Viele von uns verwenden Google Kalender für Erinnerungen an Termine und endlose Zoom-Anrufe, aber mit der App können Sie noch so viel mehr tun.Und weil es kostenlos ist, kann jeder, vom Anfänger bis zum erfahrenen Organisationsprofi, es verwenden, um seine Zeitpläne zu optimieren.
1.Erstellen Sie einen neuen Kalender
Arbeitsaufgaben, persönliche Meetings und andere alltägliche Besorgungen können Ihren Zeitplan wirklich durcheinander bringen.Glücklicherweise können Sie für jeden Aspekt Ihres Zeitplans separate, farbcodierte Kalender erstellen.Sie müssen nicht auf eine Wand aus blauen Kästen schauen.
Um weitere Kalender hinzuzufügen, klicken Sie unten links auf das Pluszeichen (+) neben Andere Kalender und wählen Sie dann Neuen Kalender erstellen.Benennen und farbcodieren Sie den neuen Kalender nach Ihren Wünschen.Wenn Sie fertig sind, können Sie das Kontrollkästchen neben dem Kalendernamen aktivieren oder deaktivieren, um seine Aufgaben in Ihrem Hauptkalender ein- oder auszublenden, damit Sie nur das sehen, was wichtig ist.
2.So teilen Sie einen Google-Kalender
Manchmal ist es nützlich, Ihren Kalender mit anderen zu teilen, damit alle wichtige Ereignisse verfolgen können.Personen, mit denen Sie Ihren Google-Kalender teilen, können ihn in ihrer Kalenderansicht sehen und bei Bedarf ausblenden.Sie können auch anpassen und einschränken, was sie sehen.
Suchen Sie den Kalender, den Sie freigeben möchten, in der Liste unter Meine Kalender.Klicken Sie auf das Dreipunktmenü neben dem Kalender und wählen Sie Einstellen und Teilen aus.Klicken Sie im Einstellungsmenü auf Mit bestimmten Personen teilen > Personen hinzufügen.
Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Personen ein, denen Sie Zugriff gewähren möchten, und passen Sie deren Berechtigungen an, damit die Personen so viel oder so wenig von diesem Kalender sehen können, wie Sie es für angemessen halten.
3.Verwenden Sie die Hot-Key-Shortcuts
In Google Kalender können Sie mit Hotkey-Shortcuts alles tun, von der Änderung der Kalenderansicht (drücken Sie zum Beispiel t, um heute anzuzeigen) bis hin zum Hinzufügen eines neuen Termins (drücken Sie c, um einen Termin zu erstellen). Überprüfen Sie zunächst, ob die Tastenkombinationen aktiviert sind ; Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol, wählen Sie Einstellungen aus, scrollen Sie nach unten zu Tastaturkürzel und vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen neben Tastaturkürzel aktivieren aktiviert ist.Sehen Sie sich dann die Google-Liste(Öffnet in einem neuen Fenster) mit Kalenderverknüpfungen an oder drücken Sie Befehlstaste + / (oder Strg + /) in einem Browser, um eine leicht lesbare Liste mit Verknüpfungen aufzurufen.
4.Passen Sie Ihre Benachrichtigungen an
Wenn Sie ein wichtiges Meeting oder einen wichtigen Termin haben, den Sie nicht verpassen dürfen, richten Sie mehrere Benachrichtigungen dafür ein.Mit Kalender können Sie Benachrichtigungen für bestimmte Zeitintervalle vor einem Ereignis programmieren, sodass Sie einen Tag, eine Stunde oder 15 Minuten vor Ihrem Ereignis einen Ping an Ihr Telefon senden können.Mobile Benutzer haben mehrere voreingestellte Optionen, können aber auch benutzerdefinierte Intervalle für Benachrichtigungen erstellen.Sie können auch Erinnerungs-E-Mails einrichten.
Um benutzerdefinierte Benachrichtigungen einzurichten, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menüsymbol neben dem Kalender mit dem entsprechenden Ereignis.Klicken Sie auf Einstellungen und Teilen und wählen Sie dann Ereignisbenachrichtigungen aus, um die Standardbenachrichtigungseinstellungen für jedes Ereignis in diesem Kalender anzupassen.Öffnen Sie auf dem Handy das Hamburger-Menü, wählen Sie dann Einstellungen und den Kalender aus.
Wenn Sie die Standardeinstellung beibehalten und nur Erinnerungen für ein einzelnes Ereignis anpassen möchten, klicken Sie auf das Ereignis, wählen Sie Bearbeiten und ändern Sie die Benachrichtigungseinstellungen für dieses Ereignis.
5.Erstellen Sie Ereignisse aus Google Mail
Wir hatten wahrscheinlich alle Meetings, die eine E-Mail hätten sein können, aber was ist mit einem E-Mail-Thread, der ein Meeting sein sollte?Verwenden Sie Gmail, um einen Termin in Google Kalender zu erstellen und lösen Sie diese extra lange Diskussion stattdessen mit einem Videoanruf.
Klicken Sie beim Anzeigen des E-Mail-Threads auf das Dreipunktmenü in der oberen rechten Ecke und dann auf Ereignis erstellen.Ein neuer Termin wird automatisch zu Google Kalender hinzugefügt und mit den Details aus Ihrem E-Mail-Thread gefüllt.Die Betreffzeile ist der Veranstaltungstitel und Nachrichten aus dem E-Mail-Thread erscheinen in der Veranstaltungsbeschreibung.
6.Erstellen Sie Notizen aus Gruppenereignissen
Müssen Sie alle auf dem gleichen Stand halten?Verwenden Sie Google Kalender, um Besprechungsnotizen für Ihre Veranstaltungen mit mehreren Teilnehmern in einem Google-Dokument zu erstellen.Sie müssen lediglich das Ereignis im Kalender auswählen und dann in der Ereignisbeschreibung auf Besprechungsnotizen erstellen klicken.Das resultierende Dokument wird dann an die Veranstaltungseinladung angehängt, sodass alle Gäste auf die Notizen zugreifen können.
7.Richten Sie tägliche Agenda-E-Mails ein
Möchten Sie jeden Morgen einen automatischen täglichen Überblick über Ihren Zeitplan erhalten, ohne Google Kalender zu öffnen?Google kann eine Liste der Aufgaben des Tages direkt an Ihren Posteingang senden.Um es einzurichten, gehen Sie zu Ihrer Kalenderliste in der linken Seitenleiste und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben demjenigen, den Sie zum Senden von E-Mails mit der täglichen Agenda verwenden möchten.Klicken Sie auf Einstellungen und Freigabe > Andere Benachrichtigungen und vergewissern Sie sich, dass im Dropdown-Menü neben Tägliche Agenda E-Mail angezeigt wird.Sie erhalten jetzt eine tägliche E-Mail mit Aufgaben aus diesem bestimmten Kalender, bis Sie sie deaktivieren, was Sie tun können, indem Sie denselben Vorgang durchlaufen und das Dropdown-Menüfeld auf „Keine“ ändern.
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8.Zeitzonen hinzufügen und anpassen
In Zeiten der Fernarbeit ist es für Unternehmen nicht ungewöhnlich, Teams über mehrere Zeitzonen verteilt zu haben.Indem Sie zusätzliche Zeitzonen zu Google Kalender hinzufügen, können Sie das nächste Meeting zu einem Zeitpunkt planen, der für alle passt.Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke und dann auf Einstellungen.Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Zeitzone und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Sekundäre Zeitzone anzeigen.Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Zeitzone aus.Sobald Sie fertig sind, wird diese Zeitzone in Ihrer Kalenderansicht neben der Ortszeit angezeigt.
9.Mehrere Tage gleichzeitig bearbeiten
Manchmal müssen Sie nur ein paar Tage Ihres Kalenders gleichzeitig anzeigen.Aus diesem Grund verfügt Google Kalender über integrierte Tages-, Wochen-, Monats-, Jahres-, Zeitplan- und 6-Tage-Ansichten, die über das Dropdown-Menü oben auf dem Bildschirm verfügbar sind.Mobile Benutzer können die Hamburger-Männer öffnen, um zwischen den Ansichten Zeitplan, Tag, 3 Tage, Woche und Monat zu wählen.
Wenn Sie eine andere Auswahl an Tagen bearbeiten oder anzeigen müssen, z. B. Mittwoch bis Samstag, können Sie dies über die Web-App tun.Klicken Sie auf den ersten Tag im kleinen Kalender in der linken Seitenleiste und ziehen Sie dann den Cursor über die gewünschten Tage.Dadurch wird Ihre große Kalenderansicht so geändert, dass nur diese Tage angezeigt werden.
10.Passen Sie Ihre Farben und Ihren Hintergrund an
Google Kalender bietet Farboptionen zum Codieren von Ereignissen und Aufgaben, aber Sie möchten vielleicht mehr als die Standardeinstellungen.Glücklicherweise gibt es mehrere Chrome-Erweiterungen, mit denen Sie ganz einfach neue Farben zu Google Kalender hinzufügen und sogar ein Hintergrundbild für Ihre Hauptansicht festlegen können.Je mehr Farben für den Kalender!Mit der Erweiterung (Wird in einem neuen Fenster geöffnet) können Sie neue Farben nach Hex-Wert hinzufügen und für die spätere Verwendung speichern.Und Sie können mit der Erweiterung Custom Calendar Background(Opens in a new window) einen benutzerdefinierten Hintergrund hinzufügen.
11.Erweiterte Kalendersuche
Müssen Sie ein Ereignis bearbeiten, wissen aber nicht genau, wann es stattfinden soll?Klicken Sie auf das Vergrößerungsglas oben auf dem Bildschirm (oder drücken Sie einfach die Taste /), um eine schnelle Kalendersuche durchzuführen.Wenn Sie besonders genau werden möchten, klicken Sie auf den kleinen Dropdown-Pfeil in der Suchleiste, um erweiterte Optionen anzuzeigen, mit denen Sie zusätzlich zu Ihren Schlüsselwörtern nach Kriterien wie Veranstaltungsteilnehmern, Ort und Datum suchen können.
12.Erhalten Sie offline Zugriff auf Ihren Kalender
Wenn Sie viel unterwegs sind und wissen, dass Sie nicht immer die beste Internetabdeckung haben werden, möchten Sie vielleicht den Offline-Zugriff auf Google Kalender aktivieren.Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie „Einstellungen“ > „Offline“. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben „Offline-Kalender aktivieren“.Anschließend fordert Google Sie auf, die Seite neu zu laden.Weitere Informationen finden Sie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung(Wird in einem neuen Fenster geöffnet) von Google zum Vorgang.Eine Einschränkung: Sie können auf Ihren Kalender zugreifen und ihn ändern, auch wenn Sie keine Internetverbindung haben, aber er wird nicht auf Ihren anderen Geräten aktualisiert, bis Sie wieder online sind.
