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"Welches Tool hilft mir, mein wachsendes Geschäft besser zu verwalten?"Ein Leser namens Rafael schrieb mir letzten Monat, um diese Frage zu stellen.Er hatte über einige der besten Projektmanagement-Tools, Arbeitsmanagement-Software, Kommunikationsprogramme und all die anderen Produktivitäts-Apps gelesen, die einen Geschäftsboom auslösen sollten.Aber er konnte nicht ganz herausfinden, welches am besten für die Verwaltung seiner Arbeit geeignet wäre.

„Ich habe gerade angefangen, für eine kleine Immobilien-Investmentfirma zu arbeiten“, schrieb er, „und sie brauchen wirklich, wirklich Hilfe bei der Automatisierung ihrer Prozesse. Sie verwalten Dinge hauptsächlich per E-Mail (argh!) und mit Expansionsplänen ist es keine skalierbare Struktur an diesem Punkt. Ich habe darüber nachgedacht, entweder Asana oder Teamwork Projects zu verwenden, um den Betrieb zu rationalisieren, und wollte Ihren Beitrag. Um Ihnen eine Perspektive zu geben, besteht das Team aus fünf internen Mitarbeitern, die mit Investoren zusammenarbeiten, um Immobilien zu kaufen und zu verkaufen."

Rafael erklärte weiter, dass er jede Immobilie als „Projekt“ betrachte und in der Lage sein wolle, für jede Immobilie eine Aufgabenliste zu erstellen, die den Mitarbeitern nach Bedarf zugewiesen werde.Die Organisation verwaltet zwischen 150 und 200 "Projekte" gleichzeitig.Und von Zeit zu Zeit benötigen externe Akteure Einblick in den Prozess.

Er sagte auch, dass Flexibilität und Zusammenarbeit im Team von größter Bedeutung seien, wie dies in vielen Unternehmen der Fall sei.Aber er schien fest entschlossen zu sein, entweder Asana oder Teamwork Projects zu verwenden.Hier ist meine Antwort:

Kartendeck vs.Brettspiel

Stellen Sie sich Asana als Kartenspiel und Teamwork-Projekte als Brettspiel vor.Mit einem Kartenspiel können Sie ein Spiel spielen, das jemand anderes erstellt hat, oder Sie können Ihr eigenes Spiel erfinden.Bei einem Brettspiel kommt das Spiel mit Regeln, und Sie könnten sie biegen, wenn Sie wollten, aber im Allgemeinen ist das Brettspiel so konzipiert, dass Sie sich an die Regeln halten.

Meiner Erfahrung nach braucht Asana Zeit, um es richtig zu implementieren, aber letztendlich können Sie es verwenden, wie Sie möchten.Die ersten paar Tage werden für jeden, der lernt, das System zu benutzen, wirklich verwirrend sein.Der Grund dafür ist, dass Ihr Team die Regeln für die Verwendung festlegen muss.Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, Asana zu verwenden.

Nach ein paar Wochen sind die fünf Mitarbeiter hoffentlich mit an Bord und werden wohl zu diesem Zeitpunkt damit beginnen, ihre Regeln anzupassen.Asana nimmt Trial-and-Error.Es bedarf auch einer soliden Teamkommunikation, um sicherzustellen, dass alle das Tool auf die gleiche Weise nutzen.

Lassen Sie uns nun über Teamwork-Projekte sprechen.Auch Ihr Team wird einige Zeit brauchen, um sich an Teamwork-Projekte zu gewöhnen, aber aus einem anderen Grund.Die Leute werden alle Funktionen erkunden und zum ersten Mal Aufgaben eingeben.Ihr Team wird wahrscheinlich eine Reihe von Vorlagen erstellen, die es für den nächsten Verkauf oder Kauf wiederverwenden kann.Aber bei Teamwork-Projekten ist der Schlüssel, dass Sie jeden Immobilienkauf oder -verkauf als Projekt behandeln.

Projekte haben immer Enddaten, und in Ihrem Fall ist es das Abschlussdatum.Sie haben normalerweise Meilensteine, vielleicht einen Vertrag abzuschließen oder Geld auf ein Treuhandkonto zu bekommen.Und bei Projekten kommt es auf die Daten für diese Fristen und Meilensteine ​​an.Ich habe keine Ahnung, ob Fristen für Ihr Team wichtig sind oder nicht.Sagt Ihr Team Dinge wie „Lasst uns diese Immobilie bis zum 1. Oktober kaufen“ oder nur „Lasst uns diese Immobilie kaufen“, ohne zu wissen, wie lange es dauern wird?Wenn Sie feste Termine haben, ist Teamwork Projects wahrscheinlich besser.

Mit Projektmanagement-Tools wie Teamwork-Projekten können Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellen, sodass eine Aufgabe nicht ausgeführt werden kann, bis alle abhängigen Aufgaben ausgeführt werden.Wenn Sie beispielsweise erst nach Abschluss der Inspektion zum Vertrag gehen können, können Sie dies in Teamwork-Projekten einrichten.Mit Asana kann sich Ihr Team dafür entscheiden, nach dieser Regel zu spielen, aber sie wird nicht Teil des Systems selbst sein.Sie können beide Tools kostenlos verwenden, um sich ein Bild davon zu machen, wie sie funktionieren, und dann auf ein kostenpflichtiges Konto mit mehr Funktionen upgraden.

Auswahl eines Werkzeugs

Ich habe mich ein paar Wochen später bei Rafael erkundigt, ob er eine Entscheidung getroffen hat und wie das Tool für sein Team funktioniert.Er hatte sich entschieden, Teamwork-Projekte auszuprobieren.Das Verkaufsargument, sagte er, war die Fähigkeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu erstellen.Die Einrichtung dauerte erwartungsgemäß einige Zeit, aber Rafael hatte auch einige großartige Neuigkeiten zu verkünden:

„Eine erwähnenswerte Offenbarung ist, dass es ein Startup-Angebot von Teamwork Projects(Opens in a new window) gibt, bei dem sie Startups die Software für ein Jahr kostenlos zur Verfügung stellen!Raffael schrieb.

Zusätzliche Ressourcen

Entsprechende Ratschläge finden Sie unter 7 Wege zur Vereinfachung des Projektmanagements in Teamwork-Projekten und Verwendung von Asana im Unternehmen.

Weitere Empfehlungen für Business-Apps finden Sie unter Best Online Business Collaboration Software.