Sitemap

Οι ειδικοί λατρεύουν να λένε ότι οι συναντήσεις σκοτώνουν την παραγωγικότητα.Σίγουρα μπορούν, αλλά δεν χρειάζεται.Όταν προγραμματίζετε μόνο τις απαραίτητες συναντήσεις και κάνετε την επιλογή ώρας και ημερομηνίας ανώδυνη, οι συναντήσεις είναι πιο παραγωγικές.Όταν προετοιμάζετε μια ατζέντα εκ των προτέρων και αναθέτετε σε κάποιον να κρατήσει σημειώσεις, το περιεχόμενο των συναντήσεων θα είναι πιο στοχευμένο.Εάν διευκολύνετε τη συμμετοχή και τη συμμετοχή των ατόμων, η σύσκεψη μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική.Στη συνέχεια, η σύσκεψη μπορεί να διεξαχθεί σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα της ημερήσιας διάταξης και ίσως ακόμη και να ολοκληρώσετε νωρίς.Οι άνθρωποι εκτιμούν όταν συμβαίνει αυτό γιατί στέλνει ένα μήνυμα ότι ο χρόνος τους είναι πολύτιμος.

Ενώ η εκτέλεση μιας αποτελεσματικής συνάντησης βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στους ανθρώπους, απαιτεί επίσης τις κατάλληλες εφαρμογές και εξοπλισμό για τη διευκόλυνσή της.Οι 14 εφαρμογές και εργαλεία που αναφέρονται εδώ έχουν σχεδιαστεί όλα για να κάνουν τις συσκέψεις πιο ομαλές και παραγωγικές.

Εφαρμογές για προγραμματισμό συσκέψεων

Για να μπορέσετε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση, πρέπει να την προγραμματίσετε.Το να ζητάτε μια συνάντηση με ένα email και μια λίστα με τις ώρες είναι αναποτελεσματικό, ακόμα κι αν συναντάτε μόνο ένα άτομο.Οι εφαρμογές προγραμματισμού συσκέψεων σάς προσφέρουν καλύτερα εργαλεία, όπως έρευνες, διαδικτυακές φόρμες προγραμματισμού και Slack bots, έτσι ώστε όλοι οι καλεσμένοι σε μια σύσκεψη να μπορούν να επιλέξουν συλλογικά την καλύτερη ώρα για αυτό.

Διορίστε.λυ

Το Appoint.ly (Ανοίγει σε νέο παράθυρο) είναι μια απλή υπηρεσία κράτησης συσκέψεων για τον προγραμματισμό ενός προς έναν.Δημιουργείτε μια σελίδα κράτησης που μοιράζεστε με πελάτες ή οποιονδήποτε άλλον που μπορεί να χρειαστεί να ζητήσει συνάντηση μαζί σας.Η σελίδα κράτησής σας παρέχει στον αιτούντα σύσκεψη επιλογές για τον τύπο της συνάντησης που θέλει, όπως μια εισαγωγική κλήση διάρκειας 10 λεπτών ή μια ωριαία προπόνηση.Στη συνέχεια, με βάση τη διαθεσιμότητά σας, ζητούν μια ημερομηνία και ώρα που μπορείτε να εγκρίνετε, να ζητήσετε τροποποίηση ή να απορρίψετε.Το Appoint.ly είναι μια απλή και απλή εφαρμογή προγραμματισμού ειδικά για συναντήσεις one-on-one.

Calendly

Το Calendly (Ανοίγει σε νέο παράθυρο) είναι ένα εργαλείο που βοηθά μεμονωμένα άτομα, καθώς και ομάδες, να προγραμματίζουν συναντήσεις.Περιλαμβάνει επιλογές που εξυπηρετούν διαφορετικούς τύπους συναντήσεων και ανάγκες.Για παράδειγμα, δημιουργείτε τύπους συσκέψεων, όπως τηλεφωνική ενημέρωση 10 λεπτών και συνέντευξη πολυμέσων 30 λεπτών.Στη συνέχεια, όταν κάποιος θέλει να συναντηθεί μαζί σας, μπορεί να επιλέξει τον τύπο συνάντησης που θέλει και να επιλέξει ένα διαθέσιμο χρονικό διάστημα.Ένα άλλο παράδειγμα: Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια επιχείρηση στην οποία οποιοσδήποτε από ένα συγκεκριμένο τμήμα μπορεί να δεχτεί μια συνάντηση που ζητά ένας πελάτης.Το Calendly μπορεί να εκχωρήσει αυτόματα την πρόσκληση σε σύσκεψη σε όποιον είναι διαθέσιμος από την ομάδα.Η εφαρμογή υποστηρίζει επίσης μεμονωμένες ιστοσελίδες προγραμματισμού, όπου οι άνθρωποι μπορούν να ζητήσουν μια συνάντηση μαζί σας με βάση τη διαθεσιμότητά σας.Είναι μια ισχυρή εφαρμογή για προγραμματισμό, σχεδιασμένη για να καλύψει μια ποικιλία αναγκών.

Doodle.com

Το Doodle.com είναι ένας δωρεάν ιστότοπος και εφαρμογή για κινητά με επιλογή Premium που σας βοηθά να προγραμματίζετε συσκέψεις με έναν από τους τρεις τρόπους.Αρχικά, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ηλεκτρονική δημοσκόπηση με ημερομηνίες και ώρες συναντήσεων. στείλτε το σε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη και το Doodle επισημαίνει την καλύτερη επιλογή καθώς οι άνθρωποι απαντούν.Δεύτερον, το Doodle προσφέρει επίσης προσωπικό προγραμματισμό συσκέψεων, που σημαίνει ότι το χρησιμοποιείτε για να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο όπου οι άνθρωποι μπορούν να βλέπουν πότε είστε διαθέσιμοι και να ζητούν συνάντηση μαζί σας σε μία από τις ανοιχτές θέσεις.Τέλος, υπάρχει ένα Doodle bot για το Slack (Ανοίγει σε νέο παράθυρο) που σας επιτρέπει να κάνετε δημοσκόπηση στους συναδέλφους σας για μια ώρα συνάντησης χωρίς να φύγετε από την εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων της ομάδας σας.

Αποψη

Το Outlook, που πωλείται ως μέρος του Microsoft Office, μπορεί να σας φανεί ως το de facto λογισμικό γραφείου για τον προγραμματισμό συναντήσεων σε επιχειρηματικό περιβάλλον.Όταν όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη ανήκουν στον ίδιο οργανισμό και χρησιμοποιούν όλοι το Microsoft Office, τότε το Outlook είναι το κατάλληλο εργαλείο για τον προγραμματισμό.Μπορείτε να βρείτε μια ώρα και ημερομηνία συνάντησης που να είναι κατάλληλη για όλους με βάση τη διαθεσιμότητα που έχουν ορίσει στα ημερολόγιά τους.Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κράτηση για μια αίθουσα συνεδριάσεων και να βάλετε τη σύσκεψη στο ημερολόγιο, όλα στο Outlook.Ωστόσο, δεν είναι απαραίτητα ο καλύτερος προγραμματιστής συσκέψεων όταν πρέπει να οργανώσετε μια συνάντηση μεταξύ ατόμων που δεν είναι όλοι χρήστες του Outlook.

Ράλι

Το Rally (Ανοίγει σε νέο παράθυρο) είναι λογισμικό συλλογικού προγραμματισμού, που σημαίνει ότι έχει σχεδιαστεί για χρήση από ομάδες.Ένας άλλος τρόπος για να το περιγράψετε είναι να πείτε ότι είναι μια εφαρμογή δημοσκοπήσεων όπου η δημοσκόπηση αφορά το πότε μπορούν να συναντηθούν όλοι.Ενώ το Doodle.com προσφέρει την ίδια υπηρεσία, το Rally έχει ελαφρώς διαφορετική εμφάνιση και είναι πιο γρήγορο στη χρήση, αν το χρειάζεστε μόνο μια στο τόσο, επειδή δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε λογαριασμό.Ωστόσο, πρέπει να εισαγάγετε μια διεύθυνση email.

FreeBusy

Το FreeBusy (Ανοίγει σε νέο παράθυρο) είναι μια εφαρμογή προγραμματισμού συσκέψεων για επιχειρήσεις.Παρόμοια με το Calendly και το Doodle.com, κάνει λίγο από τα πάντα, δίνοντάς σας τρόπους να αυτοματοποιήσετε τον προγραμματισμό συναντήσεων ένας προς έναν καθώς και να βρείτε την καλύτερη στιγμή για μια ομάδα ανθρώπων να συναντηθούν.Ενσωματώνεται επίσης με το λογισμικό τηλεδιάσκεψης για αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων όπως ο σύνδεσμος και το αναγνωριστικό της σύσκεψης κατά περίπτωση.

Υφαντός

Το Woven (Ανοίγει σε νέο παράθυρο) είναι λογισμικό προγραμματισμού που έχει κατασκευαστεί και αποτελεί μέρος μιας μεγαλύτερης εφαρμογής ημερολογίου.Παρόμοια με ορισμένες από τις άλλες εφαρμογές που αναφέρθηκαν, περιλαμβάνει δημοσκοπήσεις για την εύρεση της καλύτερης ώρας για συνάντηση μιας ομάδας συναδέλφων.Το Woven διαθέτει επίσης προσωπικές σελίδες προγραμματισμού που μπορείτε να μοιραστείτε με πελάτες και συναδέλφους που τους επιτρέπουν να ζητήσουν χρόνο για να συναντηθούν μαζί σας.

Εφαρμογές για τηλεδιάσκεψη

Πλέον πραγματοποιούνται τόσες πολλές συναντήσεις που είναι απολύτως απαραίτητο να έχετε μια εφαρμογή για τηλεδιάσκεψη.Οι καλύτερες υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης είναι αξιόπιστες, πράγμα που σημαίνει ότι οι κλήσεις σας παραμένουν άθικτες ακόμα και αν η σύνδεση κάποιου είναι προβληματική και διαθέτουν άφθονα εργαλεία για συνεργασία ενώ συναντιέστε.Αυτά τα εργαλεία περιλαμβάνουν κοινή χρήση οθόνης και λευκούς πίνακες, κουτιά συνομιλίας, καθώς και επιλογές για επόπτες, όπως η δυνατότητα να μεταβιβάσουν τον έλεγχο σε άλλο άτομο ή να θέσουν σε σίγαση τους συμμετέχοντες ενώ ένα άτομο μιλάει.

Το PCMag έχει τρεις επιλογές από την επιλογή Editors μεταξύ του λογισμικού τηλεδιάσκεψης: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings και Zoom.

ClickMeeting

Το ClickMeeting είναι μια εξαιρετική επιλογή τηλεδιάσκεψης για μικρές επιχειρήσεις, ειδικά εκείνες που φιλοξενούν πολλά μικρά διαδικτυακά σεμινάρια.Ωστόσο, μπορείτε να έχετε μόνο τέσσερις ενεργές ροές βίντεο ανά σύσκεψη.Αυτή η εφαρμογή μπορεί να ενσωματωθεί με το ημερολόγιο του Microsoft Outlook και υπάρχει μια προσθήκη Chrome για σύνδεση στο ημερολόγιο Google.

Συναντήσεις Cisco Webex

Το Cisco Webex Meetings είναι μια υπηρεσία τηλεδιάσκεψης που είναι εύκολη στη χρήση και περιλαμβάνει ορισμένες λειτουργίες που δεν θα βρείτε σε ανταγωνιστές.Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε μια κλήση που σας καλεί αντί να σας αναγκάσει να καλέσετε.Τα προγράμματα επί πληρωμή ξεκινούν από 13,50 $ το μήνα, η οποία είναι μια ελκυστική τιμή για τις μικρές επιχειρήσεις.Εάν χρησιμοποιείτε τη δωρεάν έκδοση της εφαρμογής, Webex Meetings Free, μπορείτε να έχετε βιντεοσυνεδριάσεις τριών ατόμων τη φορά.Το δωρεάν πρόγραμμα περιλαμβάνει επίσης κοινή χρήση επιτραπέζιων υπολογιστών και εγγράφων, λειτουργία λευκού πίνακα, βίντεο τυπικής ποιότητας και 250 MB αποθηκευτικού χώρου στο cloud.

Συνάντηση ζουμ

Το Zoom Meeting, που μερικές φορές απλώς ονομάζεται Zoom, είναι μια από τις πιο αξιόπιστες υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης που θα βρείτε.Όταν η εταιρεία ανέπτυξε το προϊόν, εστίασε πρώτα στο να διασφαλίσει ότι οι κλήσεις σας παραμένουν καθαρές και συνδεδεμένες.Υποστηρίζει βίντεο και ήχο HD.Μπορείτε να λάβετε δακτυλογραφημένες μεταγραφές κλήσεων που εγγράφετε ως βίντεο.Επιπλέον, οποιοσδήποτε μπορεί να χρησιμοποιήσει το βασικό προϊόν δωρεάν και οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να αγοράσουν προγράμματα σε λογικές τιμές που ενισχύουν τις δυνατότητες ξεκινώντας από 14,99 $ ανά μήνα ανά κεντρικό υπολογιστή.Με έναν δωρεάν λογαριασμό, μπορείτε να φιλοξενήσετε έως και 100 άτομα σε μια κλήση και μπορείτε να δείτε έως και 49 άτομα σε μια προβολή σε στυλ γκαλερί.Οι ομαδικές κλήσεις για δωρεάν χρήστες περιορίζονται στα 40 λεπτά, αλλά οι κλήσεις μία προς έναν μπορεί να διαρκέσουν όσο χρειάζεστε.Αν και είναι δύσκολο να ποσοτικοποιηθεί και να συγκριθεί η απόδοση των συστημάτων τηλεδιάσκεψης, η σταθερότητα είναι το θεμέλιο της φήμης του Zoom, και αυτό φαίνεται.

Κρατάω σημειώσεις

Πολλές συναντήσεις επωφελούνται από το να κρατούν σημειώσεις από κάποιον.Όταν έχετε σημειώσεις σύσκεψης, 1) έχετε ένα αρχείο για το τι συνέβη στη σύσκεψη, 2) μπορείτε να τις μοιραστείτε με άτομα που δεν μπόρεσαν να παρευρεθούν και 3) καταλήγετε να αναγκάζεστε να είστε ξεκάθαροι σχετικά με τυχόν επακόλουθες εργασίες που πρέπει να γίνει.Για ορισμένα είδη συναντήσεων, όπως συνεντεύξεις με δημοσιογράφους, μια εξαιρετική εφαρμογή λήψης σημειώσεων θα σας επιτρέψει να καταγράψετε και τον ήχο, ώστε να μπορείτε να τον μεταγράψετε αργότερα και να έχετε μια τέλεια πηγή για να ελέγξετε τι ειπώθηκε.Ακολουθούν μερικές εφαρμογές που μπορούν να σας βοηθήσουν να κρατάτε αποτελεσματικές σημειώσεις συσκέψεων.

Evernote

Το Evernote είναι μια ισχυρή εφαρμογή για τη λήψη σημειώσεων.Διαθέτει ενσωματωμένη λειτουργία εγγραφής ήχου, ώστε να μπορείτε να ηχογραφήσετε μια ολόκληρη συνάντηση σημειώνοντας ταυτόχρονα δακτυλογραφημένες ιδέες, ακριβώς στο ίδιο αρχείο.Η λειτουργία κάμερας σάς επιτρέπει να τραβήξετε μια φωτογραφία ενός λευκού πίνακα από τη σύσκεψή σας και να την ανεβάσετε στην εφαρμογή, όπου το Evernote κάνει στη συνέχεια την αναζήτηση του κειμένου χρησιμοποιώντας OCR.Εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί το Evernote για επιχειρήσεις, τότε μπορείτε εύκολα να κάνετε τις σημειώσεις συσκέψεων προσβάσιμες σε όλους τους συμμετέχοντες, ώστε να μπορούν να τις προσθέτουν και να έχουν ένα αντίγραφο στη συνέχεια.

Ούγκω

Το Hugo.team (Ανοίγει σε νέο παράθυρο) είναι μια σχετικά νέα εφαρμογή που έχει σχεδιαστεί για να βοηθά τις ομάδες να λαμβάνουν σημειώσεις συσκέψεων, καθώς και να τις κοινοποιούν και να τις παρακολουθούν κατάλληλα.Ο Hugo σας ωθεί να δημιουργήσετε μια ατζέντα, να σημειώσετε σημαντικές ιδέες και πληροφορίες από συναντήσεις και να μετατρέψετε τα στοιχεία δράσης σε εργασίες.Η εφαρμογή συνδέεται με άλλα συστήματα διαχείρισης εργασιών, όπως τα Asana, Trello και Jira, επιτρέποντάς σας να προωθήσετε αυτές τις εκκρεμότητες στις εφαρμογές που χρησιμοποιεί ήδη η ομάδα σας.Είναι δωρεάν για έως και 30 άτομα, με μια έκδοση Pro (399 $ το μήνα) που προσθέτει υποστήριξη για περισσότερα μέλη της ομάδας και λειτουργίες, όπως λεπτομερείς αναφορές και ανάλυση ημερολογίου.

Microsoft OneNote

Το Microsoft OneNote μοιράζεται πολλές δυνατότητες με το Evernote—μια συσκευή εγγραφής ήχου, κάμερα κ.λπ.—αλλά είναι πιο κατάλληλο για άτομα που χρησιμοποιούν άλλα προϊόντα του Office επειδή ενσωματώνεται στενά με αυτά.Εάν διαθέτετε επαγγελματικό λογαριασμό Microsoft, για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ειδική δυνατότητα στο OneNote που σας δείχνει τις επερχόμενες συσκέψεις που αναφέρονται στο Outlook, ώστε να μπορείτε να γράφετε ατζέντα για αυτές ή να κάνετε άλλες σημειώσεις για αυτές.Μια άλλη δυνατότητα που ονομάζεται Digital Ink σάς επιτρέπει να σχεδιάζετε διαγράμματα και εικόνες χρησιμοποιώντας μια γραφίδα σε υποστηριζόμενες συσκευές.Είναι επίσης εύκολο να μοιράζεστε σημειώσεις που τραβάτε πριν, κατά τη διάρκεια ή μετά από μια συνάντηση με άλλα άτομα στον οργανισμό σας.

Minutes.io

Το Minutes.io(Opens in a new window) (δωρεάν) προορίζεται ρητά για τη λήψη πρακτικών συνεδρίασης.Σας δίνει ένα πρότυπο για να γράψετε όλες τις λεπτομέρειες για το τι συμβαίνει κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, όπως ποιος είπε τι, ποιες υποσχέσεις δόθηκαν και ποιες προθεσμίες αποφασίστηκαν.Το Minutes.io χρησιμοποιεί πλήκτρα πρόσβασης σε αφθονία, ώστε μόλις τα μάθετε, να μην χρειάζεται να σηκώνετε τα δάχτυλά σας ενώ πληκτρολογείτε.Εκτελείται σε πρόγραμμα περιήγησης και λειτουργεί τόσο online όσο και εκτός σύνδεσης.Στο τέλος μιας σύσκεψης, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε τις διευθύνσεις email των ατόμων στο αρχείο για να το μοιραστείτε με όλους τους συμμετέχοντες.Όταν σας ζητηθεί να κρατήσετε επίσημες σημειώσεις για μια σύσκεψη απροσδόκητα, το minutes.io ξεκινά γρήγορα και λειτουργεί καλά, δίνοντάς σας ένα πρότυπο για την εργασία που έχετε στη διάθεσή σας.