Organisieren Sie sich: Jason Shah, Gründer von Do.com, über produktivere Meetings

Wie viel Zeit verschwenden Sie in Meetings, weil die Leute, die sie leiten, nicht vorbereitet sind?Es gibt keine Tagesordnung.Kollegen kommen zu spät.Was besprochen wird, hat etwas mit Ihnen oder Ihrer Arbeit zu tun.Eine Stunde später haben Sie nichts getan, nichts gelernt und nichts beigetragen.Was war der Punkt?

Do.com zielt darauf ab, Menschen dabei zu helfen, bessere Meetings zu veranstalten, indem es ihnen die Ressourcen für deren Planung und Durchführung zur Verfügung stellt.In vielerlei Hinsicht ist es wie eine Checkliste mit Dingen, die vor, während und nach einem Meeting zu erledigen sind, um sicherzustellen, dass es für alle Beteiligten produktiv ist.

Bevor ich Jason Shah, Gründer und CEO von Do.com(Wird in einem neuen Fenster geöffnet) getroffen habe, haben wir per E-Mail nach einem geeigneten Datum und einer geeigneten Uhrzeit für ein Gespräch gesucht.Als wir uns einig waren, antwortete er: „Ich habe vor, Sie über Skype anzurufen, und ich werde Ihnen in Kürze eine Kalendereinladung zukommen lassen.“Einen Augenblick später traf tatsächlich eine Kalendereinladung ein.

Am Tag unseres Treffens erhielt ich über Shah eine E-Mail von Do.com.Darin fand ich eine Tagesordnung, klare Start- und Endzeiten für das Meeting, eine Liste der Personen, die am Telefon sein würden, und ihre Kontaktinformationen (in diesem Fall nur wir beide) und Links zu Hintergrundinformationen.All dies half uns, während des Anrufs auf den Punkt zu kommen, als Shah erklärte, was ein Meeting produktiv macht, seine Motivation für die Gründung von Do.com und wie sich die Art von Meetings zwischen Wissensarbeitern verändert.

Jill Duffy: Reden wir über Meetings und warum die Leute sie hassen.

Jason Schah

Jason Shah: Nach unseren Erkenntnissen nehmen die meisten Menschen an Meetings teil, auf die sie nicht vorbereitet sind.Es gibt keinen guten Grund, warum das Treffen stattfindet.Es gibt keine Agenda, die vorher verteilt wird.Die Leute kommen zu spät und jemand muss die Dinge noch einmal aufwärmen.Die Leute, die sie organisieren, denken nicht immer darüber nach, wer da sein muss, und so landen Sie bei großen Meetings, bei denen die Hälfte der Leute optional sind und vielleicht die Hälfte der Leute Kern [Teilnehmer] sind, also ist die Dynamik weg und es Produktivität verhindert.

Das läuft auf Zeitverschwendung für vielbeschäftigte Menschen hinaus.

Wenn Sie jemanden bitten, 30 Minuten lang in einem Raum zu sitzen und nichts zu erreichen, würden sie Sie für verrückt halten.Aber genau das tun Menschen am Arbeitsplatz millionenfach am Tag.

JD: Wie würden Sie ein produktives Meeting beschreiben?

JS: Man muss ein paar Schlüsselzutaten haben.Erstens muss es tatsächlich passieren müssen.Wenn etwas schnell per E-Mail erledigt werden kann, tun Sie dies.Aber wenn es ein Treffen sein muss, dann okay.

Vorbereitung ist der Schlüssel: Legen Sie fest, was besprochen werden soll, wer wofür verantwortlich ist, diese Art von Dingen, die zu konzentrierten Gesprächen führen.Während des Meetings: sich an [die Tagesordnung] halten, Zeit einhalten, Notizen machen und pünktlich beenden.

Auch der Zeitpunkt des Treffens spielt eine große Rolle.Viele Leute verwenden standardmäßig eine Stunde.Ich habe bemerkt, dass Sie sehr überlegt waren und 25 Minuten für dieses Gespräch vorgesehen haben.Ich denke, das ist eine gute Praxis.

Was nach dem Meeting passiert, ist ebenfalls entscheidend.Wenn Bob und Stacey sagen, dass sie eine neue Version eines Dia-Decks veröffentlichen werden, und Mark sagt, dass er Ihnen die Verkaufszahlen schicken wird, müssen sie das tatsächlich tun!Wir finden, dass die meisten Leute sagen: „Großartig! Gutes Treffen!“ und sie gehen und es gibt kein Follow-up.Und selbst wenn, passiert es zur falschen Zeit, was ein weiteres Meeting oder mehr unnötige Arbeit nach sich zieht.

Die Vorbereitung, die gute Durchführung des Meetings und die anschließende erfolgreiche Nachbereitung sind daher Schlüsselkomponenten eines guten Meetings.

JD: Projektmanagement-Tools und andere Arbeitsmanagement-Tools wurden entwickelt, um die Arbeit zu rationalisieren.Die Idee ist, weniger Meetings und (und weniger E-Mails) zu haben. Sie können sich gegenseitig Aufgaben und Fristen zuweisen, ohne sich darüber zu treffen.

JS: Ja.Auf Makroebene haben wir durch diese Tools hoffentlich weniger Meetings.

Wenn ich zum Beispiel sehe, dass Mockups auf Dropbox aktualisiert wurden, und ich denke, dass sie gut sind, muss ich mich nicht mit dem Designer treffen, um sie zu besprechen.Sie muss mich nicht einmal benachrichtigen.Ich kann einfach eine Nachricht abfeuern, die besagt: „Hey, ich habe die aktualisierten Dateien gesehen.“Mit etwas wie Slack kann ich jemandem schnell eine Frage stellen, ohne mich treffen zu müssen, um die Art der Frage zu besprechen.

Früher wollten die Leute weniger Technik, weil es zum Beispiel schwierig war, den Dongle für den Monitor zu bekommen, oder es für die Leute ablenkend war.

Ich hoffe, dass der Aufstieg dieser Tools zu weniger Meetings führt, aber ich weiß nicht, ob es bereits konkrete Daten gibt, die dies unterstützen, abgesehen von der Propaganda, die einzelne Unternehmen dort verbreiten.Und bei den Treffen selbst, denke ich, ändert sich die Art dieser Treffen, weil wir mehr technologisch orientiert sind.Wenn wir Dienste außerhalb eines Meetings nutzen, dann müssen auch die Meetings selbst damit Schritt halten.

JD: Ich mag Arbeitstreffen.Sie neigen dazu, für mich am produktivsten zu sein.Ich treffe mich mit einer Gruppe von Leuten, wir setzen uns hin und erledigen die Arbeit, die wir erledigen müssen, direkt vor Ort, vielleicht mit unseren Werkzeugen, die auf eine Leinwand projiziert werden.

JS: Da fällt mir das Flipped-Classroom-Modell ein.Das Klassenzimmer ist ein Ort zum Arbeiten, anstatt nur eine Präsentation anzusehen, ähnlich wie ein Meeting nicht einberufen werden sollte, nur um durch ein Deck zu blättern, das Ihnen jemand leicht per E-Mail schicken könnte.

JD: Reden wir ein wenig über Do.com.Erklären Sie mir in 30 Sekunden, was Do.com ist, und dann sprechen wir ausführlicher darüber, wie Sie es verwenden.

JS: Do.com ist eine Collaboration-Software für Meetings.Das hat nichts mit Bild und Ton zu tun.Es dreht sich alles um die Produktivität von Meetings.

Mit Do können Menschen Tagesordnungen festlegen, damit sie wissen, worüber sie sprechen müssen.Sie können in Echtzeit Notizen machen und Aufgaben zuweisen, die mit ihren anderen Arbeitsabläufen interagieren.Wir sind in Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce usw. integriert.

Wir haben mehr als 1,5 Millionen Menschen in mehr als 20.000 Unternehmen an Meetings teilnehmen lassen.Wir helfen den Menschen im Grunde, weniger Meetings zu haben, bessere Meetings zu haben und hoffentlich glücklicher und produktiver bei der Arbeit zu sein.

JD: Und es ist ein Freemium-Modell.

JS: Das ist es.Sie können sich kostenlos anmelden und wir haben viele kostenlose Benutzer.

JD: Eines der Dinge, die mir an Do.com aufgefallen sind, ist, dass es die Leute wirklich ermutigt, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, anstatt die Lösung an und für sich zu sein.Ich denke viel über Dinge wie Motivation nach und wie wir uns nicht immer so verhalten, wie es in unserem besten Interesse ist.Daher finde ich es gut, wenn ich Tools finde, die uns eher leiten als uns etwas zu geben.Ich habe das Gefühl, dass es bei Do.com darum geht.

JS: Ja, ich stimme zu.Wir glauben, dass Meetings ebenso ein Problem der Menschen wie ein Technologieproblem sind.Zum Beispiel brauchen wir keine E-Mail-App, um zu verhindern, dass Bob aus der Buchhaltung eine super lange Nachricht sendet, die schwer zu verstehen ist.Das hat wahrscheinlich mit der Unternehmenspolitik zu tun, Bobs Fähigkeit, ein Profi zu sein, der Teamdynamik, solchen Dingen.Irgendeine UI, die in einem Webbrowser steckt, wird Bob nicht ändern.

Darüber habe ich viel nachgedacht, als ich zuvor bei Yammer gearbeitet habe.Yammer versuchte, Unternehmen transparenter zu machen.Aber ehrlich gesagt war Yammer ein Werkzeug für transparente Unternehmen, weil es sehr schwierig ist, die Kultur einer Organisation zu ändern.

Do.com ist in hohem Maße ein Produkt, das versucht, Menschen dabei zu helfen, besser zu werden, und ihnen Technologie an die Hand gibt, die es ihnen ermöglicht, dies zu tun, anstatt es für Sie zu tun.Ehrlich gesagt weiß ich nicht einmal, ob wir einen Schalter umlegen und ein Meeting produktiver machen könnten.Das wäre ziemlich magisch!

Wir glauben wirklich, dass dies einen langen Atem haben wird.Wenn es funktionieren soll, muss es von den Menschen kommen, und wir ermöglichen es ihnen, ihr bestes Selbst zu werden.

Jason Schah

JD: Erzählen Sie mir die Entstehungsgeschichte von Do.com und warum Sie sich für dieses Projekt und Unternehmen begeistern.

JS: Ich habe bei Yammer gearbeitet, bevor Microsoft Yammer kaufte.Und wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, begann sich die Kultur nach dem Kauf des Unternehmens durch Microsoft stark zu verändern, einschließlich der Hinzufügung einer Menge Bürokratie und Meetings.

Ich habe ungefähr ein Jahr lang nach dieser Übernahme festgestellt, dass es wirklich schwierig war, Dinge zu erledigen.Es war verrückt für mich, besonders weil wir ein Unternehmen waren, das ursprünglich gegründet wurde, um die Arbeit für die Menschen zu verbessern!

Um es kurz zu machen, ich saß eines Tages mit 10 Leuten in einem schrecklichen Meeting und dachte: "Was mache ich hier?"Der Wahnsinn ist mir einfach aufgefallen.

Wenn ich Sie zu einer Dinnerparty eingeladen habe und mich nicht vorher darauf vorbereitet habe, die Zutaten zu besorgen und ein Konzept zu haben, das die Gäste genießen sollen, und sie auftauchen und ich sage: „Hey, lass uns zum Lebensmittelgeschäft gehen und es tun diese Dinnerparty“, würden sie sagen, „Das ist verrückt! Wir werden das nicht mit dir herausfinden. Wir sind wegen einer Dinnerparty hierher gekommen!“Aber genau das sind Meetings!

Ich dachte, es sei verrückt, und es hätte mich gejuckt, das Unternehmen zu verlassen und ein neues Unternehmen zu gründen.

JD: Welche anderen Produktivitäts-Apps oder -Dienste verwenden Sie?Haben Sie Best Practices, um produktiv zu bleiben?

JS: Kann ich eine unkonventionelle Antwort geben?Ich denke, einige der besten Produktivitäts-Apps sind nicht wirklich Produktivitäts-Apps.Uber zum Beispiel gibt mir viel mehr Produktivität als eine App wie Asana.Ich komme schneller ans Ziel und verschwende weniger Zeit damit, im Regen herumzustehen und auf ein Auto zu warten.

Es gibt ein weiteres Tool namens BetterSnapTool(Opens in a new window), das ich verwende, und auch hier handelt es sich nicht um ein klassisches Produktivitätstool.Ich richte meinen Monitor mit drei Spalten ein, und mit Windows Snap drücke ich eine Tastenkombination, und alle meine Fenster rasten ein.

Auch hier nutzen wir Trello und Slack.Wir verwenden Instacart für unsere Einkäufe im Büro.Dass sich niemand um [Lebensmitteleinkauf] kümmern muss, ist hilfreich und macht uns dadurch irgendwie produktiver.

JD: Und was ist mit Best Practices oder persönlichen Produktivitätsgewohnheiten?

JS: Ich habe angefangen, meine Tageszeit im Kalender zu blockieren, um sicherzustellen, dass die Dinge nicht überfahren werden.Ich habe morgens mit der Meditation begonnen, um mir zu helfen, auf Null zu setzen und mir klar zu werden, was wichtig ist.

Eine andere, die unkonventionell ist, ist das Delegieren von Dingen.Es ist kein Soundbite der Vier-Stunden-Woche, aber ich habe die Persönlichkeit, die mich dazu bringt, alles selbst machen zu wollen.Sich der Notwendigkeit bewusst zu werden, standardmäßig zu delegieren, anstatt standardmäßig Dinge selbst zu tun, war wirklich wirkungsvoll.

Für mich ist es eine Mischung aus Achtsamkeit, Timeboxing und Delegieren.Ich bin viel ruhiger und konzentriere mich auf die zwei oder drei Dinge, die jeden Tag wichtig sind.Als Gründer kann man sich von allem ablenken lassen, was mit dem Unternehmen zu tun hat, sei es Investor Relations oder eine PR-Möglichkeit, und daher hat mich das Delegieren produktiver gemacht.

JD: Wie groß ist Ihr Personal?

JS: Zehn Leute.Das Delegieren wird einfacher, aber das ist für ein Unternehmen natürlich sehr klein.

JD: Ja, aber für andere Unternehmer ist es wichtig zu wissen, dass Delegieren immer noch wichtig ist, selbst wenn man mit einem sehr kleinen Team arbeitet.

Als wir unser Gespräch beendeten, führte Shah das Treffen zu einem natürlichen Ende, indem er einige Notizen durchging und laut vorlas, die er während unseres Gesprächs gemacht hatte.Er erwähnte, dass wir alle wichtigen Punkte behandelt und über wichtige Dinge geredet hätten, und er nannte ein paar andere Themen, die uns während unseres Gesprächs in den Sinn gekommen seien, die aber ein anderes Mal warten könnten.Vielleicht, weil ich unbewusst seinem Beispiel folgte, fasste ich zusammen, wie ich weitermachen würde, und gab ein ungefähres Datum für die Veröffentlichung eines Artikels an.Es zeigte mir die Kraft eines klar definierten und stark geführten Meetings.