτώματα μέσω ενός ελέγχου ευεξίας, πιθανώς μέσω μιας εφαρμογής για κινητά ή ενός εργαλείου επιστροφής στην εργασία, όπως το Zoho BackToWork.Στη συνέχεια, θα πρέπει να προχωρήσουν σε μια περιοχή ελέγχου κατά την άφιξή τους, όπου θα μετρηθούν οι θερμοκρασίες τους πριν τους επιτραπεί η πρόσβαση στον χώρο εργασίας τους.Αυτή η πρόσβαση θα παραχωρηθεί τότε μόνο εάν ο υπάλληλος έχει έγκυρη κράτηση σε αναμονή στο σύστημα.Εάν αυτό δεν είναι πρόβλημα, ο υπάλληλος θα έχει πρόσβαση στο γραφείο χρησιμοποιώντας μια έξυπνη κάρτα ή παρόμοιο διακριτικό που χρησιμοποιείται για την επιβεβαίωση της ώρας εισόδου και εξόδου, καθώς και όπου ο εργαζόμενος θα περάσει το μεγαλύτερο μέρος της εργάσιμης ημέρας.
Ειδικά στην αρχή, η αποτυχία εκπλήρωσης οποιασδήποτε από αυτές τις απαιτήσεις πιθανότατα θα έχει ως αποτέλεσμα την αποστολή σας στο σπίτι, επομένως είναι σημαντικό να συνεργαστείτε με την ομάδα RTW του εργοδότη σας για να βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε πλήρως τη διαδικασία και έχετε όλες τις απαιτούμενες εφαρμογές και διακριτικά.
Ανησυχίες μετακίνησης
Κατά ειρωνικό τρόπο, μια από τις πιο προβληματικές ανησυχίες του RTW για τους υπαλλήλους δεν είναι το γραφείο, αλλά η πρόσβαση στο γραφείο.Η μετακίνηση στη δουλειά με το δικό σας αυτοκίνητο είναι ένα πράγμα, αλλά η χρήση των μέσων μαζικής μεταφοράς, μια αναπόφευκτη κατάσταση σε πολλές τοποθεσίες, έχει ανησυχήσει πολύ πολλούς υπαλλήλους.Μετά από σχεδόν ένα χρόνο γενικής απομόνωσης, θα χρειαστεί πειστικό για πολλούς υπαλλήλους να επιστρέψουν στις καθημερινές τους μετακινήσεις με τρένο, λεωφορείο ή μετρό.
"Οι εργοδότες έχουν κάνει καλή δουλειά διασφαλίζοντας ότι τα γραφεία είναι ασφαλή και απολυμαίνονται με πρωτόκολλα για να διατηρούνται έτσι. Αλλά δεδομένου ότι τα δημόσια μέσα μεταφοράς παραμένουν ο πρωταρχικός τρόπος για να φτάσουν οι εργαζόμενοι στο γραφείο, η ασφάλεια είναι μια εντελώς νέα πρόκληση", δήλωσε ο Dave Bryant, αντιπρόεδρος πρόεδρος στοOne Workplace(Opens in a new window), μια κορυφαία εταιρεία εμπορικών εσωτερικών χώρων στην περιοχή Bay. «Η παροχή εναλλακτικών λύσεων και ασφαλέστερων τρόπων στους εργαζομένους για να φτάσουν στη δουλειά, όπως εταιρικά λεωφορεία και υπηρεσίες κοινής χρήσης διαδρομής, που διαθέτουν πρωτόκολλα καθαρισμού, είναι επιλογές που θα πρέπει να εξετάσουν οι εργοδότες να μεταφέρουν τους εργαζομένους από και προς την εργασία τους με ασφάλεια».
"Το Space-as-a-Service(Opens in a new window) (SPaaS) είναι μια ανοδική τάση που επιτρέπει σε πολλές εταιρείες να προσαρμόζουν τους μικρότερους χώρους γραφείων που βρίσκονται πιο κοντά στο σημείο που ζουν οι υπάλληλοί τους", λέει ο Bryant.Η τοποθέτηση νέου χώρου πιο κοντά σε αυτούς τους κόμβους εργαζομένων όχι μόνο θα μειώσει τους χρόνους μετακίνησης, σύμφωνα με τον Bryant, αλλά θα αλλάξει και τις απαιτήσεις μετακίνησης και θα παρέχει ένα ασφαλές μέρος μακριά από το μεγαλύτερο γραφείο, όταν η εργασία δεν απαιτεί από τους υπαλλήλους να είναι εκεί.
Και πάλι, εάν θέλετε να επιστρέψετε στην εργασία σας, αντιμετωπίστε αυτό το ζήτημα με τον εργοδότη σας και δείτε εάν κάποια από αυτές τις λύσεις μπορεί να λειτουργήσει για την εταιρεία σας.
Περιμένετε Νέα Τεχνολογία
Αναφέραμε τη νέα τεχνολογία ελέγχου πρόσβασης παραπάνω, αλλά για πολλούς υπαλλήλους, αυτή δεν θα είναι η μόνη νέα τεχνολογία που θα συναντήσουν όταν επιστρέφουν στο γραφείο κατά τη διάρκεια της πανδημίας.Για παράδειγμα, η Cisco λέει ότι εξέτασε προσεκτικά τι σημαίνει επιστροφή στην εργασία για τους υπαλλήλους στα γραφεία της.
«Αυξήσαμε τον αριθμό των αισθητήρων που διαθέτουμε στο υλικό της αίθουσας συνεδριάσεων», δήλωσε ο Jeetu Patel, SVP και τμήμα ασφάλειας και εφαρμογών της GM στη Cisco.Είπε ότι η εταιρεία προσθέτει διάφορους αισθητήρες στο υλικό της λύσης συνεδρίων, «που μπορούν να ανιχνεύσουν τον αριθμό των συμμετεχόντων σε ένα δωμάτιο, να μετρήσουν τα επίπεδα θερμοκρασίας και υγρασίας και ακόμη και να μετρήσουν την ποιότητα του αέρα».Η Cisco και οι εργοδότες όπως αυτή θα συλλέγουν αυτού του είδους τα δεδομένα των εγκαταστάσεων με νέους τρόπους και ειδικά για τους σκοπούς της διασφάλισης ότι οι εργαζόμενοι παραμένουν ασφαλείς όσο βρίσκονται στο χώρο.
Τα Webex Room Navigators (Ανοίγει σε νέο παράθυρο) της Cisco, τα οποία είναι πάνελ αφής γραφείου που παρέχουν άμεσες συνδέσεις με βιντεοδιασκέψεις, χειριστήρια δωματίων, κοινή χρήση περιεχομένου και κράτηση δωματίου ενεργοποιούνται πλέον με φωνή. "Μπορείς απλά να μπεις σε ένα δωμάτιο και να πεις "Γεια σου Webex, θα συμμετάσχω στη συνάντηση". Το σύστημα διαθέτει χειριστήρια εγγύτητας που θα μπορούν να αναγνωρίζουν τους συμμετέχοντες [μέσω των] smartphone τους χρησιμοποιώντας υπερήχους."είπε ο Πατέλ.
Προσθέτει ότι η μετακίνηση προς τους φωνητικούς βοηθούς στο γραφείο έχει πλέον το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι είναι μια πιο υγιεινή λύση, καθώς λιγότερες επιφάνειες πρέπει να αγγίζονται φυσικά.Και, φυσικά, υπάρχουν πολλά πρόσθετα πλεονεκτήματα που θα συνεχίσουν να βοηθούν τους εργαζόμενους ακόμα και μετά την πανδημία, όπως η έξυπνη κράτηση δωματίου, η ρύθμιση φωτισμού και περσίδων, καθώς και η αυτόματη πρόσβαση σε έξυπνες οθόνες και άλλη τεχνολογία συνδιάσκεψης.
Επανεξέταση των οφελών των εργαζομένων
Τα προνόμια και τα οφέλη των εργαζομένων είναι σημαντικοί παράγοντες για τους υπαλλήλους που εξετάζουν μια θέση εργασίας ή έναν χώρο εργασίας έναντι μιας άλλης.Σε περιόδους πριν από τον COVID, τα προνόμια όπως δωρεάν γεύματα και σνακ, ανοιχτά σαλόνια, συνδρομές στο γυμναστήριο, καθώς και χαρούμενες ώρες και εκδρομές στην εταιρεία, βοήθησαν στην προσέλκυση εργαζομένων και ακόμη και να τους κρατήσουν στα γραφεία περισσότερο.Αυτά τα προνόμια και τα προνόμια μπορεί να μην είναι πλέον τόσο δελεαστικά ή λογικά για απομακρυσμένους εργαζόμενους ή υπαλλήλους που επιστρέφουν στα γραφεία.
«Η στροφή πίσω στον φυσικό χώρο εργασίας φέρνει ορισμένες σημαντικές σκέψεις σχετικά με τα είδη των προνομίων και των παροχών που προσφέρουν οι εργοδότες στους ανθρώπους τους», λέει ο Jordan Peace, συνιδρυτής και Διευθύνων Σύμβουλος της Fringe, (Opens in a new window) μιας εταιρείας παροχών στον τρόπο ζωής.
"Μήνες απομακρυσμένης εργασίας ανάγκασαν τις εταιρείες να ξανασκεφτούν τους τύπους των παροχών που προσφέρουν στους υπαλλήλους. Πολλά προνόμια εντός του γραφείου, όπως συνδρομές στο γυμναστήριο, τραπέζια πινγκ πονγκ ή γεύματα με τροφοδοσία έχουν βασικά ξεπεραστεί σε μια νύχτα", λέει η Peace.Στη θέση τους έχει προκύψει μια νέα κατηγορία, αυτή των lifestyle perks.Αυτού του είδους τα προνόμια στοχεύουν στην ανακούφιση των προβλημάτων που αντιμετωπίζουν πολλοί εργαζόμενοι ως αποτέλεσμα της εργασίας από το σπίτι.Γενικά παίρνουν τη μορφή μιας ψηφιακής αγοράς, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να επιλέξουν από εφαρμογές ή υπηρεσίες που καλύπτουν τις άμεσες ανάγκες τους για πράγματα όπως εικονική διδασκαλία ή παράδοση φαγητού.
Η Peace είπε ότι μια έρευνα με χρήστες Fringe (Ανοίγεται σε νέο παράθυρο) διαπίστωσε ότι το 80 τοις εκατό των εργαζομένων ένιωσαν ότι η εποχή της απομακρυσμένης εργασίας άλλαξε οριστικά τον τρόπο με τον οποίο βλέπουν τα οφέλη. Το 84 τοις εκατό είπε ότι πιστεύει ότι τα προνόμια του τρόπου ζωής θα είναι πιο πολύτιμα σε έναν κόσμο μετά την COVID-19 από τα προνόμια και τις ανέσεις στο γραφείο, ακόμη και μετά την επιστροφή στο γραφείο.
Ενώ η Fringe βοηθά τις εταιρείες να εφαρμόσουν αυτού του είδους το πρόγραμμα ως υπηρεσία, πολλές επιχειρήσεις θα αντιμετωπίσουν πρόκληση για το πώς να προσφέρουν αυτού του είδους τα προνόμια πανδημίας στους υπαλλήλους τους.Ένας εξαιρετικός τρόπος για να συμμετάσχετε στις προσπάθειες RTW της εταιρείας σας είναι να συνεργαστείτε με το ανθρώπινο δυναμικό και άλλους υπαλλήλους για να προσδιορίσετε ποια αποτελεσματικά οφέλη μπορεί να είναι οι λύσεις στην περιοχή σας και στη συνέχεια να επεξεργαστείτε ένα σχέδιο για το πώς να τις παραδώσετε.
Η επικοινωνία είναι το κλειδί
Τα περισσότερα εργαλεία και πλατφόρμες λογισμικού RTW δίνουν μεγάλη έμφαση στην επικοινωνία των εργαζομένων.Εξάλλου, οι εταιρείες που επιστρέφουν στην εργασία αντιμετωπίζουν σημαντικές αλλαγές σε σχεδόν κάθε πτυχή του τρόπου λειτουργίας τους.Αυτό δεν μπορεί να επιτευχθεί απλά με την αποστολή σημειώσεων.Οι εργοδότες πρέπει να ενθαρρύνουν ενεργές συζητήσεις μεταξύ των διευθυντών και των εργαζομένων για να κάνουν αυτή τη μετάβαση επιτυχημένη και ασφαλή.Αυτό σημαίνει επίσης νέα επίπεδα συμμετοχής από τους εργαζομένους, ωστόσο.
Ακόμη και με πολλά νέα κανάλια επικοινωνίας ανοιχτά, συμπεριλαμβανομένων νέων διαδικτυακών συσκέψεων, καθώς και εφαρμογών ανταλλαγής μηνυμάτων ομάδας και παρόμοια μέτρα, πολλοί υπάλληλοι εξακολουθούν να κάθονται πίσω και απλώς να "συλλέγουν" νέες πληροφορίες χωρίς να συμμετέχουν στις γύρω συζητήσεις.Εάν είστε στη σύντομη λίστα για να επιστρέψετε στο γραφείο σας, αξίζει να εμπλακείτε σε αυτές τις συνομιλίες.Αυτό σημαίνει όχι μόνο να μιλάτε ανοιχτά, αλλά να μιλάτε συχνά για θέματα που ίσως είχατε αποφύγει στο παρελθόν.Ένα βασικό παράδειγμα είναι η ψυχική υγεία.
"Οι ηγέτες των επιχειρήσεων πρέπει να αποδεχτούν ότι νέοι πολιτιστικοί κανόνες θα προκύψουν από αυτήν την κρίση. Πολλές από τις προσαρμογές μέχρι στιγμής έχουν δείξει την ανθεκτικότητα των εργαζομένων και των οργανισμών να προσαρμοστούν στην αλλαγή. Αλλά ένα δύσκολο ερώτημα που πρέπει ακόμα να απαντήσουμε είναι πώς γίνονται αυτές οι αλλαγές στο το εργασιακό μας περιβάλλον επηρεάζει την ψυχική υγεία των εργαζομένων μας; Πώς τα πάνε ως άνθρωποι; Και αυτό θα χρειαστεί κάποια πραγματική παρακολούθηση και σύνδεση", λέει ο Mike Bokina, Αντιπρόεδρος και Επικεφαλής Ανθρώπινου Δυναμικού, Siemens ΗΠΑ (Ανοίγει σε ένα νέο παράθυρο). "Πρέπει να συνεχίσουμε να αντιμετωπίζουμε την ανθρώπινη πτυχή αυτής της κρίσης, όχι μόνο την οικονομική πτυχή. Τι χρειάζονται οι εργαζόμενοι; Τα πολιτισμικά πρότυπα αλλάζουν και οι φωνές των εργαζομένων πρέπει να είναι μέρος αυτού."
Οι αβέβαιοι καιροί κάνουν την επικοινωνία με τους υπαλλήλους πιο κρίσιμη από ποτέ, αλλά αυτή η συζήτηση πρέπει να πάει και προς τις δύο κατευθύνσεις.Πέρα από τις τακτικές συνεδριάσεις και τα εικονικά δημαρχεία, η διατήρηση των συνδέσεων ένας προς έναν με ένα κατανεμημένο εργατικό δυναμικό μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση της αφοσίωσης των εργαζομένων, η οποία έχει μειωθεί κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου απομακρυσμένης εργασίας.
«Για εμάς στη Siemens USA, η οποία έχει 50.000 υπαλλήλους, αυτό σήμαινε διαφάνεια σε θέματα που κυμαίνονται από την υγεία των εργαζομένων, την υγεία του οργανισμού και των επιχειρήσεων έως την υγεία των κοινοτήτων στις οποίες δραστηριοποιείται η Siemens».είπε η Μποκίνα.
Η ενθάρρυνση αυτού του είδους των συζητήσεων, ακόμα κι αν είναι μόνο με άλλους υπαλλήλους, είναι ένα σημαντικό νέο στοιχείο για την ασφαλή επιστροφή στην εργασία.Εάν δυσκολεύεστε να βρείτε το κατάλληλο φόρουμ στον οργανισμό σας για να πραγματοποιήσετε αυτές τις ομιλίες, σκεφτείτε να συνεργαστείτε με το HR για να δημιουργήσετε ένα.Τόσο ο εργοδότης όσο και οι συνάδελφοί σας θα ωφεληθούν.
